Планерки в отделе продаж: правила проведения

Четкая система совещаний позволяет внести изменения в работу своевременно, что повышает ее эффективность. Это особенно важно для отдела продаж. Ведь именно в этом структурном подразделении многое зависит от возможностей оперативного управления процессом. 

Виды планерок

Совещания отдела продаж классифицируют в зависимости от времени проведения, целей и длительности. 

Летучка (Stand-up meeting)

Целью утренних собраний является утверждение плана на сегодняшний день и подведение итогов вчерашнего. На этот формат отводится примерно 30 минут, в течение которых обсуждаются:

• сегодняшние планы;
• вчерашние результаты;
• результаты промежуточных показателей эффективности.

На мероприятии анализируется, почему за минувший день получилось реализовать так много, либо наоборот. Выявляются ошибки, из-за которых не удалось выполнить план.

Если сделки длинные, обсуждают не планы по оплате, а продвижение по стадиям бизнес-процесса относительно конкретных клиентов. РОПу нужно контролировать, чтобы этапы сменялись, а закрытие сделки не затягивалось менеджерами.

Дополнительно организуют три ежедневные «пятиминутки», контролирующие выполнение оплат и задач по клиенту. Лучше проводить подобные совещания, стоя: так можно избежать соблазна «засидеться» и потратить больше времени. 

Еженедельная планерка

Глава отдела продаж обязательно должен собирать сотрудников раз в неделю. Длится такое мероприятие приблизительно час. На нем нужно не только обсуждать итоговые цифры, но и анализировать звонки, давать обратную связь сотрудникам, проводить мини-тренинги. 

Главная цель еженедельных планерок – контроль итогов и обсуждение целей на следующую неделю. 

При назначении задач нужны четкие сроки реализации конкретными исполнителями. А сама планерка должна соответствовать выделенному по регламенту времени. Если с кем-то из менеджеров надо обсудить индивидуальные итоги работы, это делают по завершению общего собрания.

Помимо еженедельных, на многих предприятиях РОПы устраивают ежемесячные планерки. На них анализируются результаты уходящего месяца и ставятся планы на следующий.

Обмен опытом

Дважды или трижды в месяц организуются мероприятия, где выступают менеджеры, рассказывая о своих идеях и успехах. Каждый специалист должен делиться опытом не чаще раза в месяц. В сезон пиковых нагрузок можно отменить эти встречи.

Как проводятся такие мероприятия:

1. Руководитель отдела продаж определяет, в чем силен каждый специалист.
2. Предлагает выбранному сотруднику поделиться с другими менеджерами своими наработками (25 минут на презентацию, 10 минут на кейсы, 20 минут на вопросы).
3. Если все сотрудники уже поделились опытом, РОП составляет список полезных книг или статей. Он предлагает каждому менеджеру выбрать книгу для изучения, чтобы потом он мог вкратце пересказать самые полезные моменты коллегам.

Подобные собрания способствуют интенсивному обмену опытом, установлению дружественных отношений в коллективе. Также они помогают определить, кто из менеджеров лучше взаимодействует с аудиторией. Такой специалист сможет выступать спикером на конференциях. 

Экстренное собрание

Подразумевает возникновение критической ситуации, нуждающейся в безотлагательном решении. Длительность зависит от величины проблемы и уровня сложности ее преодоления. Но даже такое мероприятие не должно продолжаться более часа, иначе не останется времени на решение самой проблемы.

Онлайн-планерки

В связи с кризисом, вызванным пандемией, все больше усиливается тенденция к переводу сотрудников на удаленный формат. Планерки в этих случаях также проводятся онлайн. Задачи и схемы проведения здесь аналогичны стандартным совещаниям. Но виртуальное совещание имеет свои отличия:

1. Перед началом необходимо подобрать и подключить общее для всех участвующих приложение, чтобы проводить онлайн-встречи. Например, Skype, Zoom либо другой мессенджер. 
2. Обязательна проверка качества интернет-соединения у всех участников.
3. Если при проведении виртуального совещания у кого-либо из участников некачественное соединение, пропадает звук либо изображение, планерку лучше отложить на момент, когда связь наладится. 

Для виртуального совещания нужно делать презентационные материалы с большей информативностью, уменьшить время выступления каждого сотрудника до необходимого минимума. В противном случае будет трудно сфокусироваться на всех участниках.

Организация мероприятий

При правильной организации планерка дает возможность своевременно увидеть появившуюся проблему и разрешить ее. Начальник отслеживает деятельность подчиненных, проводит корректировки и устремляет ее в нужное русло. А каждому работнику нужно поставить для себя конкретные цели, краткосрочные и долговременные, помогающие ему в развитии и плодотворной работе.

Документация 

На планерку менеджерам нужно приходить с отчетностью: статистикой звонков и встреч, отчетом по продажам. По первому документу видна продуктивность использования менеджером рабочего времени, по второму – достигнутые им результаты. Все это легко вести в CRM-системе, где РОП сам может проверить показатели перед планеркой и подготовиться к обсуждению их с менеджером.

Удобное время

Получасовые «летучки» организуют ежедневно с утра. «Пятиминутки» удобнее всего проводить в 11:00, 14:00, 16:00. Так остается время для коррекции дневного плана и выхода на нужный результат в конце дня. 

Еженедельные планерки проводят в удобный день недели (в зависимости от специфики продаж) в конце рабочего дня. А мероприятия по обмену опытом захватывают рабочее и нерабочее время (например, с 17:30 до 18:30, если рабочий день до 18:00).

При проведении удаленных планерок используют примерно те же временные рамки с коррекцией на место проживания сотрудников. Ведь в некоторых компаниях менеджеры могут находиться в разных часовых поясах.

Пример еженедельной планерки 

1. РОП оглашает повестку дня и временные рамки совещания.
2. Подводит итоги по исполнению плана реализации отдела за минувшую неделю.
3. Если подразделение отстает от графика, разбирают все ошибки. Сотрудники ищут возможности для роста продаж с четким разделением ролей. Не следует допускать обсуждение причин и поиск виноватых. Это грозит превращением встречи в спор, переходящий на личности. 
4. Участники анализируют итоги по воронке продаж и обратной связи по звонкам (приводятся примеры того, как правильно поступать и как делать не стоит).
5. РОП называет работников, достигших отличных результатов за прошлую неделю либо выполнивших план, награждает лучших сотрудников. 
6. Обозначается план на неделю по оплатам и задачам по клиентам. 

В завершении руководитель может рассказать о новых акциях, идеях, решениях руководства предприятия. Протокол собрания рассылается менеджерам спустя полчаса-час после его окончания.

Ошибки в проведении

Собрания любого формата не принесут результата, если отсутствует:

• четкая повестка дня;
• понимание целей мероприятия;
• регламент и тайминг. 

Существуют такие РОПы, которые организовывают планерки только потому, что так принято. Это бессмысленно, к росту продаж такой подход не приведет. 

Повышение эффективности планирования

Чтобы совещание привело к максимально возможному результату, необходимо учитывать несколько нюансов:

1. Всем работникам важно собираться вместе. При этом задействуется человеческая психология – сотрудник работает лучше, если другим известно о его успехах и неудачах. 
2. На совещании важно подведение промежуточных результатов по выполнению плана продаж, обсуждение следующих шагов, проведение работы над ошибками.
3. Необходимо строго соблюдать тайминг планерки – не устраивать дискуссий, обсуждать только конкретику. Собрания должны проводиться максимально быстро с рассмотрением всех вопросов по существу. Нужно сосредоточиться на значимых темах.
4. Желательно назначить ответственного за соблюдением тайминга и тематики совещания. Если отдел небольшой, этим занимается его руководитель. В ином случае обязанности можно возложить на секретаря, администратора, кого-то из менеджеров.
5. В течение недели должен высказаться каждый из специалистов отдела. Неэффективно, если каждый день на совещаниях выступают одни и те же сотрудники, а остальные только слушают или критикуют.
6. Всем цифрам по плану/факту продаж нужно визуальное отображение, например, с применением специальной доски. Это даст возможность всем работникам увидеть полную картину, свое место и результаты по сравнению с другими. 

Необходимо вести протокол каждого совещания и сравнивать его с записью с предыдущего мероприятия – это наглядно покажет результаты. Также запись снижает вероятность невыполнимых обещаний: человек серьезнее воспринимает планы, которые протоколируются письменно: как в бумажном, так и в электронном формате. После собрания отправляют работникам скорректированный план действий, чтобы каждый понимал, какая конкретно ответственность возложена на него. 

Чтобы собрания проходили эффективно, без анализа результатов встреч не обойтись. РОП должен быть уверен, что каждый сотрудник знает свою зону ответственности, сроки выполнения задач и понимает, как достичь результата. К следующей встрече поставленные цели должны быть либо достигнуты, либо находиться в стадии реализации. Важно, чтобы во время планерки соблюдался тайминг, отдел успевал обсудить все важные вопросы за отведенное время.