Какие отчетности есть для бизнеса

Вне зависимости от формата, масштаба и специфики бизнеса предприниматели должны предоставлять обязательную отчетность заинтересованным физическим и юридическим лицам (инвесторам, партнерам и т. д.) и контролирующим органам (ФНС), а также вести внутреннюю периодическую отчетность для упрощения анализа эффективности деятельности.

Что такое отчетность бизнеса

Отчетность в бизнесе заключается в периодическом сборе информации о ведении предпринимательской деятельности и объединении данных в единую документацию по утвержденной форме. При этом отчетные периоды определяются внешним контролирующим органом (например, ФНС) или регламентируются внутренним положением о документообороте компании. В зависимости от конкретной запрашивающей инстанции этот процесс затрагивает различные подразделения компании и разделяет отчетность на частичную (для отдельных направлений деятельности) и консолидированную (общий отчет по всем подразделениям или предприятиям, входящим в холдинг).

Зачем нужна периодическая отчетность

Предоставление отчетности необходимо как для коммерческих, так и для некоммерческих организаций. Оно позволяет государственным органам контролировать деятельность предприятий. Кроме того, для отдельных отраслей бизнеса обязательно размещение отчетности компании в публичных источниках. Наряду с внешними структурами формирование управленческих отчетов помогает оптимизировать бизнес-процессы за счет анализа планируемых и фактических показателей:

• упрощает оценку финансовой и хозяйственной деятельности организации;
• позволяет контролировать сотрудников;
• собирает статистику для оценки динамики развития;
• корректирует ценовую политику компании;
• информирует собственников предприятия о текущем положении и т. д.

Постоянный мониторинг бизнес-процессов способствует эффективному функционированию предприятия и дает возможность сформировать общую картину работы за счет комплексного сбора информации. Это связано с тем, что обязательная отчетность предприятия охватывает все аспекты бизнеса: бухгалтерскую, финансовую и структурную деятельность.

Типы отчетности

В зависимости от способа предоставления отчетность предприятия может быть внутренней и внешней. При этом внутренняя представляет собой управленческую отчетность, которая необходима для контроля работы подразделений предприятия или отдельных сотрудников и направлена на анализ эффективности выбранной маркетинговой, товарной и финансовой политики. На ее основе формируют и корректируют стратегии развития и продвижения бизнеса, а также способы позиционирования компании на рынке товаров и услуг. Сроки и формы ее предоставления определяются собственником и руководящим составом предприятия и не зависят от внешних факторов. Обычно она оформляется в виде таблиц, удобных для использования в рамках внутренних нужд компании. Конкретный тип документов определяет также руководство компании, но обычно управленческая отчетность схожа по структуре с бухгалтерской и включает в себя:

• отчеты о движении денежных средств;
• отчет о финансовой деятельности;
• управленческий баланс.

Характер и периодичность внешней отчетности предприятия при этом определяются его спецификой и сферой деятельности, однако она всегда содержит бухгалтерскую и налоговую отчетность. При этом обязательными для всех организаций являются ежегодные отчеты, а промежуточная отчетность может быть затребована дополнительно (за исключением бухгалтерской, когда необходимо предоставлять также квартальные и полугодовые отчеты). Кроме того, внешняя отчетность бизнеса может быть предоставлена в запрашивающую инстанцию или государственный орган как в бумажном, так и в электронном виде: формат определяется конкретным государственным органом и формой ведения предпринимательской деятельности. Внешняя отчетность предприятия также актуальна для потенциальных партнеров, инвесторов, контрагентов и прочих организаций, заинтересованных в информировании о состоянии дел организации.

Принципы отчетности

Независимо от типа отчетности и места ее предоставления, она должна соответствовать ряду принципов, общих для создания и оформления документации предприятия:

Информативность

Каждый отдельный документ должен быть достаточным сам по себе и содержать все необходимые сведения для анализа направления в рамках конкретного вида отчета. При этом обычно к финансовой и бухгалтерской документации прилагают пояснительные записки и сопроводительные письма, которые наиболее точно отражают состояние дел компании и описывают текущие ситуации. Кроме того, такой тип предоставления информации особенно актуален для управленческой отчетности, которая становится отправной точной для стратегического планирования: так дополнительная информация помогает прогнозировать достижение нужных финансовых и экономических показателей.

Доступность

Внешняя отчетность обычно характеризуется определенными требованиями к оформлению документации. Например, постановление о бухгалтерской отчетности регламентирует порядок предоставления данных: текстовая часть выполняется на русском языке, все суммы указывают в рублях и т. д. При этом управленческая отчетность может не иметь жестких рамок, однако она должна быть понятна для каждого сотрудника организации, который обращается к данным в рамках анализа бизнес-деятельности. Кроме того, принцип доступности указывает на публичный доступ к отчетности предприятия в том случае, если его формат подразумевает открытые сведения о деятельности.

Прозрачность

Данные в сформированных отчетах должны быть понятны сотрудникам организации, а также сотрудникам сторонних инстанций и контролирующих учреждений. Информация в отчетах должна соответствовать начальным требованиям к формату документа, а также содержать пояснения в тех частях, где могут возникнуть спорные моменты.

Точность

Обязательный принцип составления любого типа отчетности, поскольку от точности предоставленных сведений зависит не только взаимодействие с вышестоящими органами и контролирующими подразделениями, но также дальнейшее функционирование и развитие бизнеса. При этом отслеживают не только точность предоставления данных в рамках одного отчета, но и соответствие информации предыдущих отчетных периодов.

Кроме общих принципов для всех видов отчетности, существуют отдельные требования к срокам предоставления, объему информации и обязательным пунктам внутри каждого типа документации. Эти принципы могут быть установлены законодательством или сформированы на основе актуальных для руководства компании характеристик.

Виды внешней отчетности

Формат внешней отчетности определяется этапом развития бизнеса, его спецификой и сферой предпринимательской деятельности. Эти характеристики влияют на периодичность и количество предоставляемой информации, а также на объем отдельного отчета внутри направления.

Бухгалтерская

Обязательная отчетность предприятия, которая формируется подобно управленческой, однако, необходима не для внутреннего использования и оценки результатов финансовой и хозяйственной деятельности, а для отчета перед государственными органами. Обязательной для всех предприятий является годовая форма отчета, однако промежуточные формы также могут потребоваться в зависимости от специфики предприятия. В качестве промежуточных периодов выступают месяц, квартал, полугодие и девять месяцев. Бухгалтерская отчетность для коммерческих и некоммерческих организаций может различаться количеством документов, но всегда включает в себя:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о движении денежных средств;
• пояснительную документацию.

Формы отчетности для конкретного типа бизнеса определяются в соответствии с постановлением Министерства финансов. Некоторым организациям доступна упрощенная форма предоставления бухгалтерской отчетности (например, предприятиям малого бизнеса).

Налоговая

По сравнению с бухгалтерской налоговая отчетность аналогична для всех форматов ведения предпринимательской деятельности и подразумевает единый срок предоставления с годовой периодичностью. Однако некоторые типы деятельности, наряду с общими формами налоговых отчетностей, заполняют специальные: например, налог на игорный бизнес и т. п.

Кадровая

Одновременно с финансовой кадровая отчетность может быть также внутренней и внешней: в соответствии с установленными сроками сотрудники отдела персонала предоставляют сведения о кадровых перемещениях в несколько государственных органов – Росстат, ФСС, ПРФ, региональную службу занятости, военкомат и т. д. Кроме того, отдел персонала готовит отчеты о сотрудниках для банков по требованию в связи с неуплатой кредитных обязательств.

Количество и объем кадровых отчетов зависят от этапа развития бизнеса, масштаба предприятия, числа сотрудников, а также сферы деятельности компании. В крупных организациях кадровой отчетностью занимается отдельный сотрудник, поскольку в этом случае отчеты составляют большой объем работы:

• Росстат – отчетность заполняется по определенной форме, которая зависит от масштаба предприятия и содержит данные о количестве трудоустроенных сотрудников, размерах заработной платы и дополнительной информации, которая подается в госорган индивидуально с учетом специфики организации (например, она различается для сферы культуры, науки, инженерных изысканий и т. д.);
• Пенсионный фонд – ежемесячные отчеты по нескольким типовым формам, которые отражают сведения о пенсионном страховании штатных и нештатных сотрудников;
• военкомат – ежегодные отчеты о воинской обязанности сотрудников;
• ФСС – отчеты для фонда социального страхования в некоторых организациях также ведут кадровые службы, а не бухгалтерия. Она отражает сведения о социальных выплатах сотрудникам (больничные листы, алименты и т. д.). Кроме того, для некоторых организаций предусмотрены отчеты о сотрудничестве с ФСС: например, для пансионатов и санаториев, принимающих на лечение граждан по социальным путевкам.

Кадровая отчетность и сроки ее предоставления не зависят от формы собственности компании. В небольших организациях кадровая и финансовая отчетность распределяются между сотрудниками таким образом, чтобы сократить время на подготовку: например, данные для налоговой отчетности часто отражают ряд сведений для кадровых отчетов и т. д.

Отраслевая

Дополнительная отчетность компании характеризуется отраслью деятельности и отражает специальные данные. Так, например, индивидуальные отчеты заполняют промышленные и сельскохозяйственные предприятия, учреждения науки и культуры, компании по добыче полезных ископаемых и т. д. При этом отчеты содержат сведения об использовании сырья, импорте и экспорте товаров, влиянии производства на окружающую среду, рациональном использовании материальных ресурсов и т. д. Сроки и формат оформления отраслевой отчетности зависят также от конкретного запрашивающего органа.

Порядок организации

Порядок подготовки управленческой и внешней отчетности имеют схожую структуру и не зависят от сферы предпринимательской деятельности. Следование основным принципам подготовки отчетов способствует своевременному предоставлению документации в соответствующий контролирующий орган и позволяет избежать штрафов, а также осведомлять управляющий состав предприятия о текущем положении дел.

Постановка целей и задач

Стартовый шаг в реализации любого исследования – определение четких целей и задач для последующего корректного сбора данных. Особенно актуально это для внутренней управленческой отчетности, которая не имеет четких регламентированных форм и определяется руководством организации. В связи с этим начальным этапом должно быть утверждение формата отчета и объема предоставляемой информации. Внешняя отчетность обычно заполняется по типовой форме, однако отраслевые отчеты часто имеют свободную форму, для которой также актуальны индивидуальные цели в рамках создания документа.

Назначение ответственных

Формат подготовки отчетов зависит от масштаба организации и количества трудоустроенных сотрудников. Так, например, в крупных корпорациях обычно создают отдельную службу по взаимодействию с контролирующими инстанциями и государственными органами, а также коммуникации с физическими и юридическими лицами, заинтересованными в получении сведений о предприятии (потенциальные кредиторы, инвесторы, ключевые клиенты и т. д.). На предприятиях малого и среднего бизнеса ответственными за ведение отчетности назначают сотрудников соответствующего отдела – бухгалтерии или кадровой службы. Кроме того, небольшие фирмы часто нанимают сотрудника на аутсорсе, который отвечает только за отчеты компании. В ситуации несвоевременного или некорректного предоставления отчета в государственный орган ответственность возлагается на генерального директора или управляющего предприятием.

Установка сроков

Контроль за своевременным предоставлением внешних отчетов лежит на сотрудниках, которые занимаются их подготовкой, а также начальниках соответствующих подразделений. Для управленческих отчетов утверждаются сроки предоставления документации руководителю организации, которые зависят от сферы и специфики конкретной деятельности (например, сезонности спроса на товар или услугу, нюансов стратегии развития и т. д.). Сроки создания и анализа отчетов устанавливаются правилами внутреннего документооборота и обычно зависят от сроков составления внешней налоговой и бухгалтерской отчетности.

Оценка ресурсов

Оценка кадровых ресурсов необходима для определения собственных сил и компетенций сотрудников, а также возможного привлечения сторонних аудиторов. Необходимость внешнего аудита бухгалтерской отчетности определяется сферой деятельности компании и для ряда предприятий является обязательным процессом. Кроме того, аудиторские проверки следует проводить по собственной инициативе учредителя в случае изменения управляющего состава, формы собственности, при продаже или реорганизации бизнеса и т. д.

Разработка правил

Правила управленческой отчетности обычно разрабатывают аналогично внешним формам отчетов для упрощения анализа данных и предоставления сведений в запрашивающие инстанции. Заполнение документации должно соответствовать принципам ведения отчетности и быть доступным для всех заинтересованных в получении информации о компании лиц. Сотрудники, ответственные за подачу документации в вышестоящие органы, должны отслеживать порядок предоставления документов и актуальные изменения в требованиях к оформлению и объему информации.

Создание отчета и анализ данных

На предприятиях среднего и крупного бизнеса формируют фокус-группы для снижения человеческого фактора и гарантии точности расчетов и предоставления сведений о компании в нужную структуру. Обязательным этапом создания отчета является его последующий анализ: даже в случае внешней отчетности оценка результатов позволяет своевременно отследить изменения в бизнес-процессах и выявить недочеты выбранной стратегии развития. На основе аналитических данных создают варианты оптимизации бизнес-модели. Кроме того, пренебрежение промежуточной отчетностью в случае ее необязательного предоставления может негативно сказаться на финансовых результатах компании, поскольку снижает вероятность обнаружения точек проседания. Инициативные аудиторские проверки помогают гарантировать точность предоставленных данных и соответствие сведений требованиям запрашивающих физических и юридических лиц.

Анализ отчетности

Оценка результатов периодической отчетности необходима для анализа изменений в деятельности предприятия и корректировки выбранных стратегий, поэтому наиболее часто касается финансовых отчетов организации. Такое исследование помогает собственникам и руководителям предприятия отследить изменение финансовых и экономических показателей в зависимости от внешних и внутренних факторов, а также просчитать возможные риски и угрозы для бизнеса. При этом обычно к фиксированным срокам периодической отчетности привязывают внутреннюю документацию, а также отчетные периоды для оценки внедренных маркетинговых инструментов и техник для развития бизнеса.

Анализ отчетности компании позволяет решить ряд актуальных задач:

• выявить сильные и слабые стороны деятельности;
• определить потенциальные точки роста;
• оценить изменение спроса на товар или услугу;
• рассчитать точку безубыточности;
• скорректировать маркетинговую и финансовую политику компании;
• выдвинуть гипотезы для совершенствования бизнес-процессов и т. д.

Горизонтальный анализ

С помощью горизонтального анализа оценивают темпы роста компании за счет сравнения текущих показателей со значениями аналогичных отчетных периодов. Это позволяет проанализировать изменение финансовых показателей за предыдущие периоды и сделать вывод о причинах снижения или повышения прибыли. Наиболее характерен такой вид анализа для бухгалтерской отчетности, где в качестве отчетного периода принимают квартал или год.

Вертикальный анализ

Вертикальный тип анализа необходим для оценки изменений отдельных показателей относительно конкретного ориентира, в качестве которого выбирают, например, общий объем выручки за год. Таким способом можно определить долю расходов на сырье, аренду и прочие издержки относительно общей суммы затрат. При этом данные вертикального анализа выражают в процентном соотношении.

Сравнительный анализ

Посредством сравнительного анализа чаще всего определяют степень реализации выбранной стратегии развития путем сравнения плановых и фактических показателей. Кроме того, такой тип оценки применяют в рамках конкурентного анализа внутри отрасли. Особенно актуально это для предприятий, которые обязаны публиковать информацию о бухгалтерском балансе в публичных источниках. Сравнительный анализ также позволяет оценить долю рынка и спрогнозировать развитие компании относительно ключевых конкурентов.

Трендовый анализ

Трендовый анализ иначе называют оценкой тенденций, поскольку он помогает определить изменение позиций внутри отчетности за несколько предыдущих отчетных периодов и выявить основные векторы развития или регресса. Такой типа анализа аналогичен горизонтальному, однако включает в себя подробную оценку нескольких отчетных периодов с целью формирования основных тенденций интересующих показателей. Обычно за основу выбирают конкретный период (например, год с наилучшими финансовыми показателями), относительно которого делают вывод об изменении значений.

Коэффициентный анализ

Коэффициентный анализ позволяет оценить финансовое состояние компании, основываясь на изменении отдельных позиций. При этом рассчитанные коэффициенты оценивают относительно средних показателей в отрасли или прежних значений за аналогичный отчетный период. В рамках подобного финансового анализа определяют коэффициенты финансовой устойчивости, платежеспособности компании, ликвидности и инвестирования и т. д. Выбор и аналитика отдельных показателей зависят от необходимости оценки характера хозяйственной деятельности компании.

Аудит

Внутренний или внешний аудит может быть инициативным или обязательным и является завершающим этапом создания и оценки отчетности для бизнеса. Вне зависимости от сферы деятельности компании обязательный аудит проводят в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, которая также определяет необходимые позиции для открытых публикаций.

Своевременное и корректное предоставление отчетности предприятия позволяет оценить рентабельность бизнеса и скорректировать утвержденную стратегию развития, а также является обязательным в рамках исполнения требований законодательства. Наряду с бухгалтерской и налоговой отчетностью, независимо от формы собственности и масштаба организации, компании должны предоставлять кадровую и отраслевую документацию с учетом требований контролирующих органов и заинтересованных в информации о компании физических и юридических лиц. Для упрощения и повышения точности отчетов для бизнеса внутри компании назначают ответственных лиц или создают фокус-группы для каждого типа отчетности, а также нанимают сторонних экспертов в случае отсутствия собственных кадровых ресурсов. Кроме того, завершающим этапом составления финансовой отчетности становится проведение инициативного или обязательного аудита, который регламентирует порядок документооборота и объем информации для публикации в открытом доступе.