Основные задачи руководителя отдела продаж
Любой бизнес-процесс, в том числе и продажи, требует соблюдения определенной структуры и следования организационной системе. Созданием этого плана действий для ОП занимается отдельный специалист – руководитель отдела продаж. Однако обязанности РОПа не ограничиваются только налаживанием организационной системы. Основные задачи руководителя отдела продаж являются комплексом должностных обязанностей, совокупность которых способствует эффективной работе менеджеров и всего ОП.
Кто такой руководитель отдела продаж
Руководителем отдела продаж, или РОПом, называется менеджер, который занимается управлением процессов реализации продукции компании на нескольких уровнях. В частности, в его обязанности входит организация работы подчиненных, разработка стратегии и плана роста продаж, анализ отчетности, решение конфликтных ситуаций и другие.
Какими навыками и знаниями должен обладать руководитель отдела продаж
Составить однозначный портрет «идеального руководителя продаж» невозможно. Каждый сотрудник, занимающий эту должность, будет иметь свои личностные качества, убеждения и мировоззрение, которые будут влиять на его управленческую деятельность. Однако можно выделить ряд навыков и умений, которые помогут руководителю отдела продаж выполнять свои основные задачи:
- Умение контролировать эмоции вне зависимости от сложившихся обстоятельств. Стрессоустойчивость играет ключевое значение, поскольку РОПу предстоит ежедневно сталкиваться с различными проблемами, решать их и попутно выполнять другие задачи. Несмотря на критичность обстоятельств, руководитель должен сохранять хладнокровие и невозмутимость.
- Стремление к лучшему и вера в то, что достижение поставленных задач возможно и выполнимо. Амбициозность является одним из основных человеческих качеств, которое мотивирует на выполнение действий. Если же эта черта характера присуща руководителю ОП, то эффективной будет не только его работа, но и деятельность всех его подчиненных.
- Способность быстро принимать решения и выполнять радикальные действия для решения какой-либо задачи. При этом РОП должен быть уверенным, что выбранная тактика правильная.
- Объективное суждение касательно окружающей обстановки. У грамотного лидера не должно быть фаворитов, которых каким-то образом поощряли бы, давали поблажки. РОП должен относиться одинаково ко всем подопечным менеджерам.
- Способность к критическому мышлению и рефлексированию.
- Требовательность к лучшим показателям и безупречной работе. Одной из основных задач руководителя отдела продаж является контроль эффективности работы вверенного штата сотрудников. Для этого он должен уметь проводить регулярные проверки, выявлять существующие проблемы и налаживать рабочий процесс таким образом, чтобы недочеты и сложные ситуации разрешались.
Это список ключевых личностных качеств, которые важны для РОПа и помогут создать продуктивный и стремящийся к лучшим результатам коллектив. Помимо основных черт характера, руководитель должен иметь и профессиональные качества, которые помогут ему успешно работать и продвигаться на управленческом месте.
Основными из этой группы умений управленца являются способность управлять несколькими или группой подчиненных, а также знание своей профессии. Если РОП знает и разбирается в тонкостях своей работы, то он сможет заработать себе авторитет среди собственных подчиненных. В противном случае непрофессионализм будет заметен в любой критической ситуации, что скажется на отношении менеджеров к своему непосредственному начальнику.
Какими профессиональными навыками и знаниями должен обладать РОП:
- иметь профильное образование;
- иметь опыт работы в сфере продаж;
- стремиться к развитию и продвижению собственного дела;
- уметь выбирать эффективные и результативные стратегии для работы;
- уметь повышать продуктивность отдела и показатели эффективности при помощи внедрения современных технологий.
При этом, чтобы справляться со своими основными задачами руководителя отдела продаж, управленец должен являться хорошим менеджером, принимать взвешенные и обоснованные решения в критических ситуациях. При необходимости РОП должен уметь идти на риски, распределять ресурсы компании и расставлять приоритеты.
От грамотности использования ресурсов компании и четкости распределения задач зависит эффективность всего ОП. Поэтому в работе РОП также важны и организаторские навыки. В частности, управленцу необходимо:
- Умение выражаться ясно и лаконично, особенно в том, что касается распределения задач между подчиненными. При необходимости придется изъяснять планы ОП повторно.
- Способность ставить конкретные требования и сроки для каждого доверяемого сотруднику задания.
- Способность хвалить подчиненных в случаях, когда проверка выполненных задач показала грамотность работы менеджера. Не менее важным навыком начальника является и умение указать на недочеты в трудовой деятельности менеджера и помочь исключить их в будущем.
- Навык сохранять спокойствие даже в самых критических ситуациях. РОПу необходимо рационально анализировать появившиеся проблемы и искать оптимальные пути их решения.
Совокупность всех этих качеств у РОПа помогает в оптимизации рабочего процесса ОП и выполнении основных задач руководителя отдела продаж.
Должностные обязанности руководителя отдела продаж
Управленческая должность в отделе продаж требует от сотрудника постоянно выполнения ряда профессиональных задач. В частности, к должностным обязанностям РОПа относят:
- Планирование – составление общих и частных планов, регламентация графика работы, установка времени для совещаний, планерок.
- Декомпозиция – разделение крупных задач на десятки мелких подзадач и распределение их между подчиненными для выполнения.
- Мотивация подчиненных – работа с групповой или персональной мотивацией, продумывание и внедрение материальных и нематериальных поощрений для менеджеров.
- Организация деятельности ОП – создание и внедрение рабочих инструкций, форм отчетов и других инструментов.
- Контроль деятельности – просмотр отчетов, анализ и сравнение показателей эффективности.
- Обучение сотрудников – помощь в первичном освоении профессиональных обязанностей менеджеров, коллективные и персональные курсы для развития навыков, повышения квалификации продажников.
- Подбор персонала – составление рекомендаций для вышестоящего руководства в отношении того, каких сотрудников стоит продвигать выше по карьерной лестнице.
Список должностных обязанностей РОПа может дополняться и другими задачами, что зависит от политики конкретной компании и выбранной сферы бизнеса. Однако все они должны быть регламентированы, что позволит руководящему звену лучше понять и достигать поставленные перед ним задачи.
Ответственность руководителя отдела продаж
Одной из главных ответственностей РОПа является выполнение поставленного плана. Чтобы добиться утвержденных целевых показателей, управленец должен контролировать работу менеджеров. Для этого важно применять в работе следующие инструменты:
- Система показателей, которые будут отображать эффективность и успешность деятельности вверенных менеджеров. Динамика этих метрик должна отслеживаться каждый день.
- Отчеты продаж. Именно руководитель формирует формат отчетности, исходя из собственного удобства. Эти сводки данных менеджеры будут сдавать каждый день, неделю и месяц.
- План отгрузок, согласно которому купленные товары будут попадать к клиентам в установленный срок.
- Ежедневные планерки, на которых РОА будет распределять между подчиненными актуальные задания.
Еще одной ответственностью РОПа является контроль за повседневными процессами ОП. Речь идет и о внутренних, и о внешних процессах. Внутренние – всё то, что касается исключительно сотрудников вверенного отдела. Для их контроля управленец собирает и проверяет отчеты, использует dashboard, измеряет рабочее время, проводит проверки по чек-листам. Ко внешним процессам относятся все те, которые связаны с другими подразделениями компании. Речь идет о взаимодействии с бухгалтерией, маркетинговым и производственными отделами.
Кроме этого, руководитель отдела продаж ответственен за создание квалифицированного штата сотрудников ОП. Для формирования коллектива менеджеров, способных наращивать выручку предприятия, управленец должен:
- Уметь вычислять количество менеджеров, необходимое для выполнения поставленного вышестоящим руководством плана продаж.
- Выдвигать конкретные требования к кандидатам, которые могли бы работать в вверенном ему отделе.
- Изучать анкеты кандидатов для выбора тех, кого следует пригласить на собеседование и привлечь к работе в компании.
- Проводить собеседования с одним или группой кандидатов на должность менеджера. В процессе интервью РОП должен выяснить, есть ли у соискателя навыки, необходимые для работы в сфере продаж.
- Создавать оптимальную систему для адаптации новых сотрудников, обучать их и проводить проверку усвоения полученных знаний.
- Регулярно оценивать квалификацию и профессионализм продажников.
Помимо этого, ответственностью руководителя отдела продаж является увольнение тех сотрудников, которые систематически не выполняют поставленный план и не следуют регламенту предприятия.
Права руководителя отдела продаж
Как и любое руководящее звено или подчиненный сотрудник, руководитель отдела продаж имеет некоторые права. К примеру, он может внедрять различные техники и принимать меры, способствующие улучшению процесса продаж. При этом под право корректировки попадают не только скрипты и порядок общения с покупателями, но и каналы привлечения, способы взаимодействия с потребителями.
Еще одно право РОПа касается его кадровых обязанностей. Поскольку именно управленец формирует квалифицированный штат сотрудников ОП, он вправе не только привлекать к работе какого-то конкретного специалиста, но и увольнять того, кто работает неэффективно.
Основные задачи руководителя отдела продаж
Трудовая деятельность РОПа обязует его ежедневно заниматься выполнением комплекса мер. Именно их совокупность и способствует продуктивной работе ОП и его отдельных менеджеров. Итак, основные задачи руководителя отдела продаж:
Планирование
Первой из основных задач руководителя отдела продаж является постановка планов перед каждым менеджером и всем ОП в целом. Это ключевой аспект работы управленца, от которого зависят и показатели сотрудников, и эффективность отдела продаж, и объемы выручки компании. РОП ставит следующие планы:
- В соответствии с ресурсами предприятия.
Это может быть количество менеджеров в отделе, производительность ОП, численность потребителей в клиентской базе фирмы.
- Исходя из текущего состава клиентской базы.
В основе этого плана лежит результат анализа клиентской базы. РОП не только определяет количество клиентов компании в базе, но и выявляет их историю покупок. К примеру, управленец выясняет, что потребитель А совершает 3 заказа по 2 000 рублей каждый, покупатель В – 5 покупок по 1 500, а клиент С – одну закупку на 10 000. На основе покупательской истории РОП составляет план выручки на месяц.
- В соответствии с входящими лидами.
Такие лиды поставляются при помощи работы маркетингового отдела. Результат их деятельности анализируется руководителем ОП. В ходе аналитики РОП вычисляет количество приходящих потребителей и на основе показателя конверсии составляет план выручки на конкретный период.
Декомпозиция плана продаж
Каждый поставленный план является крупной задачей, для решения которой требуется приложить немало усилий и выполнить энное количество действий. Осуществить всё сразу невозможно. Поэтому второй основной задачей руководителя отдела продаж является декомпозиция поставленного плана. Иначе говоря, РОП делит одну большую задачу на несколько мелких и поручает их выполнение определенному сотруднику.
На практике это выглядит следующим образом.
РОП вычисляет размер прибыли, которую компания должна получить до конца текущего года. В процессе ее получения будут обязательные издержки. Управленец просчитывает их, определяет сумму и складывает ее с планируемым размером прибыли. В результате получается размер выручки, которую планируется получить за установленный промежуток времени.
Далее задачей РОПа является определение других мелких задач, выполнение которых необходимо для реализации поставленного плана. К примеру, это могут быть:
- Число закрытых сделок с потребителями.
- Численность выставленных на оплату счетов.
- Количество отправленных коммерческих предложений.
- Величина проведенных личных встреч с клиентами.
- Количество совершенных холодных звонков.
- Число лидов, попавших на первый этап воронки.
Другими словами, задачей руководителя ОП является прохождение воронки продаж в обратном направлении. При этом при преодолении каждого этапа учитывается величина конверсии. Иначе говоря, РОП выяснил, что получить энную выручку можно, закрыв не менее 300 успешных сделок. Если учесть, что на этапе выставления счетов конверсия составляет 50 %, то менеджерам нужно отправить не менее 600 счетов для оплаты. А чтобы продажники выполнили требуемое количество действий этого этапа, им предстоит разослать клиентам не менее 12 000 коммерческих предложений.
Проходя воронку продаж в обратном направлении, РОП вычисляет объем работы, который нужно выполнить для реализации поставленных планов. Далее он распределяется между сотрудниками в соответствии с их динамикой эффективности, продуктивностью, квалификацией. В результате – менеджеры получают план с целевыми значениями, достигать которых нужно ежедневно. А по итогам каждодневной работы и будет выполнен план, поставленный на конкретный отрезок времени.
Мотивация
Третьей из списка основных задач руководителя отдела продаж является создание программы мотивации для находящихся в подчинении сотрудников. Согласно практике игнорирование этой должностной обязанности приводит к тому, что менеджеры работают ниже среднего и способствуют ухудшению показателей эффективности всего ОП.
Разработка системы мотивации персонала осуществляется совместно со специалистом из отдела развития персонала. Если же предприятие небольшое, то к созданию мотивационной программы присоединяется сам собственник. Мотивировать менеджеров работать лучше можно при помощи:
- Материальных вознаграждений – премий за повышение показателей или бонусов по KPI. Размер определяется совместно с гендиректором и финансовым отделом.
- Нематериальных поощрений – корпоративов, грамот, места на стенде лучших сотрудников и прочего. Для выбора конкретной привилегии управленец должен учесть качества менеджеров и их мотивы к лучшей работе.
Создание и внедрение системы мотивации особенно важно, когда ОП работает удаленно. Обычно в таких ситуациях продуктивность менеджеров снижается в несколько раз. Поэтому руководитель внедряет программу, которая спровоцирует у продажников появление желания работать.
Организация работы сотрудников
Четвертая главная задача РОПа – организация процесса работы подчиненных. Главными действиями продажников являются звонки, письма, встречи, отчеты.
Оптимальным решением управленца является внедрение в работу отдела CRM-системы. Ее инструменты помогут сделать продажи управляемыми и:
- Ставить задачи на определенные дни. Можно для каждого менеджера подготавливать список потребителей, которых им нужно проработать в течение конкретного рабочего дня.
- Составлять прогнозы для руководителя. Речь идет о возможных выплатах за отдельный промежуток времени. Система будет суммировать показатели и выдавать предполагаемые прогнозы.
- Просматривать планы рабочего дня. Это позволит РОПу отслеживать реальную работу подразделения: сотрудников, работающих с входящими и исходящими звонками, проводящими личные встречи с клиентами, и другое.
К этой же задаче руководителя относится создание регламентов, настройка внутренней связи отдела, выбор и внедрение инструментария для повышения объемов продаж. С учетом стадий развития продаж РОП также подбирает нужное количество и соотношение продажников – тех, кто:
- ищет новых целевых клиентов;
- подводит потенциальных покупателей к первым продажам;
- взаимодействует с постоянными потребителями.
На основе определенного числа продажников РОП выявляются эффективные системы автоматизации и другие инструменты продаж.
Контроль рабочего процесса
Следующей основной задачей руководителя отдела продаж является отслеживание работы вверенного штата сотрудников. Для этого РОП может:
- Каждый день, неделю или месяц проводить собрания, на которых будут подниматься основные вопросы, разрешаться проблемы, обсуждаться достигнутые цели и полученные результаты.
- Контролировать работу отдела через CRM. Для этого в систему вносят информацию по клиентам и другим рабочим процессам. CRM же будет отслеживать все параметры автоматически и показывать итоговые результаты.
- Собирать ежедневные отчеты менеджеров и проверять их на соответствие поставленным задачам и нормам активности.
- Внедрить инструменты IP-телефонии и прослушивать записи бесед с потребителями, что позволит оценивать качество общения менеджеров.
- Использовать доски результатов, на которых будут отображаться поступления денег и общая активность менеджеров.
- Внедрять карты дня, которые позволяют анализировать непрофильные дела, не имеющие значения на первый взгляд.
Основное внимание в процессе контроля трудовой деятельности вверенного штата сотрудников РОП должен уделять аспектам, связанным с активностью коллектива ОП, и его продуктивности. В частности, оценивать и контролировать нужно следующие моменты деятельности сотрудников отдела продаж:
- Рабочая активность – это числовые выражения, связанные с работой с клиентской базой, контактами, уровнем конверсии, переходами между этапами воронки, выставленными счетами.
- Документация – рабочие инструкции, программы мотивации, сделки с клиентами. При помощи документов формируется понимание того, что управленец ожидает от вверенного коллектива: выполнение планов, получение бонусов и поощрений.
- Взаимодействие с потребителями – соблюдение скриптов, правил составления писем, договоров и другого.
Кроме того, особому контролю со стороны РОПа подлежит несоблюдение установленных норм продаж.
Обучение работников
Последней из основных задач РОПа является обучение продажников. Должностная обязанность не ограничивается только ознакомлением новых сотрудников с деятельностью компании на первых этапах. Сюда же относится и взаимодействие с подчиненными в процессе работы, улучшение показателей, квалификации и других профессиональных качеств.
Кому должен подчиняться руководитель отдела продаж
Подчинение РОПа кому-либо из руководящих лиц зависит от структуры компании. В небольших фирмах непосредственным начальником руководителя отдела продаж является сам владелец. В крупных организациях с разветвленной структурой управленец может подчиняться начальнику отдела продаж, коммерческому директору и другим вышестоящим лицам.
Как правильно подбирать кандидатов
Для выбора квалифицированного управленца на должность РОПа нужно еще на этапе собеседования задать соискателям грамотные вопросы, касающиеся шести основных задач руководителя отдела продаж. Изначально выясняется, каким образом кандидат справлялся со своими должностными обязанностями на прошлой работе и как он планирует их выполнять в новой компании.
Далее следует задать минимум по пять вопросов касательно каждой задачи. К примеру, каким образом кандидат ставит планы продаж, какие системы мотивации лучше использовать, как рассчитывает выплаты менеджерам и другие. Подобрать эффективного РОПа в свою компанию непросто. Важно учесть рекомендации с прошлого места работы, его квалификацию и профессионализм, личностные качества и многое другое.
Если же кандидат на должность соответствует личностным, профессиональным и должностным качествам, присущим эффективному РОПу, то при его найме на работу будут не только полноценно выполняться основные задачи руководителя отдела продаж, но и гораздо быстрее развиваться сама компания.
Основные задачи руководителя отдела продаж – комплекс рабочих процессов, которые способствуют налаживанию эффективной работы ОП, его менеджеров. В результате этого компания ставит всё более высокие цели, достигает их и развивается в несколько раз быстрее.
