Оптимизация расходов в период кризиса

Кризис – это тяжелое время для любого бизнеса. Но даже когда компания терпит убытки, не стоит сразу сокращать сотрудников и уменьшать все возможные расходы. Сохранить эффективность работы организации поможет грамотный подход к оптимизации затрат.

Когда начинается кризис?

Кризис начинается постепенно, но он очень быстро приводит к сокращению прибыли. Чтобы предпринять все возможные меры по уменьшению убытков, необходимо вовремя распознать наступление тяжелых для бизнеса времен по нескольким признакам:

ярко выраженная реакция клиентов на скидки;
сокращение продаж;
уменьшение суммы среднего чека;
снижение конверсии в воронках;
смена приоритетов в потребностях;
просьбы об отсрочке оплаты.

При обнаружении одного из этих явлений рано говорить о возникновении сложной ситуации в экономике. Только совокупность всех или нескольких признаков будет указывать на начало кризиса. После этого необходимо немедленно предпринять все меры по увеличению эффективности работы предприятия.

Как извлечь выгоду во время кризиса?

Кризис – это сложное время для любого бизнесмена, но даже в этот период можно извлечь выгоду из сложившейся ситуации, ведь открывается большое количество новых возможностей:

поставщики легко соглашаются уменьшить цены или предоставить скидки. Благодаря этому можно сократить расходы на закупку сырья;
в этот сложный период руководство компании может легко и быстро принять решение о сокращении ненужных статей расходов и увеличении прибыли;
некоторые организации не выдерживают кризисной ситуации и закрываются. При этом их целевая аудитория начинает искать новые компании для сотрудничества.

Существует несколько стратегий развития компании в непростое кризисное время. Чаще всего руководство начинает снижать текущие расходы, сохраняя при этом объем производства. При этом может возрасти нагрузка на работников предприятия. Этот вариант позволяет компании нормально функционировать, но он не предполагает ее дальнейшего развития.

В период кризиса можно перейти на новые рынки. Следует обратить внимание на те, что располагаются на более высоких уровнях. При этом легко улучшить положение компании, ведь премиальная часть рынка меньше подвержена влиянию кризиса.

Обязательные расходы

Когда кризис вынуждает сокращать издержки, руководство должно внимательно относиться к процессу оптимизации. Некоторые статьи расходов являются обязательными. При принятии решения об уменьшении финансирования необходимо думать в первую очередь о долгосрочных перспективах. При внедрении любой оптимизации следует проанализировать особенности сокращаемой статьи расходов:

проанализировать возможность увеличения отдачи;
спрогнозировать влияние оптимизации на компанию через несколько лет;
выявить все возможные риски, связанные с уменьшением финансирования;
найти все возможные альтернативные решения.

Только грамотный подход к оптимизации производственных процессов поможет руководству сохранить компанию в кризисное время. При этом существует несколько статей расходов, которые ни в коем случае нельзя сокращать:

экономическая безопасность;
поощрения для сотрудников;
развитие организации и внедрение новых идей;
реклама;
оплата труда.

В период кризиса управлять издержками компании очень сложно. Этот процесс требует большого опыта и понимания дела. При сокращении затрат важно подумать о дальнейшем развитии организации и о периоде выхода из кризиса.

Курсы повышения квалификации

Грамотные сотрудники с большим опытом работы и багажом знаний всегда ценятся на рынке труда. Они могут увеличить эффективность компании без сокращения издержек. Поэтому не стоит уменьшать финансирование обучающих программ и мероприятий. Это поможет работникам улучшить свои профессиональные навыки, приобрести новые знания. Во время семинаров и конференций происходит постоянный обмен опытом между сотрудниками из различных предприятий и отраслей. Это позволяет быстро внедрять новые алгоритмы работы и увеличивать производительность труда и скорость изготовления продукции. Во время обучающих семинаров каждый человек получает огромный запас энергии и мотивации. Благодаря этому возрастает эффективность его работы.

На оплату обучающих мероприятий уходит значительная часть бюджета. Сократить расходы, сохранив эффективность работы можно несколькими способами:

обратиться непосредственно к организаторам мероприятия и попросить их снизить стоимость обучения. При грамотном составлении обращения высока вероятность уменьшения цены;
на всех мероприятиях сотрудники должны занимать активную позицию и извлекать из обучения максимум пользы;
руководство компании может посоветовать своим сотрудникам взять с собой диктофон. Аудиозапись поможет им лучше усвоить новый материал;
после завершения мероприятия сотрудники, посетившие его, должны изложить краткое содержание курса. Это поможет руководству выявить самых заинтересованных людей и впоследствии отправлять на дальнейшее обучение именно их.

Сокращение расходов на обучение – это очень серьезный шаг. Он может привести к ухудшению производительности компании. Поэтому гораздо эффективнее будет увеличивать продуктивность работы на семинарах, а не уменьшать финансирование. Это поможет обучить грамотных и ответственных сотрудников, которые гарантированно помогут компании пережить кризисное время.

Связь

В любой современной компании расходы на связь (телефон и Интернет) постоянно растут. В период кризиса некоторые руководители стараются оптимизировать их. Для этого устанавливаются лимиты на длительность международных и междугородних разговоров. Но эффективность работы многих отделов зависит от стабильной связи. Без этого невозможно договориться с поставщиками и клиентами, разработать алгоритм доставки сырья или готовых изделий. Поэтому при сокращении расходов на телефонные разговоры гарантированно сократится объем продаж.

Еще одна важная статья расходов – это Интернет. Уменьшение пропускной способности сети придет к уменьшению скорости работы сотрудников. Это может вызвать задержки в поставках и недовольство клиентов. В любой организации Интернет играет несколько важных ролей:

источник информации для сотрудников;
средство для быстрой и удобной связи внутри компании или для переговоров клиентами и поставщиками;
канал для эффективного продвижения бренда.

Интернет является важной частью жизни человека, поэтому не рекомендуется сокращать расходы на ведение сайта. Он поможет автоматизировать процесс заказа продукции. Клиентам будет удобно узнавать информацию о предоставляемых услугах, и об особенностях работы организации.

Командировки

Личное общение позволяет быстро решить любой производственный вопрос. Именно поэтому многие руководители предпочитают отправлять своих сотрудников в командировки, а не звонить или писать партнерам в других городах. Но на это приходится тратить значительную часть бюджета компании. Сократить эти издержки не получится, ведь это может привести к снижению скорости решения рабочих вопросов. Чтобы увеличить эффективность сотрудников в поездке руководству необходимо предпринять несколько мер:

после всех встреч и совещаний должны быть подготовлены подробные отчеты;
в командировки должны отправляться только сотрудники, способные грамотно планировать свое рабочее время;
перед поездкой необходимо распланировать график всех встреч с партнерами и их представителями;
после возвращения сотрудника из командировки необходимо немедленно приступать к реализации всех новых наработок.

Без рекламы клиенты не узнают о предложениях компании. Поэтому чтобы сохранить объем продаж, а значит, и прибыли, необходимо сохранить уровень финансирования маркетингового отдела.

Сокращение расходов

На любом предприятии можно уменьшить некоторые траты. Грамотный подход к процессу оптимизации поможет руководству увеличить эффективность работы компании и без потерь пережить кризис. Несколько статей расходов можно сократить без ущерба для организации:

сокращение потерь во время производства продукции. Это поможет уменьшить затраты на оплату энергии (топливо, электричество);
сокращение затрат на поддержание статуса организации. В трудные времена можно переехать в недорогой офис, уменьшить количество и объем кабинетов, сдать часть площадей в аренду, оптимизировать расходы на транспорт для сотрудников. Это не скажется на производственном процессе, но поможет уменьшить затраты на поддержание работоспособности компании;
канцелярские товары. Печатая на двух сторонах листа можно не только уменьшить издержки производства, но и внести вклад в сокращение вырубки лесов;
приобретение комплектующих и материалов. В период кризиса многие поставщики легко соглашаются предоставить скидку.

Уменьшение любых, даже небольших статей расходов, поможет руководству предприятия сэкономить значительную сумму. В кризис необходимо стараться увеличить эффективность компании и при этом сохранить объем производства и продажи продукции. Чтобы это сделать следует ответственно отнестись к вопросу сокращения издержек и увеличения производительности. Иногда при необдуманном уменьшении затрат можно получить кратковременную прибыль, но во время кризиса необходимо думать в первую очередь о долгосрочных перспективах развития организации.

Поддержание безопасности

Оптимизация расходов в период кризиса – это важная задача для любого руководителя, но даже в такое непростое время следует увеличить некоторые издержки производства. Рост затрат на поддержание экономической безопасности предприятия поможет ликвидировать многие риски, связанные с кризисом. Необходимо увеличить финансирование системы безопасности, усилить отдел менеджмента, провести юридический аудит.

Еще одна важная статья расходов – это человеческие ресурсы. Нельзя экономить на оплате труда грамотных специалистов. Именно они помогут компании пережить непростые времена и вновь начать нормально функционировать. Большую роль при этом играет система поощрения работников. Он должны стремиться лучше выполнять свою работу, внедрять новые идеи и совершенствовать производственный процесс.

Для увеличения эффективности можно ввести премии за новые разработки и идеи. Небольшие затраты помогут получить впоследствии значительный рост прибыли.

Грамотное планирование развития компании в период кризиса поможет не только сохранить прибыль в это непростое время, но и увеличить объемы производства и найти новые концепции развития.