Контроль работы торговых представителей

Торговый представитель – это тот сотрудник компании, который занимается продвижением товаров. Но, в отличие от менеджера по продажам или консультанта в торговой точке, он общается не с частными клиентами, а с представителями магазинов. 

Задача торгового представителя заключается в том, чтобы объездить потенциальные точки продаж, предложить товар. После переговоров и обсуждения условий подписывается договор, согласно которому в торговую точку регулярно поставляется товар в определенном объеме. После подписания договора работа торгового представителя не заканчивается: он контролирует поставки товара, продажи.

Однако за этим работником тоже требуется контроль. Если контроля не будет, это приведет к снижению производительности его труда. Вот что может быть:

• торговый представитель не посещает торговые точки. Если требуется принять заказ на определенное количество товара, работник делает это из дома, без живого общения с представителями магазина;
• выкладка товара на полках не соответствует установленным нормам и рекомендациям от маркетологов. Ведь торговый представитель не проверяет выкладку;
• торговый представитель не замечает отсутствия товара на «своих» полках, поэтому не поторапливает магазин с заказом;
• торговые задания, которые требуют применения навыков продаж, выполняются хуже. Работник не выполняет план.

Чтобы этого не допустить, компания должна выделить еще одного сотрудника, который будет проверять работу торгового представителя. Например, это может быть супервайзер, ответственный сразу за несколько таких сотрудников, объединенных в группу.

Все методы контроля делятся на две группы. Есть «полевые» способы, которые предполагают посещение торговых точек, за которые отвечает представитель. Другая группа методов – цифровые. В этом случае контроль выполняется с помощью фото, видео, специальных приложений, отчетности.

Контроль в торговых точках

Мониторинг вверенных магазинов – это трудоемкий, но наиболее эффективный способ контроля. Перед посещением торговых точек супервайзер должен подготовиться к аудиту. Вот что можно сделать:

• провести визуальный осмотр магазина;
• познакомиться с персоналом – не только с тем работником, который формирует заказ на товар, но и с рядовыми консультантами;
• осмотреть витрины на наличие визуальных дефектов, которые могут испортить впечатление о товарах.

Супервайзер может приезжать в магазин как самостоятельно, так и вместе с торговым представителем. Наиболее продуктивной считается трехступенчатая система объездов.

У торгового представителя есть собственное расписание объезда торговых точек. За 1–2 дня до объезда супервайзер может самостоятельно прийти в магазины, оценить количество товаров на полке, их расположение. Приезжая в магазины, рекомендуется обращать внимание не только на расположение товара на полке, но и на количество остатков. Исходя из остатков, объемов продаж конкретного магазина, его проходимости, можно выбрать оптимальный график посещений. 

Через пару дней можно приехать на объезд вместе с торговым представителем. Так супервайзер сможет понаблюдать, как работник принимает заказы от магазинов. Если супервайзер приезжает в торговую точку вместе со своим подчиненным, он получает возможность оценить такие навыки сотрудника:

• знание ассортимента, самых ходовых и маржинальных позиций;
• компетентность, умение вести переговоры и продавать;
• личностные качества;
• коммуникативные навыки.

Посетить те же торговые точки можно через несколько дней, в идеале – снова в одиночку. Супервайзер посмотрит, как изменилось расположение товара после работы представителя. Также он сравнит то, что увидел в магазине в действительности и что написал торговый представитель в своем отчете. Вот какие еще данные можно получить из объезда:

• если на полках появились новинки, значит, торговый представитель предложил их магазину;
• беседа с работниками магазина поможет узнать их мнение о торговом представителе;
• оценить, как работник выполняет сложные, нестандартные задачи.

Нет единых норм, как частот супервайзер должен объезжать маршрут своего торгового представителя. Посещать магазины можно так:

• на регулярной основе раз в 1–2 месяца;
• после перетасовки магазинов между несколькими торговыми представителями;
• после приема на работу нового сотрудника.

Фотоотчеты

С помощью фотографий супервайзер может «наблюдать» за перемещениями и работой своего подчиненного. Фотографии помогают контролировать:

• время, проведенное в дороге. На многих смартфонах есть опция указания времени и даты прямо поверх снимка. То есть пока работник преодолевает расстояние от офиса до магазина, он может сделать несколько кадров. По временной отметке на фото супервайзер поймет, сколько уходит на дорогу;
• время, проведенное в каждом магазине. Алгоритм проверки тот же. Благодаря голограмме поверх фотографии можно увидеть, во сколько пришел работник в магазин и во сколько ушел оттуда;
• количество точек, посещенных за один день. Чтобы отчитаться, торговому представителю достаточно сфотографировать здание с адресной табличкой или сделать селфи на его фоне.

Такой формат отчета прост в исполнении и значительно экономит время супервайзера. Однако у него есть минусы. Первый из них – человеческий фактор. Любой торговый представитель может по невнимательности забыть про фото. 

Второй – возможность фальсифицировать отчеты. Недобросовестные работники могут сделать фотографии заранее, а затем в графических редакторах поставить на фото нужное время и дату. 

Телефон

Проверять местонахождение торгового представителя можно с помощью телефонных звонков. Супервайзер может сделать следующее:

• составить график отзвонов. Например, сотрудник должен звонить по приходу на очередную точку, при выходе из нее. Вместо звонков можно использовать сообщения;
• попросить торгового представителя во время телефонного разговора передать трубку одному из сотрудников магазина.

Главный минус этого метода заключается в подрыве доверия торгового представителя к супервайзеру. Такая явная форма контроля в долгосрочной перспективе может привести к высокой текучке кадров. К тому же даже при общении по телефону работник может обмануть супервайзера. Например, сослаться на потерю связи, занятость всех консультантов магазина, дорожную обстановку. К тому же супервайзер узнает просто о факте посещения магазина. Но это не гарантирует, что торговый представитель выполнил свою работу в торговой точке качественно.

Однако совсем отказываться от телефонных проверок не следует. Они могут стать дополнением к фотографиям или мониторингу. Благодаря звонкам торговый представитель понимает, что на работе нельзя отвлекаться на личные дела. Он знает, что проверка возможна в любой момент.

GPS-трекинг

Еще один способ отследить перемещения торгового представителя – использовать GPS-оборудование. Это могут быть специальные программы, которые работник должен установить на телефон, или отдельные устройства. Вот какие возможности дает супервайзеру эта форма контроля:

• отображение в реальном времени того места, где сейчас находится подчиненный;
• отображение маршрута передвижения на карте. Это поможет удостовериться, что работник в рабочее время не посещал какие-то «лишние» места;
• учет посещения магазинов и отображение времени, проведенное в каждом из них.

Если выбран такой метод контроля, то устройства с GPS-трекингом можно интегрировать в единую систему через Интернет. Тогда и супервайзер, и торговый представитель получат дополнительные преимущества. Например, в специальных программах оба будут видеть, сколько остатков есть в магазине. Тогда получится своевременно оформлять заявки на нужное количество товара. В магазине на полках всегда будет минимальный запас продукции.

GPS-трекинг – это самый надежный способ контроля, ведь он исключает любые махинации. Например, если торгпред ездит на машине, то в отчете в приложении могут быть отображены пробег или расход бензина за одну поездку. Когда работник использует корпоративный транспорт, контроль упрощается. Система будет автоматически формировать путевые листы.

Мотивация персонала

Еще один метод контроля – правильная система мотивации. Если работник будет заинтересован в выполнении своих обязанностей, у него будет меньше желания обмануть своего супервайзера. Система мотивации складывается из двух составляющих:

• постановка планов;
• бонусная и премиальная программа.

Прежде всего, супервайзер должен поставить перед каждым торговым представителем личные цели. Это количество посещенных торговых точек за один день, среднее время посещения, перечень задач, которые нужно делать в каждом магазине. Важно по итогам периода отслеживать результаты всей подопечной группы. Если большая часть группы не выполняет планы, значит, дело именно в супервайзере. 

Вторая часть мотивации – система оплаты труда. Заработная плата работника должна состоять не только из оклада, но и из бонусных премий. Но они должны быть привязаны к коэффициентам, характеризующим продуктивность торгового представителя. Например, премии могут зависеть от числа посещенных магазинов, от оценки, которую ставит супервайзер после мониторинга. 

Важно не зацикливаться на одной форме контроля торговых представителей. Идеальный вариант, когда для ежедневных отчетов супервайзер использует фотографии или GPS-отслеживание, но регулярно сам посещает магазины.