Обязанности руководителя компании

Управление отделом, организацией и даже несколькими работниками ­­­­­­­­­– это непростая задача. Справиться с ней по силам человеку, строго выполняющему должностные обязанности руководителя. В том, что руководящему звену предприятия (директору, ведущему менеджеру) нужно знать и уметь применять на практике, а также в том, какие обязанности возложены на руководителя организации, разберемся подробнее.

Где прописаны должностные обязанности руководителя

Все обязанности руководителя организации делятся на общие и специальные. Общие закреплены в нормативно-правовых актах по конкретному учреждению, а специальные устанавливаются вышестоящими лицами. Найти перечень обязанностей можно в таких документах:

• Положение об организации или структурном подразделении;
• Должностная инструкция;
• Устав;
• Правила внутреннего распорядка;
• Контракт;
• Распоряжения и приказы вышестоящих органов.

На должность руководителя должны назначаться лица, не допускающие фаворитизма, не замалчивающие успехи сотрудников, не перекладывающие свои обязанности на других, но умеющие делегировать полномочия.

Типы руководителей

Обязанность управленца – это формирование строгих правил существования в коллективе. Но не все им следуют. В зависимости от отношения к своим обязанностям принято выделять пять типов руководителей:

1. Лидер, сочетающий безразличное отношение к людям с заботой о производстве. Такой руководитель хорош в разрешении кризисных ситуаций, когда его полномочия значительно расширяются.
2. Лидер, максимально беспокоящийся о сотрудниках и минимально о работе. Он сводит свои обязанности к заботе о коллективе, качество работы при этом довольно часто страдает.
3. Лидер, не имеющий определенных ориентиров. К своим обязанностям он относится не слишком трепетно, потому часто ими пренебрегает, по большей части даже не представляя, чем именно должен заниматься.
4. Промежуточный тип лидера. Не пренебрегает должностными обязанностями, но старается придерживаться неформального типа общения с коллективом, что удается не всегда.
5. Лидер, осуществляющий синтез приоритетов. Один из лучших типов лидера. Он умеет завоевать уважение коллектива и при этом сохранить рабочую атмосферу.

Также всех лидеров можно разделить по типу отношения к своим должностным обязанностям:

1. Фасадисты – пренебрегают обязанностями ради достижения личных корыстных целей, реально существующие проблемы ими игнорируются.
2. Патерналисты – стараются подавить подчиненных личным авторитетом, при этом таким руководителям удается создать лояльный к себе коллектив, способный выручить предприятие в момент кризиса.
3. Оппортунисты – с готовностью пренебрегают своими обязанностями ради одобрения вышестоящих лиц.

Грамотный руководитель тесно связан с подчиненными, знает обо всех их проблемах, умеет ставить цели и настаивать на их выполнении.

Общий перечень должностных обязанностей руководящего звена

Директор компании, менеджер любого звена и даже простой работник имеют собственные должностные обязанности, качество выполнения которых влияет на благополучие организации. Так, директор обязан:

• выполнять взятые на себя задачи;
• контролировать работу сотрудников, следить за ее качеством;
• способствовать повышению корпоративной культуры, созданию позитивного настроя в коллективе;
• заниматься материальным обеспечением предприятия (следить за поступлением техники, материалов, необходимых для выполнения сотрудниками должностных обязанностей), контролировать хозяйственную часть;
• следить за выполнением плана работы;
• отчитываться перед учредителями о работе организации, соответствии прогнозов полученным итогам;
• своевременно направлять сотрудников на повышение квалификации, обучение и переобучение;
• оценивать качество работы каждого сотрудника;
• решать текущие проблемы;
• работать над предупреждением возникновения проблематичных ситуаций в дальнейшем;
• принимать решения и нести ответственность за последствия своих действий;
• делегировать полномочия, справедливо распределяя работу между сотрудниками.

Всё перечисленное сводится к следующему:

1. Руководитель занимает отведенное ему место, поскольку умеет правильно организовать работу коллектива. Он должен обучиться планированию и выполнению поставленных задач, неукоснительному следованию намеченному, требовать такого же отношения к планам со стороны подчиненных. Руководитель должен уметь делать сложные задачи простыми, грамотно распределять их между подчиненными. Ему нужно владеть ситуацией полностью, знать о любых внешних и внутренних изменениях, быть готовым к минимизации рисков. Работа коллектива организуется таким образом, чтобы все ресурсы компании были задействованы максимально возможным путем. Только так добиваются положительных результатов не только в краткосрочной, но и в долгосрочной перспективе.
2. Распределение обязанностей. Грамотное распределение ответственности – залог успешной работы предприятия. Руководитель не должен брать всю ответственность на себя. Он обязан поручать часть дел сотрудникам, выбирая из штата лиц, наиболее подходящих для выполнения конкретной задачи. Делегирование полномочий – это то, чему в первую очередь должен обучиться любой менеджер. Если он этого не умеет, во-первых, всю работу придется делать самому, во-вторых, произойдет быстрое выгорание, следствием которого станет ухудшение качества работы. Правильное делегирование полномочий зависит от того, сумел ли руководитель выстроить доверительные отношения с подчиненными, видит ли он их сильные стороны, плюсы и минусы. Если директор обладает всей информацией, то он будет успешно справляться с любыми задачами. Кроме того, хороший менеджер умеет четко выражать свои мысли и формулировать понятные цели.
3. Продуктивное взаимодействие. Успешное взаимодействие сотрудников в коллективе напрямую зависит от степени коммуникабельности и лояльности его руководителя. Отличный менеджер помогает работникам налаживать как профессиональные, так и личные контакты, только в этом случае не произойдет коллапса при возникновении форс-мажорных обстоятельств. Подчиненных важно учить договариваться внутри отдела, а руководителей согласовывать работу между собой. Это поможет избежать сплетен и кляуз, улучшить атмосферу на рабочем месте. Каждый работник будет чувствовать себя частью чего-то большого и очень важного. Руководитель возглавляет цепочку коммуникации, он принимает основную массу решений, но должен уметь представить это сотрудникам так, будто именно их идеи и предложения повлияли на конечный результат. Продуктивное взаимодействие руководства и коллектива зависит от того, знает ли директор о том, что помимо кнута существует еще и пряник. Работников важно хвалить в подходящий момент и ругать так, чтобы неприятный разговор подтолкнул человека в правильном направлении, заставил стремиться к лучшему, большему.
4. Сила в контроле. Руководящее лицо должно обладать темпераментом, знаниями и характером, достаточными для регулярного контроля действий подчиненных и качества выполненной ими работы. При этом важно не просто контролировать процесс, а анализировать ситуацию, делать выводы, работать над улучшением положения. Степень контроля и методы директор выбирает самостоятельно, ориентируясь на атмосферу в коллективе и уровень подготовки работников. Так, если сотрудники часто опаздывают на работу, уходят без предупреждения, при этом не выполняют должностных обязанностей, имеет смысл ужесточить контроль, принять меры для наказания. Но если опоздания и отлучки не мешают качеству работы, то разумнее позволить сотрудникам трудиться в комфортном для них режиме. Жесткие меры в этом случае настроят коллектив против руководителя, уменьшат мотивацию, возможно, приведут к снижению показателей по выполнению плана.
5. Развитие межличностных отношений. Человеческий фактор – это причина, по которой разоряются даже самые крупные и богатые компании. Дружный коллектив способен преодолеть любые кризисы, поэтому многие руководители прилагают немало усилий для сплочения подчиненных. Но это палка о двух концах: друзья склонны закрывать глаза на допущенные неточности, просчеты, низкое качество работы. Чтобы этого не допустить, в коллективе необходимо придерживаться золотой середины, разделяя личное и профессиональное. Специалисты по межличностным отношениям советуют руководителям поддерживать на рабочем месте здоровую конкуренцию, стимулируя работников выполнять свои обязанности лучше, чем остальные. Это повышает эффективность труда.
6. Анализ положения. Хороший управленец анализирует итоги и оценивает промежуточные результаты, он умеет фиксировать полученные данные, представлять их сотрудникам и вышестоящим лицам. Анализ сложившейся ситуации помогает произвести оценку соответствия ожиданий реальности и выработать план мероприятий на будущее, включив в него работу над ошибками.
7. Аудит. Все происходящие на предприятии процессы оцениваются по степени их эффективности. Анализу подвергается всё, что влияет на работу организации. Грамотный руководитель обязан дать оценку произведенным работам и вносить собственные предложения по улучшению их качества.

В обязанности руководящего состава также входит подбор персонала, организация отдыха работников, создание системы поощрений и наказаний. Обязанности и права директора, менеджера и других руководящих лиц прописываются в должностных инструкциях. Это крайне важно: непозволительно допускать к работе лиц, незнакомых со своими обязанностями и не имеющими представления, зачем и для чего они поставлены на конкретную должность.

Обязанности руководителя отдела продаж

Рассмотрим обязанности руководителя отдела продаж. Он должен заниматься:

• планированием (составляет общие и частные планы, регламентирует режим работы отдела, устанавливает время проведения совещаний и планерок);
• декомпозицией (разбивает крупные задачи на множество подзадач и поручает их подчиненным);
• мотивацией персонала (работает с командной и индивидуальной типами мотивации, продумывает материальные и моральные виды поощрений);
• организационной деятельностью отдела (создает инструкции, разрабатывает и внедряет формы отчетности, инструменты);
• контролем работы подчиненных;
• обучением работников (первичным, последующим, повышением квалификации);
• подбором персонала (руководитель отдела представляет вышестоящему лицу рекомендации по назначению сотрудников на ту или иную должность).

Руководитель отдела должен быть целеустремленным, ответственным, готовым брать на себя ответственность за принятые решения. Составление точного перечня должностных обязанностей помогает руководящему звену лучше понимать поставленные перед ним задачи.

Обязанности ответственного руководителя работ

О том, что входит в обязанности руководителя работ, прописано в межотраслевых правилах по охране труда (РД 153-34.0-03.150-00). Он обязан:

• организовать безопасное выполнение работы;
• нести ответственность за применение всех мер безопасности, прописанных в наряде;
• проверять достаточность мер безопасности, прописанных в наряде;
• принимать дополнительные меры безопасности;
• следить за полнотой и качеством целевого инструктажа бригады.

Некоторые этапы работы проводятся исключительно под личным надзором ответственного руководителя работ. Необходимость его назначения определяется лицом, выдающим наряд.

Обязанности начальника производства

Начальник производства относится к топ-менеджерам предприятия. Его назначает и снимает с должности генеральный директор. Начальник производства обязан:

• разбираться в законодательстве и документах, регламентирующих работу предприятия;
• знать правила пожарной и технологической безопасности;
• владеть информацией о нормативах, которыми следует руководствоваться при выдаче спецодежды и инструментов;
• знать требования, применяемые для оценки качества проведенных работ;
•  уметь вести документооборот в сфере производства;
• знать о технологиях, которые используются на вверенном ему производстве;
• уметь составлять план по работе предприятия;
• владеть принципами складирования продукции, сырья и полуфабрикатов.

Обязанности начальника производства могут отличаться в зависимости от предприятия, но в общем он должен знать, как организуется погрузка и разгрузка, транспортировка товара, изучить нормы использования трудовых ресурсов и особенности существующего оборудования. Кроме того, важно владеть сведениями о кадровом составе, иерархии предприятия, методах и способах повышения безопасности работы, профилактике несчастных случаев, производственной инфраструктуре. Лицу, занимающему должность руководителя производства, необходимо быть в курсе современного опыта работы аналогичных предприятий. Для этого он обязан постоянно учиться, посещать различные тренинги и семинары, другие производства, перенимать опыт и делиться своими наработками.

Обязанности руководителя проекта

Перед руководителем проекта ставится конкретная задача, в рамках выполнения которой он обязан:

• вести работу по достижению поставленной цели;
• анализировать, учитывать и управлять отношениями внутри вверенной ему группы сотрудников;
• заниматься планированием и ресурсным обеспечением;
• контролировать и производить оценку эффективности работы на разных этапах;
• устранять любые препятствия, мешающие достижению цели;
• прогнозировать и корректировать уже спрогнозированные планы;
• вести документацию, архивировать письменные результаты работы.

Руководитель проекта может также заниматься установлением целевых показателей качества и эффективности проекта, контролировать подготовку документов для будущего проекта, определять сроки завершения каждого из этапов на пути к достижению цели. Лицо, которому доверена руководящая роль, утверждает план закупки и матрицу рисков проекта, перечень мероприятий, презентаций. Как и любой другой управленец, он обязан контролировать работу команды, партнеров, проведение работ по реализации проекта. Он отвечает за эффективность команды на протяжении всего жизненного цикла проекта. Должностные обязанности руководителя проекта определяет вышестоящий орган.

Функции руководящего звена

Согласно представлениям профессора американского университета Г. Минцберга, у директора предприятия есть целый набор обязательных функций. К ним относятся:

1. Межличностные. Руководитель организации воплощает в себе символ власти, без него невозможно взаимодействие коллектива. Хороший директор способствует налаживанию отношений между менеджерами разного звена, снижает уровень напряжения между ними, вовремя предотвращает и разрешает любые конфликты.
2. Информационные. Руководящее звено на предприятии постоянно мониторит и обобщает информацию, а затем транслирует ее другим – как сотрудникам, так и клиентам. Благодаря полученным данным управленец формирует позитивный имидж компании в глазах потенциальных партнеров.
3. Решающие. Директор занимается уничтожением последствий нарушений, решает, как именно будут распределены ресурсы, выступает в качестве посредника на переговорах с партнерами, начальниками отделов, сотрудниками.

Современному менеджеру или директору в компании отведены такие роли и функции:

• руководящая;
• организационная (создает конкретные способы достижения цели);
• контролирующая (проверяет работу предприятия на всех уровнях);
• анализирующая и синтезирующая (информация оценивается, по итогам оценки принимаются предложения по улучшению работы предприятия);
• защитная (создает безопасные условия для работы сотрудников).

Функции управленцев разного звена прописаны в должностных инструкциях.

Должностная инструкция руководящего звена в учреждении

У руководителя любого звена есть собственная должностная инструкция, в которой прописаны его права и обязанности. Она почти не отличается от должностной инструкции, имеющейся у обычного сотрудника, и состоит из следующих разделов:

1. Документы и нормативно-правовые акты, на которые руководитель обязан опираться в своей работе.
2. Знания, умения, навыки, которые обеспечивают нормальную работу предприятия. Здесь отмечены все навыки и умения, помогающие руководителю осуществлять свою деятельность и контролировать работу подчиненных ему лиц. Так, хороший руководитель должен иметь представление о работе всех звеньев предприятия, обладать харизмой, опытом, быть готовым к обучению.
3. Повышение квалификации. В этом разделе описывается время, место и объем работ, выполненных в рамках повышения квалификации. В обязанности руководителя входит направление работников на курсы и тренинги, мотивация их к обучению.
4. Полномочия. Руководитель должен быть наделен всем объемом полномочий, необходимых для своей деятельности, контроля подчиненных, представления интересов организации на внешнем рынке перед партнерами.
5. Виды ответственности. Здесь прописываются меры наказания за несоблюдение должностной инструкции, пренебрежение своими обязанностями.

Должностные инструкции пишутся по стандарту, но в каждом конкретном случае в них могут быть внесены дополнения и правки.

Признаки хорошего руководства

Опытные сотрудники способны распознать отличного руководителя, даже не читая его должностных обязанностей и не будучи знакомы с ним близко. Хороший управленец обладает следующими признаками:

1. Лидерство. Директор умеет вести за собой, отличается внутренней силой и энергетикой. Он умеет генерировать решения и нести ответственность за их последствия. Подчиненные должны ощущать силу руководителя, понимать, что в любой момент он готов их защитить. К хорошему директору люди тянутся, у такого руководителя почти всегда сохраняется постоянный коллектив, с которым ему удается поддерживать стабильные отношения.
2. Глобальные цели. Хороший управленец должен уметь ставить глобальные цели. Нельзя позволять коллективу работать бессистемно, без цели. Даже самые ответственные работники расслабляются и начинают плохо выполнять свои обязанности, если руководитель не умеет объяснить, что именно им нужно делать.
3. Человечность. Руководитель умеет предложить сотрудникам правильные ценности, следуя которым они смогут действовать как единая команда. При этом он также должен проявлять сочувствие к проблемам каждого члена коллектива, помогать с их решением.
4. Эмоциональная стабильность. В любой ситуации директор должен сохранять спокойствие, ему нельзя проявлять негативные эмоции. Недопустимо выплескивать гнев на подчиненных, повышать голос, унижать человеческое достоинство. Если руководитель переходит на личности, то ничего хорошего не получится. Его перестанут уважать, хорошие специалисты постараются от такого руководителя уйти, оставшиеся не смогут высказывать свои идеи. Директора, проявляющего эмоциональную нестабильность, будут бояться, а это существенно ухудшит работу компании. Подчиненные просто перестанут сообщать ему о процессах, происходящих в отделе или на предприятии. Как итог – он потеряет контроль над ситуацией, не сможет принимать именно те решения, без которых невозможно вести профессиональную деятельность. Руководитель обязан проявлять эмоциональную уравновешенность.
5. Знания. Есть истинные лидеры, способные управлять даже непростыми коллективами без знаний в конкретной области. Но такие встречаются редко, поэтому одно из требований, которое предъявляют к руководящему составу – это наличие у директора, менеджера и других представителей власти на предприятии определенных знаний. Управленец должен быть специалистом в своем деле, представлять специфику работы предприятия и при необходимости быть готовым к замене кого-либо из сотрудников. На руководящую должность принимают и без опыта, но обязательным условием такого приема должно стать получение необходимых знаний в будущем.
6. Результат. Лидер должен уметь планировать будущие мероприятия так, чтобы большая часть намеченных планов реализовывалась. Если хотя бы у половины планов нет результата, то руководителя либо необходимо заменить, либо обучить его стратегическому планированию. Результат должен быть в любом случае – неважно, положительный или отрицательный. Положительный показывает, что компания движется в правильном направлении, отрицательный дает пищу для размышлений. Когда результата нет, значит, к выполнению поставленной задачи даже не приступали. Если за квартал из десяти пунктов плана выполнен один – это прямое игнорирование руководителем своих обязанностей.
7. Ценные ресурсы. Стоит понимать, что каждый работник представляет собой ценный ресурс. У грамотного, ежедневно работающего над собой управленца нет ни одного бесполезного сотрудника. Он регулярно выделяет время и средства на развитие подчиненных, формирование у них нужной мотивации. Руководитель должен показывать подчиненному его важность, хвалить за проявленную инициативу и энтузиазм. Если уникальная идея остается без внимания, а отлично выполненная работа никак не вознаграждается, у коллектива исчезает мотивация. Текущие дела выполняются не так хорошо, как обычно, люди задумываются о смене места работы, чего нельзя допускать ни при каких обстоятельствах. Руководитель, не умеющий ценить человеческие ресурсы, может разрушить любую компанию. Чтобы этого не допустить, с таким директором или менеджером в срочном порядке следует расстаться.
8. Близость с командой. Руководитель управляет фирмой, но он неспособен решать все задачи одновременно. Поэтому важно установить такие отношения с коллективом, при которых можно не беспокоиться о продуктивности подчиненных во время своего отсутствия. Важно посвящать работников в собственные планы, показывать им, как важна поставленная перед ними задача. Лидер должен быть частью команды, а не лицом, которое беспокоиться только о результате. Он должен быть в курсе всех проблем коллектива, выдвигать предложения по их разрешению.

Отличный управленец:

• регулярно занимается поиском новых идей;
• подбирает в свою команду только сильных личностей, компетентных в своей сфере;
• никогда не выполняет работу за подчиненного;
• имеет свои принципы и всегда им следует;
• показывает пример коллективу и воспитывает сотрудников своим примером;
• «выращивает» нужных ему специалистов в своем коллективе;
• не боится идти на риск, воплощать в жизнь новые идеи.

Должностные обязанности руководителя прописываются в инструкциях. Управленца важно подбирать так, чтобы после его появления на предприятии улучшились все показатели. Этого легко добиться, если грамотно объяснить директору или менеджеру суть его работы и степень ответственности. Служебные обязанности руководителя вытекают из функций должности, которую он занимает, общие определены в нормативно-правовых актах, а специальные возлагаются вышестоящими органами, например советом директоров.