Как выстроить работу тендерного отдела продаж

Привет! Расскажи о себе. Ты два месяца назад закончил наши курсы?

Да. Я из города Нижневартовска. Уже более семи лет мы занимаемся оптово-розничной торговлей строительных материалов. Работаем с нефтяниками: с такими структурами как «Газпром», «Роснефть», «Новатэк». Имеем несколько филиалов в Нижневартовске и Новом Уренгое. Хотим открыть еще один в Сургуте. 30 % от нашей деятельности занимает тендерная система.

Какой у вас совокупный годовой оборот?

Около 200 миллионов рублей. В доле тендеров – 60–70 миллионов.

А почему именно такая доля? Специально рассчитываешь на эту сумму?

Да, потому что тендеры – долгие деньги. Нефтяники работают с отсрочкой в 30, 60, а то и 90 дней. Соответственно, мы туда не можем отправить больший бюджет.

Как устроена организационная структура отдела продаж, который работает с тендерами?

Один человек сидит на закупках и ищет тендеры по 223-му и 44-му законам. Также он ищет возможности продаж на корпоративных сайтах, то есть на тех сайтах, присутствие на которых мы оплачиваем. Это, например, платные площадки «Роснефти», «Газпром Нефти» и «Газпром Добычи». Затем найденная информация передается другому человеку, которые выполняет тендерные спецификации и заявляет нас на тендер: проходим аккредитацию, по заданию предоставляем техническую часть.

Как ставятся планы по тендерам?

Дело в том, что бывает так, что конкретный тендер на торгах мы можем и не выиграть. Поэтому, чтобы привязать тендеры к плану, мы исходим из KPI по заполненным заявкам на тендеры, и, естественно, даются премии за выигранные.

Планы стоят в выручке или в марже?

План всегда привязан к выручке. Потому что есть такие тендеры, где мы идём всего лишь на десятипроцентную маржу для того, чтобы их выиграть. Бывает, и нефтяники занижают спецификацию. Мы, например, выигрываем тендер, а они после переторжки просят понизить тендерную спецификацию на 10–15 %. Потому я не могу привязывать план к марже, ведь маржинальность выходит всего 5–10 %. 

Как в зависимости от выполнения плана меняются проценты по премиям сотрудникам?

Понятно, если у нас годовой оборот по тендерам 60–70 миллионов рублей, то мы стремимся, чтобы у менеджера заполненность тендерами была где-то на пять-семь миллионов в месяц. То есть мы уже примерно понимаем, в каких позициях мы сильны, какие тендеры выиграем, а какие вряд ли.

Выходит, процентной премии по плану нет? То есть, если менеджер сделает три миллиона вместо пяти, то не лишится части зарплаты?

Бывает такое, что заявок на тендеры заполнено на пять-семь миллионов, а не выиграли ни одного. В таком случае мы всё равно даем менеджеру какой-то бонус за нахождение тендеров и заполнение заявок.

А где вы ведете статистику по тендерам?

После того как отучились у тебя, внедрили amoCRM. По твоим рекомендациям внедрили ip-телефонию и сквозную аналитику. То есть сейчас после каждой заполненной заявки человек, который отвечает за тендеры, вносит в CRM тендер как задачу по сделке.

То есть всю статистику видно?

Абсолютно всё. Например, в воронке продаж мы сделали один шаг – «Рассрочка», для ситуации, когда отгружаем товар нефтяникам в рассрочку. По нему мы отслеживаем, когда поступит оплата.

Как начать работать с тендерами? Как на это решиться? Как ты начал?

Мы сначала не понимали эту систему, не понимали госзакупки. Но начали встречаться с людьми и разговаривать. Ведь наше же государство в эти рамки нас и поставило. С эти надо жить. Столкнулись с действительностью, на ней и учились. Теперь отправляем людей на обучение по тендерному законодательству. Начинали, конечно, с самого малого: первые заявки заполняли на 10–20 тысяч рублей. Но сейчас значительно увеличили оборотные средства.

То есть за счет собственных средств вы постепенно нарастили тендерный сектор?

Да. Компания существует более семи лет. Поэтому мы уже можем себе позволить оборотку с отсрочкой платежа. 

Сколько тебе лет?

Мне 29.

Какие у тебя цели на ближайшие пять лет?

Сделать оборот в миллиард рублей.

Насколько выросли продажи после курсов?

По прошлому году мы выросли где-то на 25–30 %. Это я беру конец февраля – начало марта 2018 года, так как у нас есть сезонность. Раньше в этот период мы шли где-то с минусом в 10 %, а сейчас плюс 25–30 %.

Я желаю вам удачи. Чтобы годовой тренд продолжился, чтобы вместо двух сотен прошлогодних миллионов вы сделали триста!

Совет эксперта

Если вы вдохновились интервью и тоже хотите начать заниматься тендерными продажами, одним из простых способов зайти на этот рынок станет участие в закупках по 44-ФЗ. В этой сфере даже начинающие игроки вполне могут выиграть тендер, пусть и не с первого раза.

Почему лучше всего начинать именно с этого закона? Дело в том, что он жестко регламентирует действия обеих сторон тендера, имеет меньше подводных камней по сравнению с другими законами, а также предоставляет гарантию оплаты контракта, так как в тендере участвуют только бюджетные деньги.

Работа с тендерами может строиться по одному из трех сценариев:

• Поставка товаров. Вы находите закупку, далее начинаете поиск места, где можно купить нужный заказчику товар дешевле. Продаете его заказчику и забираете себе разницу в цене.
• Оказание услуг. Отличный вариант на случай, если нет большого стартового капитала. Вы по тендеру оказывает услуги ремонта, клининга, ивент-услуги или другие на ваше усмотрение.
• Посредничество. Схема для опытных игроков. Вы находите тендер и поручаете его выполнение субподрядчику, забирая себе определенный процент с каждой такой сделки.

Что примечательно, третий вариант постепенно может развиться в отдельный консалтинговый бизнес.