Как управлять сотрудниками из дома

Удаленная работа отдела продаж – не такой большой минус, как может изначально показаться руководителю. Основная проблема заключается в установлении правильного контроля за работой менеджеров. Ее возможно решить и повысить производительность труда продавцов, если внедрить в работу удаленного отдела важные моменты, которые мы рассмотрим далее. 

Организуйте процесс проведения собраний

Проводите групповые собрания с менеджерами по продажам с периодичностью три раза в день:

• утром – разработка плана по закрытию сделок на сегодняшний день;
• днем – промежуточный контроль дневных показателей активности;
• вечер – разбор сегодняшних достижений и постановка плана на завтра.

Ежедневная трехразовая проверка деятельности сотрудников избавляет от проблемы, при которой менеджер настолько расслабляется в домашних условиях, что перестает продуктивно работать. Регулярные проверки держат персонал в тонусе и уменьшает риск срыва дедлайнов по сделкам. 

Настройте систему группового разбора звонков

Возьмите за правило ежедневно прослушивать звонки своих сотрудников – как успешные, так и те, которые не завершились переводом клиента на следующий этап воронки продаж. Разбор делайте в групповом формате, чтобы все поняли, какие моменты нужно исправить, а какие – подчеркнуть.

Прослушивание всех звонков может занимать у руководителя очень много времени, и на другие задачи его попросту не останется. Поэтому в первую очередь разбирайте следующие типы звонков:

• звонки с использованием новых скриптов непосредственно после их внедрения;
• переговоры менеджеров-новичков – нужно вовремя скорректировать их ошибки;
• аудиозаписи разговоров в рамках проблемных и чрезмерно затянувшихся сделок;
• звонки менеджеров, у которых часто срываются сделки, очень короткие разговоры.

Все изучаемые звонки должны быть целевыми. Это именно те переговоры, в которых клиент потенциально заинтересован продуктом, спрашивает о характеристиках, цене, наличии, готов на встречу с продавцом. Нецелевые звонки – человек по ошибке набрал номер компании или хочет купить товар, которого у вас нет, или вовсе сам пытается что-либо продать. Определить целевые звонки еще до их прослушивания нетрудно – как правило, они длятся гораздо дольше 10–20 секунд. 

В рамках группового разбора важно прослушивать и успешные звонки. Это поможет показать сотрудникам, каким образом следует выстраивать эффективную стратегию разговора с клиентом. 

Организуйте работу тренера для продавцов

Современные системы телефонии оснащены функцией «суфлер». Она позволяет стороннему лицу прослушивать разговор и давать подсказки менеджеру по продажам так, чтобы собеседник этого не слышал. Обязательно воспользуйтесь этим функционалом для помощи вашим продавцам с сопровождением сделок. В качестве тренера может выступать как руководитель отдела продаж, так и приглашенный специалист. Его задача – работать с каждым удаленным продавцом каждый день, прослушивать звонки в реальном времени и озвучивать советы по продвижению к сделке. 

В первую очередь, функция суфлера поможет освоиться новичкам в сфере продаж, у которых хоть и есть теоретическая база, все же мало практических навыков, что зачастую усугубляется волнением при разговоре с реальным клиентом. Уже опытным сотрудникам такая схема работы тоже окажет поддержку в искоренении неправильной модели общения, поможет заменить ее на оптимальную. 

Сам руководитель должен проверять, как минимум, два звонка в день от каждого сотрудника, и дозакрывать неудачные, но перспективные сделки. Личного плана продаж у РОПа быть не должно.

Проводите встречи с сотрудниками по сделкам

Руководитель отдела продаж должен регулярно проводить индивидуальные встречи со своими подчиненными для оценки их деятельности, а именно речь идет о пайплайне в CRM. Пайплайн показывает, на каком этапе находится каждая сделка у конкретного сотрудника. Если есть возможность проводить встречи в реальности, лучше так и сделать. В противном случае можно использовать для этих целей видеосвязь – это сэкономит время, если в штате много менеджеров. 

Оценивайте пайплайн сотрудников по заранее выбранному критерию, который будет точно характеризовать успешное закрытие сделки в будущем. Это может быть взаимодействие с ЛПР (лицом, принимающим решение), клиент сообщает о размере рекламного бюджета или иным образом показывает свою заинтересованность в сделке. Еще одна важная задача руководителя – контролировать регулярное и ежедневное заполнение пайплайна в CRM каждым сотрудником. 

Обязательно проводите индивидуальный полный разбор сделок в пайплайне с периодичностью, минимум, два раза в неделю. Такой подход избавит от ситуации, когда прошло много времени, а сотрудник не добился особых результатов, а также поможет скорректировать личный план продаж.

Регулярно проводите мотивационные встречи

С частотой не реже раза в две недели проводите с сотрудниками мотивационные встречи на основе системы постановки целей SMART. Ставьте корпоративные цели на срок до 10 лет, после чего декомпозируйте их на более срочные цели со сроком до года. На основе поставленных целей расписывайте задачи для каждого менеджера по текущей клиентской базе и по воронке продаж. 

Как сохранить производительность труда

Как правило, переход отдела продаж на удаленную схему работы приводит к заметному падению производительности труда. Это обуславливается непривычными условиями, большим количеством отвлекающих факторов в домашних условиях, плохой координацией с руководством и прочими проблемами. Однако это можно исправить. Следует поработать над двумя моментами: 

1. Технический. Заключается в отслеживании рабочего стола сотрудника. Сегодня есть много отечественных и зарубежных программ, которые позволяют контролировать то, чем именно занимается удаленный работник. Дополнительно попросите менеджера, чтобы он включил веб-камеру и направил ее на свое рабочее место. Это исключит случаи, когда продавец на одном мониторе работает, а на другом скрытно занимается другими делами.
2. Человеческий. Чтобы поддерживать вовлеченность сотрудников в информационное поле компании, кроме сугубо рабочих совещаний, проводите удаленные собрания, на которых менеджеры смогут узнавать последние новости в работе компании, планы. На регулярной основе проводите дистанционные мероприятия для тимбилдинга, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя частью большой команды (на удаленной работе это чувство пропадает). 

В качестве мероприятий для тимбилдинга можно использовать различные игры. Например, в некоторых компаниях сотрудники в групповом чате демонстрируют свое домашнее рабочее место, быт, показывают и обсуждают домашних питомцев и т. д. Все эти развлечения разбавляйте действительно важными и официальными совещаниями касательно пайплайна, звонков и сделок.

Другие советы для организации удаленной работы

Кроме уже описанных выше мер, которые помогут наладить эффективное взаимодействие с удаленным отделом продаж, возьмите на заметку другие не менее ценные рекомендации: 

1. Установите единые правила для оценки эффективности работы каждого сотрудника. Это поможет избежать недопониманий, как и подготовить персонал к требованиям компании.
2. Заранее регламентируйте периодичность проведения мотивационных собраний и собраний для оценки сделок. Эти мероприятия не должны быть неожиданностью для всех.
3. Инвестируйте в организацию рабочего места менеджеров. Не у всех дома есть хорошая техника и программы для работы. Обеспечьте работников всем необходимым для работы.
4. Оперативно реагируйте на вопросы сотрудников и просьбы помочь. Относитесь к удаленным продавцам так же, как и к локальным, словно они находятся рядом с вами. 
5. Для важных обсуждений используйте видеосвязь. Сегодня есть множество бесплатных и достаточно недорогих решений для проведения удаленных конференций, например, Zoom.

Помните, что при удаленной работе многие взаимодействия начальства с подчиненными вне видеоконференций строятся через переписку. Чтобы она воспринималась персоналом менее агрессивно в рамках рабочего процесса, можно умеренно использовать позитивные смайлы. 

Два важных чек-листа для удаленной работы отдела

Независимо от того, давно ли вы работаете по удаленной схеме или только планируете на нее перейти, проверьте себя по двум чек-листам. Первый касается нужных для работы инструментов:

• программное обеспечение для совместной работы и общения;
• софт для удаленного общения посредством видеоконференций;
• ПО для совместного использования экрана рабочего стола ПК;
• система совместного управления проектами для пайплайна. 

Популярные программы – Slack и Telegram для коммуникации, Zoom и Skype для видеозвонков, TeamViewer для удаленного отслеживания рабочего стола, Trello, JIRA и Redmine для совместной работы с проектами. Также может понадобиться программное обеспечение для автоматизации HR функций. Для этой цели можно использовать софт Workday, BambooHR или Hurma System. 

Второй важный чек-лист затрагивает стратегии, которым нужно следовать при удаленной работе:

• обучение удаленных менеджеров по продажам эффективной работе из дома;
• регулярный выход на связь посредством аудиозвонков и видеозвонков;
• взаимодействие с сотрудником, исходя из часового пояса, в котором он живет;
• регулярное проведение сеансов с ответами на часто задаваемые вопросы;
• возможность удаленных работников вести совместные друг с другом проекты.

Если менеджеры часто отвлекаются от работы, используйте проверенные техники тайм-менеджмента. Так, хорошо себя зарекомендовал метод Pomodoro, который отлично помогает сосредоточиться на выполнении конкретной задачи. Суть в следующем – сотрудник ставит таймер на 25 минут, в течение которых работает, не отвлекаясь на внешние факторы. После этого следует перерыв на пять минут. Далее снова рабочий цикл, и так четыре раза. После четырех циклов «работа-отдых» следует перерыв на 15 минут. Длину рабочей сессии и время отдыха можно настраивать. 

Заключение

Постоянный, но ненавязчивый контроль, регулярная мотивация и тимбилдинг – основа успешной удаленной работы отдела продаж. Да, задача непростая, особенно, если ранее у компании не было опыта в этой сфере. Если вы еще не перешли на удаленную схему работы, делайте это постепенно, чтобы сотрудники смогли адаптироваться и плавно выйти на «рабочую мощность» в условиях дома.