Power BI для бизнеса

В процессе автоматизации бизнеса важно внедрить ПО для аналитики. Предложений от разработчиков много, но на протяжении последних лет во всех рейтингах лидирует программа Power BI. Ее разработала компания Microsoft. Задачей сервиса стала автоматизация процессов для всех сотрудников, работающих с данными и информацией: финансистов, аналитиков, менеджеров.

Что такое Power BI простыми словами

Это программа, которую разработал Microsoft специально для бизнеса. ПО позиционируется как сервис для подготовки отчетов, а также для проведения аналитики, сбора статистики. Специалисты, не имеющие практического опыта работы с этим сервисом, сравнивают его с Excel, так как во многих компаниях сейчас отчетность создается именно в таблицах. Однако возможности платформы гораздо шире. С ее помощью можно создавать интерактивные отчеты и показывать цифры и факты в виде визуальных элементов. В итоге сложный отчет выглядит понятно. По одному отчету с визуализированными данными собственник может получить исчерпывающую информацию о работе всего предприятия.

Power BI – это один из элементов системы Business Intelligence, также известных как BI-системы. Кроме этой программы, в бизнес-среде востребованы QlikView, Tableau. Все эти инструменты используются сотрудниками, участвующими в принятии решений по управлению всем предприятием или подразделением. Например, с помощью интерактивной отчетности можно увидеть пути вложения денег, способы сокращения издержек, увеличение доходов.

Среди всех BI-систем именно Power BI считается самой простой в использовании и внедрении. Поэтому ее рекомендуется устанавливать всем специалистам, которые занимаются обработкой данных, даже если у них нет опыта работы с подобными программами.

Какие версии Power BI существуют

Программа доступна в трех версиях: одна бесплатная и две платных. Они отличаются возможностями, стоимостью и количеством пользователей, которые могут работать от лица одной компании.

Бесплатная версия подходит небольшим компаниям. У нее самый скромный функционал, однако за нее не придется платить, как за Pro и Premium. Доступ к интерактивному полю открыт для одного пользователя, которым обычно является собственник или директор компании. Функционал ограничен: нельзя импортировать базы Excel через браузер или пересылать отчеты, а также пользоваться приложениями. Так как бесплатная версия предполагает работу с небольшим объемом данных, то и место для хранения информации ограничено. Пользователю доступен только 1 Гб.

Версия Pro отличается от базовой прежде всего количеством пользователей, которые могут редактировать или просматривать отчет непосредственно в программе. Функционал расширен. Преимущества использования версии Pro:

• можно управлять таблицами Excel на веб-странице;
• сведения можно отправлять другим сотрудникам, если они зарегистрированы под электронным адресом с тем же доменом;
• доступно автоматическое обновление данных. Новая информация скачивается трижды в сутки;
• по отчетам можно получать статистику.

Чтобы пользоваться Pro-версией, необходимо платить 10 долларов ежемесячно. Но до покупки пользователь может бесплатно протестировать версию. В тестовый период ему будут доступны не только возможности бесплатной версии, но и функции, открытые для пользователей Pro. 

Версию Premium стоит устанавливать крупным предприятиям с большим массивом данных. Версия покупается как дополнение к Pro и расширяет ее функционал до того уровня, который будет комфортен крупным корпорациям. За 499 долларов в месяц предприятие получает:

• 100 Гб для хранения данных вместо 10 Гб;
• увеличенный допустимый размер одной выборки до 10 Гб (в более дешевых версиях этот лимит составляет 1 Гб);
• автообновления приходят не трижды в день, а каждые 30 минут;
• есть статистика по просмотрам отчетности.

Три приложения программы

Кроме версий, программа отличается по приложениям, через которые она запускается. Те пользователи, кто внедрил в компанию бесплатный вариант, устанавливают на компьютер приложение Desktop. Вся работа ведется в нем. Но так как бесплатная версия рассчитана на одного пользователя, в программе для компьютера не предусмотрена отправка отчета другим лицам. Если потребуется переслать отчет, это можно будет сделать через электронную почту, скачав файл на ПК. 

Если нужно публиковать и мониторить готовые отчеты, в которых включена функция автообновления, следует подключить платные версии и пользоваться Power BI Service. Это онлайн-страница, то есть отчет будет формироваться в интернет-сети и храниться в облаке. Просматривать отчеты можно не только на ПК, но и на мобильном устройстве. Для этого потребуется приложение Power BI Mobile. Оно обладает ограниченным функционалом. Пользователи могут просматривать отчет, но не могут создавать новый. В тот файл, на который получен доступ по ссылке, можно добавить новые элементы, например, загрузить картинки или диаграммы.

Вот чем отличаются версии программы между собой:

• совместный доступ есть только у пользователей веб-ресурса и мобильной версии;
• если требуется управлять панелью мониторинга, придется заходить на веб-страницу, так как ни в мобильном приложении, ни в десктопной версии они недоступны;
• в мобильном приложении, в отличие от двух других версий, нельзя менять настройки учетной записи;
• больше всего возможностей для редактирования есть в версии для ПК. У сайта ограниченный функционал, а мобильное приложение рассчитано только на просмотр;
• если в отчете дана ссылка на хранилище данных, то открыть ее может только пользователь сайта или приложения для компьютера.

Возможности Power BI для бизнеса

Преимущество программы по сравнению с привычными таблицами – это более широкий функционал. Программа подойдет для предприятий, в которых используется много каналов продаж, внедрена сложная CRM-система, а руководитель оценивает работу бизнеса по большому массиву данных.

Крупный и малый бизнес внедряет ПО ради достижения трех целей:

• для контроля ключевых метрик и выявления тенденций их изменения. В Power BI можно настроить автоматическое обновление данных. Тогда сотруднику не придется вручную менять цифры на более актуальные. Во-первых, это экономит время. Во-вторых, после любого редактирования в программе сохраняется история обновлений. Аналитик может посмотреть, что именно изменилось. Зная динамику изменений, можно выявить тенденции и прогнозировать будущие периоды;
• для общего обзора и быстрого анализа бизнеса. Если предприниматель собирает с подразделений отчеты только с ключевыми показателями, он не имеет полной картины происходящего в компании. К тому же отчеты разных подразделений не связаны друг с другом. В Power BI разрозненные данные можно собрать в одном месте;
• для поиска новых возможностей и рисков. В программу можно не только занести имеющиеся данные, но и построить модели развития для будущих периодов. В основе моделей будут тенденции и динамика за прошлые периоды. Благодаря планированию аналитик увидит, получится ли у компании достигнуть стратегической цели. Если нет, то можно уже сейчас искать факторы, препятствующие этому. В том числе через комплексный отчет Power BI.

Помимо этого, у ПО есть и другие возможности. Самая полезная функция, которой нет у аналогичного софта – это визуализация. Метрики, коэффициенты эффективности, таблицы можно представить в графическом виде. Это упрощает понимание даже для тех сотрудников, которые не специализируются на теме отчета. Интерактивная визуализация упрощает и ускоряет процесс отслеживания, анализа и сравнения информации.

Преимущества Power BI

В сравнении с аналогичными приложениями разработка Microsoft имеет несколько преимуществ. Во-первых, здесь можно компилировать данные из разных источников:

• базы данных Access и SQL;
• виртуальные хранилища Google Disk (и веб-редакторы Google, объединенные с хранилищем в систему), «Яндекс.Диск», Dropbox;
• таблицы Excel;
• API-хранилище;
• CSV-файлы.

Список источников постоянно пополняется, поскольку разработчики ежемесячно добавляют в Power BI новые коннекторы.

В одном отчете могут потребоваться данные из нескольких источников. В результате будут собраны разрозненные данные. Но второе преимущество программы заключается в возможности привести разрозненную информацию к единому виду. Разноплановые таблицы будут собраны в общую модель. Аналитик получит из нее более детальную информацию о бизнесе.

Третье преимущество заключается в универсальности. Программное обеспечение подходит для любого бизнеса. Если в компании используются специфические формулы или уникальные метрики, их можно сохранять в софте и включать в отчетность. Данные легко визуализируются в виде таблиц или других интерактивных элементов. По ним можно контролировать динамику изменений. Кроме того, для важных показателей можно установить минимальные или целевые значения. Когда показатель достигнет нужного уровня, система оповестит аналитика. Это важное преимущество для тех специалистов, кто использует Power BI для финансового анализа. Например, если выручка, ликвидность, финансовая независимость от кредиторов достигнут критически низкого значения, аналитик увидит это сразу. Ему не придется проводить дополнительные расчеты и проверки. Это даст возможность компании выявить причину и внедрить стратегию выхода из кризиса.

Последнее преимущество – возможность делиться отчетами с другими пользователями. Программа позволяет:

• сохранять отчет в виде файла на компьютере и отправлять его по почте;
• открывать доступ по ссылке с возможностью прочитать отчет или отредактировать его.

Быстрый доступ через ссылку с возможностью видеть изменения в режиме реального времени полезен для организаций, где ключевые решения принимает не единолично собственник, а команда ТОП-специалистов.

Примеры, как Power BI помогает бизнесу

Power BI – это решение, которое, по сути, дает возможность внедрить сквозную аналитику для всех направлений деятельности компании, а не только для маркетинга. Это метод аналитики, при котором один специалист изучает все метрики, всю статистику, которая касается работы компании. В результате отчетность получается более полная, она дает всестороннее представление о бизнесе: о производстве, логистике, финансах, рекламе и продажах.

Однако многие предприниматели отказываются от единой сквозной аналитики, потому что ее проведение кажется сложным. С установлением Power BI вести аналитику становится проще. Вот несколько причин, почему ее стоит установить:

• Если разобраться в функционале программы, то работать с ней будет даже проще, чем с Excel. Многие пользователи любят Excel за то, что туда встроены многие формулы для вычислений. Однако по умолчанию там внедрены только базовые формулы. Если компания рассчитывает какие-либо специфические показатели, формулы приходится сохранять вручную. Поэтому использование Excel доставляет гораздо больше хлопот.
• Внедрив сквозную аналитику и Power BI, директор начнет чувствовать себя увереннее. Он будет знать, почему показатели его бизнеса имеют ту или иную величину. При разработке стратегии, принятии решений он будет точно понимать, какие факторы влияют на каждую метрику. Значит, ему будет проще управлять бизнесом.
• Power BI станет конкурентным преимуществом. Благодаря возможностям, которые дает программа, предприятие будет развиваться быстрее. Ведь руководство сможет управлять моментами, которые конкуренты не замечают из-за поверхностной аналитики.

Использование Power BI в структурных подразделениях

Благодаря финансовой доступности программное обеспечение можно установить как в крупной корпорации, так и в малом бизнесе. Вот несколько идей, как можно использовать софт, чтобы он приносил выгоду.

Power BI и маркетинг

Во-первых, использовать Power BI может маркетолог для оценки и сравнения нескольких каналов интернет-рекламы или нескольких территориальных рынков. Отчет можно сформировать таким образом, что в нем будут отражаться разные рекламные активности по регионам. Тогда маркетолог увидит, в каких регионах по рекламе приходит больше клиентов. Количество покупателей можно сопоставить с затратами, чтобы определить рентабельности инвестиций в маркетинг.

Так как в программе составляются комплексные отчеты, то маркетолог увидит причину низкого количества клиентов. Например, в одном регионе клиентов мало, но лидов, которые переходят из рекламы на сайт, достаточно. Значит, проблема в сайте. Он долго загружается, поэтому посетители не хотят ждать и уходят к конкурентам. В другом городе достаточно клиентов, но они приходят из разных рекламных источников: с сайта и через телефонные звонки. В отчете будет отображено не только количество покупателей, но и выручка, которую они приносят. Люди, оформившие заказ на сайте, в совокупности принесли компании 100 тысяч рублей, а те, кто заказывал по телефону, 170 тысяч. Эта информация поможет понять, что нужно наладить на сайте, чтобы повысить выручку. Вероятно, причина высоких продаж по телефону кроется в менеджерах, которые умеют делать допродажи. Значит, аналогичную систему следует внедрить на сайт. Пусть каждый клиент после добавления продукта в корзину получает всплывающее уведомление с призывом купить дополнительные товары или посмотреть более дорогие аналоги.

Power BI и финансы

В финансовом отделе с помощью интерактивного отчета можно понять причину убытков, оптимизировать расходы и повысить доходы. Например, можно сравнить доходность предприятия сразу в нескольких разрезах:

• по периодам;
• по направлениям работы;
• по филиалам;
• по разным товарным группам.

В сводке будет видно, какой сектор является убыточным. Благодаря тому, что в одном отчете отразятся сразу все показатели, аналитик выявит причину убыточности. В одном из филиалов может быть снижена прибыль из-за того, что высокомаржинальная товарная группа плохо продается. Дальше аналитик выяснит причину: нет товаров в наличии, у продавцов нет знания продукции. Решив эти проблемы, получится повысить прибыль предприятия.

Power BI и продажи

Руководители отделов продаж с помощью программы могут анализировать продажи. Им интересны не только объемы продаж в отдельных филиалах, но и работа сотрудников. По отчету можно посмотреть, сколько денег приносит каждый менеджер компании. Работников можно контролировать так:

• делить по функционалу, например на хантеров и фермеров, а затем сравнивать объем выручки или количество привлеченных клиентов. Так получится понять, на каком этапе теряются лиды;
• оценивать задачи, которые выполняют менеджеры. В программе можно построить диаграмму, отразив в ней временные затраты на разные типы задач. Так получится оптимизировать рабочий день и повысить производительность.

Power BI позволяет анализировать и клиентов. Их можно сегментировать по объему или количеству заказов. Затем можно связать тип клиента с источником, из которого он пришел, или с товаром, которые выбирают эти покупатели. Такие данные позволят повысить продажи. Например, сконцентрировать усилия менеджеров на работе с выгодным типом покупателей.

Power BI и стартап

Приложение стоит установить не только зрелому бизнесу, но и стартапу. Замечено, что из 10 компаний, открытых одновременно, половина будет закрыта спустя три года. Низкая «выживаемость» молодых предпринимателей объясняется тем, что они не успевают изучать статистику компании. Поэтому у владельцев бизнеса не получается своевременно принимать решения. В результате компания не успевает за рыночными изменениями, теряет конкурентоспособность и банкротится.

Спасти от банкротства может Power BI. Программа показывает актуальные данные в отчетности, помогая объективно оценить, что происходит в компании. В результате бизнесмен принимает более взвешенные решения.

Как внедрить Power BI

Чтобы внедрить бизнес-аналитику, необходимо выполнить простые действия.

Требуется установить на компьютер базовую программу для начала работы. Найти десктопную версию можно на официальном сайте разработчика. Если в будущем пользователю потребуется мобильное приложение, то его можно скачать в App Store, Play Market или в магазине Windows.

Так как разработка Microsoft нацелена на использование предпринимателями, то для начала работы придется зарегистрироваться как юридическое лицо. Для этого при регистрации нужно указать не личный, а корпоративный почтовый адрес. Личными считаются адреса с доменами yandex.ru, mail.ru, gmail.com. Технически регистрация по ним тоже возможна, но это накладывает ограничения на пользователя. Он сможет создать и отредактировать отчет, но не сможет отправить его другим. Приступить к созданию отчета можно сразу после регистрации.

Работа в Power BI

Работа в Microsoft Power BI сводится к выполнению четырех действий. Сперва пользователь собирает источники, в которых есть информация для отчета. В отличие от Excel или подобных программ, изначально не предназначенных для отчетности, в Power BI можно загружать данные из многих источников, в том числе из внешних. Например, из таблиц, текстовых документов, сервисов веб-аналитики, CRM-систем, социальных сетей или даже сторонних сайтов.

Второй этап работы – группировка информации по показателям и ее обработка. Данные группируются по категориям, темам, добавляются и удаляются из загруженных файлов.

Затем в отчет добавляются визуальные элементы, которые превращают обычную таблицу в интерактивную. В Power BI есть графики, диаграммы, картинки, карты.

Когда отчет будет подготовлен, его можно отправить другим пользователям. В программе есть возможность настроить доступ, который позволит или только просматривать файл, или вносить в него корректировки.

Особенности работы с отчетностью

Чтобы отчет из Power BI получился интерактивным, понятным и полным, необходимо знать, какие функции есть в программе. Кроме загрузки данных из десятков разных источников, ПО позволяет:

• упорядочить данные. После добавления данных в информационном поле собирается много информации в разных форматах. Ее нужно упорядочить. В программе можно изменить тип данных, переименовать строки, поменять местами столбцы;
• создать несколько таблиц и настроить связи между ним. В рамках одного файла можно создать две страницы с таблицами, как это допускается в Excel. Если на одной странице упоминается факт, расшифровка которого дана на другой странице, то их нужно объединить. Пользователь сможет кликнуть и автоматически открыть вторую страницу в нужном месте. В Power BI это называется «установка связей». Есть четыре типа связей: многие факты к одному, один к одному, один ко многим и многие ко многим. В некоторых случаях программа автоматически определяет, какой вид связей подходит данным. Если пользователь неверно определит связи, система выдаст ошибку;
• построить визуализацию. В программу включены картинки, гистограммы, графики, классические диаграммы и другие виды визуализации. К тому же разработчики планируют расширять этот перечень;
• фильтровать данные. Если пользователь составляет график или диаграмму, ПО позволяет интегрировать в них несколько показателей. Например, график общих продаж за год может включать данные по всем магазинам сети. Но затем их потребуется отфильтровать, то есть отобразить на графике продажи отдельной торговой точки, определенной товарной группы. После фильтрации у пользователя остается возможность редактировать визуальный элемент.

Автоматический анализ данных

Одно из главных преимуществ сервиса – автоматический поиск корреляций между данными. Например, пользователь загружает в отчет данные из нескольких источников. Сервис анализирует загруженное и выводит взаимосвязи в виде нескольких таблиц. Вот что может обнаружить система:

• Сезонность посещений сайта. Например, на ресурсе с лыжным оборудованием больше посетителей в осенний и зимний сезон, а весной и летом трафик падает. Это упрощает настройку рекламы.
• Зависимость среднего чека от количества просмотров рекламы. Например, клиенты, которые увидели один из рекламных роликов, покупают не только основной товар, но и аксессуары к нему. Значит, именно этот рекламный ролик нужно показывать активнее.

Система может найти взаимосвязи между разными данными, но пользователю всё равно стоит проверять гипотезы Power BI.

Запросы на естественном языке

Power BI поддерживает текстовые запросы. В отчете есть специальное поле, куда можно вписать вопрос, и система найдет нужный показатель или факт. Однако запрос будет понят, только если ввести его на английском языке. Система распознает условия, параметры и показатели, а затем демонстрирует варианты, которые подходят под запрос.

Что делать с готовым отчетом

Когда отчет подготовлен, можно опубликовать его. Для этого потребуется Power BI Desktop. В меню приложения есть одноименная кнопка, при нажатии которой начинается публикации в сети Service. Когда файл будет опубликован, пользователь получит уведомление о возможности запуска автоматического анализа данных. Система проанализирует информацию из отчета и покажет выявленные закономерности.

Затем можно настроить автоматическое обновление данных. Для этого необходимо указать, в каком источнике они меняются. Например, часть отчета сформирована благодаря интернет-источникам – статистическим данным от Росстата. Цифры на сайте регулярно обновляются. До внедрения Power BI аналитик должен был сам следить за графиком постинга новых статистик, вручную проверять их на предмет изменений, а потом вносить их в отчет. Но в Power BI достаточно просто настроить автообновление, указать адрес сайта, с которого данные будут скачиваться автоматически.

Если набор данных не облачный, то для автообновлений придется установить шлюз. Через него Service будет получать новые данные и вставлять их в отчет.

Заключение

Power BI – это новичок на рынке систем для бизнес-аналитики. Однако программу уже сейчас выбирают для отчетности многие специалисты разных отраслей. В приложении можно настраивать сквозную аналитику, при этом не требуется подключать дополнительные сервисы. Power BI дает возможность анализировать данные из разных источников, в том числе из Интернета. При этом программа доступна в бесплатной версии, чтобы установить ее могли даже частные предприниматели и малый бизнес.

Эксперты прогнозируют, что через несколько лет Power BI станет отраслевым стандартом. Поэтому внедрять и учиться с ней работать следует уже сейчас. Внедрение программы даст преимущества бизнесу: предприниматель и аналитики будут отчетливо понимать, что происходит в компании. Это позволит оторваться от конкурентов, вовремя оптимизировать расходы, сконцентрироваться на выгодных направлениях деятельности.

Наемным работникам также важно осваивать программу. В скором времени требовать знания Power BI будут повсеместно. Те, кто освоят ее сейчас, будут находиться в выгодном положении на рынке труда.