Как выстроить бизнес-процессы на удаленке

Единственный способ остаться на рынке в кризис – это адаптироваться к новым реалиям и перестроить бизнес под актуальный формат. В этот раз многие руководители российских компаний оказались к этому не готовы. Сегодня мы рассмотрим все аспекты перевода сотрудников на удаленную работу – практические и юридические.

Переход компании на удаленную работу: с чего начать

Мы подготовили чек-лист перевода организации на удаленную работу. Что нужно сделать:

1. Создать список сотрудников, которых вы переводите на дистанционную работу. Издать соответствующий приказ и оформить по ТК РФ дополнительные соглашения.
2. Создать единое онлайн-пространство для работы всех сотрудников компании, включая тех, что останутся в офисе.
3. Создать и настроить инструменты для комуникации, постановки задач и контроля выполнения.
4. Проконтролировать наличие необходимого технического оснащения у сотрудников дома.
5. Написать новый рабочий регламент.
6. Провести адаптацию сотрудников к новым программам и инструментам.
7. Наладить эффективный канал коммуникации.

Для перевода сотрудников на дистанционную работу вам понадобятся IT- и HR-отделы. IT-отдел должен обеспечить интеграцию новых инструментов и CRM-системы, а также настройку этих программ на компьютерах дистанционных сотрудников. Последнее можно сделать через удаленный рабочий стол. HR должны заняться юридическим аспектом, организацией обучения новым программам сотрудников и созданием нового рабочего регламента.

Инструменты и онлайн-офис

Первое, с чего следует начать – создание общего онлайн-пространства, в котором вы будете работать. Вам нужно где-то ставить задачи, контролировать их выполнение, обсуждать рабочие вопросы. Стартовый набор инструментов, которые вам обязательно нужны:

1. CRM-система или task-менеджер. Все рабочие процессы теперь будут проходить здесь. Это ваш виртуальный офис. 
2. Zoom и Telegram/WhatsApp. Через эти каналы будет происходить коммуникация с сотрудниками. Zoom – для видеозвонков, чат в Telegram/WhatsApp – для новостей и организационных вопросов. 
3. Google документы, таблицы, презентации. Весь документооборот компании переносится на облако. Отчеты и рабочие материалы сотрудники не должны хранить на домашних компьютерах.

Теперь поговорим подробнее о каждом из этих инструментов. Вы можете выбрать каналы коммуникаций и средства для организации онлайн-офиса, удобные вам. Например, переписываться с коллегами в WhatsApp или Discord, созвоны устраивать по Skype, а работать в Microsoft Teamviewer. Это не меняет общей сути – для успешного перехода на удаленку вам нужен виртуальный офис, канал письменной, голосовой и видеосвязи, общее облако с документами.

Выбираем и настраиваем софт

Программы, сервисы и CRM-системы решают ключевые вопросы организации рабочего пространства. Здесь вы будете ставить задачи, контролировать их выполнение, создавать проекты и общаться. 

CRM-системы и task-менеджеры

CRM-системы позволяют синхронизировать все процессы, которые у вас происходят в команде и на проектах. На примере Битрикс24, кроме рабочего пространства, чата с коллегами и контроля выполнения задач, система позволяет:

1. Фиксировать и собирать все обращения клиентов в одном месте.
2. Собирать базу клиентов, сделок и информацию, на какой стадии эти сделки находятся. 
3. Обеспечить планирование работы.
4. Вести статистику проектов и ключевых показателей бизнеса.
5. Общаться в чате, совершать видеозвонки.
6. Хранить и вести документацию.
7. Вести финансовую и другую отчетность.
8. Собрать всю информацию о персонале для HR – на каких проектах заняты, когда проходили обучение, личная эффективность и другие сведения по каждому сотруднику.

Этот список можно дополнить в зависимости от нужд компании. CRM-системы позволяют собрать все бизнес-процессы в одном месте. В них интегрируются любые программы и мессенджеры, которые вы используете для командной работы. 

Если говорить конкретно о Битрикс24, тарифы начинаются от 6 подключенных пользователей. Расширенный тариф позволяет подключить неограниченное количество сотрудников. Система интегрируется также с 1C. В ней можно работать непосредственно с лидами и закрывать продажи.

В маленькой компании можно обойтись простым task-менеджером. К примеру, система Trello представлена в виде досок. Вы можете создать виртуальную доску по каждому конкретному сотруднику или проекту. А внутри этих досок формировать колонки с задачами:

• новые;
• в процессе выполнения;
• выполненные;
• архив.

Менеджеры отделов могут создать для своих сотрудников рабочее пространство в Trello и добавлять задачи раз в неделю. А в пятницу контролировать их выполнение. В процессе следить, как продвигается работа по проектам. 

В чем плюсы Trello для компаний:

• легко адаптироваться, максимально простая система;
• совмещает таск-менеджер, ежедневник и место для рабочего общения;
• интеграция с Gmail, Dropbox, Google Диск, Evernote, Google Календарь и другими приложениями.

Бесплатная версия Trello дает доступ к минимуму функций, но ее можно расширить. 

Каналы коммуникации

Каналы связи общения с сотрудниками – ключевой момент. Вне офиса у вас нет возможности зайти в отдел к менеджеру и поинтересоваться, чем он занят, или собрать в любое время совещание. Для удаленной коммуникации хорошо зарекомендовал себя сервис видеозвонков Zoom. 

Если вы работаете с пакетом Microsoft 365, в него входит Skype. Вы можете пользоваться им. Также вам понадобится чат в мессенджере для решения организационных вопросов. Главное правило – в чате ничего не обсуждать. Он работает, как доска объявлений. Сюда можно выкладывать повестку дня для созвона, изменения в графике.

Облако и документы

Ваша работа посыпется, как карточный домик, если сотрудники будут работать в Word, Excel и презентациях каждый на своем компьютере и пересылать файлы по почте. Это очень тормозит процесс. Придется запрашивать каждый файл, зависеть от скорости реакции каждого отдельного сотрудника. Доступ к отчетам и документам по проектам должен быть у руководства и всех задействованных сотрудников в любое время.

Также нужно обеспечить сохранность и защиту внутренних данных. Эту задачу решает общее облако с документами, например, сервисы Google Диска. Доступ к нему будет только у сотрудников. По почте на удаленной работе не общаются, это не эффективно. Но у каждого сотрудника должна быть корпоративная почта, к которой привязаны все документы и доступы. Личные email для этих целей не подходят. 

Оборудование для работы и обучение

Основные проблемы, с которыми вы столкнетесь, будут связаны с отсутствием или плохим качеством домашнего оборудования сотрудников (ноутбуков, гарнитур), отсутствием стабильной связи и разным уровнем подготовки к онлайн-работе. Вам нужно решить эти вопросы сразу же.

Что нужно сделать:

1. Проконтролировать наличие исправной гарнитуры и подходящего для работы компьютера у каждого сотрудника. Это самая затратная часть процесса – возможно, вам придется купить гарнитуры и предоставить корпоративные ноутбуки.
2. Прописать в регламенте рабочее время, в которое каждый сотрудник должен быть онлайн с домашнего стабильного интернет-соединения. Удаленный офис – не фриланс. Работа из кафе или с планшета в парке недопустима.
3. Обучить всем нюансам работы в CRM-системе, с облаком, документами, сервисом видеосвязи и провести тестирование знаний.

В результате вы сможете нивелировать разрыв в скорости освоения программ, качестве интернет-соединения и оборудования у всех сотрудников. Теперь можно эффективно работать!

Регламент и учет рабочего времени

Как я буду знать, что сотрудник работает, а не бездельничает? По результатам работы. Мы не советуем вести учет рабочего времени каждого компьютера с помощью специальных программ. То, что работает в офисе, может вызвать дополнительный стресс и притормозить процессы на удаленке. Контролировать процессы можно в CRM-системе, где вы ставите задачи сотрудникам. Также нужно прописать строгий регламент работы. Что нужно сделать:

1. Каждый понедельник в 9:00 планерка. Повестку обсуждения на понедельник составляете и отправляете в рабочий чат в пятницу, чтобы сотрудники были в курсе, составили свои списки вопросов и подготовились.
2. Определитесь, как менеджеры проектов будут ставить задачи и контролировать выполнение. Варианты – раз в неделю, контроль в пятницу; раз в день, контроль выполнения на следующее утро.
3. В течение дня, 5–8 часов каждый сотрудник должен быть онлайн. Строго обозначьте это время, например – с 9:00 до 16:00. 
4. Многие вопросы и данные вы уже не сможете получить по устному запросу. Поэтому важна периодическая отчетность в графиках и таблицах excel, которые лежат на общем облаке. Формирование таких отчетов нужно автоматизировать в CRM.
5. Итоги недели лучше подводить созвоном в пятницу. На планерке обсуждайте, что вы уже сделали, что нужно сделать, слабые места.

Обязательно обсудите с сотрудниками организацию рабочего места. Со временем границы между домом и работой на удаленке стираются. И тогда во время планерки в Zoom на заднем фоне у кого-то пробегают дети, кто-то выходит в чат в пижаме и халате, где-то играет заставка сериала. Чтобы этого не произошло, сразу обозначьте границы. На совещании в Zoom в кадре должен быть только сотрудник и его рабочее место – стул, стол, стена на фоне. Дети, родители, сериалы, посторонние звуки и все остальное должно остаться за кадром. 

Распространенные ошибки при переводе компании на дистанционную работу

Технические и организационные вопросы, которые мы уже затронули выше, в этом блоке упоминать не будем. Поговорим о проблемах с коммуникацией и контролем. Какие ошибки чаще всего допускают руководители при дистанционной работе:

1. Много рабочих чатов. Сначала вам захочется создать чат для каждого проекта. Потом отдельно чаты менеджеров, IT-специалистов, эйчаров, дизайнеров и других отделов. Потом вы захотите перенести все рабочие обсуждения в чаты, создать чаты с отдельной информацией, срочными задачами. Хотите знать, чем закончится? Вы будете проводить большую часть рабочего времени в чатах, обсуждая задачи или в поисках документов и ссылок, которые кто-то когда-то в эти чаты отправлял. А работа будет стоять на одном месте. 
2. Отсутствие регламента планерки. Если заранее не составить список вопросов к обсуждению, планерка будет длиться не 30 минут, а два часа. Вы просто будете обсуждать погоду, природу, плюсы и минусы удаленной работы, одни и те же рабочие моменты по второму, третьему кругу. Планерка в Zoom – это быстрый созвон по делу.
3. Чрезмерный контроль. Нельзя требовать от сотрудника срочно отвечать на сообщения. Если вы поставили задачу, не нужно звонить или писать через два часа, чтобы узнать, как движется процесс. Не требуйте ежедневный отчет о проделанной работе. Чрезмерный контроль мешает продуктивности. Когда вы пишете и звоните сотруднику, он в этот момент работает. А вы его отвлекаете.
4. Работа не в команде, а с каждым сотрудником отдельно. Нельзя ставить отдельные задачи, без обсуждений целей проекта. Сотрудники должны понимать, что выполняют одну большую общую задачу и в чем она заключается. Создайте в своем онлайн-пространстве закрытое сообщество, своего рода корпоративную соцсеть с единой целью и культурой.
5. Отсутствие строгих дедлайнов. Если не будет строгих сроков выполнения, неприятную и скучную работу ваши коллеги будут откладывать «на потом». В результате рутина вообще перестанет делаться, останется один внезапный креатив.

Общий календарь – еще одна важная организационная деталь. Вы можете использовать онлайн Google-календарь, чтобы вносить в него общие для всех даты отчетов, планировать время совещаний в Zoom. Договоритесь, что на обязательных совещаниях в Zoom и в чате не должно быть никакого спама. Комментарии не по теме удаляйте, во время планерки не допускайте отклонений от регламента. 

Как же поддерживать корпоративный дух на расстоянии? Планируйте кофе-брейки и созвоны в это время для всех желающих сотрудников, но не каждый день. Раз в неделю – достаточно. Кофе-брейк по Zoom – это возможность поговорить с коллегами, выразить эмоции и мнения, обсудить нерабочие темы. Все остальные чаты и совещания – только для рабочих вопросов.

Как перевести сотрудников на удаленную работу по ТК РФ

Составьте список сотрудников, которых хотите перевести на дистанционную работу. Следующий шаг – устное обсуждение и получение их согласия. После этого нужно сформировать следующие документы:

1. Приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу в связи с коронавирусом.
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с переводом на дистанционную работу.
3. Приказ об изменении условий трудового договора.

При переводе сотрудников на удаленную работу будьте терпеливы. Команде потребуется время на адаптацию к новому режиму. Кто-то живет один, а у кого-то – большая семья. Соблюдение дисциплины сотрудниками также зависит от вас. Создайте регламент, дисциплинарную памятку и разошлите своей команде. Требуйте дисциплину, но будьте лояльны к незначительным ошибкам и медленной работе в период адаптации. Первые две недели будут сложными, потом проще, а к концу месяца вам покажется, что так было всегда.