Каким должен быть эффективный руководитель отдела продаж
Найти профессионального руководителя отдела продаж – это особенная удача. А можно вырастить его из числа лучших менеджеров по продажам. Но каким бы путем ни пошла компания, главное – это понимание, каким должен быть специалист.
С чего начать
Определитесь с требованиями к РОПу. Они зависят, в том числе, и от того, каким бизнесом занимается компания и как организованы бизнес-процессы продаж. Но основные требования – организация и контроль продаж. Поэтому начинать нужно с главного и определить:
- функционал должности;
- компетенции – основу эффективности специалиста;
- зоны его полномочий и ответственности;
- личностный профиль.
Компетенции РОП
Классическая схема функциональных областей деятельности РОПа:
- планирование;
- организация;
- контроль;
- мотивация;
- подбор и обучение подчиненных.
Планирование
Планирование – сквозной бизнес-процесс, распространяющийся на весь функционал РОПа. Условно все компетенции можно разделить на три группы в зависимости от специфики процесса планирования:
- продажи, включающие подготовку стратегических (год или больше), тактических (квартал, полугодие) и оперативных планов (месяц, неделя, день);
- работа менеджеров;
- самопланирование.
По каждой группе могут быть сформированы компетенции, в соответствии с которыми необходимо отбирать сотрудников или оценивать уже работающих.
Функциональная область планирования | Примеры компетенций |
Продажи | Стратегическое планирование на три года, постановки целей. Навык оценки бизнес-среды (рынок, конкуренты, продукт), определения стратегических показателей продаж. Умение проводить декомпозицию планов по срокам (полугодие, квартал, месяц), по менеджерам (в деньгах, по конверсии, по прибыли). |
Менеджеры | Постановка задач менеджерам в соответствии с планами: звонки, встречи, рассылка коммерческих предложений и т. д. |
Собственная деятельность | Планирование рабочего периода: месяц, неделя, день (в разрезе личного плана РОПа). |
Организация
Эта функциональная область связана с организацией работы подразделения и касается всех ресурсов, находящихся в управлении у РОП:
- бизнес-процессы;
- подчиненные;
- смежники;
- информационные системы.
Управляемый ресурс | Компетенции |
Бизнес-процессы | Построение/оптимизация бизнесов-процессов продаж (построение воронки, организация обслуживания клиентов). Построение отдела продаж, формирование эффективной структуры подразделения |
Подчиненные | Распределение функционала внутри подразделения между менеджерами (по виду ведущей функции: хантеры, клозеры, фермеры; по продукту, каналам продаж, регионам и т. д.). Формализация функционалов подчиненных должностей. Постановка задач, в том числе по SMART. |
Смежники | Организация взаимодействия отдела продаж со смежниками: логистика, бухгалтерия, финансы, маркетинг, HR, IT. |
Информационные системы | Постановка задач разработчикам в части доработки модулей по функционалу «Продажи» (компетенция актуальна для компаний, внедряющих CRM, и для тех, кто находится в стадии настройки ПО под свои бизнес-процессы). Настройка аналитики в CRM. Разработка ТЗ для новых форм отчетности. |
Контроль
Эта функциональная область – одна из ключевых. Если у РОП не сформированы навыки контроля, то результативность подразделения в целом и менеджеров в частности будет низкой.
Поскольку способы контроля в каждом случае свои, то и компетенции будут отличаться.
Контролируемый параметр | Компетенции |
Отчетность | Разработка аналитической отчетности. Разработка форм/шаблонов отчетов (факт/план, оплаты, по задачам: звонки, встречи) Контроль ведения отчетов менеджерами. Ведение досок/дашбордов. Проведение совещаний. |
Качество работы | Организация прослушки звонков менеджеров клиентам. Разработка чек-листов для оценки качества работы менеджеров с клиентами. Использование мобильных мессенджеров для короля работы подчиненных. Организация системы регулярного контроля качества работы продавцов. |
Рабочее время | Оценка использования менеджерами рабочего времени с помощью фотографии/карты рабочего дня/видеофиксации. Подготовки аналитики по результатам оценки использования рабочего времени подчиненными. |
Уровень компетентности | Разработка профессиональных компетенций для должностей подчиненных. Оценка навыков менеджеров. Разработка планов развития подчиненных. |
Мотивация
Умение мотивировать продавцов так, чтобы держать в тонусе всю продающую команду, – важная составляющая успеха компании, в том числе в части получения запланированной прибыли.
Если говорить о финансовой составляющей мотивационного пакета, то РОП должен уметь:
- определять структуру оплаты труда подчиненных, с учетом оклада, переменных частей: бонусов, премий, мягких окладов;
- разрабатывать KPI с учетом специфики функционалов менеджеров: то, что будет работать для фермеров, никогда не будет актуально для хантеров;
- разрабатывать пороговые значения для бонусов, начисляемых за выполнение плана: не дошли до порога – не получили бонус, перешагнули/перевыполнили – увеличили свои бонусные начисления в два раза.
В области нематериального стимулирования РОП должен уметь определять ведущие потребности подчиненных, которые двигают их к достижению целей, и разрабатывать:
- конкурсы, участие в которых позволит продавцам получить полезные подарки;
- условия получения дополнительных льгот как приза/поощрения за решение сложных задач.
Подбор, адаптация и обучение
Процессы найма, адаптации и обучения должны выполняться совместно с HR-специалистами, поскольку их компетенции позволяют отстроить методику подбора, реализовать процесс найма. РОП должен помогать создавать кейсы, задания, которыми можно проверять кандидатов.
Поэтому для эффективного руководителя торгового подразделения важно обладать навыками:
- разработки требований к кандидатам, особенно в части профессиональных компетенций;
- подготовки исходных материалов и заданий для оценки кандидатов;
- участия в оценочных интервью.
То же самое касается процессов адаптации. Руководитель обязан принимать своевременные меры, если процесс адаптации проходит сложно или отклоняется от плана.
Поэтому для РОП актуальны навыки:
- заполнения и ведения плана ввода в должность;
- участия в разработке оценочных процедур по результатам прохождения испытательного срока;
- организации обучения по продукту.
Обучение подчиненных – функциональная область работы РОП, которая по-разному организована в компаниях. Реализация обучения зависит от того, есть ли собственный тренер по продажам, учебник по продукту, создан ли отдел обучения и развития персонала.
Если РОП должен быть играющим тренером, то уровень требований к его навыкам в области обучения будет достаточно высоким. Он должен уметь:
- проводить «полевое» обучение, что актуально для подразделений, в которых работают торговые представители или агенты;
- вести тренинги по продажам;
- разрабатывать обучающие программы и рабочие тетради для участников тренингов;
- формировать группы в соответствии с уровнем компетенций менеджеров;
- оценивать результаты прохождения курсов и тренингов в практической работе;
- формировать ТЗ на разработку учебных пособий по продажам и продукту.
Личностные качества
Определяясь с портретом успешного РОПа, не стоит забывать о требованиях к его личностному профилю. К наиболее востребованным собственники предприятий и директора относят:
- высокий уровень обучаемости;
- системное логическое мышление;
- развитые аналитические способности;
- самодисциплина;
- ответственность;
- мотивация на достижение результата, а не на избегание неудач.
Что дальше
Сформировать перечень компетенций, портрет успешного руководителя, это половина работы, которая должна быть выполнена, прежде чем будет проведена оценка РОПа. По ее результатам можно сделать выводы о том, тот ли это человек, который нужен компании, или стоит продолжать искать дальше. А, может быть, назрела необходимость менять работающего руководителя на нового.
К каждой компетенции должны быть разработаны индикаторы. Например, чтобы оценить навык постановки задач, потребуется разложить его на составляющие:
- Ставит перед сотрудниками достижимые цели и задачи.
- Обозначает, что нужно сделать, определяет четкие параметры результата (качественные или количественные).
- При постановке подчиненным задачи озвучивает, что именно он будет контролировать и устанавливает контрольные точки.
- Все поставленные цели и задачи находятся в рамках компетенций сотрудников.
Далее потребуется создать шкалу оценки, например, от 1 до 4, либо двухбалльную.
На основании такой модели можно создавать интервью, разрабатывать кейсы и проводить полноценные оценочные интервью, позволяющие выбрать эффективного руководителя отдела продаж, соответствующего требованиям вашей компании.