Power BI аналитика для бизнеса

При автоматизации бизнес-процессов компании стоит позаботиться и о внедрении программного обеспечения для аналитики. Сегодня присутствует достаточно много программ от разных компаний, но на протяжении нескольких лет лидером этой отрасли является сервис Power BI. Это ПО позволяет автоматизировать рабочие процессы тех сотрудников компании, деятельность которых связана с обработкой информации и каких-либо сведений.

Что такое Power BI

Обычно рядовые сотрудники или ответственные лица не сталкиваются с проблемами при подготовке сводок по какому-либо бизнес-процессу. Задача по подготовке отчетности становится в разы сложнее, если нужно сформировать комплексную отчетность, отображающую сведения о работе нескольких подразделений. В этом случае при составлении документа сотруднику придется провести работу по сбору данных, их последующей аналитике и компоновке по обнаруженным связям. После этого же он приступит к красивому оформлению и визуализации. Этапов много, и, конечно, реализация каждого из них занимает довольно много времени.

Для упрощения и ускорения таких бизнес-процессов используют программное обеспечение. Лидером ниши таких программ является ПО Power BI, созданная Microsoft. Ее функционал позволяет использовать несколько источников для сбора данных и вести одновременную работу с электронными документами и информацией с ПК, сохраненной в различных форматах.

В программе можно объединить сведения из таблиц xlsx, файлов txt, базы SQL. Все содержащиеся в них показатели будут обработаны и приведены к одной модели. Итоговый отчет можно создать в графическом виде с понятной структурой, содержащей и диаграммы, и таблицы, и гистограммы.

Линейка этого программного обеспечения включает семь сервисов. Для автоматизации бизнес-процесса проведения анализа используют только два инструмента:

1. Desktop – программа для установки на рабочий компьютер. С ее помощью возможно загружать информацию с разных источников, формировать сводку в таблицах и на ее основе строить отчет с графическими элементами.
2. Services – сервис с облачным хранилищем, в котором будут содержаться все данные, созданные в программе. Этот инструмент предлагает административный функционал. К примеру, через него проводят настройку доступа для нескольких сотрудников, хранят документы по отдельным проектам в одном месте.

Принцип работы Power BI

ПО Power BI функционирует на основе довольно простого принципа – из разных каналов в базу сервиса загружаются данные. За их передачу отвечают коннекторы. Сведения обрабатываются и показываются во встроенных шаблонах в виде графиков, диаграмм и прочих визуальных элементов. За счет этого сотрудник получает готовую сводку с аналитикой, информация которой выстроена по заданной структуре. При необходимости в сформированную отчетность можно внести изменения. При этом документ будет обновлен автоматически.

Система Power BI состоит из:

• отчетов;
• данных;
• связей;
• редактора запросов Power Query;
• окна для получения сведений.

Информация для будущего отчета собирается через окно для загрузки данных, в котором нужно указать источники с требуемой информацией. Затем загруженные сведения упорядочивают, задавая нужные параметры. После этого можно переходить к использованию инструментов «Связи» и «Данные».

Инструмент «Связи» предназначен для обнаружения связей между несколькими таблицами или их отдельными столбами. Второй режим создан для дополнения отчета новыми сведениями. К примеру, сотрудник может добавить дополнительные показатели или формулы. Power BI проводит все вычисления автоматически, используя язык, который создан разработчиками Microsoft.

Когда завершится подготовка данных, переходят к работе с инструментом «Отчеты». Здесь доступна корректировка информации таким образом, что итоговый отчет будет преподносить информацию понятно, подавая ее в виде наглядных графиков, диаграмм и других визуальных решений.

Версии Power BI

Программа предлагает три версии: веб-сервис, ПО для компьютеров и мобильное приложение. Различаются они списком предлагаемых функций:

1. Веб-сервис – позволяет формировать собственные и отслеживать отчеты других сотрудников, загружать таблицы, дополнительные программы и прочие элементы для работы. Исключением являются изображения. Через эту версию Power BI сотрудникам предлагается настраивать параметры отчетности, к примеру, открывать персоналу доступ к ней, создавать новые и корректировать имеющиеся фильтры, просматривать автоанализы.
2. Программа для ПК – в этой версии Power BI предлагается более широкий функционал. В ней поддерживается опция добавления изображений, а также последующая редактура их параметров. В программу можно добавить больше источников, из которых будут загружены сведения для будущих отчетов.

К примеру, в веб-версии Power BI доступна выгрузка сведений исключительно из таблиц. В программе же можно использовать и интернет-сайты. Кроме этого, пользователям станет доступна опция моделирования информации. Эта функция преимущественна в тех случаях, когда стоит задача по созданию комплексной отчетности, для которой информация собирается из нескольких источников. Однако в ПО Power BI отсутствуют и панели мониторинга и административные функции.

1. Приложение для смартфонов – версия с ограниченным функционалом. Позволяет только просматривать отчетность. Редактура и создание новых документов в нём недоступны. Однако поддерживается опция открытия доступа к файлам другим специалистам.

В связи с ограниченным функционалом мобильного приложения Power BI при внедрении ПО для автоматизации бизнес-процессов чаще всего используются только две первые версии программного обеспечения.

Инструменты Power BI

Программа поддерживает три направления работы: редактура запросов, моделей и отчетов. Все они используются для решения конкретного задания.

Редактор запросов

Этот инструмент может использоваться только в версии ПО, предназначенной для установки на компьютер. Power Query собирает сведения одновременно из ряда источников, а затем позволяет провести их обработку, создать для них единую модель и выбрать визуализацию.

Редактор запросов использует для получения сведений для отчетности сохраненные на ПК файлы, веб-сайты, электронные базы данных. Список поддерживаемых информационных источников постоянно расширяется с появлением новой обновленной версии Power BI.

Редактор моделей

Используя инструмент Power Query, аналитик объединяет сведения из нескольких источников и выводит их на экран в виде таблицы. Для последующей обработки собранной информации используется другой инструмент ПО – редактор моделей. Его ключевой возможностью является формирование связей.

К примеру, ключевая информация содержится в Таблице № 1. Для составления отчетности потребуются дополнительные сведения, которые аналитик может получить из Таблицы № 2. В ней могут содержаться второстепенные показатели или подробное описание конкретного результата работы.

При помощи этого инструмента информация из Таблиц № 1 и № 2 собирается, объединяется и сохраняется в единой системе. Это позволяет быстрее просматривать данные и обрабатывать их.

Кроме объединения сведений, инструмент автоматически выявляет связи. Они будут обнаружены в том случае, если в документах присутствуют сведения с идентичной величиной или наименованием. Однако, поскольку показатели иногда могут повторяться, но не быть связанными друг с другом, аналитику предстоит провести ручную проверку связей и внести в них корректировки.

Кроме определения связи, с помощью этого инструмента можно добавить дополнительные параметры. Они могут потребоваться для проведения более глубокой аналитики. Какие именно параметры будут добавлены в систему, зависит от цели и типа требуемой отчетности. В качестве вспомогательных параметров могут использоваться KPI предприятия, численность покупателей, оформивших определенное количество заказов, величина конверсии, объемы личных продаж отдельных сотрудников отдела продаж.

Редактор отчетов

Этот инструмент используется для представления сведений в готовой отчетности в структурированном и визуально привлекательном виде. В программном обеспечении имеется отдельная вкладка с визуализациями, в которой можно выбрать требуемые для конкретного отчета графические элементы. Их набор достаточно большой. Однако, если же представленных вариантов будет недостаточно, всегда можно докупить недостающие элементы в MarketPlace.

Внедрение Power BI

Для внедрения программного обеспечения изначально нужно установить на рабочий компьютер базовую версию программного обеспечения. Десктопную версию ПО скачивают с сайта Microsoft.

При необходимости пользователь сможет загрузить дополнительно и версию Power BI для смартфонов. Скачать ее можно в магазинах приложений App Store, Play Market или Windows.

Поскольку сервис предназначен для использования предприятиями, то в нём нужно создать аккаунт от имени юридического лица. Для этой цели при создании учетной записи используется корпоративная электронная почта. Личные email-адреса, зарегистрированные в yandex.ru, mail.ru, gmail.com.

Запрета на создание аккаунтов в системе с личных электронных почт нет. Но, поскольку учетная запись будет создана на физическое лицо, в программе будет ограничен функционал. К примеру, пользователь сможет формировать и редактировать отчеты, но отправлять их другим людям будет невозможно.

Как только будет создана учетная запись на корпоративный почтовый ящик, можно приступать к подключению источника данных, выгрузке сведений, обработке и другим этапам формирования отчетности.

Как работать в Power BI

Сформировать отчет в программном обеспечении можно всего за четыре шага.

На первом этапе определяются источники, из которых будут загружены сведения, необходимые для будущей отчетности. Power BI позволяет использовать множество источников, включая и внешние. Такую возможность не предлагают Excel и другие офисные сервисы, изначально не ориентированные на создание отчетности. В Power BI же можно добавить сведения из таблиц, файлов, других аналитических и CRM-систем, сторонних сайтов и соцсетей.

На втором этапе сведения группируют, устанавливая нужные параметры, а затем обрабатывают информацию. Данные можно сгруппировать по темам или категориям, добавить или удалить.

На следующем этапе добавляют визуальные элементы. С их помощью происходит преобразование таблицы в интерактивную. Среди доступных визуальных элементов: графики, карты, картинки, диаграммы и другие.

После формирования отчета готовый результат можно отправить другим сотрудникам. В ПО имеется функция настройки доступа, при помощи которой можно разрешить другим сторонникам либо только просматривать, либо же и смотреть, и вносить в них корректировки.

Power BI для отдельных подразделений

Power BI является доступной и функциональной программой, инструментами которой могут пользоваться и большие компании, и представители малого бизнеса. Предлагаемые возможности и инструменты подходят для работы в следующих подразделениях компаний:

Маркетинговый отдел

Маркетологам инструменты будут полезны, чтобы оценивать и сравнивать несколько каналов рекламы или территориальные рынки. Результат анализа можно составить так, чтобы в нём отображалась динамика покупательской активности для каждого отдельного региона. В этом случае маркетолог может отследить, для каких городов характерна большая покупательская активность среди аудитории, приходящей по рекламе. Далее можно сопоставить численность потребителей с маркетинговыми расходами. Это нужно для определения рентабельности вложений в рекламу.

Поскольку в ПО можно формировать комплексную отчетность, то специалист по рекламе сможет выявить причину небольшого количества покупателей. К примеру, отчет показал, что в одном из регионов достаточно мало покупателей, но лидов, перешедших на сайт по рекламе, достаточно. Отсюда можно получить информацию, что проблема кроется в самом сайте. Он может долго загружаться или некорректно отображаться, из-за чего потребители и переходят к конкурентам.

В другом же регионе покупателей много, но идут они из разных рекламных каналов: одни – с сайта, другие – через телефонные звонки. Power BI покажет в отчете не только численность покупателей, но и сумму, на которую купили эти люди.

К примеру, покупатели, которые оформляли заказы на сайте, купили на 100 тысяч рублей. Те клиенты, которые сделали покупки по телефону, потратили на приобретения 170 тысяч. Исходя из этих данных, логично сделать вывод, что у сайта есть проблемы и недоработки. Их нужно исправить, чтобы повысить объем выручки. Возможно, менеджеры хорошо делают допродажи. Значит, нужно добавить аналогичную систему и на сайт. Установить систему оповещений, которая будет выдавать уведомление каждый раз, когда покупатель добавляет позицию в корзину. В уведомлении может содержаться список сопутствующих товаров или подборка более дорогостоящей продукции.

Финансовый отдел

Для финансового отдела Power BI предпочтительна тем, что позволит выявить причину убытков, принять грамотное решение по оптимизации расходов и повышению доходов при помощи интерактивных отчетов. К примеру, внедряя программу в работу этого подразделения, его сотрудники получают возможность проводить сравнительный анализ доходности компании по периодам, направлениям, филиалам, категориям товаров.

Готовая сводка отобразит убыточный сектор. Из-за одновременной демонстрации всех показателей аналитик сможет при помощи готовой отчетности определить причину убыточности этого сектора. К примеру, один из филиалов зарабатывает мало из-за того, что товары с высокой маржинальностью продаются плохо. Далее специалист выясняет, из-за чего это происходит: продукции нет в наличии, менеджеры плохо знакомы с реализуемыми товарами и другое. Определив эту проблему, аналитик сможет найти верное решение, которое поспособствует росту прибыли компании.

Отдел продаж

В ОП инструментарий Power BI будет полезен для проведения аналитики продаж. Руководителям этого подразделения важны не только объемы реализации, но и деятельность отдельных сотрудников. С помощью интерактивной отчетности определяются размеры выручки, которую компании приносит отдельный менеджер.

Сотрудников ОП можно контролировать следующим образом:

1. Делить по рабочим функциям, к примеру на хантеров и фермеров. Далее сравнивают объем прибыли, пришедший от каждого из них, или количество приведенных потребителей. За счет такого деления удастся определить этап, на котором происходит потеря лидов.
2. Оценивать выполняемые менеджерами задачи. В Power BI можно сформировать диаграмму, в которой будут отражено время, необходимое для выполнения различного типа задач. Таким образом руководитель сможет найти решения для оптимизации рабочего времени сотрудников, что поспособствует увеличению производительности.

РОП также может анализировать и потребителей. Инструментарий программного обеспечения позволяет проводить сегментацию клиентов по числу покупок или величине трат. Далее связывают отдельный тип потребителя с источником, по которому он перешел в фирму, или продукцией, купленной этими людьми. Полученная в результате этих действий информация поможет в увеличении объемов продаж. К примеру, РОП может акцентировать работу отдела только на группе потребителей, которые выгодны компании.

Power BI для стартапов

Функционал Power BI подходит для анализа деятельности не только устоявшихся и развивающихся предприятий, но и начинающих стартапов. Как показывает практика, из десяти запущенных в одно и то же время фирм пять прекратят свою работу уже через три года. Столь непродолжительный срок деятельности начинающих предпринимателей заключается в том, что они не успевают собирать и анализировать статистику фирмы, а также своевременно принимать верные решения. В итоге это приводит к тому, что компания не успевает адаптироваться к рыночным изменениям, становится неконкурентоспособной и банкротом.

Избежать такого последствия и помогает сервис Power BI. ПО отображает только актуальные сведения в отчетах, что помогает проводить объективную оценку текущего состояния компании. В результате этого руководитель проекта принимает решения вовремя и проводит грамотные мероприятия.

Почему стоит внедрить в свой бизнес именно Power BI

На рынке представлено достаточное количество аналогичных программ автоматизации бизнес-процессов. Однако Power BI выделяется на их фоне несколькими преимущественными особенностями.

Во-первых, возможность компилировать сведения из нескольких источников. Пользователи могут загружать сведения из:

• баз Access и SQL;
• облачных хранилищ «Яндекс.Диск», Dropbox и Google Disk;
• таблиц Excel;
• API-хранилищ;
• CSV-файлов.

Перечень поддерживаемых источников регулярно расширяется, поскольку в каждое обновление программы внедряются дополнительные коннекторы.

Во-вторых, разрозненные данные сводятся к идентичному виду. Эта функция незаменима в тех случаях, когда для формирования отчета требуется загрузить сведения из ряда отдельных источников. Если их просто добавить в систему, то сведения будут разными. ПО Power BI же собирает разноплановые таблицы в единую модель, что позволяет специалисту работать с более детальными сведениями о текущем состоянии и деятельности фирмы.

В-третьих, сервис Microsoft является универсальным, подходящим для внедрения в любую компанию. Если для анализа состояния фирмы применяются уникальные метрики и специфичные формулы, то их можно добавить и сохранить в системе ПО, а далее – использовать при формировании отчетности.

Все обрабатываемые программой сведения легко визуализировать, представив их в виде таблицы, графика или прочего графического элемента. А это создает лучшие условия для контроля за изменениями.

Кроме этого, при работе с ПО можно задать минимальные и целевые значения для ключевых параметров. Когда показатель достигнет заданного уровня, система выдаст оповещение. Это особенно важно в тех случаях, когда инструменты Power BI используются для финансовой аналитики. К примеру, аналитик будет сразу оповещен, если выручка, финансовая независимость от кредиторов или ликвидность достигнут критического минимума. В этом случае специалисту не нужно будет дополнительно проверять и вычислять параметры, он сразу сможет приступить к выяснению причины и разработке стратегии для выхода из кризисной ситуации.

В-четвертых, возможность допускать к отчетности других сотрудников предприятия. В программном обеспечении Power BI можно:

• сохранить готовый отчет в формате файла на ПК, который затем будет отправлен по почте;
• предоставить к отчетности доступ по ссылке, определив степень доступа: только просмотр или с возможностью редактировать.

Последний вариант доступа позволяет другим сотрудникам отслеживать корректировку данных в реальном времени. Эта возможность дает преимущества для предприятий, в которых управленческие и прочие решения выносятся на совет и согласование ТОП-специалистов, а не принимаются единолично собственником.

По своей сути Power BI является решением, позволяющим проводить сквозную аналитику для каждого направления деятельности фирмы. Однако в силу того, что этот вид анализа сложен, многие владельцы бизнеса его не используют. Сервис Microsoft упрощает этот процесс.

Главные причины, почему владельцам любого бизнеса стоит использовать программное обеспечение Power BI:

1. С программой работать проще, чем с теми же таблицами Excel, нужно лишь разобраться в ее функционале. Офисные таблицы многие предпочитают из-за наличия базовых формул расчета. Но для расчета специфичных параметров они не подходят. Поэтому формулы вписывают вручную при каждом расчете. При работе с Power BI формулы добавляют один раз, но используют для каждого формирования отчетности.
2. Большая уверенность в достоверности показателей. При создании стратегий и принятии решений ключевую роль играют метрики. Однако без знания того, что влияет на изменение тех или иных показателей, невозможно принять грамотное решение. Продукт Microsoft наглядно отображает динамику изменений, что позволяет владельцу проще и лучше управлять собственным предприятием.

Внедрение Power BI в бизнес-процессы компании станет ее конкурентным преимуществом. Возможности и инструменты ПО позволяют фирме развиваться быстрее, поскольку руководитель может с их помощью влиять на те моменты, которые остаются незамеченными конкурентами из-за недостаточно глубокого анализа.

Заключение

Сервис Power BI – относительная новинка рынка в сфере продуктов для автоматизации бизнес-аналитики. Несмотря на это, десятки компаний используют именно ее для формирования отчетов. ПО позволяет проводить сквозную аналитику с меньшими временными и ресурсными затратами, без подключения дополнительных сервисов. Программное обеспечение Microsoft имеет бесплатную версию, что делает его доступным владельцам малого и микробизнеса.