Power BI: новый сервис для аналитики бизнеса

Многие предприниматели не любят аналитику, потому что не понимают, как ее выполнять и зачем работать с большим массивом данных. Однако есть сервис, который может значительно упростить развитие любого бизнеса. Это Power BI от Microsoft, который объединяет в один отчет данные из десятков источников.

Что такое Power BI

Составление сводки по отдельным бизнес-процессам обычно не вызывает затруднений. Однако иногда требуется сформировать комплексный отчет, в котором будет отражена работа нескольких отделов. В таком случае приходится искать данные, анализировать их, компоновать по найденным связям. Затем информацию нужно красиво и понятно визуализировать. Это отнимает много времени.

Чтобы упростить процесс, можно внедрить специальное ПО для отчетности и аналитики. Флагманом в этой сфере является продукт от разработчиков Microsoft – бесплатный сервис Power BI. Он позволяет подключаться к нескольким источникам и одновременно работать с информацией, сохраненной на компьютере в разных форматах. В одну аналитическую сводку можно объединить данные из таблиц xlsx, текстовых файлов txt, базы SQL. Показатели обрабатываются и приводятся к единой модели. Конечный отчет, созданный в графическом виде, выглядит структурировано и понятно. В нем есть диаграммы, таблицы, гистограммы.

В линейку Power BI вошло семь продуктов: Desktop, Services, Embedded, Mobile, Report Server и шлюзы PBI. Но пользователям для формирования отчетности хватит двух инструментов:

• Power BI Desktop – приложение, которое устанавливается на компьютер. Через него можно загрузить данные из разных источников, создать сводку в виде таблицы, а затем построить отчет с визуальными элементами.
• Power BI Services – это облачный сервис, в котором публикуются готовые файлы, созданные в приложении. Он выполняет административные функции. Например, можно настроить доступ к отчетности для определенных сотрудников, хранить все документы по проекту в одном месте.

Как работает Power BI

Программное обеспечение работает просто: из различных каналов в приложение собираются данные. Для передачи используются коннекторы. Затем информация обрабатывается и отображается в виде графиков, диаграмм и других элементов в специальном шаблоне. В результате получается готовая аналитическая сводка, структурированная по заданным параметрам. Пользователь может вносить туда изменения, и отчет будет автоматически обновляться.

Система работает на базе пяти составляющих: отчеты, данные, связи, редактор запросов Power Query, окно для получения данных. Пользователь собирает информацию через одноименное окно, выбирая нужные источники для формирования отчета. Затем выбранные данные можно упорядочить по нужным параметрам. Далее ведется работа с режимами «Связи» или «Данные».

В первом режиме можно искать связи между отдельными столбцами таблиц или несколькими цельными таблицами. В режиме данных можно дополнять отчет новой информацией, например показателями, формулами. Расчеты ведутся автоматически в программе через язык, который разработали специалисты Microsoft.

После подготовительной работы можно переходить в режим отчетов. Там пользователь редактирует информацию так, чтобы на выходе отчет получился визуально привлекательным.

Плюсы и минусы

Внедрение программы в работу компании требует вложений в виде финансов (нужно купить подходящий тариф) и времени на обучение сотрудников. Из-за этого не все предприниматели хотят отказываться от привычного Excel в пользу нового приложения. Однако у Power BI есть несколько преимуществ:

• Доступность. Несмотря на то что основной функционал предоставляется в платном тарифе PRO, он стоит недорого и остается доступным даже для малого и среднего бизнеса.
• Интеграции с привычными программами. После окончания работы над отчетом его можно просмотреть в Excel.
• Большой выбор источников, которые будут учтены в сводной статистике.
• Интерактивные визуализации.

К недостаткам сервиса можно отнести систему поиска связей между таблицами. Если они простые, то Power BI находит их. Но если связи сложные, то приходится работать вручную.

Что включает Power BI

В экосистему программы входят три составляющие: сервис на сайте, приложение для ПК и для смартфона. Они отличаются по функционалу:

• На веб-странице можно создавать свои и просматривать чужие отчеты, добавлять таблицы, приложения и другие элементы, за исключением изображений. Пользователь веб-сервиса может регулировать параметры отчета, например открывать доступ к нему другим сотрудникам, смотреть автоанализ, создавать и менять фильтры.
• Если пользователь работает через приложение на компьютере, то функционал расширяется. Во-первых, можно работать с изображениями – добавлять и редактировать их параметры. Во-вторых, увеличивается вариативность источников, из которых можно взять данные для отчета. Если пользователи веб-сервиса могли брать информацию только из таблиц, то при установке приложения открывается доступ к интернет-сайтам. Третья новая опция – моделирование данных. Она пригодится, если в создании отчета должны участвовать несколько источников, которые нужно объединить. Однако пользователям приложения недоступно создание панелей мониторинга и работа с общим доступом.
• Мобильное приложение самое скромное по функционалу. Приложение подходит только для просмотра отчетов. В нем нельзя редактировать уже имеющиеся отчеты и создавать новые. Однако можно открыть доступ к файлу для других сотрудников.

В сервисе можно работать по трем направлениям: редактировать запросы, модели и отчеты. Каждое направление помогает пользователю решить определенные задачи.

Редактор запросов

Если установить приложение для ПК, будет доступен редактор Power Query. С его помощью можно получать данные из различных источников и обрабатывать их, чтобы потом моделировать и визуализировать.

Редактор позволяет подключиться к разнообразным источникам: файлы на компьютере, виртуальные базы данных, Интернет. Разработчики Microsoft регулярно выпускают обновленную версию редактора, в которую добавляются новые источники.

Редактор модели

Благодаря редактору запросов пользователь формирует наборы данных, которые загружаются в виде таблиц. Теперь работа с таблицами ведется в другой составляющей Power BI – в редакторе моделей. Основная возможность редактора заключается в формировании связей. Например, у пользователя есть таблица с результатами работы. Один из них был получен в другой таблице или описан там более детально. Когда пользователь изучает таблицу 1, ему могут потребоваться детали из таблицы 2. С помощью редактора моделей информация объединяется в единую систему и получается быстро перейти из одного отчета в другой.

Разработчики программы сделали так, что Power BI определяет связи автоматически. Они устанавливаются, если в разных таблицах содержатся данные с одной величиной и одним названием. Однако во избежание ошибок пользователю рекомендуется вручную проверять правильность определения связи и при необходимости редактировать ее.

Помимо установления связей, редактор моделей позволяет создавать дополнительные показатели. Они необходимы для более качественного анализа предприятия, поэтому их выбор зависит только от типа отчета и целей. Дополнительными показателями могут быть KPI компании, количество клиентов, сделавших определенное количество покупок, показатель конверсии или личных продаж менеджеров.

Редактор отчетов

Третья составляющая Power BI – редактор отчетов. После того как данные собраны и объединены в систему, необходимо представить их в визуально привлекательном виде. В программе есть раздел с визуализациями, где пользователь может выбрать необходимые графические элементы. Если доступных вариантов не хватит, то можно купить дополнительные в MarketPlace.

Применение Power BI

Программа от Microsoft будет полезна специалистам разных отраслей: продуктовым аналитикам, seo-специалистам, маркетологам, разработчикам, тестировщикам сайтов. Использовать программу можно так:

• Аналитикам она помогает настроить алгоритм работы с данными. Теперь не нужно каждое вычисление делать вручную. Настроенный алгоритм можно использовать неограниченное количество раз.
• Менеджерам среднего и высшего звена. Их работа зависит от данных из отчета, который они получают от экономистов. Если отчет статичный, то менеджерам приходится тратить больше времени, чтобы найти нужные данные. Благодаря Power BI отчеты получаются динамическими – менеджеры экономят время на поиск информации, им проще воспринимать ее.
• Руководители отделов продаж могут визуализировать данные по клиентам, сегментировав их по количеству или объемам заказов.
• Маркетологам отчет из Power BI поможет оптимизировать расходы на рекламу. В нем видны все источники привлечения клиентов с объемом вложений и результатами.
• Владельцы небольших компаний могут взять на себя обязанности экономиста или аналитика и сэкономить на этих сотрудниках.

Power BI требуется не только зрелым компаниям, но и стартапам. По статистике, уже в первый год существования разоряется пятая часть стартапов. Еще треть заканчивает свое существование в течение первых нескольких лет. Проблема в динамичности: владельцам компании необходимо быстро принимать решения, чтобы не разориться. Для этого следует контролировать ключевые показатели всех этапов и направлений работы. Удобнее всего делать это в Power BI.

Визуализация данных

Визуализация – это главное преимущество программы, ради которого многие пользователи покупают ПО. Когда информация визуализирована, пользователь может отследить основные тенденции, динамику показателей. Функцию можно использовать не только для формирования внутренних отчетов. Наглядные данные эффектно выглядят во время переговоров с потенциальными клиентами и партнерами. Вот какие элементы можно использовать в отчетности:

• графики;
• линейные диаграммы;
• круговые диаграммы;
• комбинированные диаграммы;
• диаграммы с вертикальными столбцами;
• воронки показателей;
• датчики;
• спидометры;
• диаграммы, в которых величины показаны в виде точек и пузырьков в матрице;
• таблицы;
• картинки.

Для ряда компаний будут полезны географические карты. Например, для тех, что работают в нескольких регионах.

После визуализации данные отправляются на дашборд – информационную панель с кратким описанием каждого раздела.

Современный управленческий отчет

Среди функций программы есть «отчет на один лист». Это отчет в коротком формате. Ключевые показатели отображены в виде диаграмм и графиков. Пользователь может сравнить метрики в разрезе плана и фактического результата. Операционную обработку данных выполняет система Business Intelligence вместо пользователя.

Автоматический анализ данных

Внедрить Power BI следует ради создания отчетов с автоматическим анализом данных. Возможность программы – поиск статистических взаимосвязей между показателями и значений в таблицах, которые выбиваются из общего логического ряда. Когда пользователь подключает набор данных из нескольких таблиц, система анализирует взаимосвязи. Затем автоматически формируются новые графики. Таким образом удобно анализировать бюджет компании или продажи: система покажет, как изменились факторы, влияющие на результат работы, и как от этих факторов зависит конечная выручка. Если исследовать посещаемость сайта и загрузить статистику за прошлые периоды, то система обнаружит сезонность, количество просмотров рекламы или другие нюансы.

Какие знания нужны для работы с Power BI

Сейчас технологии Power BI уже достаточно распространены, чтобы работать с ними могли специалисты любых отраслей, а не только профессиональные аналитики. От пользователя не требуется разбираться в базах данных, написании SQL-запросов.

В Power BI используются инструменты, которыми пользовались специалисты до внедрения программы во время использования Excel: надстройки Power Query и Power Pivot. Для использования последней надстройки нужны знание формул DAX.

Этапы работы в Power BI

Эксперты прогнозируют, что Power BI скоро заменит Excel и другие привычные программы для создания отчетности. Однако сейчас сервис не настолько распространен среди предпринимателей и топ-менеджеров. Поэтому работа с информацией в программе вызывает затруднения. Чтобы создать отчет с нуля, необходимо следовать определенному алгоритму.

Регистрация и начало работы

Чтобы начать работать в Power BI, необходимо создать аккаунт Microsoft. Сервис ориентирован именно на бизнес, поэтому при регистрации нужно указывать не личную почту с бесплатного почтового сервиса, а корпоративный email-адрес.

После регистрации пользователь оказывается на главной странице. Позже на нее будут выводиться избранные файлы, последние созданные отчеты. С главной страницы нужно перейти в раздел «Моя рабочая область». Там будут проводиться все манипуляции с новыми сводками и файлами-источниками.

Редактировать и создавать отчетность можно как в браузере, так и в отдельном приложении Power BI Desktop. Если пользователь скачал приложение, то ему откроется доступ к Power Query. Это редактор, необходимый для создания запросов, преобразования данных. Затем уточненные модели данных загружаются в основное приложение и используются в отчетах.

Подключение к данным

После скачивания приложения и регистрации аккаунта Microsoft пользователь может подключиться к среде данных. Для этого на основной странице программы есть соответствующий раздел. Потребуется зайти в блок «Подключить данные», во вкладку «Дополнительно». Там есть список всех доступных источников, из которых можно взять данные для сводки.

Информацию для отчетов можно брать из Интернета. Например, маркетолог формирует сводку по потенциальным рынкам и хочет указать в отчете регионы, где у жителей есть потребность в продукции компании. Он определяет, какие факторы влияют на необходимость покупки и находит в Интернете исследование, посвященное этим фактам. Через раздел «Подключить данные» он может вставить в отчет информацию из Интернета.

Когда пользователь укажет ссылку на веб-сайт, в Power BI Desktop активируется функция запроса. Можно будет работать с теми данными, которые найдутся на веб-странице, например с таблицами, диаграммами и графиками. Их можно редактировать перед тем, как включить в отчет.

Если пользователю требуется редактировать данные, чтобы затем включать их в свою аналитику, то необходимо запустить редактор через кнопку «Преобразовать данные».

Формирование данных

Среди функций программы есть настройка информации в нужном формате. Она становится доступна после скачивания данных из источника. Формирование осуществляется в Power Query. В него встроены последовательные рекомендации для работы, которые отображаются по мере изменения информации.

Вот что можно сделать при формировании данных:

• переименовать таблицу или отдельные элементы;
• удалить части таблицы;
• изменить тип данных.

В Power Query все изменения сохраняются в разделе «Примененные шаги». Программа автоматически повторяет их после каждого открытия редактора и документа. В разделе уже указано несколько действий, которые пользователь может повторить и посмотреть, какие изменения последуют за ними в сводке.

Если при формировании сводки потребовалось изменить тип данных, то пользователь должен выбрать нужный столбец, строку или нужное количество соседних и несмежных столбцов. Выделив элементы, необходимо выбрать команду «Тип изменения» и указать подходящий тип данных: дата, время, числа, текст. Изменения будут отражаться в истории действий.

Теперь пользователь может ранжировать информацию по нужному параметру. Но сортировка также будет сохранена в истории шагов, поэтому при каждом запуске редактора таблицы будут ранжированы по заданному ранее параметру. Если после сортировки некоторые элементы оказались лишними (например, данные были ранжированы по возрастанию и элементы с самым низким показателем аналитику для работы не нужны), тогда их можно убрать из таблицы. Удаленные строки или столбцы восстанавливаются при необходимости.

Раздел «Примененные шаги»

Этот раздел выполняет роль истории изменений, чтобы пользователь мог управлять видом и состоянием отчета. Однако у него есть и свои функции. Например, любое действие из истории можно переименовать, удалить, переместить по списку действий, добавить или отменить следующие действия. Однако удалять промежуточные шаги можно только с предупреждением от системы: они могут повлиять на действия, совершенные после. Это выглядит так:

1. Пользователь ранжирует данные по выбранному параметру. Объекты в таблице выстраиваются по убыванию от большего к меньшему.
2. Объекты, оказавшиеся внизу списка, были удалены за ненадобностью.
3. Пользователь отменяет команду ранжирования. Объекты возвращаются в привычный порядок. В середине таблицы оказываются пропуски в тех местах, где до ранжирования находились удаленные строки.

Объединение данных

После формирования таблицы отдельные строки потребуется объединить с другими данными. Например, создана таблица с перечислением филиалов компании. Каждый филиал отмечен числовым кодом. Но аналитику необходимо объединить названия филиалов и их уникальные коды. Для этого есть соответствующий раздел. Дополнительные данные для объединения можно взять не только с компьютера и файлов, но и из Интернета.

При объединении дополнительная информация открывается в виде второй таблицы. Но так как пользователю не нужны все строки и столбцы, он может сделать следующее:

• удалить ненужные строки и столбцы;
• фильтровать данные по заданному параметру;
• переименовывать данные.

После редактирования можно объединять несколько таблиц в одну. Есть два вида объединения: слияние и дополнение. Если в основную таблицу нужно добавить один или несколько столбцов из дополнительной, это объединение является слиянием. Если в готовую таблицу добавляются новые строки, то это дополнение.

Создание отчетов

После объединения данных у пользователя оказывается достаточно информации для формирования отчета. Работа ведется в одноименном разделе. В нем есть шесть областей:

• в верхней части приложения перечисляются задачи, связанные с созданием сводок и вставкой в них элементов визуализации;
• на пустом пространстве в середине окна пользователь создает отчетность;
• на вкладках в нижней части окна, по аналогии с Excel, отображаются страницы;
• фильтры используются для фильтрации визуализированных данных;
• в области визуализации пользователь работает с элементами: добавляет нужные, изменяет их и настраивает;
• на полях в правой стороне приложения отображаются элементы, которые можно перетаскивать в рабочую область, в фильтры или в визуализации, чтобы менять их.

Основная работа ведется с областью визуализации. Там содержатся сведения обо всех элементах. Пользователям важно знать следующие нюансы:

• В области есть значки. Каждый значок указывает, какой графический элемент создан в сводке – график, диаграмма, картинка. Если требуется вставить в сводку другой элемент, то нужно щелкнуть на подходящий значок, проверив, чтобы прочие визуализации не были выбраны.
• Вкладку полей можно перетащить в соседнюю область.
• Вкладка «Формат» нужна для форматирования и редактирования визуальных элементов.

На разные страницы сводки можно поместить разные визуальные элементы. Однако до этого пользователю потребуется создать новые страницы. Работа с дополнительными страницами ведется по аналогии с Excel: можно добавлять новые с помощью значка «+», переименовывать их, менять последовательность.

Совместное использование

После добавления страниц и визуализаций отчет можно считать готовым. Последний этап работы с ним – распространение документа между всеми сотрудниками, которым он требуется. Поделиться отчетом можно так:

• сохранить документ в формате PBIX на устройстве и отправить по электронной почте так же, как отправляется любое вложение;
• отправить PBIX-отчет из службы программного обеспечения;
• опубликовать отчет из приложения для компьютера в службе Power BI. Тем пользователям, которые выбрали этот способ, нужна учетная запись.

Если другие работники компании должны изучать или редактировать таблицу, необходимо открыть доступ к ней. В верхней части окна в приложении будет соответствующая команда. Чтобы открыть доступ другим пользователям, нужно отправить им ссылку. Этот процесс автоматизирован: есть команда «Общий доступ к панели мониторинга», при выборе которой можно автоматически сформировать ссылку и вставить ее в электронное письмо.

Настройка автообновления

Если отчет зависит от данных, которые регулярно меняются, то пользователю нужно настроить автообновление. Для этого потребуется Power BI Services. Необходимо открыть приложение, перейти в раздел настроек. За автообновление данные отвечает команда «Наборы данных». Пользователю нужно выбрать требуемый отчет из списка доступных для редактирования. В настройках включаются автообновления и регулируется их количество. Важно помнить, что частота обновления данных зависит от того, какой тариф выбрал пользователь. Чем дороже тариф, тем чаще будут подгружаться обновления. Кроме того, на регулярность изменений отчета влияет источник, из которого берется информация. Например, в отчете участвуют данные, которые аналитик взял из Яндекс.Директа. Тогда в процессе автообновления информация из Директа будет актуализироваться. Но сам Яндекс обновляет статистику раз в три часа. Даже если в настройках Power BI указано более частое обновление, то новые числа будут поступать в отчет не чаще, чем раз в три часа.

Подключение автообновления дает такие выгоды:

• для загрузки свежих данных не требуется участие работника. Это экономит его время;
• нивелируется риск непреднамеренных ошибок, которые возникают, когда изменения вносятся вручную.

Тарифы Power BI

Чтобы пользоваться программой, нужно выбрать один из вариантов ведения учетной записи. Есть бесплатная версия. Она доступна для регистрации нового почтового адреса. В ней пользователь получает базовый набор инструментов, чтобы создать отчет. Однако не получится импортировать базы Excel через браузер, отправлять отчеты другим пользователям и работать с приложениями.

Если пользователь выбирает версию Pro, то сначала он имеет право поработать с ней в тестовом режиме, а потом придется вносить ежемесячный платеж, составляющий 10 долларов. Вот что можно получить за эту сумму:

• управление таблицами Excel на сайте программы;
• обмен сведениями между сотрудниками компании;
• обновление базы данных до трех раз в сутки;
• загрузка приложения;
• формирование статистики по отчетам.

Этого функционала достаточно для анализа бизнес-процессов компании. Однако крупным предприятиям может потребоваться полный набор функций, доступных в Power BI. Тогда рекомендуется оформить подписку Premium. Она докупается в дополнение к версии Pro и повышает ежемесячный платеж до 500 долларов в месяц. Но у владельцев подписки есть расширенный функционал:

• увеличенный объем облачного хранилища с 10 до 100 Гб;
• увеличенный объем одной выборки от 1 до 10 Гб;
• автоматическое обновление данных каждые полчаса;
• возможность редактировать таблицы через сайт без установки приложения с редактором;
• подключение к Big Data.

Заключение

Power BI – это современная платформа, которая помогает руководителям и топ-менеджерам оптимизировать работу с аналитикой и отчетностью. Преимущество Power BI аналитики заключается в том, что данные оказываются доступны одновременно на сайте, в приложении для ПК и на облачном сервисе.

Однако пользователи видят в разработке Microsoft несколько недостатков. Интерфейс программы неудобный: из-за сложной структуры новичку приходится долго разбираться в командах. К тому же у программы есть несколько версий, где разработчики переименовали некоторые опции, переместили кнопки в другие места. Это усложняет работу.