Как управлять бизнесом дистанционно

Многие предприниматели еще на начальном этапе развития бизнеса задумываются о том, как управлять компанией дистанционно и какие условия необходимы для функционирования предприятия без постоянного контроля учредителя. Вне зависимости от этапа развития и масштаба организации следует комплексно проработать схему перехода на удаленный формат управления, чтобы предотвратить стагнацию бизнеса или снижение ключевых показателей.

Когда требуется удаленное управление бизнесом

Решение перехода на удаленный формат контроля бизнес-процессов может быть вынужденным или плановым. В первом случае собственник предприятия решает удаленно управлять компанией из-за внешних обстоятельств. Например, из-за ситуации в макросреде, условий на рынке или личных причин. Так, в течение длительного времени многие руководители предприятий контролировали бизнес-процессы на удаленке из-за коронавируса. Плановый переход на дистанционный формат управления актуален не только с точки зрения желания учредителя увеличить собственные временные ресурсы, но также вследствие стратегии развития компании:

• масштабирование бизнеса – географическое или производственное расширение бизнес-процессов часто связано с потребностью в территориальной удаленности головного офиса. Так, например, как при открытии собственных филиалов, так и при создании франчайзинговой сети предприниматель не может самостоятельно участвовать во всех бизнес-процессах. Схема удаленного управления требуется и при развитии предприятия в рамках одного региона при наличии нескольких офисов или точек продаж;
• выход на новые рынки – по аналогии с географическим масштабированием компании выход на новые рынки требует не только удаленного контроля, но и дополнительных компетенций локального руководства, если собственник предприятия привлекает новые каналы реализации продукта или работает с новым направлением бизнеса;
• привлечение партнеров – для многоотраслевых компаний часто становится причиной выделения одного приоритетного направления развития, при этом остальные подразделения бизнес-деятельности переходят в формат частично удаленного управления;
• смена формата собственности юридического лица – присоединение новых компаний и формирование единого холдинга, а также изменение взаимоотношений среди учредителей часто способствуют переходу на дистанционное управление предприятием или его отдельными частями.

Вне зависимости от причин, из-за которых предприниматель принимает решение о переходе на удаленный формат управления предприятием, необходимо соблюдать ключевые принципы и алгоритм изменения формы контроля. При этом как функциональные, так и психологические аспекты подбирают для удобства не только управляющего состава, но и персонала компании, что гарантирует повышение эффективности бизнес-процессов и стабильную работу вне зависимости от уровня вовлеченности учредителя.

Основные принципы дистанционного управления

Ключевые принципы удаленного управления предприятием актуальны для любого формата ведения бизнеса, его отрасли и конкретного сегмента. Однако ведение бизнеса только на онлайн-площадках значительно упрощает делегирование полномочий с возможностью полноценного самостоятельного контроля, при этом офлайн-формат не предполагает полной вовлеченности предпринимателя. Так, для эффективного дистанционного управления компанией следует соблюдать принципы:

• прозрачность – все бизнес-процессы должны быть понятны для руководителя вне зависимости от его локального присутствия в офисе компании;
• доступность – дистанционное управление не отменяет взаимодействие с сотрудниками предприятия: важно сразу же определить формат корпоративной коммуникации, ее объем и способы передачи поручений в зависимости от принятой внутри конкретной организации иерархии;
• четкость – поскольку удаленка в большинстве случаев ведет к увеличению временного интервала принятия управленческих решений, необходимо регламентировать внутренние бизнес-процессы, чтобы упростить порядок согласования документации и принятия решения в кризисных ситуациях;
• делегирование – корректное распределение обязанностей и утверждение полномочий руководителей среднего звена и нанятого управляющего обеспечат эффективность деятельности предприятия независимо при переходе на полноценное самоуправление;
• контроль – одновременно с механикой взаимодействия сотрудников с учредителем необходимо продумать методы контроля для своевременного выявления спорных ситуаций и корректировки стратегии развития компании.

Помимо этого, один из основных принципов перехода на дистанционное управление компанией – его обратимость. Иначе говоря, собственник в любой момент может вернуться к прежнему варианту самостоятельного участия во всех бизнес-процессах, что особенно актуально при возникновении кризисных ситуаций из-за нецелесообразных действий персонала организации. Кроме того, если деятельность предполагает контакты предпринимателя с клиентами, необходимо оценить вероятность полной или частичной передачи ответственности за ключевых покупателей.

Возможные проблемы

Несмотря на визуальную простоту дистанционного управления компанией, на практике многие предприниматели сталкиваются с организационными и коммерческими проблемами. Однако в первую очередь сложности возникают именно за счет человеческого фактора:

• отсутствие четкого вектора у персонала – наиболее характерно для предприятий малого и среднего бизнеса, где руководители среднего звена отсутствуют или контролируют не всех сотрудников компании. В этом случае отсутствие четких краткосрочных задач снижает эффективность работы отдельных сотрудников и впоследствии приводит к отрицательной динамике финансовых и маркетинговых показателей бизнеса;
• снижение самоконтроля – недостаток системы контроля руководителя компании часто становится причиной снижения вовлеченности персонала во внутренние бизнес-процессы, поскольку сотрудники должны отчитываться только за недельные или месячные результаты, но не обязаны информировать учредителя предприятия о текущих проблемах и рутинной работе;
• вероятность конфликтных ситуаций – увеличивается при отсутствии исполнительного директора, когда несколько сотрудников стремятся выполнять обязанности руководителя. Кроме того, повышается вероятность конфликтов учредителя и сотрудников из-за возможного искажения данных.

Кроме того, на начальных этапах дистанционного управления предприятием руководители стремятся по-прежнему вникать во все бизнес-процессы и работа на удаленке просто не имеет смысла. Такая механика по факту отнимает вдвое больше временных ресурсов, и предприниматель возвращается к привычной модели ведения бизнеса. Кроме того, работа на расстоянии требует навыков самоорганизации и от учредителя. Так, например, одна из типичных проблем возникает, когда сотрудники компании тормозят темпы работы из-за отсутствия возможности согласовать значимые бизнес-процессы с собственником. Причем на начальном этапе такого типа управления не следует полностью перекладывать контроль на нанятых руководителей: личная заинтересованность учредителя в повышении не только объема продаж, но и эффективности всех процессов повышает мотивацию персонала.

Инструменты для удаленного управления

Чтобы эффективно управлять компанией на расстоянии, предпринимателю следует внедрить соответствующие инструменты, которые помогают контролировать деятельность предприятия с учетом его специфики и сезонности.

Управленческая отчетность

Многие предприниматели пренебрегают формированием управленческой внутренней отчетности, поскольку ее предоставление не регламентировано государственными контролирующими органами. Однако при переходе на дистанционную модель управления собственник должен утвердить порядок составления внутренней отчетности и назначить ответственного сотрудника. При этом сроки, формат и объем отчета зависят от этапа развития компании, текущих и долгосрочных бизнес-задач и потребности своевременного информирования собственника. Так, в некоторых компаниях управленческую отчетность привязывают к обязательной бухгалтерской, а также вводят дополнительные упрощенные отчеты для решения локальных проблем или оценки приоритетного направления деятельности. Порядок предоставления управленческого отчета прописывают в формате отдельного документа за подписью руководителя компании и ответственного за отчетность должностного лица: например, главного бухгалтера или экономиста.

Организационная структура

Формирование или переоценка организационной структуры компании обеспечивают корректность внутренних взаимодействий и устанавливают иерархию внутри предприятия с учетом нужного объема коммуникации между сотрудниками смежных подразделений. Здесь одновременно с иерархией необходимо проработать структуру каждого структурного подразделения и прописать должностные инструкции для отдельных сотрудников. Такие мероприятия снижают вероятность пересечения обязанностей и позволяют сократить количество сотрудников и фонд оплаты труда. Так, персонал подбирают по принципу необходимого и достаточного количества для выполнения ежедневных задач, а не целевые действия отдают на аутсорс или привлекают специалистов-фрилансеров. Кроме того, при необходимости постоянного взаимодействия со сторонними специалистами назначают ответственного за контроль выполнения обязанностей: это может быть руководитель смежного подразделения, начальник службы персонала или исполнительный директор.

Юридические нормативы

Дистанционное управление компанией подразумевает автономную работу большую часть времени, поэтому важно продумать правовые аспекты ведения бизнеса. Здесь учредитель должен назначить ответственное лицо или представителя собственника, а также оставить право подписи и выдать доверенность на подписание первичных документов и внутренней отчетности, а также представление интересов в контролирующих органах. В некоторых случаях предприниматель оставляет право подписи за собой, тогда следует продумать формат документооборота: например, подключить электронный документооборот или продумать временные промежутки и способы физического согласования документации.

Корпоративная коммуникация

Порядок взаимодействия между сотрудниками определяет не только организационная структура предприятия, но и участие в отдельных проектах и необходимость разового согласования значимых для бизнеса вопросов с учредителем. Для этого определяют форму внутренней коммуникации с помощью электронной почты, мессенджеров или специальных сервисов по контролю удаленной работы. Коммуникация с помощью программ для постановки задач сотрудникам отменяет необходимость личной коммуникации и упрощает контроль соблюдения сроков выполнения отдельных задач.

Наем управляющего

Для крупных предприятий с несколькими направлениями деятельности и компаний с продукцией длительного цикла реализации обычно недостаточно найма руководителей подразделений – требуется единый управляющий, который будет контролировать все бизнес-процессы и анализировать эффективность работы. При этом важно учитывать не только квалификацию специалиста, но и психологические аспекты постоянного взаимодействия, а также единый вектор развития предприятия в рамках долгосрочной стратегии. Благодаря управляющему директору собственник компании может упростить взаимодействие с персоналом и личную вовлеченность в бизнес-процессы.

Финансовая стратегия

Разработка финансовой стратегии предприятия актуальна как для решения краткосрочных задач, так и для достижения глобальных бизнес-целей. При этом управление компанией на расстоянии часто предполагает невозможность срочного согласования вынужденных незапланированных трат. Поэтому необходимо утвердить резервный фонд и назначить ответственного сотрудника и объем материальных ресурсов, входящих в зону его компетенции. Здесь также утверждают порядок согласования бюджетов компании. Так, при переходе на удаленное управление бизнесом собственники обычно выбирают планирование бюджета для каждого подразделения предприятия, а не пошаговое согласование отдельных затрат по мере необходимости.

Алгоритм перехода на удаленное управление

Переход на удаленный формат работы происходит в несколько этапов, что позволяет оценить эффективность каждого шага и скорректировать механику управления компанией с учетом потребностей управляющего состава.

Анализ текущего положения предприятия

Независимо от причины выбора дистанционного управления компанией, необходимо оценить ее положение в микро- и макросреде, чтобы впоследствии выбрать наиболее подходящие инструменты и предотвратить возможные ошибки и сложности на начальном этапе работы на удаленке. Причем здесь важно ориентироваться не только на текущее положение предприятия в отрасли, позицию относительно конкурентов и целевой аудитории, показатели эффективности, но также и на планы по масштабированию организации в ближайшие пять или десять лет. Такие меры позволяют сразу же выбрать актуальную организационную структуру и формат внутренней отчетности для удобства собственника и сотрудников компании.

Выбор необходимых инструментов

Механика реализации управления предприятием на расстоянии и выбор конкретных инструментов основаны на планируемом уровне вовлеченности учредителя в бизнес-процессы и перспективы масштабирования компании. Так, например, учитывают каналы реализации продукции, площадки взаимодействия с целевой аудиторией, участие в отраслевых выставках и мероприятиях, маркетинговую и коммуникационную стратегию бренда, государственную поддержку предприятия, необходимость обязательной отчетности для контролирующих органов и инстанций и т. п.

Назначение ответственных

При выборе ответственных сотрудников следует опираться на принятую организационную структуру и ее иерархию, а также на квалификацию отдельного человека и его мотивацию предоставления корректных сведений для управляющего.

Определение формата контроля

Утверждение контролирующих мер и выбор отчетных периодов – завершающий этап перехода на дистанционное управление компанией. Он обеспечивает своевременное информирование предпринимателя о реальном положении дел в компании и позволяет принять верное управленческое решение для сохранения или увеличения финансовых и маркетинговых показателей бизнеса.

Методы повышения эффективности

Дистанционный контроль бизнеса не отменяет его развития, поэтому предприниматель должен по-прежнему использовать методы повышения эффективности деятельности. Это усложняется длительным циклом взаимодействия с руководителями среднего звена, если в компании нет единого управляющего. Однако важно анализировать работу всех подразделений компании и внедрять механики для повышения рентабельности бизнеса с точки зрения нескольких аспектов.

Корпоративные

Предполагают улучшение трудовых условий и упрощение взаимодействия между сотрудниками. Для этого применяют:

• систему мотивации – она повышает вовлеченность отдельных сотрудников в бизнес-процессы и утверждает ответственность за личные результаты. Для крупных компаний актуально одновременно утверждать личные показатели эффективности и KPI для соответствующего подразделения. Для чистоты оценки задачи персонала не должны пересекаться с функционалом смежного отдела;
• обучение сотрудников – повышение квалификации сотрудников необходимо на каждом этапе развития бизнеса, поскольку гарантирует рост эффективности работы, а следовательно, и рентабельности бизнеса. Причем учредителю компании также стоит вкладывать временные и материальные ресурсы и в собственное обучение: это дает возможность отслеживать актуальные тенденции в отрасли без присутствия в офисе компании.

В рамках корпоративных аспектов также необходимо продумать и мероприятия, стимулирующие заинтересованность сотрудников в работе в компании. Например, корпоративные мероприятия, медицинское страхование, языковые курсы и т. п.

Маркетинговые

Маркетинговые инструменты работают вне зависимости от формы управления компанией, но при удаленной работе учредителя они помогают ему оценивать эффективность работы предприятия без личного присутствия в точке продаж или получения управленческой отчетности. Так, например, пассивная реклама за счет сарафанного радио, отзывы в Интернете, повышение доли рынка и доверия к бренду косвенно указывают на корректные действия сотрудников.

Технические

Технические аспекты позволяют упростить удаленную работу руководителя благодаря автоматизации процессов и перевода большей части мероприятий в онлайн-режим. Для этого вводят:

• автоматизацию – подключение CRM-системы упрощает формирование ежедневной и управленческой отчетности и позволяет руководителю получать информацию об интересующих его финансовых и экономических показателях в любой момент;
• обеспечение общего доступа к документам – подключение файлового сервера помогает получить доступ к нужным файлам вне зависимости от территориального расположения сотрудников.

Одновременно выбирают программы для проведения онлайн-совещаний, контроля производственных процессов, коммуникации с клиентами и т. д. Причем важно продумать удобный доступ с любого типа устройств и легкость входа в конференцию или нужный ресурс для скачивания файлов.

Типичные ошибки

Следование алгоритму и комплексная оценка перспективы удаленной работы не гарантируют отсутствие ошибок. При этом типичные ошибки управления на расстоянии не зависят от квалификации предпринимателя:

• отсутствие общего видения вектора развития – при найме исполнительного директора или назначении представителя собственника предприниматель ориентируется только на квалификацию сотрудника, но не учитывает совпадение видения реализации бизнес-стратегии, что приводит к конфликтам и скорому прекращению сотрудничества. В некоторых случаях управляющий придерживается собственного видения и заведомо дезинформирует учредителя, что может привести к неверным управленческим решениям, а иногда – и к банкротству предприятия;
• общение только с одним сотрудником – локальное взаимодействие обеспечивает субъективное восприятие бизнес-процессов и искажает реальное положение дел в компании. Поэтому даже при наличии исполнительного директора собственник должен оценивать текущую работу на основе данных от нескольких сотрудников;
• нерегулярная коммуникация с коллективом – управление компанией на расстоянии обычно увеличивает временной промежуток взаимодействия руководителя и подчиненных, а потому становится причиной самостоятельного принятия управленческих решений и несвоевременного информирования учредителя. Для предотвращения этого следует установить график взаимодействия с персоналом по рабочим вопросам и согласовать время плановых онлайн-совещаний;
• снижение личной вовлеченности – часто переход на удаленную работу предприниматель планирует в том случае, если конкретная деятельность или бизнес в целом не являются приоритетным направлением развития. При этом собственник может уделять компании недостаточно времени и пропустить точку безубыточности. Однако даже стабильная работа компании в этом случае становится причиной стагнации и потери потенциальной прибыли.

Еще одна типичная ошибка предпринимателей – снисходительное отношение к бизнесу на расстоянии. Однако в действительности удаленный формат управления должен, наоборот, способствовать усилению контроля со стороны собственника и исполнительного директора. Кроме того, предприниматели часто пренебрегают вспомогательными инструментами для упрощения дистанционной работы, что тормозит бизнес-процессы и негативно сказывается на лояльности целевой аудитории.

Переход на дистанционное управление – один из логичных вариантов масштабирования бизнеса, когда учредитель вкладывает собственные временные и финансовые ресурсы в развитие других проектов или личных целей. Однако для эффективной работы на расстоянии предприниматель должен предусмотреть все возможные сложности внедрения новой схемы взаимодействия с персоналом компании и клиентами. При этом ориентируются на количество направлений бизнеса, его этап развития и планы по географическому или производственному масштабированию. Соблюдение этапов перехода на новый формат управления помогает последовательно анализировать изменения и корректировать их при необходимости.