Оптимизация издержек: на чем сэкономить, чтобы прибыль не уменьшилась

Оптимизировать или сокращать затраты необходимо всегда, вне зависимости от экономической ситуации на рынке. Нужно работать сразу по двум направлениям: пересматривать структуру расходов и уменьшать финансовые затраты.

Классификация затрат

Работа с издержками должна базироваться на анализе доходов и расходов по бухгалтерской и финансовой документации. В рамках анализа расходы разделяются на несколько групп:

• эффективные и неэффективные. В категорию эффективных входят издержки, непосредственно влияющие на выпуск продукции. Неэффективные расходы – те, которые не принесли компании ни одной единицы товара. Например, за рабочую смену было создано десять единиц товаров. Девять штук оказались качественными и отправились на полки магазинов, поэтому затраты на них считаются эффективными. Но последний экземпляр оказался бракованный, значит, затраты на него стали неэффективными;
• релевантные и нерелевантные. К первой разновидности относятся затраты, которые можно регулировать управленческими решениями. Но если руководство не может повлиять на издержки, то они являются нерелевантными;
• прямые и косвенные. Это издержки, формирующие себестоимость. К прямым относится все, что было потрачено в процессе производства – сырье, оборудование, время работы персонала. Общепроизводственные и административные расходы считаются косвенными;
• постоянные, переменные. Если себестоимость одной единицы продукции напрямую зависит от издержки, то она является переменной. Но если затрата по объему одинакова независимо от объема производства, то она входит в группу постоянных.

Когда дело доходит до сокращения издержек, уменьшать можно, в первую очередь, такие группы расходов:

• аренда помещений;
• персонал;
• реклама и продвижение;
• закупки сырья, хранение их на складе.

Аренда помещений

Простой способ оптимизировать расходы компании – снизить расходы на аренду помещений. Например, подобрать помещение меньшей площади или закрыть нерентабельные точки продаж, склады.

Проще и безопаснее всего отказаться от аренды офисных помещений, переведя сотрудников на удаленную работу. В таком случае от компании потребуются только затраты на оборудование, которое придется предоставить работникам.

Затраты на производство

Можно сэкономить на производственных затратах, если использовать методы бережливого производства:

• создавать продукцию небольшими партиями и не хранить много товаров на складе;
• формировать минимальный запас, который должен находиться на складе;
• внедрять такое оборудование, которое легко переключается с одного режима работы на другой и позволяет на одной машине создавать несколько видов товаров;
• запускать производство только после получения заказов на продукцию, чтобы не создавать излишков на складах;
• повышать квалификацию работников, чтобы снизить долю брака.

Также оптимизация затрат на производство может быть за счет снижения расходов на сырье. Однако важно сохранить качество товаров, чтобы не потерять клиентов. Например, можно найти новых поставщиков материалов.

Остатки сырья, производственные отходы тоже стоит подсчитывать, так как иногда их стоимость сравнима с себестоимостью готового товара. Подсчет тоже поможет сократить производственные потери.

Проверка качества

В рамках оптимизации производственных расходов необходимо внедрить контроль за качеством продукции. Однако даже в системе контроля качества есть издержки, на которых можно сэкономить. В системе есть две группы расходов:

• обязательные затраты;
• расходы, которых можно избежать.

В список устранимых затрат входит:

• отходы производства, в том числе возвратные;
• устранение дефектов и ресурсы, которые тратятся на них, например, время работников, материалы и денежные средства;
• дополнительные проверки продукции, если они проводятся при условии, что доля брака изначально известна;
• низкий спрос на продукцию, которая не отвечает запросам потребителя.

Однако при формировании системы контроля качества есть ряд издержек, от которых невозможно избавиться или сократить их:

• проверки поставщиков;
• инструктаж и обучение персонала, который отвечает за контроль качества;
• проведение проверки в соответствии со стандартами компании;
• техническое обслуживание оборудования.

Закупка сырья

Экономия на закупках сырья является самым простым и эффективным методом оптимизации издержек. Вот что можно сделать:

• расширить базу поставщиков, чтобы получить возможность в любой момент заключить договор с новым поставщиком на более выгодных условиях;
• провести классификацию имеющихся контрагентов, чтобы выделить приоритетных и запасных, чтобы избежать ситуаций, когда пора запускать производство, а нужное сырье поставщик не доставил;
• работать со складскими остатками, чтобы обеспечить их низкую оборачиваемость. Необходимо заранее рассчитывать, сколько сырья заказать, чтобы произвести ровно столько экземпляров, сколько нужно для продажи;
• работать с ассортиментом сырья. Необходимо пересчитать нормы потребления материалов для производства, классифицировать сырье по рентабельности товаров, выводить из товарного ассортимента непопулярные товары и перестать закупать сырье на него.

В некоторых компаниях возникают дополнительные издержки при закупке сырья. Они связаны с тем, что процесс закупки чрезмерно формализован. Например, чтобы закупить материалы, компания проводит тендеры среди поставщиков. Вместо того, чтобы выполнять свои прямые обязанности, работники отдела закупок занимаются сбором и оформлением документации на каждого участника тендера.

Доставка товаров

Внешняя логистика – еще одно направление деятельностей компании, на котором можно экономить. Компания, которая предоставляет клиентам услугу по доставке товаров, выполняет ее двумя способами:

• сотрудничает с транспортными компаниями;
• держит в штате собственных курьеров и предоставляет им автомобили.

Если предприятие сотрудничает со сторонними службами доставки, то необходимо действовать так же, как при оптимизации закупок сырья: постоянно мониторить предложения транспортных компаний, ранжировать их по степени надежности, пересматривать условия с существующими партнерами.

Организационная структура

Чтобы оптимизировать административный аппарат, необходимо упростить его. Например, объединить несколько подразделений со схожим функционалом в одно, сократить численность руководителей среднего звена. Затем необходимо прописать для оставшихся должностей инструкции, чтобы действия работников на разных позициях не дублировались.

Вслед за организационной структурой необходимо провести оптимизацию внутри самих отделов. Если после упрощения оргструктуры остались задачи, не закрепленные ни за одной должностью, необходимо распределить их среди имеющихся сотрудников. У отдельных исполнителей можно расширять функционал, если они способны взять на себя задачи двух смежных специалистов. При таком подходе этим работникам придется повышать зарплату, однако повышенная ставка все равно выгоднее, чем содержание двух отдельных работников.

При необходимости можно оптимизировать численность штата. Начинать оптимизацию следует с постановки целей компании или отделу. Затем цель декомпозируется, чтобы можно было оценить необходимое количество работников для ее достижения. Чтобы оценивать продуктивность сотрудников, можно внедрить систему KPI и связать ее с расчетом зарплаты. В таком случае получится сэкономить средства из фонда оплаты труда, ведь сотрудники будут получать деньги за фактически выполненные задачи, которые прямо или косвенно принесли компании прибыль.

Автоматизация бизнес-процессов

В любой компании есть ряд второстепенных задач, на которые работники тратят время. Если упростить их выполнение, то время сотрудников получится сэкономить, и они потратят его на целевые задачи, способные принести компании прибыль. Вот что можно автоматизировать:

• формирование отчетности и составление ее по единому стандарту – во всех подразделениях;
• формирование заявок для других отделов или для поставщиков;
• взаимодействие с клиентами, например, набор номеров при обзвоне клиентской базы;
• постановка целей и задач подчиненным на день.

Что нельзя оптимизировать

Казалось бы, оптимизация затрагивает все уровни компании и направления ее деятельности. Однако есть ряд вещей, которые не рекомендуется делать даже ради сокращения издержек:

• явно экономить на работниках – снижать зарплаты до прожиточного минимума и не давать возможности заработать, убирать соцпакет, отменять корпоративы. Это может обернуться кадровыми проблемами. Работники будут увольняться и компания станет непривлекательной на рынке труда;
• урезать расходы на маркетинг, не проведя предварительный анализ каналов привлечения покупателей. Из-за этого можно случайно закрыть канал, который приводил целевых клиентов. Выручка и прибыли сократятся еще больше.

Чтобы оптимизация издержек прошла успешно, необходимо сопровождать ее постоянным мониторингом ключевых показателей. Благодаря ему получится дать объективную оценку ситуации в компании. Показатели можно включить в регулярные отчеты бухгалтера, например, в отчет о доходах и расходах, в платежный календарь, в управленческий отчет.