Методология Kanban: доски, принципы и возможности управления
Термин Kanban придумали на заводе Тойота. Дословно он переводится, как сигнальная карточка. В такую методичку мастера вписывали все операции, которые выполнялись на участке. И оставляли ее в доступном месте, чтобы сотрудники могли видеть, кто какую часть работы делает, и самостоятельно контролировать производственный процесс. В 1962 году на эту систему организации производства перешла работа всего предприятия.
Суть системы
Это принцип распределения задач, когда каждый этап процесса наглядно изображается на доске (виртуальной или реальной). Каждый член команды может оценить ситуацию на любом этапе процесса. Методология относится к agile-технологиям, которые используются для разработки ПО. Задача системы заключается в том, чтобы сделать процесс наглядным, обеспечить возможность отслеживать результаты и контролировать нагрузку на специалистов.
Как это выглядит на практике. Проект визуализируется на доске, разделенной на колонки. Задачи отображаются в карточках, где можно посмотреть ее описание, степень важности и другую информацию. Когда завершается определенный этап процесса, карточка с выполненной задачей переносится в нужную колонку. Каждый сотрудник с помощью доски может понять, как обстоит дело с проектом.
Цель системы
Назначение у Kanban только одно – вовремя создать качественный продукт. Эта цель и объединяет группу людей в команду. Каждый работник отвечает за свою часть процесса. Как инструмент методология используется для равномерного распределения обязанностей и демонстрации задач. Глядя на доску, команда понимает, кто чего и в каком объеме должен сделать.
Виртуальные доски
Обязательным элементом гибкой системы является доска. Подойдет любая: реальная или виртуальная. Kanban можно подстроить под любой процесс и использовать в любой области. Даже в организации ежедневных дел.
Есть следующие варианты виртуальных досок:
- Trello. Удобный инструмент, с помощью которого можно создавать множество проектов с разными командами. Карточки можно выделять разными цветами, добавлять вложения и записывать пометки для других участников. Число колонок также не ограничивается. Есть возможность купить платную версию, но бесплатный доступ также имеет большой функционал.
- Taskify. Сервис с минимальными возможностями. На доске выделяется три колонки: с общим списком дел, процессом их выполнения и результатом. Taskify может использовать любой пользователь, в том числе незарегистрированный.
- Платформа с большими возможностями – Asana. Доска только один из доступных инструментов. Одним из преимуществ Asana является возможность интеграции со многими приложениями.
Самый элементарный вариант использование Канбан – это разделение доски на три колонки с заданиями: запланированные, выполняемые и завершенные.
Как применять в работе
Каждый проект реализовывается по плану. Сначала весь процесс анализируется, и доска делится на колонки, которые означают этапы. Названия столбцов меняются с каждым проектом, но обязательно должна сохраняться последовательность. Поток – это важный принцип и основная ценность Kanban.
К каждому столбцу крепятся карточки, которые движутся одна за другой и переходят в другие столбцы по мере выполнения задач. Доску можно использовать для управления несколькими проектами одновременно, разделяя их по цветам. Для использования системы команда должна знать, по каким принципам она работает. Это единый механизм, и если один человек не справляется, то страдает весь проект.
Особенности работы
В соответствие с принципом Kanban все решения команда принимает совместно. Менеджер не руководит проектом, а только организовывает процесс его выполнения. Длина столбцов может различаться. Также здесь не нужно четко следовать выделенным этапам. Команда сама решает, что и когда ей лучше выполнять.
Допустим, итоги подводятся в конце каждого месяца, бэклог (список требований) планируется, когда задание выполнено, обсуждения назначаются, если в этом есть необходимость. При этом работа не останавливается до завершения проекта.
Благодаря гибкости подхода возникают и другие особенности:
- команда может в любое время поменять приоритеты или добавить новые задания на доску;
- на реализацию задачи отводится столько времени, сколько потребуется для ее выполнения или пока она не потеряет актуальность.
Эффективность работы в Kanban оценивается по среднему времени, за которое получается дойти до края доски. Если задачи решаются быстро, то это говорит о продуктивной и слаженной командной работе. Когда процесс тормозится, стоит поискать причины задержки и оптимизировать процесс.
Важно правильно выбрать темп, в котором команде комфортно работать и который не срывает сроки сдачи проекта. Для этого в системе учитывается время, требуемое на выполнение задания. Это позволяет понять, что займет больше времени, а что делается быстро и позволяет правильно организовать рабочий процесс.
Как применять Канбан
Система строится на гибкости мышления, где первостепенную важность имеет результат, взаимодействие в команде и готовность меняться. Все участники работают предельно слажено, чтобы быстрее завершить проект, но при этом подстраиваются под обстоятельства и готовы по требованию скорректировать течение процессов.
Систему лучше внедрять постепенно, так как работа с доской может быть непонятной и сложной коллективу, который раньше не сталкивался с ней.
Чтобы правильно организовать работу с Kanban, нужно:
- Визуализировать рабочий поток. Все задачи по проекту, планируемые или текущие нужно заносить в карточки и размещать на доске. У каждой из них должен быть статус (важно, срочно и т. д.).
- Ввести лимит на число задач, решаемых в одно время. Если команда будет выполнять сразу много дел или простаивать из-за неправильного распределения нагрузки, то первая же визуализация покажет неэффективную работу. Чтобы не создавать такую ситуацию, нужно выяснить, какое количество заданий можно вести в одно время и расставить приоритеты. Ограничения указываются над каждой колонкой доски.
- Контролировать поток задач. Менять статус выполненного задания нужно сразу и передвигать соответствующую карточку по доске. Если на каком-то этапе возникает заминка, нужно сразу с ней разобраться. Например, если сотрудник не успевает выполнить свою задачу и тормозит тем самым работу других участников команды, то он может распределить свою ответственность на менее загруженных коллег.
- Обсудить правила. Для эффективного использования доски, каждый участник должен четко понимать, когда брать новые задачи, что предпринимать, если возникнут сложности, как оценивать степень готовности работы.
- Проводить анализ деятельности. Важно систематически собирать команду и обсуждать детали процесса, что получается хорошо, а где нужно доработать или исправить. Собираться можно раз в неделю, при переходе на следующий этап или по мере необходимости.
Любой коллектив, работающий с доской находится в поиске совершенной схемы. Главная цель – ускорить передвижение карточек по доске. Для этого постоянно пробуют новое: пересматривают важность, меняют лимиты и т. д. Чтобы результат изменений был ощутим, вводить их нужно сразу для всех. При этом никаких радикальных мер лучше не предпринимать. Лучше проводить один эксперимент, оценить эффект и только потом испытывать другое нововведение.
Плюсы методологии
Наглядное изображение позволяет видеть общую картину и вносить изменения в отдельные ее части, понимая, как это отразится на всем проекте. Если контролировать нагрузку на сотрудников, то результат будет готов точно в срок.
У методологии как инструмента управления, есть и другие преимущества:
- Гибкость планирования. Система Kanban частично основана на философии, применяемой в программировании. Гибкости получается, достичь за счет кратких циклов работы. По итогам каждого периода получается работающий продукт с большими функциональными возможностями. После каждого цикла пересматриваются приоритеты, цели, задачи, вносятся изменения в процесс. Гибкость снижает риски и дает возможность получать готовый результат на начальных стадиях разработки.
- Снижение времени цикла. Все сотрудники решают однообразные задачи. И при этом обучаются, так как делятся опытом и знаниями. Благодаря обмену информацией уровень команды существенно возрастает, цикл – сокращается.
- Лимит на число заданий на доске. Их может быть много, но объем всегда ограничен до предела, на который способна команда. Отсутствие узких мест помогает находить дыры и недостатки, которым стоит уделить больше времени. Это также плюсы гибкости системы. Если сотрудники не заметили проблемные участки в процессе, то они неизбежно всплывут к концу итерации.
- Наглядность – это тоже преимущество Канбан. Члены команды видят кто и в каком объеме работает над проектом. Это стимулирует вовлеченность, так как участники активнее включаются в общий процесс, не концентрируясь на одной задаче.
Заключение
Система Kanban не предполагает ограничений – разделить на задачи, выделить этапы и присвоить статус можно в любом проекте. И работать над ним, визуализируя и отмечая завершенные процессы. Принцип Kanban звучит так – начните работать с той задачи, которую выполняете сейчас.
Для успешного использования системы, нужно соблюдать три условия:
- понимать текущие процессы, придерживаться потока, системы должностей и обязанностей;
- практиковать и постоянно совершенствовать систему;
- поощрять инициативу на каждом уровне, от простых служащих до руководителей.
Работа по методологии Kanban зависит от всей команды, поэтому, в первую очередь, нужно сплотить всех ее участников.
