Отчеты менеджера по продажам – способ держать ситуацию под контролем

Менеджер по продажам – ключевая фигура в бизнесе. Его деятельность делится на две части: процесс и результат. Контроль работы менеджера осуществляется именно по результатам работы, ведь они являются конкретными достижениями и имеют измеримые критерии.

Одним из компетентных методов контроля считаются ежедневный и еженедельный отчеты менеджера. Показатели для контроля в разных компаниях могут варьироваться, но существуют основные, которые являются актуальными для всех видов бизнес-проектов:

• количество привлеченных лидов;
• число закрытых сделок;
• сумма выручки.

Цели системы отчетности

• Контроль текущей ситуации.
• Выявление ошибок и недостатков в работе.
• Разработка путей их коррекции.
• Планирование будущего роста компании.
• Обобщение опыта.
• Стимуляция конкуренции между продавцами. 

Формы отчетности менеджера по продажам

Отчеты составляются за разные периоды времени, и все они важны, но еженедельный и ежедневный занимают особое место. Они являются основой эффективности как текущей деятельности, так и будущей.

Еженедельный план

Четверть месячного плана. Если отчет за неделю неутешителен, то это прямая угроза для месячной программы развития.

План оплат на неделю

Менеджер в конце недели заполняет специальную форму в CRM. Полученные данные обсуждаются на общем собрании: делаются соответствующие выводы, намечаются планы улучшения сложившейся ситуации.

Немаловажным является тот факт, что успехи и промахи сотрудников становятся достоянием всего коллектива. Для многих это служит толчком к более продуктивной работе.

Ежедневный отчет

Представляет собой форму, в которую менеджер заносит итог работы за день в цифрах. Цифровые значения показывают конкретные результаты деятельности, позволяют достовернее провести сравнения.

Факт оплат за прошедший день имеет следующие пункты:

• дата сделки;
• наименование товара;
• полученная сумма;
• статус и вид оплаты.

Уместно требовать от продавца подобный отчет несколько раз в день. Это не занимает много времени, но повышает эффективность работы, служит дисциплинирующим моментом.

План оплат на следующий день

Имеет те же показатели, что и план за прошедший день. Основой данного прогноза служит декомпозиция плана продаж на неделю. Отчет сдается один раз, в конце рабочего дня.

Сводная таблица показателей по отделу продаж

Оформляется по принципу «доска». Главным ее достоинством является визуализация итогов трудовой деятельности. Это позволяет сотруднику видеть свои результаты и сравнивать их с результатами других, что мотивирует на дополнительные усилия для решения проблем. 

4 шага организации «доски»: 

1. Установление Dashboard, или информационной панели. Представляет собой электронную или настоящую доску, на которой собирается нужная информация. Должна иметь подвижную форму, чтобы показатели легко менялись.

Показатели для настройки панели:

• личные данные сотрудника;
• процент выполнения плана на сегодня;
• новая база клиентов: звонки, встречи;
• текущая база клиентов: активность работы с ними;
• процент выполнения месячного плана.

В системе «Светофор» показатели отображаются в цветовой гамме. Это повышает наглядность: зеленая зона указывает на положительную динамику, красная – на отрицательную. 

1. Регулярная рассылка отчета менеджерам помогает им изучать опыт лучших сотрудников.
2. Следует выделять не только «отличников», но и «двоечников». Каждый должен быть уверен во внимании к своей персоне со стороны руководства. 
3. Настройка целей в CRM поможет в составлении отчетов.  

Pipeline

Pipeline называют динамической воронкой продаж, хотя она и представлена в виде таблицы. Pipeline отражает все проводимые специалистом сделки, вне зависимости от их стадии и вероятности оплаты. Хорошо подходит для долгосрочного планирования, но для рядового менеджера актуальны планы на завтра и на неделю.

Во время взаимодействия с клиентом продавец вносит все изменения в таблицу pipeline. Руководитель ежедневно проводит контроль деятельности каждого сотрудника, одновременно формирует общий отчет по отделу. На основании полученных данных руководитель имеет возможность исправить ситуацию, направить усилия сотрудника в нужное русло.

Процесс контроля проводится дважды в день: первый раз – в 11–12 часов, второй – в 15–16. Таким образом, остается время для работы над ошибками.

Категории для личного pipeline менеджера по продажам:

• контрагент – название и адрес компании, с которой ведется работа, должность и личные данные лица, принимающего решение. Информация собирается тщательно, с прицелом на дальнейшее использование;
• сумма сделки – размер предполагаемой оплаты высчитывается от ожидаемого объема продаж;
• этап сделки – этап воронки, на котором находится контрагент. Здесь важна скорость движения к завершению сделки;
• товар/услуга – вид продукции, который планирует приобрести контрагент;
• дата завершения операции необходима для контроля за сроком исполнения;
• вероятность оплаты зависит от этапа воронки, на которой находится контрагент.

Отталкиваясь от полученных данных, продавец может просчитать действия для получения плодотворных результатов. 

Задачи контроля pipeline: 

• настроить соответствующую таблицу в CRM;
• составить план оплат на месяц, разбить его на недели и дни. Определить вероятность оплаты, исходя из стадии сделки. Так, отправка коммерческого предложения предполагает вероятность оплаты не более 50 %, договора – 50–70 %. Подписание договора «тянет» на 70–90 %, выставленный счет – 90–100 %;
• важна динамика клиентов: места тех, с кем сделка закрыта, должны занимать новые покупатели;
• по каждой сделке нужны изменения. Статус сделки должен двигаться в сторону закрытия. Остановка, а тем более регресс, недопустимы.
• необходим мониторинг размера среднего чека в целом по отделу и по каждому менеджеру. Величину данного показателя можно вовремя скорректировать. Для этого есть 2 способа: up-sale – предложение клиенту более дорогой продукции, cross-sale – дополнение покупки сопутствующим товаром. 

Пример. Ателье по пошиву верхней одежды сделало заказ тканей оптом в интернет-магазине. Руководитель отдела продаж посоветовал менеджеру предложить заказчику швейную фурнитуру по акции. Ателье приняло предложение. Таким образом, магазину удалось увеличить средний чек. 

• При незначительном pipeline руководитель обязан провести индивидуальную работу с менеджером: анализировать клиентскую базу в CRM с целью подбора новых покупателей.
• Для стимуляции клиентов на стадии заключения договора стоит использовать маркетинговые приемы: сделать подарок, предложить бонусы или скидку.

Этапы в pipeline 

• Поиск потенциальных покупателей.
• Получение контактных данных клиентов.
• Телефонный или личный контакты.
• Подача коммерческого предложения.
• Заключение договора.
• Закрытие сделки. 

Собрания и совещания

Собрания и совещания не являются элементом системы отчетности, но играют значимую роль в деле контроля. 

Ежедневные мероприятия в отделе продаж призваны подвести итоги за предшествующий период и наметить план работы на сегодня. В течение получаса обсуждаются:

• вчерашний результат;
• как повторить, если он был положительным;
• как избежать, если он был отрицательным;
• предварительные показатели выполнения месячного плана;
• факт продаж за вчера и план продаж на сегодня как по каждому менеджеру, так и по отделу.

Собрания должны быть динамичными, создавать положительный настрой на весь рабочий день. Следует избегать лишних разговоров, вопросы должны подниматься только по существу.

Важна психологическая составляющая: человек работает лучше, если о его успехах или неудачах известно другим. Совместное общение дает возможность почувствовать себя частью коллектива, повышает уровень ответственности.

Вся информация, озвученная на собрании, записывается. Для сравнения необходимо иметь записи с предыдущего мероприятия. Кроме этого, информация должна быть отображена визуально, в цифровом виде. Это воссоздает полную картину состояния дел в компании; каждый менеджер имеет возможность увидеть свое место, сравнить собственные достижения с результатами других.

После собрания каждый сотрудник получает план действий на текущий день. В ходе работы возникают проблемы; в целях их решения в течение дня проводятся «пятиминутки» – короткие собрания. Удобное время их проведения в 11, 14, 16 часов. Это позволяет оперативно осуществить коррекцию выявленных нарушений.

Еженедельные собрания и совещания длятся примерно час. Кроме подведения итогов, на них анализируются отдельные моменты работы, проводятся мини-тренинги.

Значение системы отчетности 

Менеджеру еженедельные и ежедневные отчеты помогают:

• увидеть сильные и слабые места в своей работе;
• увеличить количество продаж, соответственно, повысить свой доход. 

Для руководителя отдела это возможность:

• своевременно выявить ошибки в работе специалистов;
• найти пути решения проблем и контролировать их исполнение;
• грамотно провести планирование на будущее.

Ключевым фактором для роста продаж является правильно настроенный систематический контроль. Его фундаментом считается отчетность, в частности, еженедельный и ежедневный отчеты менеджера. Они повышают эффективность работы сегодня и являются своеобразным трамплином для успешной деятельности в будущем.