Как вести деловые переговоры

Участие в переговорах – рутинная деятельность для каждого руководителя. Это не обыденные деловые коммуникации с партнерами, конкурентами и коллегами. Такие мероприятия имеют четкую структуру, цель и требуют предварительной подготовки. Соблюдение таких правил в сочетании с профессионализмом топ-менеджера определяют успех сделок. Расскажем, как вести деловые переговоры, достигать поставленных задач и повышать прибыль предприятия.

Деловые переговоры: о специфике, целях и задачах

Деловые переговоры – это разновидность коммуникативной деятельности с инвесторами, партнерами, клиентами, направленная на разрешение проблем, нахождение консенсуса. Показателями успешности таких мероприятий являются решение о сотрудничестве, заключение сделки, контракта, соглашения. Деловая коммуникация подразумевает наличие минимум двоих участников – представителей разных сторон. Их интересы совпадают частично. Это является фундаментом для возможного сотрудничества, выгодного для каждого бизнес-партнера.

Такое мероприятие – это и позитивный способ устранения противоречий между сторонами. В ходе него актуализируются проблемы, претензии и притязания каждого участника. После происходит разработка взаимовыгодных решений и договоренностей, приемлемых в текущей ситуации. Участвуя в переговорах, руководитель обретает деловые связи, координирует совместную деятельность других компаний. Такие мероприятия повышают уровень информированности о предприятии в социуме, обеспечивают его процветание и рост прибыли.

Цели и функции деловых переговоров

В основе таких деловых коммуникаций – собственные интересы и зависимость от другой стороны. Основной целью процесса является разработка соглашений, определяющих взаимодействие сторон. Современные деловые переговоры инициируются не только с целью заключения договора с правами и обязанностями каждой из сторон. Ключевыми целями таких мероприятий могут быть презентация услуг компании, знакомство с новыми партнерами, анализ ошибок, обсуждение перспектив, привлечение интереса. Вне зависимости от основополагающей цели деловое мероприятие проводится согласно принятой процедуре.

Выделяют следующие функции деловых переговоров:

• коммуникативная. Она подразумевает вербальное и невербальное взаимодействие с собеседниками. Мероприятия позволяют устанавливать и поддерживать деловые связи, находить партнеров, клиентов. Переговорный процесс всегда подразумевает обмен мнениями, поиск оптимальных решений по актуализированным проблемам;
• информационная. В ходе мероприятия всегда происходит обмен мнениями. Каждая из сторон получает новые сведения. Это расширяет уровень информированности партнеров об отдельных процессах, способствует разработке договоренностей;
• рекламная. В ходе переговорного процесса стороны презентуют производимые товары и услуги, демонстрируют свои конкурентные преимущества. Осуществляется продвижение компании, расширяются деловые связи;
• контрольная. Переговоры – не неформальная встреча. Продуктом большинства таких мероприятий является документированное соглашение с перечнем обязательств каждой из сторон. В договоре указываются содержание, объемы, сроки выполнения работ и штрафы при несоблюдении соглашений;
• отвлекающая. В ходе процесса разрабатываются альтернативные варианты решения проблем и стратегии, которые укрепляют позиции сторон.

Желаемый результат встречи – удовлетворенность каждой стороны принятыми соглашениями и материальная выгода. Это не всегда возможно. Участвуя в проблемных переговорах, приложите усилия для того, чтобы заведомо проигравшая сторона несла наименьшие потери, но не забывайте и о личной выгоде.

Виды деловых переговоров

Среди веских причин для инициирования деловых переговоров – спорная ситуация, проблема, совместный поиск решения либо определение условий сотрудничества. Результат такого мероприятия всегда непредсказуем. Успех деловой встречи определяют ее место и время проведения, объект и предмет коммуникации, настроение сторон и другие факторы. Владея информацией о видах деловых переговоров, руководитель легко учтет организационные нюансы и минимизирует возможные риски срыва встречи:

1. Официальные. Деловые коммуникации, которые проводятся согласно установленной процедуре. В их организации учитываются план встречи, тайминг, выдерживаются деловой этикет и обстановка. Официальные переговоры проводятся с партнерами, инвесторами, новыми подрядчикам. Цель таких мероприятий – презентация компании, обсуждение условий партнерства.
2. Неофициальные. Непринужденный формат коммуникативного процесса между партнерами для обсуждения деталей совместной работы. Неофициальные переговоры не требуют соблюдения четкого регламента и делового этикета. Они проводятся в конференц-залах организаций и в общественных местах.
3. Внутренние. В таком виде переговорного процесса участвуют только представители организации. В их числе – руководящий состав, сотрудники отдельных подразделений, эксперты. Такие деловые коммуникации проводятся для обсуждения деталей проекта, корпоративного мероприятия, грядущих изменений в компании.
4. Внешние. Деловые коммуникации с представителями других организаций. Среди них – подрядчики, конкуренты, партнеры, инвесторы. Организатором процесса может быть любая сторона.

По другой классификации выделяются позиционные и рациональные переговоры. Первый тип коммуникаций подразумевает определение позиций каждой из сторон – мягкой или жесткой. Цель мягких позиционных переговоров – поиск компромисса, сохранение партнерских отношений. Соблюдение таких правил подразумевает взаимные уступки. Это нередко приводит к нерациональным решениям. Участники жестких позиционных переговоров – соперники. Они руководствуются только собственными интересами. В таком случае притязания и выгоды другой стороны не интересуют оппонентов.

Рациональные переговоры – это многоступенчатый коммуникативный процесс. В ходе него досконально изучаются все нюансы предмета обсуждения. Привлекаются эксперты из различных областей деятельности. В результате разрабатываются эффективные стратегические решения. Они позволяют каждой стороне получить максимальную выгоду при заключении соглашения.

Формы проведения деловых переговоров

Определение оптимальной формы передачи необходимой информации – ключевой навык талантливого переговорщика. В зависимости от преследуемых целей, полномочий и личностей участников процесса деловые переговоры проводятся в следующих формах.

1.Конструктивная беседа

Официальная коммуникация, представляющая собой обмен мнениями между сторонами. Учитываются интересы и притязания каждой. Берется на вооружение вся доступная информация. Конструктивная беседа подразумевает учет прошлого профессионального опыта каждой стороны, имеющихся статистических данных. Цель таких переговоров – поиск общего и взаимовыгодного решения. Такая форма коммуникаций предпочтительна при взаимодействии с партнерами, клиентами и коллегами.

2.Убеждающая беседа

Формат коммуникаций, при котором одна из сторон является доминирующей. Она предпринимает действия для того, чтобы собеседник принял желаемое ею решение. Для этого убеждающей стороной приводятся факты, доводы, статистические данные, свидетельствующие о ее правоте.

Доминирующая сторона не прислушивается к мнению оппонента. Нередко она применяет методы манипуляции для того, чтобы другие приняли решение, которое выгодно ей. Такая форма деловых переговоров целесообразна, если полномочия доминирующей стороны гораздо выше оппонентов. Убеждающая беседа чаще применяется при деловых встречах с подчиненными.

3.Инструктивная беседа

При таких переговорах выступает одна сторона. Оппоненты являются слушателями, которые могут задавать вопросы. Такой формат процесса подходит для презентации товаров и услуг, информирования клиентов об изменениях. Тезисы, используемые в ходе инструктивной беседы, подкрепляются официальной документацией. С помощью последних аргументируются обоснованность и законность принятых решений.

4.Спор

Словесное состязание, в ходе которого каждая сторона отстаивает свои убеждения. Оппоненты не слышат друг друга, не стремятся к компромиссу. Доказывая собственную правоту, они не приводят объективных подтверждающих данных. Любые деловые переговоры могут перейти в формат спора при отсутствии четкого регламента процесса и должного авторитета у стороны-организатора деловой коммуникации. Наиболее не конструктивная форма переговоров. Спор разрушает деловые связи, приводит к открытой конфронтации, убыткам.

5.Дискуссия

Конструктивный формат обсуждения спорных вопросов. В ходе таких переговоров каждой стороной озвучиваются проблемы, мнения, изучается документация. Цель дискуссии – поиск истины, конструктивного решения, которое удовлетворит все стороны процесса. Деловые коммуникации такого формата осуществляются между конкурентами, партнерами, руководителем и подчиненными.

Методы проведения переговоров

Деловые переговоры – не место для импровизации. Участвуя в них, талантливый и харизматичный топ-менеджер продемонстрирует свой профессионализм и навыки дипломатии. В зависимости от предмета, цели и участников мероприятия руководитель выбирает любой из четырех методов проведения деловых переговоров.

1.Вариационный

Метод, эффективный в проведении сложных переговоров, которые имеют все шансы перейти в открытый спор с оппонентом. Сохранить авторитет и позицию лидера в таком случае реально, если заранее рассмотреть все альтернативные варианты решения проблем, актуализируемых на мероприятии. Для этого подготовьте ответы на следующие вопросы:

1. Каково идеальное решение актуализированной проблемы?
2. Какими аспектами идеального решения вы можете поступиться?
3. На какое решение вы согласны при необходимости?
4. Как обосновать свое решение другой стороне?
5. Какие предложения от оппонента недопустимы?

Ответив на эти вопросы, лидер будет иметь четкое видение идеального и реального результатов встречи. Такой метод позволит избежать фатальных ошибок.

2. Интеграционный

Такой метод оптимален в тех случаях, если оппонент преследует только собственные интересы и не желает идти на компромисс. Цель талантливого переговорщика – убеждение другой стороны о необходимости учета взаимосвязей в обществе, важности сотрудничества. Не становитесь моралистом, но и не поддавайтесь давлению оппонента. Обозначьте свои ожидания от процесса. Донесите до собеседника важность нахождения консенсуса.

Акцентируйте внимание не на расхождениях во взглядах, а на точках соприкосновения. С высокой вероятностью при таких переговорах согласий по всем пунктам от оппонента вы не получите, поэтому в ходе обсуждения уделяйте внимание наиболее важным аспектам.

3.Метод уравновешивания

Применяя такой метод, заранее продумайте неопровержимые доводы и аргументы, с помощью которых вы будете обезоруживать другую сторону. Презентуя товар или услугу, поставьте себя на место потенциального клиента или инвестора. Какие вопросы вы бы задали в ходе переговоров? Какие нюансы потребуют уточнений?

Проанализируйте возможные аргументы и возражения со стороны оппонента. Продумайте содержание доводов, которые позволят достойно парировать при дискуссиях. Заранее подготовьтесь и к негативному исходу мероприятия. За счет этого вы заслужите репутацию опытного переговорщика. С высокой вероятностью при таком подходе нынешний оппонент станет вашим будущим партнером.

4.Компромиссный

Оптимальный метод проведения переговоров с потенциальными и постоянными партнерами. При таких коммуникациях каждую сторону представляют демократичные и позитивные лидеры, готовые идти на уступки для достижения соглашений по ключевым вопросам.

Желаете сохранить доброжелательные отношения с партнером? Пойдите на уступки в отдельных, но не существенных пунктах соглашений, даже если они чреваты убытками. Через некоторое время в позиции уступающего будет другая сторона. Таким образом вы сохраните и укрепите деловые связи, полезные для процветания компании.

Переговорные стратегии

Талантливый переговорщик – гибкая личность. Он прекрасно понимает, что не существует универсальной стратегии для всех деловых коммуникаций. В зависимости от цели, предмета, личностей оппонентов и собственных интересов успешный дипломат придерживается одной из четырех нижеперечисленных стратегий ведения переговоров.

1.«Выигрыш–выигрыш»

Такая стратегия подразумевает, что ключевая цель планируемых переговоров – сохранение партнерских отношений. При ее реализации выгода одной стороны обеспечивает необходимые условия для роста прибыли остальных участников деловой коммуникации. Наиболее конструктивный метод проведения переговоров легко реализуется с демократичными оппонентами, партнерами.

Если другая сторона жесткая, конфликтная и лоббирует только свои интересы, направить переговоры с ней в русло взаимовыгодного сотрудничества крайне сложно. Практикуя такую стратегию, заранее продумайте о собственных желаемых результатах мероприятия и притязаниях оппонента. Актуализируйте такую информацию во время деловой встречи и обсудите детали с партнером. С высокой вероятностью переговоры пройдут успешно и вы обретете репутацию талантливого дипломата.

2.«Выигрыш–проигрыш»

Спорная переговорная стратегия, применение которой целесообразно в том случае, если установленные деловые связи для вас не важны. Имеет значение только достижение цели. Доминирующая сторона продавливает оппонента, навязывая заранее продуманные условия сотрудничества. Последние невыгодны для другой стороны, но будут выполняться по причине зависимого положения.

Стратегия «выигрыш–проигрыш» подходит для взаимодействий с должниками, компаниями, которые не соблюдали ранее установленные договоренности. Она не практикуется с надежными деловыми партнерами. Тем более к ней невозможно прибегнуть при переговорах с представителями организаций более высокого уровня, где вы – заинтересованная сторона в сотрудничестве.

3. «Проигрыш–выигрыш»

Бессознательно такой переговорной стратегии придерживаются люди, избегающие конфликтов, принятия решений, любого давления. Они легко пренебрегают собственными интересами, уступают жестким и уверенным оппонентам. Заранее готовому к поражению руководителю нет места в мире большого бизнеса.

Оправдано применение стратегии «проигрыш–выигрыш» лишь в том случае, если уступка не влечет за собой значительные финансовые потери для организации, но позволяет укрепить партнерские отношения и заручиться поддержкой на будущее. В таком случае такая стратегия подразумевает отсроченную выгоду, а не убытки для организации.

4. «Проигрыш–проигрыш»

Тупиковая стратегия, ключевая цель которой – не уступить оппоненту. Такое состязание в упорстве и упрямстве обычно происходит между эгоцентричными лидерами. Каждый из них настроен на победу, но не желает учитывать интересы другой стороны. В результате переговоры перетекают в формат открытого спора. Деловые связи разрушены. Все стороны несут временные и финансовые потери. Избегайте такой линии поведения, действуя строго по заранее составленному регламенту мероприятия.

Подготовка к деловым переговорам

Скрупулезная подготовка к переговорам повышает шансы на их успех и достижение поставленных целей. Не полагайтесь на импровизацию. Предварительное изучение информации вселяет в переговорщика уверенность и дает возможность заранее продумать различные варианты развития событий. Подготовка включает в себя следующие этапы:

• доскональное исследование предмета деловой коммуникации;
• определение ключевой цели мероприятия;
• изучение личности собеседника, компании, которую он представляет. Сбор информации о специфике деятельности, сильных и слабых сторонах, актуальных проблемах;
• моделирование сценария. Заранее продумайте начало, содержание актуализированных проблем и финал беседы. Таким образом дипломат минимизирует риски неловкого молчания и перехода деловых переговоров в неформальную беседу о посторонних вещах;
• формулировка основных тезисов для убеждения слушателей;
• отработка возможных возражений;
• выбор оптимальной переговорной стратегии.

Этапы деловых переговоров

О профессионализме, ответственности и надежности инициатора переговорного процесса можно судить уже по организационным аспектам мероприятия. Регламент деловой встречи с инвесторами, партнерами или клиентами подразумевает следующие этапы:

1. Подготовка и планирование. Определение участников, выбор места и времени проведения переговоров. Сбор информации об оппонентах, формулировка ключевых тезисов. Разработка визуального информационного материала – фильма, презентации. Информационная рассылка с приглашением на мероприятие его участникам помощником руководителя.
2. Начало встречи. Знакомство участников, актуализация темы встречи. Инициатор мероприятия обозначает свою позицию. После выслушиваются притязания оппонентов.
3. Обсуждение и торг. Наиболее «горячий» этап переговоров, на котором происходят прения сторон. Не теряйте самообладания, помня о ключевой цели деловой встречи. Интересы сторон редко полностью совпадают. Ищите компромиссы. Не поддавайтесь на провокации и манипуляции. Избегайте принятия поспешных решений.
4. Принятие решения. Заключительный этап переговоров, на котором еще раз актуализируется информация о договоренностях. Если стороны не пришли к согласию, то обсуждаются организационные нюансы будущей встречи. При принятии положительных решений подписывается договор. Другие условия указываются в дополнительном соглашении, которое подписывается позже.

Выбор тактики ведения переговоров

Выбор оптимальной тактики поведения на переговорах зависит от ролей оппонентов и притязаний инициатора встречи. Деловые коммуникации с партнерами, инвесторами и клиентами пройдут эффективнее при учете следующих рекомендаций:

• переговоры с партнерами. Предпочтительна конструктивная и доброжелательная коммуникация, в основе которой – взаимовыгодное сотрудничество. Уважайте оппонентов, избегайте давления и манипуляций. Оперируйте фактами. Будьте открыты, однозначны и честны. Не заискивайте перед оппонентами, демонстрируйте положительные стороны и успехи вашего предприятия;
• переговоры с инвесторами. В основе такой коммуникации – уважение к другой стороне. Не преувеличивайте своих достоинств, не очерняйте другие компании. Открыто заявляйте об отличительных преимуществах ваших товаров и услуг, подкрепляя тезисы фактами. Чтите деловой этикет и заранее продумайте ответы на возражения. Переговоры с инвесторами требуют тщательной подготовки;
• переговоры с клиентами. Будьте вежливы и открыты. Избегайте снобизма и высокомерия. Используйте техники активного слушания в диалоге с потребителем, демонстрируя интерес к его проблемам и ожиданиям. Задавайте вопросы. В личных формулировках используйте фразы, ранее произнесенные потребителем. Такой метод располагает собеседника. Предложите клиенту оптимальное решение, которое полностью закроет его потребность.

Ошибки при проведении деловых переговоров

Деловые переговоры – не место для обретения опыта посредством совершения личных ошибок. Критические недочеты свидетельствуют о непрофессионализме управленца. Они приводят к убыткам, утрате репутации и деловых связей. Участвуя в деловых переговорах, не совершайте следующих ошибок:

• демонстрация превосходства над оппонентом. Такое позиционирование переговорщика впечатлит только неуверенных оппонентов, не способных к самостоятельному принятию решений. В остальных случаях высокомерие считывается оппонентами как явное неуважение и самолюбование. С таким партнером нет желания устанавливать долгосрочные деловые связи. Вежливость, открытость и уважение к слушателям – важные качества оратора;
• эмоциональная неустойчивость. Агрессия, повышенный голос, активная жестикуляция и резкие замечания – красноречивые признаки несдержанного человека. Таким руководителям нет места в современном мире бизнеса. Не давайте волю чувствам во время деловых встреч. Руководствуйтесь разумом. Эмоциональные взрывы – признак несостоятельности руководителя;
• подмена потребностей оппонента собственными желаниями. Навязывание собственных притязаний как ожиданий другой стороны – низкая и отталкивающая манипуляция. Четко заявляйте о своих притязаниях и целях встречи, не пренебрегая интересами другой стороны. Только в таком случае возможны компромиссы и долгосрочное взаимовыгодное партнерство;
• неподготовленность к мероприятию. Желаете достигать поставленных целей во время переговоров и устанавливать продуктивные деловые связи? Досконально изучайте проблематику процесса и особенности профессиональной деятельности других сторон. Владея такой информацией, каждый тезис, произнесенный вами, будет получать позитивные отклики от оппонентов.

Руководитель, знающий, как вести деловые переговоры, всегда будет достигать поставленных целей и устанавливать продуктивные связи. Процветания вашему бизнесу.