Как уменьшить дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность (ДЗ) напрямую влияет на финансовый климат компании. Наличие большого объема долгов по контрагентам замораживает активы предприятия и не дает ему развиваться. Большинство компаний использует лишь отдельные инструменты для борьбы с дебиторами, но нужна система управления ДЗ.

Что такое дебиторка

Дебиторская задолженность возникает в тот момент, когда компания реализует свою продукцию или услуги с отсрочкой платежа. Фактически это кредитование клиентов на срок, указанный в договоре. Для покупателей это дополнительный бонус (беспроцентный кредит), а для компании – замороженные денежные средства и риск невозврата платежа.

В условиях конкуренции для удержания клиентов и увеличения продаж – это необходимая мера. Такой способ также используется компаниями при расширении рынков сбыта и для привлечения новых покупателей. Сделка подтверждается подписанием договора или акта выполненных работ, которые теоретически гарантируют возврат денежных средств компании-кредитору.

 В среднем дебиторская задолженность может составлять 80-90% от объема продаж, поэтому вопрос оптимизации долгов контрагентов – один из ключевых в любой компании. При управлении дебиторкой решаются две разные задачи: как увеличить продажи и снизить риски невозврата денежных средств дебиторами. Или другими словами – как усидеть одновременно на двух стульях.

Существует также кредиторская задолженность перед поставщиками и банками. Главное условие, которое нужно соблюдать в финансовой деятельности компании, — сумма дебиторской задолженности всегда должна быть меньше, чем сумма кредиторской задолженности.

Основные виды

Разберемся, почему возникает проблемная дебиторка (когда оплата не поступает в срок, зафиксированный в договоре). Причины могут быть разные, но самые распространенные:

• отсутствие денег у дебитора (покупателя);
• вы не являетесь приоритетом для денежных расходов клиента;
• непорядочный/недисциплинированный должник;
• отсутствие своевременных действий по возврату оплаты со стороны менеджеров.

Классификация задолженности выполняется по нескольким направлениям:

1. По сроку погашения бывает долгосрочная (более 12 месяцев отсрочки платежа) и краткосрочная/текущая (менее 12 месяцев);
2. По возможности возврата – срочная/нормальная (срок оплаты согласно договору еще не подошел) и просроченная, которая делится на сомнительную и безнадежную. Сомнительный долг имеет высокую вероятность непогашения или неполного погашения. Причем такие долги появляются не только в случае, если клиент не платит вовремя, а и при появлении информации о финансовых затруднениях у должника. Безнадежная задолженность появляется в случае, если ее взыскание становится нереальным (по истечении срока исковой давности или невозможности исполнения обязательства, например, банкротство должника). Безнадежные долги подлежат списанию.

Пути уменьшения проблемной дебиторки

В любом бизнесе присутствует дебиторская задолженность и это нормально, пока ее объем не превышает предельно допустимые значения. Управление дебиторкой с целью ее оптимизации – одно из приоритетных направлений финансовой деятельности предприятия. Чем меньше сумма долгов контрагентов перед компанией и лучше оборачиваемость дебиторской задолженности, тем больше у компании свободных средств для операционной деятельности и развития. Идеальный вариант – работа по предоплате. Но это выгодно продавцу и невыгодно покупателю. В большинстве компаний доля контрагентов, которые работают по предоплате, очень незначительна. Поэтому задача менеджеров предложить такие условия сотрудничества, которые заинтересуют клиентов в оплате по факту поставки или предоплате. Часто для этого используют дополнительные скидки или бонусы.

Мотивация персонала

Один из эффективных инструментов борьбы с проблемной задолженностью – мотивация персонала. При начислении зарплаты менеджерам в бонус с продаж добавляется поправляющий коэффициент на проблемные долги. Можно установить следующие условия:

• если дебиторская задолженность (ДЗ) > 5 %, то бонус не начисляется (своего рода штраф);
• если ДЗ > 5 %, то бонус замораживается до момента погашения долгов.

Такая же мотивация используется и для руководителя отдела, у которого в расчет зарплаты добавляется поправляющий коэффициент на дебиторку.

Понятно, что если проблемы с дебиторской задолженностью отсутствуют, нет необходимости усложнять расчет заработной платы дополнительными параметрами.

Успешный кейс – в компании по производству кондитерских изделий после введения поправляющего коэффициента, объем ДЗ за несколько месяцев снизился на 25 %.

Выделенный сотрудник

Некоторые компании для уменьшения уровня ДЗ выделяют для этого специального сотрудника. Для него ставится отдельный план и разрабатывается мотивация в зависимости от объема денежных средств, которые мы хотим вернуть. В качестве коэффициента в мотивации может быть определенный процент от возвращенных средств.

С привлечением юристов

Предыдущие методы называются soft-collection, а когда к процессу возврата долгов привлекают юристов – это уже идет в ход «тяжелая артиллерия» или hard-collection. Не все компании пользуются такими инструментами взыскания задолженности, но нужно уметь защищать свои финансы даже таким способом. В ходе судебных разбирательств, если не пропущен срок исковой давности, есть шанс добиться взыскания долгов с дебитора.

Инструменты для эффективной работы с долгами

Дебиторская задолженность должна подвергаться постоянному анализу. С чего начинать анализ? С определения общей суммы задолженности и задолженности в разрезе контрагентов. Создается отдельный отчет, который делится на две части – soft-collection (с задолженностью, например, до 60 дней) и hard-collection (более 60 дней). Таким же образом можно разделить отчеты по сотрудникам и по продуктам.

Анализ просроченных долгов помогает выявить ненадежных покупателей, для которых в дальнейшем сокращается товарный кредит. А иногда в работе с такими клиентами переходят на частичную или полную предоплату.

В процессе оценки долгов рассчитываются предельные суммы ДЗ – критическая и допустимая (нормальная). Также определяется доля дебиторской задолженности в объеме общих активов предприятия.

Эффективный метод управления дебиторкой – стимулирование клиентов к досрочной оплате поставок (по которым еще не подошел срок оплаты). Это могут быть скидки с цены товара или стоимости поставки. За счет досрочного возврата денежных средств и вложения их в дальнейший оборот продавец не теряет прибыль при предоставлении скидки. Следует правильно рассчитать размер этой скидки, чтобы и клиента заинтересовать, и компании при этом не потерять доход.

К новым методам управления дебиторкой относится рефинансирование ДЗ в виде факторинга (переуступка долга) и форфейтинга (долгосрочное финансирование). Но эти инструменты чаще используют на этапе hard-collection.

Рассмотрим этапы управления ДЗ:

1. Нужно оценить финансовое состояние должников и ранжировать их по кредитоспособности, по объемам закупок. Проанализировать условия оплаты, и периодически их пересматривать. Используйте для оценки АВС-анализ.
2. Определить величину кредитования и сроки погашения долга.
3. Наладить документооборот и обмен информацией между отделами, которые работают с клиентами.
4. Разработать мотивацию для персонала, который участвует в продажах и должен быть заинтересован в возврате ДЗ.
5. Определить порядок действий при работе с клиентами, у которых есть просроченный платеж (механизм расчета пени и штрафа).
6. Разработать подробный алгоритм взыскания ДЗ как силами компании, так и с привлечением юристов.

Один из важных моментов работы с задолженностью – подписание с покупателями актов сверок и актов выполненных работ (при предоставлении услуг). Такие документы помогут в случае возникновения судебных разбирательств и не дадут пропустить срок исковой давности. Важно также правильно составлять и оформлять договора, которые выступают в роли документов, гарантирующих взыскание задолженности.

Почему возникает проблемная дебиторка

На практике условия возникновения проблемных долгов достаточно типичны:

• нет контроля оплат и четких сроков погашения долгов дебиторами;
• отсутствует регламент/протокол по работе с дебиторкой;
• нет ранжирования/сегментации контрагентов согласно их кредитоспособности;
• безответственный подход к документам (неправильно заполненные договора, нет актов выполненных работ и т. д.);
• несогласованность действий структурных подразделений компании при оптимизации дебиторской задолженности;
• нет персональной ответственности за выполнение работ по взысканию долгов.

Чтобы не возникала проблемная ДЗ нужно четко выполнять разработанную систему управления долгами дебиторов компании. Главное в работе с задолженностью – регулярность, настойчивость и активность.

Системы учета – как упростить работу

Для анализа долгов нужны специальные отчеты, которые создаются с помощью различного программного обеспечения. Самый упрощенный вариант для небольших компаний с несколькими сделками в месяц – это Excel. Если же у вас крупный бизнес, то удобнее отслеживать должников и анализировать ДЗ с помощью CRM-системы или 1С. Эти программы позволяют быстро создавать отчеты по контрагентам, по менеджерам и по продуктам. Вовремя определять проблемные долги и начинать работу по их взысканию.

Проведение эффективной политики по управлению дебиторской задолженностью поможет сократить сумму замороженных денежных средств, которые необходимы для развития компании. Используйте в работе инструменты как soft-collection, так и hard-collection. Разработайте систему четких действий для сотрудников по работе с должниками. Работа компании без проблемной задолженности – это реально.