Обязанности начальника торгового отдела

Даже если компания производит безупречные товары и опережает всех своих конкурентов, она не достигнет успеха без команды продавцов. Команде, в свою очередь, нужен сильный руководитель – лидер, которые разглядит в каждом сотруднике скрытый потенциал и доведет весь отдел до нужных показателей по продажам.

Ключевые обязанности

Обычно руководитель отдела продаж, он же начальник торгового отдела, отвечает за несколько процессов одновременно. Точный круг обязанностей всегда определяется индивидуально, исходя из специфики конкретного бизнеса и предприятия. Однако основные задачи остаются неизменными. 

Начальник торгового отдела отвечает за стратегическое планирование. В зоне ответственности сотрудника находится положение товаров на рынке, состав покупателей. Поэтому задача РОПа – формировать бизнес-план по продажам. Необходимо уметь правильно планировать путь, пройдя по которому, фирма достигнет нужных показателей. 

Затем план разбивается на отдельные шаги. Декомпозиция плана – вторая ключевая обязанность руководителя. Разбивка плана на этапы не просто позволяет упростить достижение цели, но и становится основой мотивации рядового персонала. А затем декомпозиция превращается в инструмент контроля за работой отдела и каждого продавца. 

Следующая ключевая обязанность – работа с пожеланиями клиентов. Каждый владелец фирмы самостоятельно решает, стоит ли требовать от РОПа личных продаж. Но руководитель отдела точно должен общаться с целевой аудиторией, чтобы систематизировать ее пожелания. На практике эта обязанность выглядит более многогранно. Сначала РОП изучает все технические характеристики товара, потом преобразует их в выгоды для потребителя, доносит эти выгоды до рядовых менеджеров. В процессе продаж руководитель отдела фиксирует все запросы потребителей, их недовольства. На основании полученных данных он формулирует запрос на создание новой продукции или доработку старой.

Еще одно направление деятельности РОПа – работа с подчиненными. Основная задача руководителя на этом направлении заключается в корректировке представлений сотрудников об их деятельности. Обычно РОП занимается следующими вещами:

• ставит цели согласно технологии SMART. Для всего отдела (и по возможности – для каждого конкретного работника) формулирует точные, измеримые цели с конкретным сроком достижения;
• постоянно, регулярно напоминает сотрудникам про поставленные задачи;
• повышает их планку нормы, вынуждая работать больше и качественнее для поддержания нового уровня комфорта. 

Работа с персоналом тесно переплетается с кадровыми функциями. Несмотря на то, что наймом занимается отдел кадров, руководитель отдела продаж тоже должен участвовать в формировании своего коллектива. Обычно он принимает участие не только в найме, но и в обучении, увольнении менеджеров по продажам. Ему отводятся следующие функции:

• обучение и стажировка новичков;
• работа с проблемными показателями;
• разбор единичных затруднений;
• обучение в случае внедрения в работу кардинально новых инструментов;
• обучение при внедрении в работу новых техник продаж. 

Остальные обязанности руководителя отдела продаж можно разделить на две группы: оперативные и процессные. К оперативным относится контроль за работой отдела. Поэтому руководитель подразделения должен быть знаком с такими инструментами:

• контроль за показателями каждого отдельного менеджера с помощью электронных систем;
• составление отчетов по продажам за период;
• планирование отгрузок товара;
• организация и проведение собраний, планерок, брифингов и других встреч со своими подчиненными. 

Процессные обязанности представляют собой взаимодействие с остальными отделами компании – бухгалтерией, маркетологами, специалистами с производства.

Кто подходит на роль начальника торгового отдела

Должность РОПа относится к категории «среднее звено». С одной стороны, сотрудник имеет под собой целую команду продавцов. С другой стороны, и сам он – человек подневольный, над ним стоит руководство компании. Поэтому РОП часто оказывается в сложном положении – интересы работников не всегда совпадают с целями компании. Ему приходится искать компромиссы.

Некоторые РОПы не могут или не хотят занять твердую позицию. Они начинают поддерживать интересы коллектива вместо того, чтобы искать пути достижения поставленных целей. Такая слабохарактерность приводит к снижению эффективности. Поэтому во время отбора кандидатов на должность руководитель фирмы или сотрудник отдела кадров должны обращать внимание на наличие у соискателя некоторых ключевых навыков.

Ключевые навыки

Обычно во главе отдела встает лучший сотрудник этого подразделения. Поэтому одно из качеств потенциального РОПа – умение продавать. Важно понимать, что выполнить все обязанности РОПа сможет не идеальный продажник, а хороший администратор. А значит, руководитель должен уметь управлять всеми людьми и всеми процессами в отделе. 

Поэтому чтобы стать успешным руководителем отдела, необходимо владеть такими навыками.

Умение составить формулу продаж

Когда фирма только начинает свою работу, или когда в компании вообще нет руководителя торгового отдела, продажи идут интуитивно. У менеджеров нет понимая, что именно и кому продается. В отделе нет таргетированных материалов, которые заточены под конкретный сегмент ЦА, нет готовых скриптов продаж. В результате даже если заключенные сделки есть, их количество все равно гораздо меньше возможного. 

Поэтому важный навык РОПа – умение составить работающую формулу продаж, которая основана на знании целевой аудитории, ее потребностей, сильных и слабых сторон бизнеса.

Формирование команды

Руководителю необходимо быть готовым к тому, что не все продавцы в отделе будут успешны. Каждый раз, когда сотрудник не выполняет поставленный план, компания теряет возможную прибыль. Поэтому РОП должен уметь быстро находить замену слабому сотруднику. Для этого нужен опыт или знание методики поведенческого интервью. В ходе собеседования руководитель отдела должен быстро видеть, в каком кандидате есть необходимый опыт убеждения и долгосрочная мотивация к работе.

Мотивация подчиненных

Важное умение начальника торгового отдела – умение заряжать своих коллег. В идеале руководитель отвечает таким требованиям:

• быть личным примером для подчиненных;
• уметь подбодрить сотрудников, показывать им веру в их возможности;
• уметь красочно и привлекательно донести до сотрудников перспективы, которые их ожидают в случае хорошей работы.

Умение правильно расставить приоритеты

Главный навык, который необходим РОПу – тайм-менеджмент. За один рабочий день этому сотруднику необходимо написать коммерческие предложения, согласовать время и место переговоров с клиентами, провести встречу, подписать договора, проверить платежи. К этому добавляются организационные процессы – найм и стажировка новых подопечных. Если кандидат на должность не умеет планировать свое время и расставлять приоритеты, его работа в отделе не принесет пользы.

Умение видеть ошибки и разбирать их

Некоторые руководители отдела продаж, желая повысить показатели своего отдела, самостоятельно устраняет ошибки своих менеджеров. Однако гораздо важнее, чтобы у РОПа был навык оценки работы сотрудников и указания на их ошибки. Важно, чтобы руководитель умел давать обратную связь:

• конкретно указывал на неправильное, непрофессиональное поведение;
• своевременно реагировал на проблемную ситуацию;
• конструктивно – не только объяснял ошибку, но и предлагал конкретные пути ее исправления;
• параллельно объяснял бы последствия ошибки.

Личные качества

Зная, какие обязанности прописаны в должностной инструкции и какие навыки нужны для эффективной работы, руководитель отдела продаж должен развивать в себе определенные личные качества:

• лидерские качества. Задача руководителя – сделать так, чтобы его подчиненные слушали его рекомендации. Конечно, этого можно добиться с помощью системы наказаний. Но гораздо эффективнее, когда подчиненные взаимодействуют с начальством добровольно;
• уметь учить других. Важное личное качество – умение спокойно доносить информацию до стажеров столько раз, сколько потребуется. Необходимо обладать терпением, лояльно относится к мелким ошибкам начинающих продавцов;
• инициативность и креативность, подкрепленные твердыми знаниями в своей области. РОПу придется регулярно менять формулу продаж. Для этого придется постоянно искать нестандартные способы взаимодействия с потенциальными клиентами. 

Обязанности начальника торгового отдела прописаны в должностной инструкции. Однако часто этот перечень в реальности гораздо шире, чем на бумаге. К руководителю отдела продаж предъявляются более строгие требования. От него ждут не только выполнения поставленных задач, но и совершенным владением навыками, обладанием определенными личными качествами.