Практическое применение декомпозиции

Простыми словами декомпозиция – это разделение большой цели, проекта или задачи на более мелкие части. Метод широко используется в планировании, помогает избавиться от негативного влияния прокрастинации, одной из причин которой является непонимание того, с какой стороны подступиться к сложной задаче. Разделив «слона» на маленькие куски, «съесть» его гораздо проще.

Семь принципов декомпозиции в сфере продаж

Декомпозиция делит цель на уровни вложенности, где на первом уровне находится стратегическая задача, на втором – ее этапы, на третьем – действия в рамках этапов второго уровня и так далее. По мнению многих экспертов, оптимальным является разделение на три уровня вложенности. Их число может расти вплоть до шести, если речь идет о планировании в крупной международной компании.

Для дальнейшей декомпозиции цели важно понимать семь основных принципов этого инструмента: 

1. Цель структурируется таким образом, чтобы разбить ее на шаги было предельно легко. 
2. Этапы на всех уровнях вложенности формулируются в доступной для исполнителя форме.
3. На каждом уровне нужно принимать решение, хватит ли уровней или надо делить дальше.
4. Действия из нижнего уровня подчиняются задачам строго из уровня выше без пропусков.
5. Все крупные этапы делятся на мелкие по одному принципу, пока это является возможным.
6. В совокупности все действия должны составлять 100 % плана, каждое из них – часть цели. 
7. Количество уровней определяется заранее, дополнительные добавляются по надобности.

Будьте готовы к возникновению ситуации, при которой отдельные этапы одной большой задачи противоречат друг другу или иным образом приводят к проблемам в достижении цели. Это говорит о том, что декомпозиция сделана не до конца и все еще есть пространство для разбиения задачи.

В чем плюсы декомпозиции в продажах?

Правильное разделение цели на маленькие шаги гарантированно откроет вам следующие плюсы:

1. Работать станет проще. Менеджеры по продажам перестанут видеть в ежемесячных и годовых планах что-то невозможное. Сделать 1000 продаж за год – для многих покажется нереальной задачей, но если разделить на четыре сделки в день, то страх перед целью пропадает.
2. Удобно считать сроки. При постановке стратегических целей часто не удается подсчитать, какое время уйдет на выполнение задачи. Разделение задачи на подзадачи с конкретными сроками от общего к частному поможет понять, сколько действительно потребуется времени.
3. Готовый план действий. После декомпозиции цели вам не придется отдельно думать над тем, как выполнить тот или иной этап. Каждый из этапов уже является конкретным планом действий, осуществление которых закономерно приведет вас к переходу на уровень выше.
4. Легко находить ресурсы. Размышляя над разделением цели, вы вместе с этим осознаете, какие инструменты, материалы и ресурсы нужны для ее достижения. Появляется и четкое понимание того, сколько людей, денег и других ресурсов вам понадобится на вашем пути.

Именно благодаря этим преимуществам декомпозицией пользуются многие мировые компании.

Формулирование конкретной цели

Как вы уже знаете, сначала надо сформулировать цель, которую вы будете далее декомпозировать. Один из лучших способов сделать это – использовать технику SMART. Она сама по себе является инструментом декомпозиции, так как позволяет разделить абстрактную задачу на пять критериев:

• Конкретность. Больше конкретных цифр, показателей KPI, число продаж, звонков, встреч.
• Измеримость. Возможность в любой момент отследить прогресс выполнения задачи.
• Достижимость. Цель должна быть достаточно сложной, но при этом на 100 % выполнимой.
• Значимость. Поставленная задача должна соответствовать текущим приоритетам бизнеса.
• Ограниченность по времени. Цель выполняется к конкретному сроку – день, месяц, год. 

После того как вы составили глобальную цель по технике SMART, можно приступать к разделению.

Универсальный алгоритм декомпозиции

Частая ошибка многих руководителей, которые впервые декомпозируют цель – они добавляют в структуру задачи множество ненужных задач и этапов, которые можно объединить или выбросить из плана без каких-либо последствий для стратегической цели. В результате на выполнение плана тратится больше времени и ресурсов, чем необходимо, либо отдел вообще заходит в тупик. Чтобы этого не происходило, возьмите за правило делать структуру как можно более простой изначально, добавляя новые шаги только по мере острой в этом необходимости. В этом поможет алгоритм: 

1. Поставьте стратегическую цель, которую будете делить на части.
2. Разделите большую задачу на несколько мелких с разными функциями.
3. Если это нужно, разделите задачи второго уровня на подэтапы. 
4. Подумайте над тем, какие действия можно без вреда убрать из плана.

Если декомпозируете план для менеджеров по продажам, обязательно делайте совместный анализ каждого этапа. Это поможет привлечь свежий взгляд на цель, определить лишние действия, найти места, которые можно дополнительно разделить на подэтапы. Для этого проводите планерки со всеми подчиненными в спокойной обстановке. Дайте высказаться каждому исполнителю плана.

Важность визуализации

Не держите цели в голове и тем более не пытайтесь декомпозировать их в уме. Обязательно используйте инструменты для визуализации. Только так вы сможете учесть мельчайшие детали и презентовать свои наброски подчиненным для дальнейшего обсуждения. Самый простой способ представления результата декомпозиции – списки, немного сложнее – таблицы. По возможности рекомендуется использовать специальный софт для составления древовидных ментальных карт. Есть много решений для индивидуальной и коллективной работы, например, Miro, Xmind и другие.

Четыре проверенных метода декомпозиции

В самом простом сценарии декомпозиция выглядит так: берем большую задачу и делим на мелкие. На практике бывают разные цели, к разделению каждой нужен индивидуальный подход. Топовые компании используют один из четырех методов деления, в зависимости от особенностей задачи.

Деление на этапы

Наиболее простая схема, которая актуальна на случай, если достижение цели представляется как выполнение плана из последовательных действий. Например, увеличить продажи на 30 % за три месяца. Разбиваем на три помесячных этапа – сделать на 10 % больше продаж в первом месяце, еще на 10 % во втором, и еще на 10 % в третьем. Рассмотрим более сложный пример: открытие удаленного отдела продаж в другом городе. В этом случае задача разбивается на такие шаги, как набор сотрудников, обучение новых менеджеров, организация рабочего места и иные действия. Каждый из этапов разбивается на подэтапы. Например, обучение можно разделить на подготовку презентации, составление памятки, проведение инструктажа и тестирования для оценки знаний. 

Каждому из этапов выполнения задачи отводится определенное время. Рекомендуется для этого использовать диаграмму Ганта – она наглядно отражает сроки, выделенные на каждое действие. Оставляйте небольшой запас времени на случай форс-мажора. В противном случае может возникнуть дедлайн, который не лучшим образом сказывается на качестве работы. Рекомендуется не вдаваться в излишнюю детализацию всех этапов плана при его создании. Стоит хорошо продумать только первые этапы, а последующие детализировать по ходу движения к цели. С большой вероятностью на вашем пути возникнут обстоятельства, из-за которых вам придется скорректировать план. Сделать это будет проще, если изначально оставите место для маневров.

Проанализируйте составленный план. Возможно, в нем есть задачи, которые могут выполняться в любое время, а также действия, которые могут осуществляться одновременно друг с другом. Их выпишите отдельно. То, что можно делать одновременно, обязательно совмещайте, чтобы ушло меньше времени. Например, поиск новых менеджеров по продажам и составление обучающих материалов для их обучения реально сделать параллельно, пошаговый порядок можно нарушить. 

Декомпозиция измеримых целей

Техника во многом похожа на предыдущий метод, только в этом случае каждый отдельный этап представляется в виде показателей, которые можно измерять и исследовать. Важно понимать, что этот способ подходит не для всех целей. Например, предсказать прирост покупателей или новых подписчиков сложно, к тому же эти показатели не растут сами по себе. В любом случае следует закладывать небольшой запас, чтобы даже при негативных обстоятельствах план был достижимым.

Дерево зависимых элементов

Техника ставится в противоположность разделению задачи на строгую последовательность этапов. Есть цели, которые нельзя достигнуть таким образом, и на помощь приходит создание «дерева», в котором взаимозависимые и одновременно выполняемые задачи наглядно показаны связями. 

Рассмотрим пример декомпозиции цели увеличения доходности розничного магазина. Сначала прибыль делится на составляющие ее компоненты, затем определяются факторы, от которых она зависит. Например, от среднего чека, маржи, числа покупателей и конверсии лидов в настоящих покупателей. Далее к каждому элементу прописываются шаги, которые нужно сделать. Например, для увеличения числа посетителей выделяем такие действия, как заказ новой вывески, обновление дизайна витрины, добавление розничной точки на карты Google и Яндекс, установку подсветки в витрину и т. д. Таким же образом расписываются все этапы до максимальной детализации. 

Одношаговая декомпозиция

Техника выгодно отличается от описанных выше тем, что не подвержена влиянию случайных обстоятельств, способных сделать невозможным выполнение плана в срок. Суть метода такова:

1. Формируете общее представление о цели и выделяете приоритетное направление. 
2. Детально расписываете выбранное направление, разделяя его на отдельные шаги. 
3. Выполняете обозначенные действия, затем возвращаетесь к шагу под номером 1. 

Одношаговая декомпозиция хороша в случае, когда компания вынуждена работать в постоянно изменяющихся или неблагоприятных условиях. В то же время она совсем не подходит для стратегического планирования. Следует совмещать разные методы для достижения баланса.

Заключение

Прямо сейчас посмотрите на свои проекты, задачи и цели и подумайте, каким образом можно их декомпозировать на как можно более мелкие части вплоть до неделимых действий. Скорее всего, уже на этом этапе вы найдете новые пути решения и мотивацию к выполнению сложных, на первый взгляд, задач. В совокупности с техникой постановки целей SMART эффект становится еще больше.