Какие трудности возникают при внедрении управленческого учета?

Принимать важные управленческие решения всегда тяжело, а в условиях дефицита информации сделать это правильно практически невозможно. Справиться с этой задачей сможет только опытный руководитель с хорошей интуицией. Поиск необходимых данных – это долгий и обременительный процесс, поэтому многие компании принимают решение о внедрении управленческого учета. Он позволяет своевременно обнаружить все недостатки в принятии решений, организации деятельности компании и вовремя их устранить.

Что такое управленческий учет?

Управленческий учет – это система сбора данных и их анализа, составления плана развития компании. Полученную информацию о результатах хозяйственного функционирования и обо всех затратах компании используют для быстрого и безошибочного принятия решений. Такая система позволяет оптимизировать управленческую деятельность. Внедрение управленческого учета предполагает управление всеми статьями расходов компании и, как следствие, увеличение прибыли.

Система широко применяется при расчетах себестоимости производимой продукции. При этом учитываются все издержки: прямые и косвенные, постоянные и переменные. Это позволяет получить очень точные сведения.

Задачи

Внедрение управленческого учета помогает оптимизировать деятельность любой организации. Такая система комплексно выполняет сразу несколько задач:

• обеспечение эффективной работы всей компании и контроль ее деятельности;
• улучшение алгоритма управления;
• поиск резервов для увеличения прибыли;
• снижение расходов;
• постоянный контроль имущества. Проверка наличия, эффективного распределения и перемещения;
• контроль над денежными, трудовыми и материальными ресурсами организации;
• сбор, анализ и оформление информации, на основе которой принимаются решения;
• выполнение анализа всех затрат компании для расчета себестоимости продукции и формирования оптимальной стоимости;
• обеспечение стабильности компании;
• уменьшение задолженностей компании;
• перераспределение средств;
• поиск решений для увеличения прибыли, сокращения затрат и улучшения общего финансового положения;
• формирование инфраструктуры, позволяющей эффективно руководить компанией;
• управление текущей ликвидностью.

Финансовые показатели компаний, внедривших систему управленческого учета, значительно улучшились. Руководство получило удобный алгоритм управления затратами компании и возможность в режиме реального времени контролировать ее финансовое состояние. При этом значительно снизились риски, и увеличилась прибыль.

Управление любой компанией – это сложный процесс, требующий максимальной концентрации и больших временных затрат. Но внедрение управленческого учета позволяет оптимизировать все процессы, найти самое выгодное решение для любого вопроса и увеличить прибыль. Такая система направлена на своевременное получение всех необходимых данных, их анализ и последующее принятие решений на основе полученной информации.

Разработка

Главная особенность управленческого учета, в отличие от финансового или налогового, – это отсутствие строгой регламентации. Нюансы работы этой системы определяются потребностями самого предприятия. Менеджерам предоставляют только актуальные и необходимые для ведения учета данные. Сейчас алгоритмы создания новых систем управленческого учета не имеют общего стандарта.

Главной целью системы управленческого учета является поиск и систематизация информации. Она предоставляется руководителям для обоснования принятых решений. С помощью предоставленной информации легко контролировать не только экономические операции, но и правильность рабочего процесса. Несмотря на большую стоимость внедрения, система учета может принести предприятию большую прибыль. Но нельзя ожидать результатов сразу. На разработку и внедрение системы на крупном предприятии может потребоваться около года. При этом результаты станут видны только после пробного запуска и последующей корректировки системы.

Разработка системы выполняется в несколько этапов:

1. Создание финансовой структуры. Специалисты ищут отделы компании, которые могут предоставить данные для ведения учета. Они представляют собой совокупность центров финансовой ответственности.
2. Разработка системы предоставления отчетов и поиск показателей эффективной работы для каждого из отделов компании.
3. Разработка классификаторов и кодификаторов для всех объектов, участвующих в управленческом учете.

Алгоритм внедрения

Внедрение системы управленческого учета это длительный процесс, требующий ответственного подхода. Все работы выполняются в два шага. Сначала разрабатывается система и после этого он внедряется.

1 шаг

В самом начале необходимо правильно поставить задачи и точно определить цели внедрения системы. Необходимо подробно описать главные и второстепенные проблемы предприятия, определить цели.

После этого следует проанализировать текущую ситуацию в компании. То есть найти уже существующие источники информации. Для этого необходимо проанализировать данные, на основе которых принимаются решения найти их источники и проследить путь, который они проделали перед тем, как попасть к руководству.

На этом этапе необходимо проанализировать структуру бизнеса:

• описать все процессы;
• найти центры финансовой ответственности;
• определить связи между различными подразделениями;
• перечислить обязанности каждого из подразделений.

После этого следует внимательно изучить уже имеющиеся ресурсы компании. Главный из них – это квалифицированные рабочие кадры. Необходимо проанализировать профессионализм сотрудников и подумать о возможности их дополнительного обучения.

Необходимо убедиться в наличии средств коммуникации и, при необходимости, подумать об их внедрении. Для управленческого учета важна система ведения отчетности. В компании, где она хорошо отработана, внедрить управленческий учет можно намного быстрее.

Чтобы хорошо выполнить задачу по внедрению необходимо обязательно сравнить ситуацию в компании с результатом, которого добивается руководство. Это позволит увидеть недоработки существующей системы и поможет исправить их с минимальными временными и финансовыми затратами. Анализ уже имеющихся ресурсов и возможностей компании поможет выбрать оптимальную систему внедрения. Все результаты анализа необходимо оформить документально.

2 шаг

После выявления недостатков текущей ситуации в организации можно приступать к разработке алгоритма внедрения управленческого учета. Он должен включать в себя следующие пункты:

• сроки внедрения;
• объемы предоставляемых данных;
• порядок составления отчетов на их основе;
• перечень информации, которую следует анализировать;
• список сотрудников, ответственных за предоставление данных.

Следует дополнительно назначить человека, ответственного за сбор необходимой информации. В этом случае все комментарии руководителей будут направлены определенному сотруднику. Это позволит сэкономить время. После этого можно приступить к работе в новом ритме, с предоставлением всей необходимой информации.

Формат отчетности

Важно разработать единый формат передачи информации. Это поможет сотрудникам компании создавать быстро отчеты на основе полученных данных и передавать их руководству для дальнейшего принятия решений.

На начальных этапах внедрения системы сотрудникам предстоит обрабатывать огромное количество данных, это может занять много времени, поэтому рекомендуется сразу разрабатывать единый формат отчетности. Это поможет быстро обрабатывать данные.

Внедрение системы управленческого учета имеет несколько особенностей:

• при наличии нескольких бухгалтерских баз часто выявляются особенности ведения каждой из них. При внедрении управленческого учета важно сразу определить, какая база служит источником информации для определенного отчета;
• некоторые хозяйственные операции должны быть учтены сразу в нескольких системах (управленческая, бухгалтерская).

Чтобы у сотрудников компании не возникало проблем со своевременным формированием отчетов. Необходимо сразу определить, какая база является источником информации для того или иного отчета.

Автоматизация

Автоматизация любых процессов позволяет сэкономить средства, уменьшить трудоемкость и увеличить прибыль. Систему управленческого учета можно автоматизировать, но этот процесс отличается высокой стоимостью и трудоемкостью. Руководителям придется отправить часть персонала на обучение. Это приведет к временному снижению прибыли, ведь обучающиеся люди временно не смогут работать, и при этом будут получать зарплату.

Автоматизация будет выгодна только большой компании. Если штат сотрудников не превышает 50 человек, то организация может нормально функционировать без автоматизации. Если руководство приняло решение об автоматизации, то этот процесс может нанести ущерб небольшой компании. Длительный и затратный процесс может негативно сказаться на эффективности компании, ведь увеличится нагрузка на сотрудников и уменьшится продуктивность их работы. И, как следствие, руководству придется либо нанимать новых сотрудников, либо снижать объемы работы.

В процессе отработки управленческого учета необходимо правильно выбрать информационную систему. Она должна иметь много положительных отзывов, хорошую историю. По мере развития компании объемы данных растут. Поэтому спустя время информационная система не сможет удовлетворить все потребности компании.

Преимущества

Автоматическая система имеет несколько важных преимуществ:

• быстрое выявление любых проблем и несоответствий;
• ускорение поиска нужной информации;
• увеличение достоверности данных;
• упрощение подготовки информации и составления отчетов.

Преимущества автоматической системы будут хорошо заметны только в крупной компании. Сотрудники мелких фирм смогут нормально обходиться без этого.

Трудности

Автоматизация – это длительный процесс, который может занимать около года. После этого несколько лет потребуется на доработки системы. При этом на начальном этапе возрастает нагрузка на ответственных сотрудников.

Еще одна трудность – это нехватка кадров. Квалифицированных работников, способных работать с системой.

Возможные ошибки

При организации системы управленческого учета часто возникают ошибки:

• руководители небольших предприятий стремятся автоматизировать все процессы. В результате они тратят огромные суммы на этот процесс. Но для маленьких компаний автоматизация не принесет большой выгоды, а только создаст дополнительные трудности;
• недостаточное финансирование. При внедрении системы управленческого учета нельзя экономить на разработке проекта и обучении людей. Затраты вскоре окупятся, принеся организации большую выгоду;
• отсутствие четких задач. Чтобы системы управленческого учета приносила большую прибыль необходимо точно сформулировать цели организации, определить сроки для их достижения и разработать проект в соответствии с ними;
• фальсификация данных. При использовании недостоверной информации невозможно принять правильное решение, поэтому при фальсификации предприятие не может нормально функционировать.

Внедрение системы управленческого учета позволяет руководству предприятия безошибочно принимать верные решения на основе данных об экономическом состоянии организации. Благодаря этой системе увеличивается прибыль компании и сокращаются издержки.