Календарь активности РОПа

Стабильная высокоприбыльная работа отдела продаж является гарантом финансового благополучия бизнес-проекта. Это накладывает на руководителя особую ответственность. Чтобы справиться с многочисленными обязанностями, РОПу необходимо научиться управлять временем. В этом поможет календарь активности.

Руководителям и менеджерам календарь помогает держать под контролем выполнение текущих и перспективных планов. Совместное планирование с командой, свободный доступ к календарям позволяют РОПу всегда быть в курсе дел сотрудников, способствует более слаженной работе коллектива.

Виды календарей активности

Google Calendar

Обладает богатым функционалом, прост в применении, служит основой для других календарей.

Набор операций Google Calendar:

• визуализация информации за нужный период времени;
• подписка на календари коллег;
• выбор времени для встреч;
• добавление ссылок на видеоконференции;
• прикрепление вложений к событиям;
• оповещения и приглашения по электронной почте;
• функция «Мировые часы»;
• ссылка на Гугл. Карты для определения места встречи;
• скрытие личных событий.

Trello

Органайзер, созданный на основе японской системы «Канбан». Это доска, на которой дела представлены в виде карточек. Система позволяет составлять списки мероприятий, добавлять документы, пользоваться метками, писать комментарии, дублировать карточки. Доска при помощи одного клика превращается в календарь, что дает возможность наглядно видеть задачи по месяцам, неделям и дням. Доступна синхронизация с Google Calendar. Планировщик идеален для работы внутри небольших групп, таких как отделы продаж.

Outlook

Профессиональный инструмент с функциями почтового клиента. Подходит для любых видов активности, способен настроить несколько учетных записей. Удобен для:

• создания повторяющихся мероприятий;
• выбора и резервирования времени для событий;
• рассылки приглашений по электронной почте;
• просмотра сведений о других пользователях;
• импорта и экспорта в Google Calendar.

Битрикс 24-календарь

Позволяет команде находиться в едином информационном поле, служит для решения задач как каждого работника, так и всего коллектива в целом. Планировщик учитывает график рабочего времени, самостоятельно распределяет задания, поручая их выполнение наиболее свободным сотрудникам. Главным достоинством инструмента считается его привязка к CRM. Созданные в системе события отображаются в календаре автоматически. Доступна синхронизация с Outlook, Google Calendar, мобильными устройствами.

Принципы составления календаря активности

1. Правильная прошивка календаря. Работа протяженностью 30 минут и более должна быть размещена в поле календаря, то есть ей необходимо назначить день и время. Нужно соблюдать последовательность: сначала прошиваются важные дела, затем менее значимые. В раздел «Поле задач» записываются работы, не являющиеся на данный момент приоритетными.
2. В поле календаря записываются все события: встречи, собрания, дела. В этом случае легко оценить количество требуемого времени, соблюсти заданную последовательность действий, иметь максимальный контроль над ситуацией. При нехватке времени надо вернуться к расстановке приоритетов.
3. Точность составления календаря:

• год планируется с точностью до квартала;
• квартал – с точностью до месяца;
• месяц – с точностью до недели;
• неделя – до дня;
• день – до часа.

1. Минимальный горизонт планирования – неделя. Меньший срок не позволяет видеть перспективу, что ведет к возникновению незамеченных вовремя дел и порождает проблемы.
2. Дела в далекой перспективе заносятся в календарь сразу. Например, годовые, квартальные собрания, отпуска сотрудников. Это избавит от досадных неожиданностей. Прошитые в дальнейшем другие мероприятия будут «обтекать» ранее записанные.
3. Принцип набегающей волны. Суть метода – запуск следующей волны действий происходит до начала спада предыдущей. Принцип рекомендует планировать:

• новый месяц не позже 28 числа текущего;
• следующую неделю с четверга;
• завтрашний день – вечером нынешнего дня. 

1. РОПу необходим больший горизонт планирования, чем остальным сотрудникам. Положение руководителя обязывает заблаговременно выбирать приоритетные действия и заносить их в календарь активности. Это способствует более качественному управлению командой.
2. В календарь следует заносить только реальные задачи. Формулировка «Работа с подчиненными» недопустима. Нужна конкретика, например, «Занятие по теме „Составление коммерческого предложения“». Общие фразы разрешаются в мероприятиях, состоящих из нескольких небольших дел, таких как «Работа с почтой» или «Подписание документов».
3. Деление рабочего времени на отрезки. Каждое мероприятие длится в среднем 1,5–2 часа, поэтому целесообразно планировать дела в таких интервалах. 
4. Между интервалами обязательны перерывы. Это оптимальный режим для плодотворного труда. Время на обед тоже отражается в календаре. Если работа может занять более 2-х часов, придется запланировать дополнительный отрезок времени. 
5. Во время перерыва мозг нуждается в полноценном отдыхе, чего можно достичь при полной изоляции от любой информации, в том числе и от просмотра социальных сетей. Продолжительность перерыва должна быть не менее 30-ти минут.
6. Планирование сложных дел на часы, когда мозг работает наиболее продуктивно. Нужно учитывать личные предпочтения и индивидуальные биоритмы. Для всех сотрудников этот принцип желателен, но для РОПа обязателен, ведь от его действий зависит успех всего отдела.
7. Методика SMART помогает грамотно сформулировать задачу, сделать ее конкретной, измеримой, достижимой, актуальной, определенной по срокам.
8. Применение метода декомпозиции. Поставленная задача делится на подзадачи, что облегчает ее выполнение. Обязательно назначение ответственного лица.
9. Использование пуш-уведомлений о приближении значимых мероприятий.
10. «Окна хаоса» – отрезки времени, не задействованные в планировании. Нужно оставлять от 25 до 40 % свободного времени под непредвиденные активности. Это позволяет в случае необходимости не отменять, а только сдвигать запланированные дела, не нарушая сроки выполнения. Соотношение свободного и запланированного времени зависит от условий внешней среды, от характера работы.
11. Принцип радиомолчания – создание условий для максимальной концентрации при выполнении запланированной задачи. На этот период следует минимизировать связь с внешним миром: отключить мессенджеры, электронную почту, ограничить входящие телефонные вызовы. Сотрудники не должны отвлекать руководителя от занятия.
12. Сращение календаря активности с картой рабочего дня РОПа.

Карте рабочего дня – документ, в котором отображаются ежедневно повторяемые мероприятия деятельности руководителя отдела продаж. Сюда заносятся:

• утренние и вечерние планерки;
• просмотр почты;
• промежуточный контроль результатов;
• подготовка отчетности;
• прослушивание звонков.

Карта рабочего дня прошивается в календарь на каждый день на предстоящий месяц. Остальные дела распределяются в оставшееся время. Имеет смысл ежемесячно пересматривать и оценивать оптимальность составленного документа. При необходимости возможна переустановка приоритетов и перепрошивка календаря. 

1. Квадрат Эйзенхауэра

Расставить приоритеты в делах поможет квадрат Эйзенхауэра. Данный инструмент служит для деления задач по степени важности и срочности. Для большей наглядности используется маркировка по цветам:

• важные срочные – красный;
• важные несрочные – зеленый;
• неважные срочные – желтый;
• неважные несрочные – синий.

Это позволяет определить задачи, на которых стоит сосредоточиться, какие можно делегировать, а от каких надо избавиться.

Неоценимую помощь оказывает синхронизация календаря активности с мобильными устройствами, благодаря чему РОП остается всегда в курсе текущих дел.

Для подведение итогов, осмысления последующих действий, которые проводятся по окончании каждого планировочного периода, используется критический фильтр. Если не удалось выполнить план, следует найти причины и сделать соответствующие выводы.

Функционал руководителя отдела продаж в календаре 

• Первостепенная активность – выручка. Это дело, которым занимаются в первой половине дня.
• Ежедневные получасовые собрания.
• Недельное часовое собрание.
• Прослушивание звонков сотрудников.
• Просмотр отчетности – 30 минут в день.
• Еженедельно две встречи с каждым сотрудником по Pipeline.
• Ежемесячно две мотивационные встречи с каждым сотрудником.
• Время на закрытие крупных сделок с клиентами.
• Раз в неделю тренинг, просмотр домашних заданий.
• Разбор успешных звонков, составление базы позитивных кейсов.
• Разбор неудачных звонков, составление базы негативных кейсов.
• Создание скриптов, речевых модулей, чек-листов.
• Доработка функционала в программе CRM.
• Обучение и адаптация новичков.

Культура работы с календарем активности

Культура работы с календарем подразумевает выработку правильных контактов, уважение к занятости друг друга. Например, у менеджера по продажам появился вопрос к руководителю отдела. Он должен посмотреть календарь активности РОПа, сопоставить срочность своего вопроса с его занятостью. Если прерывание работы руководителя нежелательно, необходимо найти в его календаре ближайшее «окно хаоса», запланировать и согласовать встречу. Формировать культуру работы с календарем активности – обязанность РОПа.

Быть все время занятым – не значит трудиться плодотворно. Хорошо разработанный план может так и остаться всего лишь планом. Добиться успеха поможет применение календаря активности. Он является зоной реализации запланированных задач, способом достижения действенных результатов.