Порядок формирования кадрового резерва организации

Движущей силой компании является руководящий состав и квалифицированные сотрудники, которые формируют идеи и внедряют их в рабочий процесс. Каждый специалист во многом является незаменимым звеном, уход которого негативно сказывается на взаимодействии и решении вопросов всей команды. Борьба за квалифицированных работников предусматривает не только возможность карьерного роста персонала и его материальное вознаграждение, но и конкуренцию. В этом случае мотиватором и одновременно залогом стабильности является формирование кадрового резерва организации.

Что такое кадровый резерв

Кадровый резерв – перечень специалистов и сотрудников, характеристики и потенциал которых соответствуют требованиям компании. Это ресурс, который используют для замены штатного персонала в случае увольнений, болезней и других факторов. Зачастую поиск резервного состава рассматривают как альтернативу для вакантных позиций после повышения каких-либо специалистов. Если планируется масштабирование бизнеса, поиск кадрового резерва становится необходимым.

Кадровый резерв в первую очередь собирают для замещения руководящих должностей, поскольку отсутствие кого-либо из управленцев сказывается на процессе работы в целом. Поиск неквалифицированного персонала, если речь не идет об узких специалистах, в большинстве ситуаций не представляет сложностей.

Ресурсом для замещения руководящего состава, как правило, становятся директора небольших филиалов отделов и подразделений. В список потенциальных управленцев попадают главные и ведущие инженеры, молодые эксперты, если они успешно прошли стажировку и зарекомендовали себя в компании.

Большие компании могут формировать резервную часть из персонала всех категорий. Такой подход реализуется на промышленных предприятиях, в штате которых трудятся тысячи людей. Объемы работ и непрерывное перемещение штата – первопричина подбора высококвалифицированных рабочих и кандидатур на замещение вакансии мастера, старшего мастера, начальника смены или производственного участка.

Обязанность руководителя для поддержки рентабельного бизнеса – формирование критериев для подбора кадрового резерва. В зависимости от задачи компании специалисты кадровых служб используют все доступные методы, чтобы повысить уровень штатных сотрудников или привлечь специалистов из конкурирующих фирм. Популярный вариант – обучение для повышения квалификации. С учетом специфики бизнеса при масштабировании компании требуются грамотные управленцы, а на заводских площадках повышенным спросом пользуются квалифицированные мастера среднего звена.

Для чего нужен кадровый резерв

Поиск специалистов и формирование кадрового резерва определяют стабильность и перспективу развития, а это и есть главная управленческая задача.

Рекрутинг преследует такие цели, как:

1. Снижение текучести кадров. Это гарантия работы в штатном режиме без эксцессов. Сокращение расходной части на поиск и обучение персонала. В штат попадают только подготовленные кадры с мотивацией, желанием развиваться и расти по карьерной лестнице, что побуждает остальных сотрудников соответствовать уровню команды.
2. Укрепление корпоративного духа и чувства ответственности. Каждый работник готов повышать планку и продвигать компанию, формируя чувство ответственности за свое направление и результат коллектива в целом.
3. Передача опыта – преемственность, когда специалисты на руководящих постах помогают обеспечить функциональность компании после своего ухода.
4. Стабилизация кадровой составляющей. Каждый новый сотрудник знает и учитывает особенности работы действующего коллектива, его потенциал, уровень. Поэтому при трудоустройстве персонал готов всесторонне включиться в процесс реализации поставленных задач. Это способствует повышению лояльности работников.
5. Управление талантами для достижения бизнес-целей. Креативные агентства могут рассматривать и поддерживать сотрудников, готовых на переезд в другой город. Так формируется мобильная группа. Дополнительно используют еще два варианта: общий и локальный узконаправленный резерв.

Кадровый резерв – это гарантия поддержки функционирования компании перспективным запасом специалистов. Грамотно сформированный резерв гарантирует стабильную работу предприятия с учетом кадровых перестановок.

Критерии отбора и источники формирования кадрового резерва

Комплексные программы для отбора потенциальных сотрудников на замещение вакантных должностей имеют временные рамки, которые определены реализацией поставленных задач или планов, подчинены потребностям компании или производства.

Специалисты по подбору персонала, прорабатывая порядок действий, учитывают и отражают в документах вероятные форс-мажорные ситуации. Например, если компания тратится на дополнительное обучение, но все потенциальные должности при этом заняты. В этой ситуации HR-агенты зачастую проводят стажировку резервных кадров на замещение других штатных единиц, что соответствует смене запросов рынка труда.

Кадровый резерв планируют и формируют под конкретные задачи и цели компании. В этом вопросе учитывается и бизнес-план, где выстроена архитектура и определены показатели в долгосрочной перспективе. Перед тем как приступить к отбору и тестированию резервных специалистов, необходимо подготовить концепцию, согласовав план действий с владельцем или руководящим составом фирмы. Механизмы и принципы работы в этом направлении зависят от результативности и стратегии – двух главных векторов, на которые нацелен будущий кадровый резерв.

Успехи и результаты текущей деятельности компании – заслуга команды опытных управленцев и группы специалистов, каждый из которых работает и достигает намеченных целей непосредственно в своем сегменте. Крупные компании зачастую формируют базу из нескольких резервов, что подходит для срочных ситуаций, когда один из потенциальных сотрудников в силу обстоятельств не может приступить к выполнению обязанностей.

Специалисты по подбору персонала советуют начинать работу по поиску кадрового резерва с базовой части – наиболее приоритетного для организации персонала:

1. Кандидатуры на топовые должности, от действий которых зависит работоспособность и безопасность бизнеса. Топ-менеджеры являются представителями руководства и возглавляют целые направления. Такие сотрудники – актив бизнеса. Их уход влечет потерю наработанных связей, а также сложности в реализации договоренностей. Это практически всегда ведет к финансовым потерям. Поиск альтернативного звена сопряжен с некоторыми трудностями. Действующий топ-менеджер не имеет достаточного запаса времени на подготовку вероятного преемника.
2. Поиск резерва ключевых сотрудников. Речь идет о высокорезультативных сотрудниках, но в силу узкой специализации спрос на них заметно превышает предложение. Компании стремятся заполучить специалистов из штата конкурентов или оплачивают обучение перспективным студентам, которые получают образование по требуемому направлению.
3. Резерв кандидатов на типовые должности. Компании регионального значения или с множеством филиалов и представительств имеют базу сотрудников из числа жителей регионов. Основа – кандидаты, готовые к переезду или командировкам в другую страну. Смена концепции бизнеса ставит новые задачи перед руководящим составом и исполнителями. Поиск клиентов, продвижение на новые рынки требует общей стратегии и планов и, соответственно, кадрового резерва.

С практической точки зрения при необходимости масштабировать бизнес рассматривают два вида кадрового резерва. В первую очередь берут ориентир на классический вариант HiPo. Второй вид резерва – HiPro.

Для HiPo при поиске кандидатов обращают внимание на таланты, навыки, потенциал, которые позволят эффективно работать в конкретной отрасли. Специалисты HiPro-резерва отвечают требованиям высокотехнологичных и производственных компаний. Задача этих сотрудников – сопровождать этапы производства нового продукта, вести поиск рынков сбыта, проводить маркетинговые исследования, а значит – обеспечивать результат и прибыль компании. Зачастую в качестве резерва рассматривают кандидатуры из числа профессионалов на внешнем рынке.

Альтернативный вариант формирования кадрового резерва

При отсутствии планов расширения бизнеса поиск и формирование базы кадрового резерва носит плановый характер, не требующий срочных корректировок и не ограниченный по времени. Долгосрочная программа поиска и отбора сотрудников осуществляется по всем направлениям. Рассматривают варианты от топ-позиций до сотрудников базового звена. Список кандидатов готовят на случай необходимости, например, когда потребуется заменить уволенного сотрудника.

Вне зависимости от должности компании рассматривают и готовы приглашать в свой штат кандидатур с высоким потенциалом, которые ориентированы на практическое применение своих знаний и опыта. Руководители отделов совместно с владельцем бизнеса определяют основные критерии и требования для отбора и сравнения возможностей каждого кандидата, перспективы трудоустройства в фирму.

Перечень навыков, образование и специализация формируют модель компетенций. По сути – это профиль должности, которому должен соответствовать специалист, если его рассматривают в качестве будущего сотрудника на руководящую должность. Все условия отбора должны соответствовать целям, ценностям и миссии компании.

Чтобы повысить интерес и конкурентную борьбу, что полностью определяет сферу бизнеса, требуется применить мотивирующие факторы:

1. Денежные выплаты и бонусы. На участие в отборе резерва из числа сотрудников фирмы может мотивировать рост зарплаты, дополнительные премии, направление на практику за границу. Многим специалистам компании готовы оплачивать обучение.
2. Возможность карьерного роста, истории успешных претендентов, которые были приняты в штат или прошли все ступени от низов до руководящих должностей. В таком случае сотрудников мотивируют успехом, перспективами реализовать навыки и таланты в новом качестве.

Оптимально, если в процессе формирования резерва принимают участие как HR-специалисты, так и руководители отделов. Управленцы изнутри знают все условия работы и специфику задач, могут помочь сформировать список запросов для каждой должности.

Формирование кадрового резерва по целям работы и видам деятельности

Специалист, который задействован в подборе и подготовке резерва сотрудников, должен учитывать несколько важных критериев. Это обеспечит результативность и эффективность всех процессов.

Уделяют внимание оценке следующих критериев:

1. Потребность. Необходимость штатной единицы и актуальность позиции для работы бизнеса в конкретный момент времени.
2. Соответствие квалификации претендента на трудоустройство требованиям и запросам предполагаемой должности (стаж, образование). Наличие дополнительных или смежных навыков, компетенций.
3. Ожидания работодателя в части возраста, внешних данных, возможность и готовность к переезду в другой город, командировкам.
4. Конкуренция и принцип состязательности, когда кандидатам задают нестандартные вопросы, просят разработать новую концепцию, миссию видения конкретного направления или бизнеса в целом.
5. Прозрачность условий и требований, когда претенденты знают критерии отбора, количество участников и предполагаемых вакантных мест.
6. Наличие у соискателя инициативы, желание внести вклад в общее дело, привлекать технологии, готовность брать ответственность, сплотить коллектив и вести его за собой.

Эксперты в части подбора персонала и формирования кадрового резерва придерживаются указанных принципов. Это облегчает процесс анализа заявок желающих и дальнейшие этапы отбора профессионалов с целью определить окончательное число базы запаса.

Алгоритм подготовки кадрового резерва

Механизм поиска и интеграции кадрового резерва в рабочий процесс имеет ряд особенностей и нюансов, которые учитывают на этапе отбора и влияют на результат.

В классическом варианте последовательность действий включает следующие этапы:

1. Аналитика и прогнозирование динамики работы, увеличения числа руководящего аппарата. Формирование списка вакантных локаций и позиций в долгосрочной перспективе, обеспеченность кадровым резервом, изучение потенциала штата, стремление и запросы сотрудников на развитие и повышение по карьерной лестнице.
2. Систематизация данных о резервистах. Определение лидеров, сильных и слабых сторон кандидатов с целью тестирования и углубленного изучения моральных качеств, психоэмоциональных особенностей, возможности противостоять стрессам и ежедневным нагрузкам. Важен фактор лояльности и стремление соблюдать внутренние правила, требования трудовой дисциплины, нормы законодательства.
3. Обучение персонала и руководящего состава, который прошел этапы проверки и конкурсный отбор. Этот этап включает стажировку, переподготовку, индивидуальные курсы (повышение квалификации с учетом специфики будущей должности). Если кандидат должен заместить руководителя, который пошел на повышение или уволился, практикуют передачу дел от прошлого руководства новому начальнику.

Отбор специалистов и внесение их в картотеку стратегического запаса компании – неотъемлемый этап начинающего и стабильно функционирующего бизнес-проекта. Это серьезный и затратный процесс, который учитывает реальное положение дел и перспективу с вероятным увеличением штата.

Крупные концерны активно используют софт для автоматизации. Это снижает нагрузку на специалистов по подбору персонала, избавляет их от рутинных процессов, оптимизирует и группирует накопленные сведения, помогает быстро анализировать и проводить поиск конкретных данных.

Методы и этапы формирования резерва

Процесс подготовки резервистов – комплекс мероприятий и программ, где применяют не только классические подходы, но и креативные методы с тестированием и выполнением заданных проектов или постановкой сложных задач. Количественный и качественный состав модулей и блоков для испытаний определяет руководитель компании, представитель кадрового агентства или начальники подразделений.

В большинстве случаев профессиональная подготовка резервистов в зависимости от поставленных задач включает следующие этапы:

• Общий. Это базовая составляющая, куда входит академическое обучение принципам и особенностям руководства. Подготовка проходит в формате лекций, где преподают теоретические основы.
• Специальный. Методика предусматривает углубление в узконаправленные темы с ориентиром на решение будущих задач, преодоление вызовов на практике в рамках служебной компетенции и должностных обязанностей.
• Индивидуальный. Этап, нивелирующий пробелы сотрудника в какой-либо области знаний, сферы деятельности. Готовит материал и определяет принцип подачи информации эксперт.

Комплекс мероприятий, которые необходимы в том или другом случае, может определить специалист в области маркетинговых стратегий, экономики, развития бизнеса, личностного и карьерного роста. Только проработав все темы, кандидатуру на замещение или специалиста, которого принимают на работу в связи с расширением штата, признают готовым к выполнению обязанностей.

Индивидуальная подготовка сотрудников кадрового резерва

Определив список кандидатов, компания продолжает оказывать поддержку и содействие потенциальным сотрудникам. В сравнении с общей и специальной подготовкой, на практике только индивидуальный подход показывает максимальный эффект.

Методика персональной подготовки предусматривает следующие способы и варианты обучения:

1. Помощь в получении дополнительного образования, включая высшее.
2. Направление на обучающие программы и мероприятия. Как правило, они включают семинары, лекции, тренинги.
3. Организация и выезд на профессиональные стажировки за границу или в другой город.
4. Оплата необходимых курсов повышения квалификации.

Условия и обязательства, включая сроки подготовки, предусматривает работодатель. Это может быть прописано в программе кадрового резерва с учетом потенциала выбранного специалиста и его индивидуальных особенностей.

Правила создания резервного состава в конкретной организации

Руководящие сотрудники – основа эффективного бизнеса, от подготовки и методов которых зависит процесс работы, атмосфера и продуктивность каждого работника, а значит, и всего коллектива. С учетом сегмента и направления деятельности процесс подготовки может быть индивидуальным.

Организация коллектива на каждом уровне требует от руководства таких действий, как:

• формирование обособленного отдела или привлечение специалистов по подбору квалифицированного персонала. Это поможет выработать концепцию, разработать стратегию. Специалисты кадровой службы опишут, как будет выглядеть процесс подготовки, отбора, вовлечения резервного состава в рабочий процесс и адаптации новых членов коллектива;
• разработка внутренней документации, инструкций, правил работы и взаимодействия, процедуры подбора персонала;
• внедрение механизмов оптимизации с назначением ответственных лиц за каждый этап.

Помощь в сопровождении процесса подбора персонала оказывают разработчики софта – специализированного коммерческого программного обеспечения. Их продукты автоматизируют бизнес-процессы, отлаживают взаимодействие с управленческим персоналом.

Подготовка и дополнительное обучение специалистов

Кандидаты, которые успешно прошли все испытания и стадии отбора, попадают в список кадрового резерва. Если речь идет о руководящих должностях, их число редко превышает два-три человека. В базу попадают те, кто доказал свои возможности и получил право быть в списках резерва.

Каждый претендент во время тестов, интервью, бесед получает оценку, в соответствии с которой разрабатывается персональный подход для дальнейшей подготовки и обучения. Как правило, всё проходит на территории компании, где руководители высшего звена назначают ответственных управленцев, готовых вводить претендентов в курс дела. Стажировка предполагает знакомство со спецификой компании и членами команды. Также специалистов приглашают пройти производственную практику. В некоторых моментах возможно дополнительное обучение (курсы, семинары, переподготовка) за счет компании.

С чего начать

База специалистов, готовых при необходимости быстро включиться в работу, гарантирует стабильность и преемственность лучших традиций и наработок.

Подход и принципы могут меняться в зависимости от направления движения предприятия. Если в ближайшей перспективе компания не рассчитывает расширяться, запускать проекты и осваивать новые рынки, подбор резерва проходит из числа внутреннего штата.

Бизнес, который ориентирован на масштабирование и расширение клиентской базы, но при этом стремится сохранить стабильность, прибегает к подбору резервного состава из числа новых кандидатов. Возможно привлечение сотрудников компаний-конкурентов. Их задача – привнести свежие взгляды в работу бизнеса, сохранив базовую составляющую.

Оформление документов

Процесс подготовки и порядок формирования кадрового резерва проходит в соответствии с локальным нормативным актом, где вся деятельность строится с учетом концепции развития. Первый этап – планирование. Нередко за основу берут положение о кадровом резерве. Всё должно быть прописано по шагам. Основное внимание специалисты кадровых служб уделяют целям и задачам каждого направления, регламентируют порядок и критерии отбора. Работа с резервистами – это трудоемкий и затратный по времени процесс.

В список внутренних документов, которые должны быть утверждены в каждой компании, обязательно входит опросный лист для кандидата в резерв. Аналогичным образом утверждается форма обратной связи с руководящим звеном.

Все взаимоотношения с сотрудником должны иметь правовую основу. Назначение или перевод специалиста из резервной части в штат оформляется с помощью приказа, о чем отдел кадров вносит запись в трудовую книжку и личную карту сотрудника.

Внутренний документооборот предполагает наличие положений о формировании кадрового резерва в компании или организации. Все эти составляющие объединяет внутренний нормативно-локальный акт, который учитывает политику и особенности работы фирмы. В рамках действующей политики документооборота регламентированы цели всех процедур и операций, подходы и методика достижения целей.

Оформление и движение кадров внутри компании проходит посредством заполнения анкет. Переводы и назначения специалистов, включая руководящий состав, сопровождают приказом. Дополнительных действий не требуется. Запись в трудовую книжку и личное дело вносят сотрудники отдела кадров.

Наличие резерва по всем кадровым должностям – это уверенность и стабильность компании, когда отсутствие одного или нескольких сотрудников не станет причиной снижения работоспособности целой команды и разрывом коммуникаций. Главное в этом вопросе – правильно выстроенная схема действий и аппаратно-программный комплекс, которые используют специалисты по подбору персонала. Руководитель любого предприятия должен заранее позаботиться о формировании кадрового резерва, чтобы в случае форс-мажоров эффективность работы компании не снижалась.