Как составить распорядок дня менеджера по продажам

Не каждый работник может самостоятельно планировать рабочий процесс так, чтобы быть в течение дня максимально эффективным. Руководитель отдела продаж должен ему помочь в этом, например, составив распорядок дня. 

Необходимость в распорядке дня в отделе продаж 

У работников отдела продаж весьма разноплановые обязанности. Помимо непосредственно продаж (или общения с клиентами), они занимаются формированием отчетности, ведением CRM-системы, подготовкой к переговорам, поддержанием порядка на рабочем месте, обучением. Не всем удается совместить разноплановые задачи без потери эффективности. Для этого необходимо уметь планировать свой день и выстраивать логический порядок задач.

Руководитель отдела может помочь работникам, составив для них план – распорядок или карту дня. Вот несколько ситуаций, когда наличие карты необходимо:

• менеджер занимается лишними делами. Он не понимает, какие конкретно обязанности у него есть. Тогда расписание составляется на основе должностного функционала;
• в отделе нужно внедрить распределение труда, например, выделить нескольких работников для холодных продаж, других сотрудников – для общения с действующими клиентами после заключения договора, остальных – для проверки коллег на использование скриптов;
• во время оптимизации отдела потребовалось найти слабые стороны бизнес-процессов. Для этого составляется расписание, чтобы убрать из рабочего дня сотрудников те действия, которые раньше они делали вручную, а теперь будут автоматизированы;
• сотрудник постоянно не выполняет планы по продажам. Тогда руководителю важно найти причину этого. Возможно, работник занимается на рабочем месте нецелевыми задачами. Понять это можно, только сравнив реальный рабочий день с распорядком;
• в работе менеджеров было внедрено нововведение и теперь нужно проверить, насколько оно оказалось эффективным. 

Внедрив регламент в работу отдела, можно добиться таких результатов:

• рабочее время продавцов будет использоваться более рационально;
• методы продаж улучшатся за счет автоматизации части бизнес-процессов;
• рабочее время нормируется и РОП понимает, сколько реально требуется времени на решение той или иной задачи;
• увидеть, в чем у работников есть сложности, чтобы построить программу обучения;
• перераспределить обязанности, чтобы работники концентрировались только на целевых обязанностях.

Как составить рабочий распорядок

Составлением карты рабочего дня или регламента должен заниматься руководитель, а не сами менеджеры. Чтобы распорядок принес максимум эффекта, он должен быть составлен и внедрен по правилам:

• режим труда нужно донести до сотрудников. Например, повесить на видном месте в офисе, проинформировать каждого работника под роспись;
• использовать метод полутора часов для построения режима. Этот метод представляет собой деление рабочего дня на блоки, длительность каждого из которых составляет полтора часа. В каждом блоке работник выполнять определенную задачу или блок задач. Другие бизнес-операции включать в него запрещено, если логически они не связаны с выполнением задачи. Перечень блоков будет зависеть от того, как именно принято продавать продукцию в компании. Например, может быть блок холодных звонков, составления КП, переговоров с клиентами;
• делать перерывы между блоками. Если рабочий период будет составлять 1,5 часа, то перерыв может составлять десять минут. Однако регламентировать дела, которыми занимаются работники в отведенный период отдыха, нельзя;
• регламент строится на основе модели, территории и процесса продаж. Модель продаж – это принятые в компании техники. Территории продаж тоже влияют на регламент. Например, продажи ведутся дистанционно, то есть менеджеры в Москве общаются с клиентами с Дальнего Востока. Тогда в регламенте нужно учесть это и ставить блок с обзвонами на то время суток, когда обе стороны могут общаться. 

Из чего состоит распорядок дня

Регламент работы менеджера по продажам состоит непосредственно из выполнения обязанностей. Вот несколько блоков задач, которые есть в большинстве компании в отделах продаж:

• задачи, записанные в CRM. Если менеджер добросовестно заполняет карточки клиентов и заносит детали сделки, то программа автоматически формирует список задач на день. Например, она напомнит о том, что нужно получить оплату с покупателя, отправить ему прайс-лист, каталог или позвонить. То, что указано в CRM, является первоочередными задачами. Они напрямую влияют на продажи, на выполнение плана, а значит, должны составлять, как минимум, 70 % распорядка дня;
• прозвоны по клиентской базе. Холодные звонки также должны быть в расписании менеджера на регулярной основе. Время дня, когда лучше делать обзвоны, определяется на основе характеристик ЦА. Оптимально ставить этот блок задач на утро, например, с 9 или 10 утра, после того, как будет проведена утренняя планерка. Осуществлять звонки утром важно, так как в начале рабочего дня у сотрудника еще есть энтузиазм для общения с клиентами. Если обзвоны в распорядке будут стоять после обеда, то у работников будет соблазн передвинуть их на следующий день;
• проведение презентаций и переговоров. Эти задачи логично выполнять после обзвонов или после обеда. Как правило, менеджер ездит к клиентам, например, к В2В-покупателям в их организации. После обеда проще всего застать на рабочем месте ЛПР;
• подготовка документов, в том числе создание продающих материалов – коммерческих предложений, презентаций или индивидуальных договоров с клиентами. 

Но, кроме блоков по отдельным бизнес-процессам, необходимо включать в распорядок еще несколько мероприятий. Например, планерки можно включать в график работы, как минимум, раз в неделю, но оптимально – каждый день в начале рабочего дня. Вот что нужно делать на планерке:

• поставить перед специалистами задачи на определенный период, планы продаж и аргументировать их;
• получить от подчиненных отчеты о проделанной работе за период. Если есть недоработка, то именно на планерке можно выявить ее причины;
• поощрить тех, кто перевыполнил план.

Кроме планерки, можно включить в распорядок тренинги и обучения. Их проводят реже, чем планерки. Например, раз в две недели или в месяц. Однако обучение часто бывает именно в рабочее время, поэтому его тоже важно учесть в регламенте. Для тех дней, когда планируется тренинг, необходимо прописать отдельный распорядок, внеся в привычный вариант корректировки. Ради обучения стоит отказываться от нецелевых задач. Например, обзвоны клиентов следует оставить, так как они напрямую связаны с получением прибыли. Зато можно пожертвовать вспомогательными задачами.

Вот еще несколько полезных действий, которые стоит внедрить в распорядок, чтобы отдел продаж стал работать продуктивнее:

• изучение сайтов, форумов, литературы, которые интересны клиентам. Особенно важно это при работе с В2В-клиентами. Ведь в этой сфере покупатели неплохо разбираются в продукции. Изучение контента, который потребители считают экспертным, необходимо для лучшего понимания целевой аудитории. Так во время переговоров подобрать более убедительные аргументы;
• участие в мероприятиях с покупателями. Менеджеры должны общаться с потребителями не только во время переговоров, но и в неформальной обстановке. Чтобы стать ближе к аудитории, необходимо следить за афишей своего города. Например, в городе проводится мероприятие, которое может быть интересно целевой аудитории – концерт, выставка, конференция, мастер-класс. Необходимо отправить на клиентскую тусовку одного из сотрудников, чтобы он пообщался с потенциальными покупателями. Кроме сторонних мероприятий, необходимо проводить и собственные. Благодаря различным мероприятиям между покупателями и продавцом формируется эмоциональная связь. Так как работник представляет не только себя, но и бренд, то повышается лояльность к нему. Позже, когда человек захочет сделать покупку, он при прочих равных выберет знакомый бренд;
• изучение конкурентов. Эта задача должна выполняться не только маркетологами, но и продавцами. Им полезно понимать, чем руководствуются клиенты, когда сравнивают товар и сервис с аналогами. Для этого нужно проверять и ассортимент конкурентов на обновления, и акции, и качество обслуживания;
• взаимодействие с коллегами. В распорядке дня необходимо выделить время для того, чтобы работники могли пообщаться между собой. Это важно для формирования дружного коллектива, ведь именно микроклимат на работе является для многих главным мотиватором. 

Приемы тайм-менеджмента

Чтобы работники в течение дня успели сделать все, что ждет от них менеджер, необходимо донести до них некоторые техники тайм-менеджмента. С их помощью у подчиненных получится меньше времени тратить впустую:

• принцип Парето. Принцип подразумевает деление всех задач на более важные и менее важные. Считается, что важных дел лишь 20 %, зато они обеспечивают до 80 % необходимого результата по выполнению плана продаж. Следовательно, выполняя очередной полуторачасовой блок бизнес-задач, менеджер может разделить все действия по важности и, в первую очередь, выполнить то, что приносит больший эффект;
• метод канбан. Это японский прием тайм-менеджмента, который позволяет отслеживать, какие дела уже сделаны, а какие еще в процессе. Все задачи делятся на три группы – сделано, в процессе, нужно сделать. Затем они записываются на видном месте и в процессе выполнения переносятся из одной группы в другую. Считается, что когда работник наглядно видит свой прогресс, это повышает его мотивацию.

Как заставить менеджеров следовать распорядку

Составить регламент рабочего дня – недостаточно. Важно, чтобы менеджеры точно следовали ему. Чтобы заставить их работать по распорядку, можно сделать так:

• внедрить KPI, который был бы связан с регламентом и показывал, насколько точно работник ему следует;
• завести журнал, с помощью которого будет учитываться рабочее время. Как минимум, работники смогут записывать туда время своего прихода на работу и ухода – домой в конце рабочего дня или на перерыв в середине;
• держать планы по звонкам, поездкам, переговорам в открытом доступе. Важно, чтобы подчиненные видели, чем именно занимаются их коллеги. Если человек видит, что другие соблюдают регламент, то он и сам более мотивирован работать по стандартам;
• контролировать деятельность продавцов с помощью карты рабочего время. Периодически необходимо проверять, чем занимаются сотрудники. Например, можно провести с одним из менеджеров весь день и записывать точное время, когда он начал и закончил работу над бизнес-процессом. По результатам замеров станет ясно, сколько времени уходит на работу, а сколько – на перекуры, болтовню с коллегами и другие хронофаги. 

Правильный режим дня позволяет оптимизировать работу отдела продаж, а значит, повысить выручку. В конечном итоге в распорядке заинтересованы все. Ведь компании и РОПу это дает выполнение планов, а работникам – повышение личных доходов, ведь их зарплаты зависят от продаж.