Планерки в отделе продаж: организация и проведение

Планерка – это небольшое собрание менеджеров по продажам с руководителем. Она используется для постановки краткосрочных планов, для анализа текущей работы и просто для мотивации менеджеров.

Нужны ли планерки продавцам

Не стоит недооценивать роль планерок в организации работы отдела. Вот какие преимущества получают те компании, где РОП регулярно собирает подчиненных для обсуждения текущих вопросов:

• руководитель следит за работой сотрудников и своевременно корректирует ее. На собраниях он задает правильное направление, если сотрудник допускает ошибки в процессе выполнения своих обязанностей;
• проблемы решаются вовремя. Если у одного из менеджеров есть проблема, он может озвучить ее на собрании. Руководство решит ее еще до того, как с похожими сложностями столкнутся остальные продавцы;
• сотрудники ежедневно получают цели. Когда у продавца есть личные кратко- и долгосрочные цели, ему легче дается выполнение плана. Это положительно сказывается на доходах компании. К тому же и сам менеджер регулярно получает достойную оплату за свой труд. Значит, ценит работу в компании и не думает об увольнении;
• у всех работников есть возможность высказать свои идеи по улучшению процесса работы. Это мотивирует их на генерацию идей.

В целом любые планерки направлены на повышение осведомленности руководителя. Кроме своевременного решения технических проблем, он может сделать следующее:

• вносить коррективы в план продаж;
• анализировать результаты работы и искать причины, по которым менеджеры не выполняют планы;
• объединять сотрудников, подчеркивать их принадлежность к одному коллективу;
• мотивировать работников, хвалить тех, кто показал лучший результат;
• анонсировать маркетинговые проекты;
• планировать бюджет и составлять графики платежей.

Виды планерок

Важно не смешивать все собрания в одну кучу. Ведь у каждого может быть своя функция, от которой зависит состав участников, время проведения, программа и периодичность. Вот какие виды планерок можно включить в регламент отдела:

• еженедельное совещание для всего отдела;
• короткое утреннее собрание;
• обмен опытом.

Утреннее собрание

Короткая утренняя планерка – единственная разновидность, которая проводится ежедневно. На ней должны присутствовать все менеджеры по продажам и РОП. Задача собрания заключается в обозначении планов на текущий день. Руководитель на основе отчета «План/Факт» дает менеджерам задания на день. Обычно в качестве заданий используется то, что может повысить продажи конкретного сотрудника и приблизить его к выполнению плана.

Также утренняя планерка – отличная возможность объявить работникам новости. Например, изменения регламента, информация о корпоративах, конкурсах. Менеджеры, в свою очередь, могут задать интересующие вопросы относительно процесса работы.

Утренние совещания желательно делать короткими, закладывать на них до 15 минут в самом начале дня, когда менеджеры еще не окунулись в работу. Чтобы не было соблазна продлить обсуждение, можно проводить собрания стоя. Однако эта рекомендация не касается удаленных работников.

Еженедельная планерка

Эта планерка может проводиться раз в неделю. В идеале нужно присутствовать на встрече очно. Но если отдел – удаленный и работники не имеют возможности приезжать в офис, можно адаптировать встречу под формат видеоконференции. Важно подключаться именно по видеосвязи. Во-первых, это вынуждает присутствующих концентрироваться на том, что говорит руководитель. Во-вторых, на удаленке вдвойне важно создавать ситуации с личным контактом между работниками. Это укрепляет отношения в коллективе и превращает отдельных специалистов в единую команду.

В собрании участвуют все менеджеры по продажам и их руководитель. Программа планерки одинакова каждую неделю:

• руководитель напоминает работникам о месячном плане по продажам. Он показывает отчет по всем сотрудникам в формате «План/Факт», чтобы работники понимали, сколько еще им осталось сделать до конца отчетного периода. Таким образом проговариваются планы по каждой метрике;
• руководитель раздает задания. Вместе с менеджерами он обсуждает, что на этой неделе должен сделать каждый работник, чтобы успеть выполнить план. Задания будут индивидуальными, основанными на слабых сторонах в работе каждого продавца;
• РОП разбирает важные или интересные кейсы, которые случились в отделе на прошлой неделе. По каждому кейсу работники должны сделать выводы.

Важно после окончания планерки отправить по электронной почте документ с результатами обсуждения и личными заданиями. К заданиям руководитель должен прописать сроки выполнения.

Обмен опытом

Руководитель должен развивать своих подчиненных с помощью кейсов. 3–4 раза в месяц можно собираться на планерку для обсуждения интересных случаев и обмена опытом. Как и на еженедельной планерке, собирать нужно всех менеджеров и руководителя, также желательно присутствовать по видеосвязи или лично. 

К собранию необходимо подготовиться:

• выделить 1–2 процесса, которые менеджер делает лучше других. Сильные стороны необходимо найти у каждого продавца;
• предложить кому-то из работников поделиться своим опытом с коллегами. Работник готовит небольшое выступление на 25–30 минут и вспомогательные материалы к нему – например, презентации, графики, примеры отчетности. 

Во время планерки работник выступает со своим материалом. Сначала он рассказывает теорию, затем показывает свои кейсы, в конце отвечает на вопросы коллег. 

Если все работники уже выступили с докладами, а руководителю пора проводить новый обмен опытом, можно дать продавцам предварительные задания:

• составить список полезной литературы по продажам, психологии потребителя, продукту, отрасли. Менеджеры могут выбрать себе по 1–2 книги, прочитать и к нужному дню подготовить обзор или рецензию на литературу;
• составить список возражений и предложить менеджерам подготовить определенное количество отработок для каждого из них. На планерке продавцы сыграют в деловые игры и потренируются в отработке.

Используя такие планерки, можно повысить квалификацию работников, научить их выступать перед публикой. В конечном итоге это влияет на количество и качество продаж либо на порядок в документации, в отчетности. 

Важно помнить, что такие планерки являются полезными, но не обязательными. Из-за этого не стоит проводить их в ущерб рабочему времени. Оптимально устраивать их вечером, так, чтобы часть собрания приходилась на конец рабочего дня, а вторая часть – на нерабочее время.

Регламент планерки

Чтобы собрание прошло успешно, необходимо заранее к нему подготовиться. В первую очередь, необходимо выбрать тему. Кроме трех вышеозначенных видов планерок, существуют еще внеплановые, для которых тема выбирается в зависимости от контекста событий. Чаще всего, экстренные собрания используют для таких целей:

• донести информацию до работников;
• выявить проблему и найти решение;
• распланировать какие-то действия, назначить ответственных за их выполнение;
• провести обучение.

Кроме выбора темы, формирования отчетности, важно продумать регламент, то есть порядок встречи и ее расписание. Вот пример, как можно провести стандартное собрание:

1. Приветствие. Короткое приветствие взбодрит подчиненных и даст им время настроиться на обсуждение.
2. Анализ прошлых результатов. В зависимости от того, какая планерка проводится – ежедневная или еженедельная, анализируются результаты прошлой недели или вчерашнего дня. Необходимо отметить лучших работников и попросить их рассказать, как им удалось добиться хороших результатов. Это полезный прием, который покажет сотрудникам, насколько они значимы в коллективе.
3. Постановка планов. После обсуждения прошлых результатов необходимо озвучить цели на ближайший период. Краткосрочный план зависит от того, каков был план на месяц или квартал и сколько уже выполнено.
4. Обозначение действий. Важно сказать, какие именно действия должен выполнить коллектив и отдельно взятые сотрудники, чтобы краткосрочный план был выполнен.
5. Мотивация. В конце необходимо мотивировать работников и настроить их на позитивный лад.

Также в планерку можно включить небольшой блок-обсуждение нерабочих вопросов. Он необходим для формирования дружеской атмосферы, особенно при дистанционной работе. Можно поздравить работника с Днем рождения, другими праздниками. Также в рамках планерки можно обсудить корпоративы. 

После завершения собрания можно собрать подписи с присутствующих для подтверждения того, что они прослушали информацию от РОПа. Это необходимо для того, чтобы в будущем избежать конфликтов. Например, на планерке были распределены обязанности между работниками в рамках корпоративного конкурса. Но один из подчиненных не выполнил свою часть работы и утверждает, что не знал о задании. В таком случае РОП мог бы предъявить подпись этого работника. 

Подписи собираются на распечатанном регламенте, в котором обозначены тезисы с текущей планерки. В документе обязательно отмечаются присутствующие, прописываются планы, задания, сроки выполнения и ответственные лица. Документ в электронном виде можно отправить на почту сотрудников, чтобы при необходимости они еще раз ознакомились с информацией.

Почему собрание не дает эффекта

Если РОП регулярно собирает продавцов для обсуждения результатов и планов, но качество их работы не улучшается, значит, проблема кроется в организации планерки. Есть четыре причины, в которых может быть дело:

• работник не понимает, зачем вообще нужны такие встречи. Он идет на собрание просто потому что «так надо». Важно, чтобы у каждого собрания была конкретная цель;
• нет четкой структуры совещания, из-за чего оно превращается в дружескую болтовню;
• повестка дня определена неточно, и РОП уходит от темы;
• ведутся протоколы собрания, которые не несут ценности. Работники изучают протокол, но не понимают, что именно из него надо вынести.

Проведение планерок – это такой же навык, как и любые другие. Руководителю важно знать правила собраний и стараться применять их в работе. Тогда регулярные встречи станут продуктивными. Работники научатся организовывать свою работу самостоятельно, станут более дисциплинированными и ответственными.