Какие задачи у бизнеса

Развитие предпринимательской деятельности вне зависимости от ее сферы и специфики, а также целесообразное функционирование невозможно без постановки целей и задач бизнеса. Они становятся ориентиром, позволяющим построить четкую стратегию, а впоследствии – провести анализ и определить эффективность бизнес-процессов.

Основной целью ведения бизнеса является получение прибыли, а потому все мероприятия внутри организации так или иначе направлены на увеличение финансовых показателей. Однако постановка задачи повышения финансовых критериев сама по себе недостаточна: требуется также определить конкретику и временные рамки, в течение которых цель будет достигнута. При этом формально понятия «цели» и «задачи» идентичны: разница лишь в том, что под задачами обычно подразумевают непосредственные действия для достижения глобальных целей и так называемые шаги, которые приведут к нужным финансовым и экономическим показателям.

Какие цели и задачи бизнеса нужно ставить?

Независимо от масштаба ведения бизнеса, необходимо ставить цели и задачи разной сложности достижения, при этом для каждой из них выбирается индивидуальный период. Причем для каждого подразделения компании ставятся конкретные задачи, которые должны быть взаимосвязаны с общей концепцией компании и ее обширными целями. С учетом временного промежутка цели делятся на краткосрочные и долгосрочные.

Краткосрочные цели

Краткосрочные цели и задачи согласовываются руководством в соответствии с текущими проблемами в организации. Как правило, внутри каждого предприятия существуют свои регламентированные сроки, с учетом которых определяются цели. Например, ежегодные, квартальные и т. п. Кроме этого, для отдельных подразделений могут быть установлены цели для текущего момента времени. Так, на промышленном предприятии краткосрочной задачей для отдела реализации может быть расширение склада, что ведет к увеличению объемов отгрузки и, соответственно, к повышению выручки.

Долгосрочные цели

Главные задачи бизнеса определяются на этапе его становления и обычно заключаются в миссии компании, на основе которой формируется стратегия развития. Соответственно, без постановки глобальных задач организация не может эффективно существовать. Аналогично долгосрочные цели могут быть определены на длительные временные промежутки, например на пятилетний или десятилетний период.

При этом важно учитывать взаимосвязь целей между собой: краткосрочные не должны противоречить долгосрочным и общей миссии компании, а цели и задачи отдельных структурных подразделений должны согласовываться между собой и быть направлены на достижение общей финансовой и экономической задачи. Последние, как правило, выделяют в отдельную группу в рамках бизнес-плана, а впоследствии распределяют индивидуальные задачи для достижения нужных финансовых показателей конкретных отделов.

Привязка работы к целям

Постановка целей значительно упрощает управление предприятием и позволяет контролировать руководителей подразделений, что особенно удобно для крупного бизнеса. Четко выстроенная система целей и задач развития бизнеса становится дорожной картой управления организацией, поскольку, имея четкие ориентиры, намного проще отследить эффективность выбранных стратегий – финансовой, маркетинговой, коммуникационной и т. д. Опираясь на целевые долгосрочные и периодические показатели, можно скорректировать бизнес-стратегии и добиться лучших результатов.

Об успешности компании можно говорить в том случае, когда поставленные задачи достигаются адекватными средствами при оптимальной затрате ресурсов. В связи с этим была предложена концепция целевого управления предприятием еще в 50-е годы прошлого века, и на данный момент многие компании придерживаются именно такой схемы управления. Суть ее сводится к тому, что в основе управления и контроля лежат числовые целевые финансовые, экономические и клиентские показатели, относительно которых и происходит продвижение бизнеса.

Такая концепция управления подразумевает формирование общих организационных бизнес-задач и их последующее распределение на подцели для каждого подразделения. Таким образом, всегда можно найти точки проседания, которые будут отражены в бухгалтерской или другой внутренней отчетности. При внедрении концепции целевого управления организацией важно учитывать все составляющие – финансы, бизнес-процессы, клиенты и персонал компании. Введение такой схемы управления может затронуть все эти категории, а потому необходимо проводить предварительный анализ деятельности предприятия и ее положение на рынке товаров и услуг.

Привязка работы каждого сотрудника к схеме достижения целей компании значительно повышает эффективность деятельности, поскольку расставляет все существующие задачи как топ-менеджмента, так и линейного персонала в соответствии с приоритетными направлениями. Распределение задач происходит по механизму «сверху вниз», а также подразумевает получение обратной связи от исполнителей каждого звена и корректировку целей и задач с учетом этой отчетности. Иными словами, в рамках каждого подразделения существует список тех задач, которые необходимо выполнять в первую очередь с учетом оптимального функционирования предприятия.

Уровни постановки задач

Постановка бизнес-задачи редко затрагивает одно направление компании, чаще всего она опирается на четкую структуру, которая затрагивает все уровни взаимодействия:

• бизнес-анализ и формулировка стратегических финансовых задач – первичный этап, который предшествует определению конкретных целей. Как правило, собственники бизнеса заинтересованы в оптимизации именно финансовых показателей в первую очередь, поэтому эффективный аудит становится решающим фактором при внедрении системы ориентации на бизнес-цели. При этом учитываются как внутренние процессы, так и влияние внешней экономической ситуации на развитие бизнеса. Здесь процессы обычно решаются на информационном уровне без каких-либо организационных мероприятий;
• взаимодействие с клиентами – находится в непосредственной связи с финансовыми целями компании, а потому на этом уровне необходимо определиться с методами взаимодействия с целевой аудиторией, разработать маркетинговую и коммуникационную стратегию, скорректировать текущие показатели лояльности, увеличить репутацию бренда и т. п. Здесь же определяется или корректируется целевая аудитория и нужный сегмент на рынке, их правильный выбор влияет на корректную постановку целей развития бизнеса и структуру дальнейшей работы;
• распределение бизнес-процессов – необходимо для качественного выполнения задач на всех уровнях внедрения, а также контроля их исполнения. На этом уровне ориентируются на первичный анализ стратегических задач, а также на сформированный портрет целевой аудитории. Помимо этого, формировка бизнес-процессов может использовать не только информационную составляющую, но и внедрение ИТ-технологий и необходимого программного обеспечения. Часто затрагивается и сама структура деятельности организации, решаются такие вопросы, как оптимизация производства, обеспечение высокого качества обслуживания клиентов, внедрение современного оборудования и т. д.;
• работа с сотрудниками – является следствием предыдущих уровней постановки задач, здесь проводится необходимое обучение персонала, рекрутинг нужных специалистов, обмен информацией и решение конкретики на производственных местах. В некоторых целевых моделях корректировка работы системы проводится по системе «снизу вверх» с обратной связью не только от управленческого состава, но и от рядовых работников, сталкивающихся непосредственно с клиентами или производством.

Все виды задач в бизнесе должны быть разобраны по каждому уровню перед внедрением, что увеличивает вероятность эффективного функционирования предприятия и повышения прибыли и других экономических выгод при старте целевой системы. В зависимости от масштаба и деятельности конкретной компании цели и задачи могут быть поставлены непосредственно собственником или руководителем организации совместно с руководителями ключевых подразделений. Или же задачи бизнеса полностью выносятся на обсуждение сотрудниками после определения миссии компании.

Как ставить задачи по SMART?

Для описания и постановки бизнес-задачи обычно пользуются общепринятыми алгоритмами, самый популярный из которых – модель SMART. Эта аббревиатура, которая в переводе значит «умный», складывается из первых букв принципов постановки задачи, которые отличаются своей логичностью и подходят для формулировки любой задачи как в бизнес-сфере, так и при достижении личных результатов:

1. Конкретика. Без четкой формулировки задачи ее выполнение теряет смысл, поэтому важно не только конкретно формулировать ее при постановке сотрудникам, но и прописывать во внутренней документации, чтобы всегда иметь отправную точку отсчета. Таким образом, недостаточно поставить цель «увеличить прибыль» – необходимо конкретизировать ее до «увеличить прибыль на 20 %». На этом этапе важно также прописывать всех участников воплощения в жизнь – какие отделы будут причастны к выполнению данной задачи, какое количество сотрудников потребуется и т. п.
2. Измеримость – второй важный критерий, поскольку поставить цель без указания ее величины недостаточно. Необходимо указывать соответствующие единицы измерения, например «увеличить прибыль на 20 % относительно прошлогодних показателей». Иными словами, дополнить цель таким фактором, благодаря которому возможно понять, что задача была выполнена. Правильно выполненный критерий упрощает последующий анализ и корректировку бизнес-процессов.
3. Достижимость – говорит о внешних и внутренних обстоятельствах, которые способствуют реализации задачи. Исходя из этого показателя определяются необходимые ресурсы на выполнение, время, в течение которого задачу можно реализовать, и те помехи, которые могут помешать реализации. Этот критерий никак не отражается на формулировке задачи, но его обязательно принимать во внимание.
4. Реальность – один из главных пунктов при постановке задачи, поскольку при неадекватном анализе текущего положения дел могут быть поставлены несоизмеримые задачи, которые окажутся не только бесполезными, но в некоторых случаях, наоборот, приведут к большим трудностям и ухудшению финансовых показателей, а следовательно, и снижению мотивации сотрудников. Поэтому здесь важно сопоставлять цели и задачи реальным возможностям. Например, нет смысла ставить задачу «увеличить прибыль на 20 % в течение одной недели», если объективно предприятие не располагает возможностью расширить производство и отгрузить большее количество продукции в такие короткие временные рамки.
5. Ограничение по времени – необходимый критерий постановки задачи, благодаря которому возможно существенно повысить эффективность бизнеса. Некоторые предприниматели ставят слишком размытые цели, когда вместо «увеличить выручку» логичнее сформулировать «увеличить выручку на 20 % по сравнению с прошлым годом в течение первого квартала». Иными словами, без указания отчетного периода смысл постановки самой задачи теряется.

Постановка целей по SMART прозрачна как для анализа результативности, так и для контроля сотрудников, поскольку позволяет им согласовывать свою работу с краткосрочными и долгосрочными целями компании и видеть результаты в конкретных показателях эффективности (KPI). Таким образом модель становится актуальной для работы с бизнес-задачами на всех этапах, начиная с анализа и заканчивая оценкой результатов и корректировкой системы.

К недостаткам модели SMART можно отнести ее сложное внедрение при постановке долгосрочных задач и нерелевантность применения при стратегическом планировании, поскольку она требует тщательной проработки и анализа, а также полного донесения структуры до сотрудников цепочки отдельной задачи. В некоторых ситуациях также невозможно выполнить критерий «измеримость»: например, если деятельность связана с творческой работой. Поэтому такая модель лучше всего подходит для краткосрочного планирования и постановки задач внутри подразделений организации.

Контроль выполнения задач

Грамотный контроль выполнения задач способствует качественному результату и своевременной корректировке системы при выявлении погрешностей. При этом степень нужного контроля всегда зависит от специфики деятельности предприятия и профессиональных навыков сотрудников. С учетом временного фактора выделяют три основных вида контроля выполнения задач:

• постоянный контроль, когда руководитель может проверить степень выполнения задачи в любой момент и не способствует помощи в ее реализации. В этом случае топ-менеджер просто устанавливает срок, к которому работа должна быть завершена. В случае недочетов или невыполнения плана часто предусматриваются штрафы для линейного персонала;
• периодический контроль, как правило, осуществляется в заранее регламентированные временные интервалы, когда сотрудники готовы к отчетности по степени выполнения отдельной задачи. При этом управляющий не проверяет работу лично, а действует через руководителей среднего звена и руководителей отделов. Обычно такая система не предусматривает строго контроля и жестких штрафов за допущенные ошибки;
• систематическая отчетность подразумевает предоставление отчетов о проделанной работе за конкретный период, при этом у рядовых сотрудников остается достаточная свобода действий и возможность самостоятельно устранить недочеты в процессе работы. Промежуточные результаты обсуждаются с руководителем на запланированных собраниях, где и осуществляется корректировка хода деятельности в зависимости от текущих показателей.

Правильно выбрать способ контроля помогает анализ ситуации внутри предприятия и точное понимание компетенций каждого сотрудника. Грамотно выстроенная система контроля повышает не только эффективность деятельности, но и увеличивает мотивацию работников, что влияет и непосредственно на результат. Кроме того, при выборе контролирующего метода важно ориентироваться на продолжительность выполнения отдельной задачи и подбирать отчетные периоды в соответствии с общим сроком реализации цели.

Советы по постановке четких бизнес-задач

Постановка целей и задач значительно упрощает управление деятельностью предприятия, если выбраны правильные ориентиры. Чтобы следовать точному плану, необходимо согласовывать каждую задачу в соответствии с обязательными критериями:

• определить степень важности каждой задачи и распределить работу с учетом приоритета их выполнения. Это позволит оптимизировать время работы каждого сотрудника и, соответственно, повлияет на общий результат деятельности отдела и компании целиком;
• задачи должны быть сформулированы с ориентиром на текущие потребности или проблемы внутри бизнеса. В первую очередь необходимо решить те моменты, которые влияют на ежедневное функционирование предприятия. Некоторые предприниматели делают ошибку, стараясь поставить задачи для достижения своих личных целей в привязке к деятельности компании, однако для наилучших результатов необходимо разделять эти пункты;
• каждую цель и задачу необходимо согласовывать с общей миссией компании и текущим положением дел. Например, при высокой загруженности отдела продаж нет смысла ставить целью увеличение выручки без дополнительного набора сотрудников;
• определение конкретных показателей – обязательное условие формулировки. Таким образом, нужно «на берегу» определить необходимые финансовые, экономические и прочие показатели, при достижении которых будет очевидно, что текущая задача выполнена;
• устанавливать четкие сроки выполнения для каждой задачи и контролировать выполнение в привязке к этому временному интервалу;
• убедиться в возможности достижения цели при существующих начальных условиях, опираясь на существующие ресурсы компании, компетентность и квалификацию сотрудников, адекватность дедлайнов и экономическую составляющую процессов;
• в случае с крупным предприятием оптимальным становится внедрение специального программного обеспечения для контроля выполнения задач на всех уровнях и составление консолидированного отчета для управляющего состава предприятия.

Правильная постановка бизнес-задач часто становится ключевым моментом в достижении качественных финансовых и экономических результатов компании. Поэтому система целей и задач всех типов, внедренная на каждом уровне внутри предприятия, структурирует работу каждого подразделения и упрощает контроль руководителями и топ-менеджментом выполнения в соответствии с конкретными начальными условиями.

Постановка задач по модели SMART позволяет принять во внимание все влияющие на краткосрочные цели факторы и поставить бизнес-задачу с учетом специфики и индивидуальных показателей конкретной организации. При этом при стратегическом планировании оптимально ориентироваться на другие методы реализации глобальных целей.