Переводим бизнес на удаленный формат

Бизнес на удаленке – эта тема сегодня будоражит мозг любого владельца компании. Ведь речь идет не о том, как повысить эффективность работы предприятия, а как выжить в непростое время, когда можно либо все потерять, либо стартануть быстрее, чем это сделают конкуренты. 

Подготовительный этап и скорость

Без подготовки все можно сделать просто: отправить всех сотрудников домой, издать приказ – быть в рабочее время за компьютерами с видеосвязью и работать по текущим бизнес-процессам, но только из дома, а не из офиса. Будет результат? Какой-то будет, но не тот, который требуется.

Главное условие быстрого перехода из офлайн- в онлайн-среду – это скорость. Времени на раскачку просто нет. Каких ошибок важно избежать:

• не скорректировать стратегию развития компании в части продаж, маркетинга, финансов, персонала, посчитав, что ничего, по сути, не меняется, только сотрудники начинают работать из дома;
• не оптимизировать бюджеты, направляемые на рекламу, маркетинг и в целом не пересмотреть политику затрат;
• автоматизировать все, что только возможно, потратить кучу денег на подключение сервисов, но не выстроить систему контроля работы;
• не провести обязательное обучение для персонала, которому предстоит научиться работать по-новому;
• переложить ответственность за работу отделов в новых условиях на их руководителей.

Оперативно проанализируйте текущие бизнес-процессы и определите, какие из них не смогут функционировать в старом формате совсем. Например, это может коснуться логистики, поскольку невозможно доставить клиентам или получить от поставщиков продукцию с помощью железнодорожных перевозок. Чтобы решить вопросы, потребуется:

• проанализировать ситуацию на рынке перевозок, хранения и доставки грузов;
• найти новых перевозчиков;
• обратиться к компаниям, занимающимся доставками;
• рассмотреть возможности курьерской доставки, просчитав затраты на ее организацию, или передать этот функционал на аутсорс.

Второе – определить бизнес-процессы, которые быстро и оперативно можно перевести на дистанционный формат работы. Как правило, достаточно быстро переводятся на дистанционку отделы продаж, маркетинга и рекламы, управления персоналом, бухгалтерия. Останется лишь организовать общее информационное сетевое пространство, чтобы в него мог попасть любой сотрудник компании, но при этом оно оставалось закрытым для посторонних.

Третье – продумать альтернативную замену офлайн-услуги на онлайн-формат. Пример – ресторанные бизнесы, которым пришлось перейти на доставку готовой еды клиентам. Или перейти от продаж в обычном офлайн-магазине, открыть интернет-магазин, привлечь клиентов, предложив, бесплатную доставку.

Персонал и его установки по онлайн-работе

Второй важный этап – это работа с персоналом по переводу на удаленку. Даже при оптимизированных бизнес-процессах, можно столкнутся с тем, что эффективность работы будет низкой. Это связано, в большей степени, с человеческим фактором, а не с бизнес-средой, в которой сотрудникам придется действовать.

Фактор № 1. Персонал считает, что может успевать работать и заниматься домашними делами, поскольку высвобождается время, которое ранее тратилось на дорогу. Результат – расслабленность. Решение:

• составить график предоставления промежуточных отчетов в течение дня с указанием точного времени;
• проводить регулярные короткие совещания по видеосвязи: в начале рабочего дня – обязательно, далее каждые два-три часа;
• организовать видеотрансляции с рабочих мест с помощью специальных программ, например, zoom, skype, когда в едином сетевом пространстве видно, что делает сотрудник: звонит, работает за компьютером.

Фактор № 2. Неготовность близких воспринимать домашнее присутствие вашего работника как работу. Некоторые сотрудники могут попросить изменить график работы, например, начинать рабочий день раньше, чем обычно. Идти навстречу или нет, каждая компания решает самостоятельно, исходя из того, насколько сотрудник ценен.

Фактор № 3. Отсутствие заранее подготовленного рабочего места, например, проблемы с интернет-соединением. Работодателю придется заранее определить, какие требования к сети, телефонии, компьютерному оснащению должны быть выполнены работниками. В некоторых случаях, придется помочь персоналу организовать home-office, обеспечить оборудованием.

Фактор № 4. Дом расслабляет, можно сделать для себя послабления по форме одежды, прическе. С этим тоже нужно определяться заранее и договориться, какая форма одежды должна быть, и это будет отслеживаться по видеосвязи во время совещаний. 

Контроль 

Прежде, чем переводить людей на дистанцию, важно отработать оперативные методы контроля их работы вне офиса. Задействовать можно программное обеспечение, которое позволит:

• прослушивать звонки менеджеров, например, с помощью сервиса Sipuni;
• контролировать присутствие менеджеров на рабочем месте с помощью zoom или, например, оценивая скорость реакции на сообщения в чатах;
• автоматизировать обзвоны клиентов, для этого можно использовать программу «Скорозвон»;
• перевести отчетность в сетевой формат, позволяющий видеть в течение рабочего дня, как заполняются данные, какую информацию передает менеджер в конце работы – как вариант – интерактивные доски, на которых фиксируются результаты;
• определиться и выбрать ПО для проведения совещаний, конференций, личных переговоров с сотрудниками и клиентами.

Все это будет работать только при одном условии: если будут определены конкретные показатели/действия, с помощью которых можно контролировать процессы. Например, потребуется установить:

• график работы со временем начала и окончания рабочего дня, перерывы на обед;
• жесткие временные рамки предоставления отчетности;
• время выхода на связь или присутствия на видео-совещании;
• количество звонков, которое должно быть сделано менеджерами клиентам;
• систему санкций за отсутствие сотрудника на дистанционном рабочем месте.

И, конечно, только в случае если сам руководитель подразделения способен контролировать работу персонала каждый день в системе, будет результат. Без такого контроля он просто недостижим.

Организация переходного периода 

Важно самим руководителям бизнеса понимать, что придется менять установки персонала, и делать это нужно сразу, а не постепенно. Переходный период не должен быть длительным, реализовываться быстро, без раскачки. Просто в один день условия меняются и должны выполняться. 

Чтобы минимизировать период адаптации, необходимо:

• провести обучение по новым правилам работы;
• разъяснить новые регламенты работы, определить точки контроля;
• показать изменения в системе отчетов, отработать заполнение, показать возможные ошибки, чтобы минимизировать их появление в реальной работе;
• довести до персонала систему штрафов и поощрений за выполнение новых требований;
• ознакомить с внесенными изменениями в мотивационную схему, правилами расчета переменной части оплаты труда;
• проконтролировать наличие у сотрудников требуемого программного обеспечения, качество сети, наличие доступов к информационным ресурсам;
• передавать обратную связь по результатам работы регулярно, в течение первой недели предоставлять рекомендации по улучшению организации дистанционного рабочего графика и приемов работы.

И, наконец, есть еще один момент, который важно предусмотреть. Раньше все сотрудники работали единой командой. Теперь, когда каждый работник потерял возможность личного контакта с коллегами в офисе, важно сохранить командный стиль работы. Для этого можно:

• ежедневно общаться с каждым подчиненным;
• проводить совещания, объединяя всех работников в едином информационном пространстве;
• создать коллективный чат в Telegram, WhatsApp или Skype для отправки отчетов о выполнении планов;
• оценивать ежедневные результаты работы, как каждого подчиненного, так и всего подразделения;
• проводить конкурсы для менеджеров, мотивирующие их активно работать.

Если бизнес был правильно переведен на удаленный формат, провал в продажах или снижение оборотов, если и будет, то непродолжительным и незначительным, а все эффективные специалисты останутся работать в организации.