Как удаленно управлять компанией

Хороший руководитель должен уметь управлять компанией не только непосредственно в офисе, общаясь с подчиненными, встречаясь с клиентами, но и на расстоянии. Последний навык поможет организовать эффективную работу коллектива на период длительного отъезда начальства или в случае перевода сотрудников на дистанционку. Но, чтобы удаленный формат приносил положительные результаты, необходимо корректно организовать трудовой процесс и научиться правильно управлять компанией в целом.

Как организовать работу коллектива дистанционно

В переводе работников на удаленный формат есть множество плюсов, главным из которых является снижение затрат, например, за счет отказа от найма помещения под офис, оплаты коммунальных услуг, приобретения канцелярии. У работодателя появляется возможность нанять талантливых людей, проживающих в другом городе. Онлайн-сотрудники не опаздывают на работу, а результат их труда повышается. Кроме того, компания может перейти на сдельную оплату и начислять вознаграждение только за проделанную работу, а не за часы, которые работник провел в офисе.

Удаленный формат работы – сравнительно новое направление. Не все компании готовы менять традиционный трудовой процесс. Но вносить новшества приходится в связи с острой необходимостью и изменениями окружающей среды.

В первую очередь руководителю необходимо организовать трудовой процесс. Для этого решают организационно-технические вопросы, распределяют должностные обязанности, готовят программу адаптации сотрудников к новым условиям и план их мотивации.

Не менее важный этап – обеспечение безопасности информации. Всё дело в том, что во время выполнения трудовых функций работники будут обмениваться важными для компании сведениями через Интернет. В процессе данные могут попасть конкурентам, что негативно отразится на результатах деятельности фирмы в целом.

На самом деле удаленный формат весьма полезен для компаний. Прежде всего, он помогает экономить на ресурсах. Но пользу он принесет только при правильном управлении фирмой в онлайн-режиме в целом.

Организационные принципы

При удаленном управлении компанией эксперты рекомендуют сначала решить все организационно-технические вопросы. Важно позаботиться об обеспечении сотрудников инструментами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей. Проще говоря, нужно обеспечить работников рабочим местом.

В офисе это сделать намного легче. Как правило, каждому работнику отводят свой уголок или кабинет, оснащенный всем необходимым для выполнения трудовых функций. Сложнее организовать рабочее место для сотрудников на удаленке.

Крупные компании приобретают для них инструменты для работы самостоятельно. Сотрудникам выдают компьютер в сборе или ноутбук, наушники, гарнитуру, при необходимости факс, принтер, сканер, оплачивают доступ к Сети и мобильную связь. Некоторые фирмы компенсируют даже затраты на электроэнергию.

Помните о том, что обеспечение сотрудника предметами труда – это прямая обязанность работодателя, закрепленная трудовым законодательством. Но, как показывает практика, многие руководители намеренно или по своему незнанию уклоняются от этого, обязуя удаленного сотрудника самостоятельно организовать свое рабочее место, что приводит к ухудшению результатов его труда. Это может произойти из-за слабого Интернета, маломощного компьютера, отсутствия средств у работника на приобретение специализированных программ и по другим причинам.

Второе, о чём важно позаботиться руководителю, управляющему компанией удаленно, – это обеспечение доступа сотрудникам ко всем рабочим ресурсам. Это могут быть: CRM, корпоративная почта, 1С, удаленный доступ к офисному компьютеру и прочие.

Не забудьте выбрать единые каналы связи (постоянные и дополнительные, используемые в экстренных случаях). Во время работы для общения с сотрудниками можно использовать мессенджеры. Рекомендуем создать чаты, предназначенные для публикации информации широкого доступа.

Планерки и совещания можно проводить по видеосвязи, например в скайпе. Не стоит отказываться от ежедневных стендапов, так как сотрудники должны чувствовать контроль со стороны руководителя. В противном случае продуктивность их труда рано или поздно упадет.

Начальство крупных компаний обычно организует не только общие ежедневные видеосозвоны, но и личные, с главами отделов или ведущими специалистами, раз в неделю или больше.

Важно выбрать метод направления официальной документации. Обычно для этого используют электронную почту. Кроме этого, необходимо позаботиться о дополнительных каналах связи, которые могут понадобиться в непредвиденной ситуации, например когда основной инструмент недоступен.

Распределение должностных обязанностей

При управлении компанией онлайн необходимо четко распределить должностные обязанности между сотрудниками. Их закрепляют в должностной инструкции.

Рекомендуем регулярно составлять план, где можно описать, кто из работников какую функцию будет выполнять. Поручения обычно выдают раз в неделю или раз в день, по утрам. Распределением обязанностей между персоналом и их выдачей может заниматься сам руководитель. Но если компания крупная, то это лучше поручить отдельному сотруднику, закрепленному за определенной группой.

Важно подойти к распределению обязанностей между персоналом внимательно, опираясь на личные навыки и умения каждого из трудящегося. Если человек отлично ладит с людьми, умеет правильно построить диалог даже с интровертом, но плохо справляется с письменными заданиями, подготовкой документов, то ему лучше поручить прием звонков, даже если в офисе он выполнял совершенно другие функции.

Мотивация и адаптация сотрудников

Процесс перехода с традиционного формата работы на дистанционный – достаточно сложный. В это время рекомендуем не требовать от сотрудников высоких результатов. Важно разработать план адаптации, который поможет персоналу перестроиться на иной вид трудовой деятельности.

Адаптационный период обычно проходит в период от двух недель до полутора месяцев. В это время советуем уделить максимум времени на помощь сотрудникам:

• составляйте план работы на день;
• обозначайте главные проблемы, требующие незамедлительного решения;
• будьте всегда на связи;
• без промедления отвечайте на вопросы работников;
• указывайте на недостатки в мягкой форме и не наказывайте строго тех сотрудников, которые выполнили работу с недостатками.

Помните о том, что человек при отсутствии контроля со стороны руководства расслабляется, часть заданий, которые можно выполнять сегодня, он откладывает на завтра, уделяет время развлечениям, общению с родственниками, знакомыми. Всё это приводит к падению результатов его деятельности.

Чтобы этого не происходило, важно замотивировать сотрудника. В первую очередь рекомендуется перейти на сдельную оплату труда, исходя из совокупных результатов конкретного человека.

Введите систему премирования. Крупные компании обычно выплачивают премию за выполнение KPI и за превышение плана.

Не забывайте о неденежных методах мотивации сотрудников. Поощряйте продуктивное выполнение задач, прилюдно хвалите отличившегося работника, поздравляйте персонал с общими и личными праздниками, обеспечьте возможность обучения персонала, повышения квалификации, карьерного роста.

Обеспечение безопасности информации

Удаленный формат работы осложнен опасностью утечки информации. Сведения, поступающие лицам через Интернет, могут попасть в чужие руки и стать инструментом воздействия на компанию конкурентами.

Подпишите со всеми сотрудниками, имеющими доступ к коммерческой тайне, договор о ее неразглашении. Укажите в контракте информацию, не подлежащую огласке и передаче третьим лицам, и ответственность за нарушение условий соглашения.

Для безопасности в Сети используйте VPN-сеть. Не применяйте для обмена сведениями незнакомые каналы связи. Грамотно настройте права доступа.

Сложности удаленного управления

Удаленное управление компанией – сложный и многогранный процесс, требующий максимального участия руководителя. В этом и заключается главная трудность менеджмента на расстоянии. Чтобы устранить проблему, рекомендуем распределить должностные обязанности директора между несколькими подчиненными, которые в дальнейшем и будут контролировать процесс, а затем отчитываться перед начальством.

Сложности удаленного управления	Описание проблемы	Решение
Дезориентация персонала	Работники не знают, какие функции они обязаны выполнять прямо сейчас, куда обращаться в случае возникновения проблем и вопросов	Четко распределить должностные обязанности, регулярно составлять план работы на короткий промежуток времени (день, неделю) или поручить выполнение данных задач менеджеру
Возникновение у сотрудников ощущения бесконтрольности	При наличии контроля со стороны руководителя, персонал расслабляется, меньше уделяет времени выполнению трудовых функций, откладывает решение задач на будущее	Организовать постоянный контроль, поручив надзор менеджеру, или внедрить специальные инструменты, позволяющие отслеживать деятельность персонала в режиме реального времени
Появление конфликтов между персоналом	Конфликты в коллективе – это довольно распространенное явление. В случае отсутствия эффективного менеджмента конфликтная ситуация перерастает в нечто большее и оказывает прямое воздействие на результаты труда	Поставить во главе менеджера, имеющего авторитет перед сотрудниками, наделить его расширенными полномочиями, незамедлительно присоединяться к разрешению конфликтов

В процессе управления компанией на расстоянии руководители часто совершают ошибки: боятся, что их работу не сможет выполнить подчиненный, которому она поручена, в связи с чем отказываются от делегирования полномочий либо, наоборот, вообще отстраняются от руководства фирмой, возлагая надежды на сотрудников.

Не нужно бояться поручать свои полномочия другим. Бизнес – дело сложное, и рано или поздно придется часть обязанностей передать менеджеру, ведь с ростом компании расширяются и полномочия. Их делегирование помогает повысить продуктивность деятельности.

Полностью отстраняться от управления тоже не стоит. Никто не знает, справится ли человек, которому бизнесмен полностью передал свои обязанности, с их выполнением.

Еще одна ошибка, которую часто совершают руководители, управляя компанией дистанционно, – недооценка ресурсов, неправильное планирование. Нельзя за короткий период построить идеальную систему или заставить выполнить сотрудника задание, не предоставив все необходимые инструменты.

Контроль задач и сроков

Неважно, по какой причине руководитель управляет сотрудниками в удаленном режиме: из-за перевода работников на дистант, в связи с длительным отъездом директора или его постоянным пребыванием в другом городе. Главное – организовать рабочий процесс таким образом, чтобы у персонала не возникало вопросов, связанных с их должностными обязанностями и методами выполнения трудовых функций.

Проще говоря, удаленному руководителю предстоит обеспечить сотрудников трудовыми инструментами, организовать рабочее место и четко распределить обязанности.

Каким бы ни был ответственным человек, в случае длительного отсутствия контроля он расслабляется, некачественно выполняет задачи или откладывает их решение на завтра. Чтобы этого не произошло, руководителю нужно наблюдать за процессом выполнения работниками трудовых функций.

Контроль в удаленном менеджменте и его виды

В менеджменте контроль делят на предварительный, текущий и заключительный. Первый выполняется на этапе подготовки работы. Руководитель проверяет, всего ли достаточно для выполнения сотрудниками поставленных им задач, правильно ли распределены обязанности, формирует кадровый резерв на непредвиденный случай.

1. Текущий контроль – это и есть наблюдение за выполнением работниками их трудовых функций. Его целью является своевременное обнаружение недостатков и их устранение.
2. Заключительный контроль осуществляется на последнем этапе, по итогам какого-либо периода или после завершения проекта.

Вообще, контроль может быть сплошным и выборочным. В первом случае руководитель наблюдает за всеми процессами, а во втором направляет свое внимание только на определенные моменты.

Удаленному руководителю идеально подходит активная форма текущего контроля, когда он может в любой момент увидеть, кто и чем занимается прямо сейчас, а в случае выявления недостатков быстро их устранить.

Для контроля выполнения сотрудниками поставленных перед ними задач в режиме реального времени рекомендуем использовать специальные инструменты: программы фиксации времени, кабан-доски, менеджеры проектов.

Помните о том, что пассивный контроль допускается использовать только в том случае, если рабочий процесс уже налажен, а организационно-техническими вопросами, распределением должностных обязанностей, управлением командой занимается управляющий.

Общение команды

Успех компании во многом зависит от уровня коммуникации внутри команды. В офисе проще. Там все сотрудники видят друг друга. Каких-либо дополнительных действий для того, чтобы пообщаться с коллегой или задать ему вопрос, предпринимать нет необходимости.

Что касается руководителя, то для общения с подчиненными он может использовать специальные инструменты:

• для постановки задач – плагины, менеджеры проектов;
• для контроля времени, уделяемого сотрудниками работе, – тайм-трекеры;
• для видеоконференций – зум или скайп;
• для хранений и передачи информации – Google Docs, Unicraft, «Яндекс.Диск», электронная почта.

Для общения руководителя с подчиненными и сотрудников между собой можно использовать мессенджеры. Рекомендуем создать специальные чаты: общий – где директор будет публиковать важную информацию для всего персонала, и личные, предназначенные для использования небольшой группы людей, например отдела, в котором работники будут обсуждать текущие рабочие вопросы.

Чаты

В чате советуем установить четкие нормы и правила. Все вопросы, относящиеся только к одному сотруднику, задавайте ему в личных сообщениях. Если информация касается широкого круга и требует экстренного реагирования, проставляйте тег «@».

В рабочее время всегда будьте на связи. Отвечайте на поступившие сообщения быстро, не более чем через полчаса. Игнорировать письменные обращения нельзя. Если ответить на вопрос прямо сейчас невозможно, проинформируйте об этом адресата.

Для неформального общения рекомендуется создать отдельный канал. Это поможет исключить засорение основного чата от фула (ненужных, малоинформативных сведений). А для налаживания контакта среди персонала можно ввести в традицию проведение онлайн кофе-брейков – это видеосозвоны, на которых люди общаются на разные темы, интересные широкому кругу.

Неформальное общение можно организовать в виде общего корпоративного хобби: онлайн-медитации, виртуального видеотура по домашнему офису, командных онлайн-игр, приготовления любимых блюд, изучения иностранного языка, совместного занятия спортом.

Видеосозвоны

Не отказывайтесь от регулярного проведения видеовстреч. Для этого можно использовать любой мессенджер или специализированные программы. На созвон приглашайте только тех сотрудников, которых касается обсуждаемый на совещании вопрос. Вообще, рекомендуется сделать видеосозвон обязательным в начале каждого рабочего дня. Это поможет сотрудникам (особенно удаленным) настроиться на рабочий процесс.

Перед видеовстречей напишите в общем чате повестку дня – вопрос, который коллеги обсудят на онлайн-совещании. Это поможет подготовиться работникам к созвону. Старайтесь проводить планерки в одно и то же время, не опаздывайте на них.

Делайте записи видеовстреч. Если кто-то отсутствовал, он сможет просмотреть, что сегодня обсуждали коллеги.

На каждом созвоне обсуждайте 1–2 темы, не больше. Во время общения не закрывайте камеру. Людям важно видеть мимику и реакцию своего собеседника на реплики. Тем, кто просто прослушивает информацию, а в это время занимается выполнением иных функций и не участвует в диалоге, рекомендуем выключить микрофон.

Инструменты для удаленного управления компанией

Еще на этапе подготовки к удаленному процессу управления компанией рекомендуем подготовить перечень инструментов менеджмента. Их можно разделить на группы по типам и направлению использования:

• общение с подчиненными;
• постановка и контроль задач;
• хранение документов и обмен ими;
• вспомогательные инструменты.

По каждому направлению используйте минимальное количество интернет-ресурсов. Это поможет избежать дезориентации персонала в рабочем онлайн-пространстве.

Общение

Для общения с подчиненными используют мессенджеры и электронную почту. Коммуникации при удаленном менеджменте могут быть письменными и устными. Для первого типа взаимодействия подходят:

1. Telegram – бесплатный сервис для быстрого обмена сообщениями и файлами, без возможности связаться с собеседником по видео.
2. Viber – мессенджер для обмена сообщениями, который можно интегрировать с «Планфикс», «Битрикс24», amoCRM, Carrot quest, retailCRM.
3. Signal – одно из самых безопасных приложений для корпоративного общения. Его советует для использования американский программист Эдвард Сноуден, который когда-то работал в ЦРУ.
4. Slack – довольно популярный мессенджер, который можно синхронизировать с Google Docs, Trello, Google Drive, DropBox и интегрировать с BITbucket Server и JIRA.

Можно пользоваться программами, которые предназначены не только для обмена сообщениями и файлами, но и для видеовстречь. В их перечень входят Skype, Webex Teams, Hangouts, Wire и прочие.

Для проведения масштабных видеоконференций идеально подойдет Zoom. Он доступен в онлайн-версии или в приложении для «Андроид» или iOS. Он не только организует безопасную видеосвязь, но также позволяет демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы и сохранять записи разговоров. Существенным плюсом зума является то, что приложение можно использовать бесплатно. Вместо Zoom часто используют Skype для бизнеса, Slack, Hangouts Meet.

Постановка и контроль задач

Для постановки и контроля задач используют специальные менеджеры. Их выбирают, опираясь на набор доступных функций. Часто используют Todoist. Его можно установить на любое устройство. Он позволяет быстро добавлять дела, организовывать их по спискам и приоритету, назначать время и прикреплять исполнителей.

Компания может использовать Todoist бесплатно, но в таком случае его функционал ограничен. Нельзя вести больше 80 проектов и добавлять в каждый из них более пяти исполнителей.

Менеджер проектов Asana доступен для скачивания на смартфон или айфон. У него существует веб-версия, которую и используют в работе. Asana позволяет планировать и структурировать поток задач множеством способов. Каждый сотрудник четко видит свои обязанности и сроки работы. А руководитель может легко отслеживать прогресс и наблюдать за общей картиной проекта.

В удаленной работе полезно использовать канбан-доски. Они позволяют отслеживать выполнение задач в режиме реального времени. После завершения этапа в программе меняется статус: «В планах», «Выполняется» и «Завершено».

Одним из примеров кабан-доски является Trello. Это простой и относительно бесплатный сервис, который можно использовать для постановки и контроля сложных задач.

Отследить, на что сотрудник тратит свое рабочее время, можно при помощи тайм-трекеров. В их число входят Toggl Track, Tick, Timesheets, OfficeTime, Timely, Hours, Kickidler и др.

Хранение документов и обмен

Для хранения документов и обмена ими можно использовать специализированные сервисы. Для этих целей идеально подходит офисный пакет «Гугл», в который входит Google Docs, «Гугл Таблицы», «Гугл презентации». Каждому пользователю доступно 15 Гб дискового пространства для хранения файлов. При необходимости есть возможность докупить дополнительную память.

Вместо офисного пакета «Гугл» для хранения файлов можно использовать Office 365, Quip, Apple iWork, а передавать документы по электронной почте.

Вспомогательные инструменты

Набор вспомогательных инструментов, используемых для выполнения работниками задач, напрямую зависит от направлений деятельности организации и от специфики работы. Зачастую используют:

• OneNote – сервис заметок, который по своей сути напоминает обычную записную книжку;
• LightShot – менеджер скриншотов, позволяющий сделать снимок экрана, отредактировать его и сохранить или послать третьему лицу;
• «Мировые часы» (World Time Buddy, «Яндекс.Время», 24timezones) – подходят для коллектива, когда работники живут в разных часовых поясах, для синхронизации по времени.

Помимо этого, могут понадобиться программы для открытия и редактирования PDF-файлов (Acrobat Pro DC, Soda PDF, PhantomPDF), менеджер паролей (LastPass, Dashlane, Hypervault, Keeper, 1Password), службы автоматизации (Zapier, Power Automate, IFTTT).

Несомненно, для полноценной работы понадобится стандартный набор инструментов: Office 365, калькулятор, будильник, почтовые сервисы (Gmail, «Яндекс.Почта», «Майл.ру»), переводчики, напоминалки.