Как вести переговоры

Переговоры – это механизм коммуникации между двумя сторонами, целью которого является достижение общего знаменателя для заключения дальнейшего сотрудничества. Зная основные секреты, как эффективно вести переговоры, можно достичь большей выгоды в процессе делового и даже бытового общения. Однозначно, что многие в повседневной жизни сталкиваются с подобным форматом общения для решения определенных задач, споров или вопросов. Но переговоры в бизнесе – это настоящее искусство, инструментами которого необходимо научиться грамотно оперировать.

Виды переговоров

Переговоры – неотъемлемый элемент бизнеса, работы и личной жизни. В любых сферах люди коммуницируют, приходят к единому мнению или идут на компромиссы для достижения определенной задачи. Деловые переговоры – более сложный процесс, который требует тщательной подготовки, знаний и глубокого изучения вопроса. Выделяют два основных типа в зависимости от их цели:

• партнерские – для достижения общей идеи. В таком формате стороны идут на определенные уступки и соглашения, чтобы выйти на результат, который удовлетворит всех партнеров;
• конкурентные – каждый из участников процесса желает получить максимальную коммерческую выгоду.

Если проводить более глубокую классификацию переговоров, то можно выделить официальные, неофициальные, внутренние и внешние. Каждый формат имеет свои особенности и правила проведения. Диалоги на высшем уровне должны быть подкреплены протоколами, которые в письменной форме составляет секретарь. Документация будет подтверждать все слова и заявления сторон.

Стили переговоров

Участники переговорного процесса вправе коммуницировать в своей личной манере общения, которую считают верной для конкретной ситуации. Не существует строгих предписаний и правил, регламентирующих стиль общения сторон. При этом необходимо понимать, что поведение и стиль подачи информации существенно отражается на принятии решений ответной стороной. На практике используется три основных стиля общения в процессе двусторонней коммуникации:

• авторитарный – предусматривает изложение информации и требований с позиции сверху. Это диктаторский вариант, когда одна из сторон в довольно жесткой форме указывает, что делать и как должно быть. Но такая стратегия общения актуальная, если человек является начальником или владельцем более влиятельной компании. Но если поведение «босса» приведет к потере уважения и будет восприниматься как издевка, то такой формат при общении равных по статусу сторон обречен на провал. Авторитарный стиль может быть использован руководителем перед своими подчиненными, в формате «я так решил – так и будет»;
• демократический – предусматривает общение сторон на равных условиях без какого-либо давления. Таким образом можно продемонстрировать, что переговоры являются крайне важными для обоих партнеров. Подобный вариант взаимодействия приносит больше пользы в финальном результате;
• неформальный – или «встреча без галстуков» – предполагает дружественное общение, в ходе которого могут решаться важные вопросы. Дружественный формат становится всё популярнее, он может принести больше выгоды сторонам, поскольку каждый участник говорит более искренне.

Каждый вариант имеет свои особенности и преимущества, но важно уметь подбирать соответствующий под конкретный случай. Для серьезных компаний и корпораций оптимальным будет демократичный стиль. При заключении незначительных договоров подойдет неформальный. Общаясь с подчиненными или коллегами, можно комбинировать все три стиля в зависимости от ситуации.

Основные этапы ведения переговоров

Ведение деловых переговоров – сложный многоэтапный процесс, который должен учитывать моменты и тонкости в проведении встречи партнеров. К сожалению, далеко не каждый руководитель или переговорщик знает обо всех нюансах и секретах успешного двустороннего диалога. Чтобы в процессе переговоров получить наиболее выгодные условия, следует провести тщательную подготовку, которая состоит из следующих этапов.

Планирование

Прежде всего необходимо продумать место, где будет проходить предстоящая встреча. Лучшим решением будет общение на своей территории: в офисе, кабинете или конференц-зале компании. Это придаст дополнительной уверенности и комфорта на правах владельца помещения. Оптимальное время проведения – первая половина дня, когда все еще полны сил и энергии.

Моральная подготовка также является крайне важной. Желательно за два дня абстрагироваться от окружающей суеты и сконцентрировать всё внимание на предстоящем диалоге. В случае если произошли какие-либо неприятности или проявились проблемы со здоровьем – желательно перенести переговоры на определенное время. Владение техниками самонастроя и релаксации будут как нельзя кстати, поскольку позволят прийти в оптимальную психоэмоциональную форму.

На подготовительном этапе важно составить ориентировочный план диалога. Не лишним будет и репетиция разговора в ролях. Это позволит понять, как и когда ставить вопросы, и продумать возможные ответы и реакции оппонента. В то же время на протяжении всего общения нужно помнить о главной цели встречи и ключевых заданиях, которые необходимо решить.

Внешний вид также играет весомую роль. Чистого и опрятного наряда недостаточно, поскольку он еще должен соответствовать стилю и быть уместным. Для этого нужно понимать, с кем ожидается беседа, и стараться подобрать максимально подходящую одежду. При неформальных диалогах можно одеваться на уровне с оппонентом, но, если есть желание быть «сверху», потребуются более дорогие вещи или атрибуты, которые подчеркнут статус. Важно на переговоры взять с собой блокнот для заметок, таким образом стресс и эмоции не позволят упустить важные моменты.

Монологи и предложения

Любой вид переговоров начинается из высказывания обеих сторон. Это позволяет понять мнение и цели каждого участника. Чтобы грамотно донести основную мысль, монолог должен быть четким, структурированным и лаконичным. При этом желательно в кульминации подвести к личному предложению, которое обязательно должно быть подкреплено сильными аргументами.

По окончании важно дать слово собеседнику и внимательно выслушать его предложения и взгляды на конкретную ситуацию. При этом не лишним делать тезисные заметки в блокноте. Это позволит сопоставить личные взгляды и предложения с высказываниями второй стороны. Таким образом можно наметить основные нюансы и проблемные вопросы.

Обсуждение проблем и торги

Далее начинается наиболее ответственный и «горячий» этап переговоров, в ходе которого начинаются споры и торги. Здесь будет актуальным навык убеждения и задатки хорошего переговорщика. Как правило, когда речь идет о выгодах и деньгах, интересы сторон часто различаются. История по классике: один желает продать подороже, а второй – купить подешевле. Но прийти ко взаимовыгодному решению можно только благодаря компромиссу с обеих сторон.

Если речь идет о конкурентных переговорах, то любые уступки можно расценивать как проигрыш. К примеру, при сдаче в аренду офисных или промышленных площадей владельцу нет необходимости уступать цену, поскольку это негативно скажется на прибыльности. Единственный вариант снижения стоимости – это если нужно сдать побыстрее. При этом можно обязать арендатора выполнить мелкий ремонт или другие работы, которые принесут дополнительную выгоду владельцу.

Решение и заключение договора

После выслушивания всех сторон, отработки спорных моментов и окончания торгов можно приступить к финальному решению. Для этого стороны могут сделать перерыв, чтобы еще раз всё обдумать. На это может потребоваться как несколько минут, часов, так и пару дней. Всё зависит от сложности проекта. Иногда требуется больше времени, чтобы обе стороны выполнили определенные обязательства. В конце проводится встреча в назначенное время, в ходе которой и будет заключен итоговый договор в письменном виде. При этом важно поблагодарить партнера за потраченное время и усилия, которые привели к соглашению.

Принципы ведения переговоров

Независимо от уровня и формата переговоров, профессионал должен уметь грамотно выстраивать диалог с оппонентами. Для этого потребуются знания норм коммуницирования и психологических основ поведения человека. При этом, чтобы переговоры были не пустыми диалогами, а действенными инструментами, необходимо руководствоваться следующими принципами.

Ставить четкие цели и трезво оценивать результаты переговоров

Залог успеха и достижения поставленных целей напрямую зависит от профессионализма подготовки. Крайне важно перед предстоящей встречей собрать максимально полную информацию о партнере. Это позволит оценить его возможности, мотивацию и результат. Благодаря сопоставлению интересов обеих сторон можно выделить точки соприкосновения и выстроить план разговора. Такой анализ позволит понять, какие требования будет выдвигать оппонент и как избежать неудобных вопросов. Комплексная оценка даст возможность определить худший и лучший итог переговоров.

Нужно просить больше

Классическая тактика – просить немного больше, чем действительно необходимо. Это обеспечит удобный люфт для торга. Подобный прием является актуальным как на рынке, так и при покупке/продаже промышленного объекта или оптовой партии товара. Таким образом, если изначально запросить больше, в конечном результате можно получить необходимое количество.

Настройка коммуникации

Прежде чем приступить к переговорам, не лишним будет в процессе общения сделать несколько ненавязчивых комплиментов или задать нейтральные вопросы. Как правило, на них будут даны лаконичные ответы, но это позволит немного разрядить обстановку. Важно обсуждать все моменты постепенно и не напирать на партнера, поскольку это может вызвать стресс или спровоцировать у оппонента ощущение угрозы.

Сдержанность

Важно на протяжении всей встречи придерживаться формальностей и ни в коем случае не «нападать» на партнера. Давление вряд ли обеспечит комфорт общения и точно не породит желание поддерживать выгодные предложения. Такой стиль общения только испортит отношения и точно не приведет к желаемому результату.

Анализ партнера

В канун встречи важно изучить не только компанию партнера, но и личность самого переговорщика. Мысли, убеждения, амбиции и страхи оппонента позволяют понять, как себя вести в процессе общения и на какие рычаги можно будет надавить. Продуманный психологический анализ позволит раскрыть собеседника и достигнуть определенных задач.

Личная подготовка

В процессе переговоров нужно оперировать только настоящими фактами и точными цифрами. Недопустимо вводить партнера в заблуждение или недосказывать реальные обстоятельства дел. При отсутствии документации, четких цифр, обязательств и сроков ни о каком договоре и положительном результате говорить не приходится.

Открытость и честность

Только открытый диалог без недосказанности позволит понять своего партнера, независимо от социального статуса, менталитета и возраста. Для этого важно уметь слушать собеседника и вовремя ставить уточняющие вопросы.

Заметки

Независимо от формата встречи, важно всё держать под контролем и не упускать основные моменты. В силу этого использование диктофона будет полезной практикой. Можно также попросить секретаря или самостоятельно делать заметки во время диалога. Таким образом будет проще вспомнить все тезисы и предложения партнера. Особенно они будут актуальны при возникновении конфликтных ситуаций в дальнейшем.

Сглаживать острые углы

Конфликтные ситуации и давление вызовут только отрицательную реакцию. При этом и самому не нужно поддаваться давлению, поскольку это снизит занимаемую позицию. Авторитарный монолог – это уже не переговоры, а директивные указания, которые однозначно будут восприняты в штыки. Следует понимать, что переговоры по умолчанию предусматривают общение на равных, подобно игрокам на теннисном корте или боксерам в ринге.

Если партнер стремится вывести общение на откровенный конфликт, необходимо быть мудрее, не поддаваться на провокации и стараться вернуть диалог в демократическую плоскость. Эмоции, злость и негодование собеседника никак не должны отражаться на личном отношении к ситуации. Важно всегда иметь холодную голову и четко понимать, что необходимо сделать для достижения конечной цели переговоров.

Нет агрессии

Основная задача партнерского общения – найти общий знаменатель и достичь соглашения. При этом в ходе переговоров далеко не все участники идут на уступки, поскольку это связано с потерей денег и, как следствие, оппонент может проявлять агрессию. На эмоциональные всплески отвечать агрессией – не лучшая идея. Оптимальным решением будет разрядить обстановку отвлеченной темой или переключить внимание партнера на другой вопрос. Консенсус возможен только в нейтральной и положительной атмосфере. На практике во время деловых переговоров обе стороны являются профессионалами своего дела и не позволяют себе агрессивных высказываний или давления. Подобная манера общения может полностью сорвать сделку.

Своевременный перерыв

Зачастую для того, чтобы стороны смогли договориться и решить все спорные моменты, требуется достаточно времени. В силу этого рекомендуется брать тайм-ауты или паузы, что позволит разрядить обстановку и даст время обдумать позиции сторон. В некоторых ситуациях перерыв может длиться день или неделю. Это даст возможность провести дополнительную доработку предложений и собрать необходимую документальную базу для подкрепления своих аргументов.

Нежелательно подгонять партнера и заставлять быстро принимать решения. Обе стороны должны прийти к общему итогу, взвешенно и обдуманно.

Поставленные цели превыше всего

Несмотря на конфликтные ситуации и разногласия сторон, на всех этапах переговоров нужно четко помнить о личной цели и что нужно получить в финале встречи. Отлично помогает периодически прокручивать вопросы в голове: «Как добиться желаемого?», «Что для этого нужно сделать?» Только конкретика и четкость остудят эмоции и позволят подвести партнера к определенным выводам и решениям.

Дедлайны

Важно уметь пользоваться самым главным и дорогим ресурсом – временем. Следует четко прописать все дедлайны и минимизировать все отсрочки. Встречу рекомендуется назначать на конкретное время. К примеру, указывать, что собрание на 11:00, а не говорить, что начало с 11:00 до 12:00. Это приведет к тому, что партнер будет опаздывать и затягивать время.

Такая же ясность должна быть в выполнении обязательств сторон. Необходимо четко прописывать, когда первые отгрузки, поставки, обмен и т. д. Более того, в договоре можно прописать определенные санкции за невыполнение обязательств и срывы сроков. Это будет дополнительным стимулом для партнера делать всё вовремя.

Распространенные ошибки при ведении переговоров

Независимо от уровня переговоров и статуса сторон, даже опытные переговорщики допускают в своей работе ошибки. Недочеты могут привести к потере контроля над ситуацией или подписанию контрактов на менее выгодных условиях, чем это изначально предусматривалось. Чтобы не допустить подобных ситуаций, нужно четко понимать, какие нюансы могут возникать и как их избежать на практике.

Всё пошло не по плану

Даже если предварительно собрать нужную информацию и продумать предварительный сценарий всех вопросов и ответов, не факт, что на встрече именно так всё и будет. К мероприятию тщательно готовятся обе стороны. Собеседник может ставить акценты на других вопросах, что может вызывать растерянность и выбивать из колеи. В силу этого перед встречей нужно отработать возможные сценарии развития событий, это придаст уверенности и не сможет загнать в тупик.

Логика и рационализм

Стандартные жесты, сухость высказывания и оперирование сухими цифрами – это не идеальная стратегия. Все мы люди, а не только покупатели и продавцы. Небольшой эмоциональный окрас будет уместен. Это позволит вызвать у партнера положительные эмоции и интерес к конечному результату.

Слишком много информации

В процессе подготовки хочется учесть все нюансы и изложить их партнеру. Для упрощения восприятия и наглядности часто создаются дорогостоящие и сложные презентации. Но далеко не всегда они уместны и несут реальную пользу. Как показывает практика, во время монолога созданный от руки график на доске воспринимается с большим доверием. Это показывает, что человек действительно понимает, о чём говорит, и разбирается в вопросе.

Надеяться на импровизацию

Конечно же, находчивость, импровизация и умение быстро находить выход из ситуации – это важные и нужные качества на переговорах. Но эти инструменты не смогут выручать на протяжении всего диалога, поскольку это будет свидетельствовать о непрофессионализме. Соответственно, это вызовет желание разорвать все отношения с некомпетентным человеком.

Сразу к делу

Если после приветствия сразу перейти к цифрам и обсуждению материальных затрат, то может сложиться впечатление, что человека интересует только личная выгода. Первое, что нужно сделать независимо от уровня и масштаба событий, – разрядить обстановку. Несколько предложений и вопросов на нейтральные темы позволяют расположить человека к более комфортному общению.

Додумывать за оппонента

Планирование и анализ – важные моменты подготовки, но вот додумывать ответы за партнера не лучшая идея. Не стоит считать, что определенное предложение будет дорого или невыгодно для партнера – изначально нужно спросить. Как показывает практика, личные представления могут кардинально отличаться от мнения другого человека.

Топтаться на месте

Такие фразы, как «Может быть», «Посмотрим», «Если нас заинтересует, я дам знать», никак не решают поставленных задач. Даже конкретное «нет» в переговорах – это реальное продвижение, когда сторона четко очертила свою позицию. Каждая бизнес-встреча должна заканчиваться конкретным результатом и достижением определенных целей. В противном случае это пустая трата времени. Исходя из этого, эксперты всегда советуют помнить о главных задачах, которые нужно достичь в ходе двустороннего общения.

Боязнь потерять партнера

В любом бизнес-диалоге обе стороны имеют мотивацию заключить сделку на выгодных условиях. Но боязнь потерять клиента или партнера может привести к перемотивации. В таком состоянии человек будет делать всё возможное, чтобы убедить и завлечь на сотрудничество. Но такое отношение только отталкивает и приводит к негативным последствиям.

Как вести переговоры с партнерами

Как правило, встреча деловых партнеров является важной для обеих сторон, поскольку все заинтересованы в получении определенной выгоды от сотрудничества. Независимо от того, кто сидит перед вами: производитель, поставщик или бизнесмен смежной сферы деятельности, важно соблюдать основные правила переговоров с партнерами.

Никакой двусмысленности

Недосказанность и намеки в переговорах недопустимы, оппоненту нужны реальные цифры и конкретные предложения. Только так можно принять логичное и выгодное решение. Это касается не только встречи, но и этапа переписки. Это позволит повысить авторитет и подчеркнуть серьезность намерений.

Говорить откровенно

Самое главное – заинтересовать партнера в сотрудничестве. Для этого нужно детально рассказать о своем предприятии или бизнесе, чем он лучше конкурентов, какие успехи достигнуты и что планируется в ближайшем будущем. Можно также поделиться, какие проблемы пришлось преодолеть для достижения современного состояния дел. Самокритика и желание становиться лучше подчеркнут честность и открытость в глазах партнера.

Уточнять непонятные моменты

Переговоры – это важный и ответственный этап сотрудничества. Если появились моменты, которые кажутся сложными или непонятными, обязательно нужно переспросить. В этом деле нет места стеснению или неудобству, поскольку от нюансов и мелочей зависит исход всей сделки.

Уважение и вежливость

Независимо от обстоятельств и статуса партнеров, переговоры должны протекать в корректном формате. Даже если одна сторона – это крупный холдинг, а вторая – мелкая развивающаяся компания, снисходительность не выигрышная стратегия. Это вызовет неприязнь, что в конечном итоге не позволит договориться.

Исключить наглость в общении

Напор и наглость – не лучшие помощники в диалоге с партнером. Такое поведение может негативно сказаться на репутации и оттолкнуть от сотрудничества. Важно учитывать не только свои интересы, но и оппонента.

Как вести переговоры с клиентами

Продажи – это искусство, которому может обучиться каждый. В то же время общение с клиентами является важным аспектом ведения успешного бизнеса. Даже в работе с целевой аудиторией порой приходится прикладывать существенные усилия для достижения положительного результата. Данный формат переговоров должен быть построен на следующих принципах.

Вежливость

Основа успешного диалога – нормы делового этикета. Вежливое и внимательное общение позволяет клиенту расслабиться и настроиться на комфортные переговоры. Как показывает практика, к доброжелательным бизнесменам всегда возвращаются за очередными покупками.

Искренность и правда

Общение должно проходить исключительно по теме бизнеса. При этом не нужно указывать на колоссальную прибыль, успехи и имена других известных клиентов, особенно если это не совсем соответствует действительности. Проверить подлинность такой информации не составляет труда, а ложь однозначно оттолкнет клиента и негативно скажется на доверии.

Желательно отбросить лишние эмоции

Навязчивость и излишняя эмоциональность снизят доверие и профессионализм в глазах клиентов. При этом не нужно доказывать, что вы продаете лучшие в мире товары или услуги. Оптимальный вариант – использование реальных фактов.

Важно понять, что хочет клиент

Желательно понять, почему клиент настроен сотрудничать именно с вами и что хочет получить от совместной работы. Это позволит разработать и предложить выгодные условия для обеих сторон диалога.

Как вести переговоры с инвесторами

Общение с инвесторами также имеет свои особенности и рекомендации. Главная задача процесса – вызвать желание вложить деньги в бизнес. В таких ситуациях потребуется придерживаться определенных правил в ходе переговоров.

Хвалиться не стоит

Большинство инвесторов имеют большой профессиональный опыт ведения бизнес-встреч. Соответственно, они всегда слышат, что компании самые лучшие, а их деятельность инновационная и перспективная. Всё это лишняя мишура, которая у инвестора может вызвать только улыбку или вовсе оттолкнет от сотрудничества. Нужно не хвалиться, а заинтересовать оппонента реальными аргументами.

Не преувеличивайте действительность

Набивать себе цену и рассказывать о колоссальной прибыли – плохая идея. Все финансовые вопросы и успехи можно легко отследить, после чего обман негативно скажется на репутации. Подобные действия могут закончиться отменой сделки.

Конкретика

Важно оперировать реальными фактами и цифрами, которые подтверждают успешность проекта или бизнеса. Общие фразы типа «Мы планируем существенно увеличить производство» необходимо заменить на «Мы увеличим выпуск на 10 тысяч единиц за полгода». Конкретика вызовет больше доверия, особенно если слова аргументированы.

Не забываем о преимуществах

Если компания имеет реальные успехи, следует их обязательно отметить, что позволит представить себя в более выгодном свете. Можно также отметить, чем конкретный проект отличатся от конкурентов и что делается для выхода на более высокие позиции рынка. Инвесторы хорошо понимают, что бизнес – это сложный процесс, но позитивный настрой и целеустремленность будут похвальными.

Не критикуйте конкурентов

В каждой сфере есть конкуренты, но перед инвесторами не стоит их критиковать. Как правило, это сопровождается излишней эмоциональностью, что идет вразрез с деловой этикой. Вместе с тем не нужно стремиться угодить, лучше вести себя достойно на уровне с оппонентами.

Заключение

Переговоры – это сложный многоуровневый процесс, в котором каждый участник должен быть профессионалом своего дела. При этом обе стороны обязаны придерживаться определенных правил и норм. Внимание, уважение, готовность к диалогу и четко поставленные цели – это основа двустороннего общения в бизнесе, политике и торговле. Успех переговоров зависит от подготовленности сторон и готовности идти на определенные компромиссы.