Оптимизируем затраты, чтобы бизнес рос

Задача любого бизнеса состоит в получении максимальной прибыли. Чтобы этого добиться, нужно сконцентрироваться на двух задачах: сбалансировать производственные издержки с потенциалом спроса и откинуть все лишние расходы, а ресурсы направить на самые значимые направления для роста компании. 

Как снизить затраты бизнеса и сколько можно сэкономить в результате оптимизации бизнес-процессов? 

Классификация затрат

Все расходы компании делятся на:

• высокоприоритетные, направленные на получение прибыли. К ним относятся маркетинговые издержки, необходимые для того, чтобы привлечь новых и удержать старых клиентов. Сюда также можно отнести бонусы менеджерам по продажам. Благодаря этим издержкам растут продажи, увеличивается прибыль;
• приоритетные, которые включают оплату рекламы, мобильной связи;
• нестратегические, которые обеспечивают деятельность, но не приносят доход. К ним относятся аренда офиса, покупка оргтехники и канцтоваров, заработная плата административных работников.

Оптимизация издержек: что это и когда нужно

Управление ресурсами – важный процесс в менеджменте бизнеса. Только грамотный анализ издержек может стать гарантией успеха.

Многие бизнесмены под оптимизацией понимают сокращение всех затрат и персонала. Для краткосрочной перспективы такая мера может быть эффективной для поднятия результативности. Но в сегодняшних реалиях актуально рассмотреть и другие варианты стратегии по оптимизации бизнеса, выработать план развития и реализовывать его в дальнейшем.

Для роста эффективности расходов чаще всего используются такие модели, как чистое снижение, интенсификация, фиксация.

Чистое снижение расходов

При этой модели уменьшаются издержки от непроизводительных затрат. Экономия происходит за счет изменения постоянных расходов.

Преимущества:

• расходы значительно уменьшаются;
• рентабельность увеличивается.

Недостатки:

• требуется глубокий анализ расходов;
• возрастают недовольства сотрудников;
• снижается производительность труда.

Интенсификация издержек

При таком подходе увеличиваются расходы, но за счет этого растет выручка. Например, это происходит при внедрении новых технологий или вводе оборудования.

Преимущества:

• растут продажи, увеличивается выпуск продукции;
• рентабельность становится выше;
• нововведения поддерживаются сотрудниками компании.

Недостатки:

• требуются инвестиции;
• такой подход возможен только при наличии новых рынков сбыта и покупателей.

Фиксация затрат

Метод позволяет увеличивать выручку, даже если расходы остаются на прежнем уровне. Например, за счет поднятия цен на продукцию или роста производительных издержек и снижения непроизводительных.

Преимущества: рост рентабельности.

Недостатки:

• иногда затруднительно поднять цены;
• увеличивая выпуск продукции, зачастую приходится увеличивать и расходы.

Распространенные ошибки 

Некоторые бизнесмены при выборе пути сокращения расходов делают ошибки. Вот самые распространенные.

Снижение ФОТ

Снижать заработную плату работникам – это мера, которую в первую очередь предпочитают предпринимать некоторые бизнесмены. Но делать этого не стоит, потому что мотивация сотрудника может резко снизиться, ему вряд ли понравятся такие действия руководства.

Урезание оплаты труда приведет к тому, что работник начнет заниматься не выполнением стратегических задач и обязанностей, а поиском нового места работы и источником дополнительного заработка. И если ему подвернется заманчивое предложение, то он сразу же уйдет от вас.

Вместо этого можно вывести работников, не участвующих в рабочем процессе за штат, их функции передать на аутсорсинг, а ключевым сотрудникам зарплату не уменьшать. Так они будут понимать, что компания проявляет о них заботу, и будут делать все возможное для ее роста. 

Если вы все же решили урезать расходы на персонал, то есть два способа:

• оптимизация численности. Сокращение штата необходимо проводить так, чтобы этот процесс не влиял на выполнение производственного плана, а расходы на персонал соответствовали запланированному бюджету;
• оптимизация рабочих процессов, в том числе модернизация организации труда и штатного расписания, внедрение современных технологий и рациональное использование офисных помещений. Метод позволяет максимально снизить хозяйственные и организационные расходы, связанные с персоналом.

Сокращение вложений в маркетинг

Исследования показали, что компании, не сокращающие маркетинговый бюджет во время экономического кризиса, в итоге заняли лидирующие позиции на своем рынке. А те, кто снизил такие инвестиции, сдали свои позиции на рынке и перестали быть конкурентоспособными. 

Отсюда вывод – издержки нужно не снижать, а оптимизировать. А для этого лучше перераспределить маркетинговый бюджет и направить его в сторону прибыльных каналов, отказавшись от малоэффективных. 

Пренебрежение качеством 

Сегодня рынок изменился, конкуренция сейчас более жесткая, а потребитель — образованней. Именно он принимает решение. Когда качество продукции перестает удовлетворять, покупатель сразу же реагирует и может уйти к вашим конкурентам. 

Лучше предложите потребителю дополнительные опции и интересные тарифы. Например, вы стремитесь снизить издержки на доставку, тогда выходом может стать повышение минимальной суммы покупки для бесплатной доставки. Если клиент не готов вам заплатить стоимость продукции или предоставляемой услуги, то можно уменьшить их количество. Но качество ухудшать нельзя.

Переключаем ресурсы на рабочий процесс

Оптимизация издержек – это непрерывная процедура, направляющая ограниченные ресурсы на деятельность с высокой отдачей. Можно выделить несколько ключевых концепций, которые имеют решающее значение для качественного управления затратами.

Бенчмаркинг

Сравните уровень затрат в своем бизнесе и у лидеров рынка для дальнейшего принятия решений. Взгляните на издержки в разных плоскостях и оцените потенциал для их снижения. Оптимизация должна не противоречить, а соответствовать конкурентной политики. Невозможно сокращать расходы в процессах, добавляющих ценность, и в то же время быть конкурентоспособным на рынке. Например, если сократить торговый персонал и не изменить стратегию, то можно отсечь или потерять часть бизнеса.

Информационный поток

Для реализации стратегии нужно четко определиться, на какие возможности компании направить больше ресурсов, а на какие меньше. Принятые решения нужно довести до каждого. Разъясните всем сотрудникам новые стратегические цели, которые нужны для выполнения поставленных задач. По мере распространения этой информации будут меняться корпоративные приоритеты и у менеджеров, и у работников. 

Модернизация оргструктур

Традиционные организационные структуры компании часто работают в ущерб глобальным корпоративным целям и ограничивают взаимодействие в коллективе. Усилия сотрудников дублируются, некоторые задачи остаются без внимания. Чтобы это исправить и направить средства на первоочередные цели, рекомендуем прибегнуть к централизации вспомогательных задач и отдать одному из подразделений компании управление услугами общего пользования. Результатом этого будет улучшение качественных показателей и оптимизация расходов.

Создание нового мышления 

В каждой компании сотрудники принимают ежедневно множество решений по поводу того, как потратить время и ресурсы. Чтобы распределение средств шло на пользу развитию бизнеса, необходимо руководителю выделять время на обсуждение с работниками главных целей и выработку верного образа мышления. Поощряйте своих работников за предложения об улучшении качества, производительности, снижения расходов. Это приведет к созданию нового образа мышления у сотрудников и повысит эффективность.

Конструкторский подход

С целью сокращения расходов можно отказаться от малозначимых характеристик продукции или услуг. Это должно происходить на всех жизненных этапах товара/услуг. Главной задачей является более рациональное использование труда и сырья.

Затягиваем пояса

Текущее положение дел в мире повлияло на поведение потребителей. Они стали менее активными, не совершают спонтанных покупок, а в магазин идут или заказывают услуги при крайней необходимости. К тому же девальвация рубля продолжает оказывать значительное влияние на формирование цены, а это снижает рыночные продажи.

Возможно ли сократить расходы компании быстро и безболезненно? Для этого во время экономической нестабильности внутри компании рекомендуется провести некоторые серьезные изменения:

• сократить нерентабельные торговые или производственные площади;
• оптимизировать инвестиции в маркетинг, пересмотреть рекламный бюджет;
• внедрить усовершенствованную кадровую политику, чтобы исключить дублирование функций персонала;
• развить омниканальные продажи.

Такие действия являются не только реакцией на сложную ситуацию, которая сложилась на рынке, но и мерами по развитию компании в дальнейшем. 

На чем сегодня можно сэкономить

Есть несколько быстрых методов для снижения расходов:

• откажитесь от аренды офиса. Сумма аренды и обслуживание офиса являются весомыми статьями в нестратегических расходах. Если офис не выполняет функции складского помещения, выставочного зала, точки продаж, то без него можно легко обойтись. Если же без аренды офисных помещений не обойтись, то можно попробовать обсудить с арендодателем снижение арендной платы;
• переведите работников с фиксированной зарплаты на процент. Для этого детально изучите обязанности каждого сотрудника. Так как к разным специальностям нужен свой подход. Например, для менеджера по продажам можно установить проценты и бонусы от сделок и выполнения плановых показателей, а для оценки работы бухгалтерии этот способ не подойдет. Можно просчитывать выполненные бухгалтером действия, и выставлять оплату за проведение проводки, подготовленный отчет или сдачу документации в налоговые органы. Возможно, вы придете к выводу, что бухгалтера в штате на постоянной основе держать не рационально, и его можно вывести в аутсорсинг, или предложить ему вести бухгалтерию нескольких компаний, разделив расходы по его оплате с другими предпринимателями;
• перестаньте обслуживать невыгодных клиентов. Если заказчик отнимает у вас много времени, но приносит при этом незначительную часть прибыли, то стоит ли тратить на него свои ресурсы? Проведите ABCXYZ-анализ своих клиентов. Сосредоточьте внимание на взаимоотношениях с ключевыми и предложите им дополнительную привилегию/услугу/продукцию;
• проведите анализ нестратегических расходов. Средства на покупку кофе, канцелярии и расходных материалов можно смело урезать наполовину. Объявите сотрудникам о сокращении этих затрат, они поймут и не будут демотивированы, так это не коснется их заработных плат.

Вывод

Значительное сокращение затрат может произойти только в результате оптимизации бизнес-процессов. Очень трудно снизить какой-либо один вид издержек, не меняя остальные. Почти всегда это требует изменения и других процессов, связанных с этой функцией. Зато устранение нестратегических функций, снижение потребности в ресурсах и их распределение могут привести к успеху и дополнительному приросту эффективности.