Как сократить расходы без вреда для бизнеса

Вопрос о том, как можно снизить затраты производства, никогда не терял своей актуальности, а в кризисные времена стал насущным. Оптимизация расходов выходит на первый план и становится делом выживания бизнеса. Есть как традиционные способы оптимизации, так и специфические. Однако существуют и такие статьи расходов, которые никогда не стоит сокращать или же делать это только в экстренных случаях.

С чего начать

Сбор информации о расходах компании – первый шаг на пути к их оптимизации. За ним последуют классификация и анализ, которые дадут уже конкретные основания для сокращения затрат. Но начальным этапом пренебрегать не стоит: от того, насколько качественно будет осуществлен сбор данных, во многом зависит итоговый результат. С одной стороны, здесь нельзя упустить ничего важного, с другой – нужно постараться не погрязнуть в ненужной статистике.

Если бизнес существует хотя бы год, какие-то данные о расходах наверняка накопились. Сразу стоит провести черту и исключить устаревшую информацию. Достаточно статистики за последние шесть месяцев. Но с оговоркой: эти полгода должны быть типичным рабочим временем компании. Не стоит брать периоды протяженностью в несколько месяцев, когда:

• производство по непредвиденным причинам резко останавливалось;
• происходил резкий всплеск или просадка в продажах в результате внешних, не зависящих от организационных процессов, факторов;
• действовал особый режим – налоговый, режим внешнего управления;
• происходило тестирование экспериментальных производственных процессов.

Если в деятельности компании имеет место сезонность, когда производство и продажи зависят от времени года (характерно для отдельных категорий сферы услуг, таких как местный туризм, общепит, для фермерских хозяйств и т. д.), стоит отдельно собрать статистику по каждому периоду и в дальнейшем ее также отдельно анализировать.

Оптимальный вариант, когда в компании есть стандартизированная управленческая отчетность, где доходы и расходы в численном выражении уже распределены по статьям движения финансовых средств. Как правило, она ведется в онлайн-режиме, и чтобы получить нужную информацию, достаточно задать интересующий временной отрезок и выгрузить данные.

Может быть и так, что организация не ведет подобного учета или сведения фиксируются не очень подробно и глубоко. Тогда нужно будет уделить время на сбор информации по расходам, пользуясь всей имеющейся документацией и опрашивая представителей бухгалтерии и других ответственных за траты сотрудников.

Лучше всего получить не только общую картину расходов за полгода, но и разбить их по нескольким критериям:

• времени – месяцам, неделям;
• способам оплаты;
• направлениям бизнеса.

Если в компании внедрено несколько автоматизированных систем учета (1С-бухгалтерия, таблицы в Google Docs, CRM), полученную из них информацию стоит объединить в наиболее удобный и доступный для понимания документ. Сразу нужно решить проблему противоречивых данных из разных источников, если она возникнет: установить истину или хотя бы взять средние показатели.

Если речь идет о необходимости оптимизации расходов, продиктованной не кризисными явлениями, а желанием сделать компанию более эффективной и доходной, без подробной детализации можно обойтись. В этом случае достаточно понимать общую картину. Но когда над организацией нависает угроза банкротства или потери конкурентоспособности, понадобятся более полные данные. Поскольку только владея ими, можно принимать решение с прогнозируемыми последствиями в критической ситуации. Иногда, казалось бы, мелкие и незначительные траты могут вылиться в серьезную статью расходов, которая при поверхностном сборе сведений рискует остаться незамеченной.

Основные классификации затрат компании

На этапе группировки расходов в зависимости от их вида уже намечаются основные направления снижения затрат производства. Их подсказывают сами критерии классификации. Так, деление затрат на эффективные и неэффективные подталкивает к тому, чтобы избавиться от последних или по крайней мере уделить им больше внимания.

Эффективными должны быть признаны расходы, способствующие получению материальной выгоды от реализации производимой продукции. Ключевым показателем здесь является разница между количеством выделяемых на производство средств (включая стоимость сырья, амортизацию оборудования, зарплаты рабочим) и прибылью. Однако ту грань, за которой затраты должны быть признаны неэффективными, определяет руководитель в зависимости от особенностей конкретного бизнеса. Но однозначно таковыми следует признавать потери, включающие:

• порчу – приведение ресурсов в негодность по субъективным причинам;
• брак – получение продукта, не соответствующего необходимым стандартам;
• недостачу – потеря на одном из этапов производства;
• простои – выраженные в конкретных суммах затраты в связи с неэффективной организацией производственного процесса;
• хищения и другие правонарушения.

Критерием деления расходов на релевантные и нерелевантные является их зависимость от принимаемых руководством решений. Выбор управленца непосредственно влияет на первые, на вторые – либо не влияет, либо оказывает косвенное воздействие. Это могут быть, например, затраты, намеченные предыдущим руководителем и по объективным причинам реализованные только сейчас. Такая классификация расходов позволяет увидеть влияние стратегии компании и отдельных решений на финансовую деятельность и улучшить ее.

На постоянные и переменные расходы делятся по критерию их зависимости от функционирования производства. Первые возникают даже при простое предприятия. Сюда входят арендная, заработная плата, фиксированные коммунальные платежи, возврат заемных средств. Вторые же напрямую зависят от объемов производства: если компания выпускает больше продукции, то переменные расходы выше. В них входят затраты на покупку сырья, доставку товаров клиентам, стоимость горюче-смазочных материалов и электроэнергии, премиальные и оплата труда работников, привлеченных в связи с растущим оборотом.

По способу включения в себестоимость конечного продукта компании расходы делятся на прямые и косвенные. Первые относятся к конкретной производимой продукции, оказываемой услуге, продаваемому товару. Вторые нельзя сразу включить в стоимость продукта: например, заработная плата вспомогательного персонала, отпускные, траты на обслуживание оборудование, комплектующие.

Для сравнения желаемого и действительного в бизнесе будет полезна классификация расходов на нормативные и фактические. Нормативные – это предполагаемые траты, например, на готовую продукцию. Фактические – те, что были понесены в реальности. По признаку возможности регулирования можно разделить расходы на контролируемые и неконтролируемые. На первые можно влиять, вторые – контролю не поддаются. Обычно это непредвиденные траты, обусловленные внешними непредсказуемыми обстоятельствами. 

Отдельно в противовес всем имеющимся можно выделить еще один специфический вид расходов – альтернативные, или вмененные. Сюда же входит упущенная выгода. Концепция альтернативных расходов подразумевает, что тот или иной бизнес-процесс мог пойти по другому пути и принести дополнительный доход или позволить избежать потерять, которые в настоящее время представляются как обязательные. Например, мебельной компании поступает предложение от нового крупного клиента на изготовление большой партии офисных столов. Руководитель не хочет его упускать и соглашается принять заказ. Но к этому моменту производственные мощности уже задействованы на все сто процентов, в связи с чем текущим клиентам приходится отказывать или просить их подождать. Фактически никаких дополнительных расходов не происходит – просто произошла замена заказчика. Но если предположить альтернативный вариант, в котором ресурсов компании было бы достаточно для принятия всех заказов, можно сказать, что организация за текущий промежуток времени потеряла часть прибыли.

Не обязательно изобретать велосипед и вводить новую классификацию для дальнейшего анализа, если виды расходов давно уже определяются с помощью привычной для руководителя и бухгалтерии автоматизированной системы учета. Однако другие варианты стоит иметь в виду, если для оптимизации понадобится кардинально иной взгляд на проблему расходования средств.

Оптимизация расходов

В экономической теории оптимизация расходов – это не только сокращение трат компании. В это понятие входит комплекс мероприятий, включающий:

• регулярные проверки того, насколько необходимы вложения и используются ли приобретенные ресурсы с максимальной пользой;
• оценку адекватности платы за ресурсы;
• проверку соответствия фактического потребления вложениям.

В каждой группе расходов, созданных на основе одного из вариантов классификации, следует выбрать несколько крупных статей. Это те двадцать процентов трат, оптимизация которых даст восемьдесят процентов результата. Можно ими и ограничиться. Но если бизнес под угрозой, стоит использовать любые возможности. Анализ мелких статей расходов дополнит общую картину и позволит определиться с финансовой стратегией. Результаты должны быть максимально прозрачные, четкие и подробные.

Закономерным продолжением являются действия по изменению ситуации в лучшую сторону, совершаемые на основе проведенной аналитики. По каждой статье расходов необходимо принять решения:

• оставлять ее или исключать;
• если оставлять, снижать ли размер расходов;
• если снижать, то до каких значений.

Лучше подстраховаться и подготовить «путь к отступлению», поняв, при каких условиях можно будет вернуться к базовым значениям.

Исключать можно даже сложные, комплексные статьи расходов, если того требуют обстоятельства или ситуация настолько изменилась, что такие траты объективно являются неактуальными.

Экономисты считают, что оптимизация расходов не должна носить разовый характер. Это непрерывные усилия, направленные для обеспечения максимальной отдачи вложенных средств. Полезно, например, регулярно вести мониторинг рынка, узнавая о новых альтернативах, собирать данные об услугах и тарифах на них, мониторить предложения банков. Также можно проводить встречи с представителями поставщиков сырья и услуг, их конкурентами. 

Несмотря на то, что оптимизация не ограничивается лишь снижением затрат, это, пожалуй, то, что сделать проще всего. Порой один только этот шаг может спасти положение. Рассмотрим, на какие статьи расходов стоит обратить внимание в первую очередь.

Аренда помещения

Арендная плата – это одна из тех статей расходов, которую в отдельных сферах бизнеса можно исключить полностью с помощью перехода на удаленный режим работы. Благодаря пандемии многие руководители сделали это не по своей воле, но в итоге оказались в выигрыше. Разумеется, очень остро при такой трансформации встают вопросы контроля и дисциплины. Но, учитывая современный уровень развития программного обеспечения, всё вполне решаемо. Если намерение перейти на удаленку формируется не под влиянием внешних обстоятельств, а именно в целях оптимизации и в спокойной обстановке, не стоит пренебрегать возможностью продумать всё заранее. Обсудите отдельно с топ-менеджерами и рядовыми сотрудниками, какие программы предпочтительнее использовать в такой работе. Определитесь с графиком, по которому будете проверять подчиненных, собирать совещания, формировать дальнейшую стратегию и ставить задачи.

Переходить на удаленный режим стоит постепенно, начиная не с сердца компании, а с отделов «второго эшелона». Так больше шансов скорректировать свои действия и осуществить трансформацию с наименьшими потерями.

Удаленка может таить в себе дополнительную выгоду, которая откроется в перспективе. Например, если речь идет о компании, изначально находящейся в столице, это означает соответствующий уровень заработной платы – в том числе и для новых сотрудников. Но при удаленном режиме работы появляется возможность нанимать сотрудников из регионов, где требования не столь высоки. При этом квалификация кандидатов зачастую вполне конкурентоспособна.

Может оказаться, что некоторые сотрудники попросту не могут работать удаленно или их эффективность сильно страдает от смены режима. Есть люди, которым по душе находиться в офисе, и необходимость работать дома их демотивирует. С такими сотрудниками можно объединиться и найти альтернативу: снять небольшое помещение, организовать коворкинг-пространство.

Если не прибегать к столь радикальным мерам, можно воспользоваться самым популярным способом сокращения расходов на аренду – найти офис в том же районе или даже здании, в котором нет множества кабинетов, комнат отдыха и прочих дополнительных помещений.

Переезд в другой район – альтернатива не для любого бизнеса. Например, для магазина или салона красоты это часто означает перемещение в место с меньшей проходимостью, а значит – и с меньшей прибылью. Но иногда для небольших компаний аренда помещения в спальном районе может стать не просто доступным, а самым удобным способом уменьшения трат.

Что еще можно сделать для сокращения расходов на аренду помещения:

• отказаться от нерентабельных точек, которые требуют средств, но почти не приносят прибыли;
• поговорить с арендодателем и пересмотреть условия действующего арендного договора;
• сдать часть арендуемого офиса в субаренду, если договор позволяет это сделать.

Вариантом последнего пункта может быть, например, сдача конференц-зала, который используется не так часто, на выходные или вечера будних для проведения различных тренингов и конференций.

Необоснованные обновления

Возможно, у вас есть расходы, связанные с обновлением помещения и оборудования без реальной необходимости. К таковым можно отнести ремонт в офисе, покупка новой техники, приобретение мебели. Ничего страшного не произойдет, если сотрудники будут работать за старыми столами или пользоваться кофемашинами с меньшим объемом функций. Покупайте то, что необходимо для работы. Приобретение, например, компьютера уместно, если он тормозит или не тянет некоторые программы.

Тот же подход можно применить и к первоначальным закупкам и тратам. Витрины для магазина, плоттер в типографию или ту же мебель для начинающего бизнес-проекта можно приобрести на вторичном рынке. Подержанное оборудование часто обходится в разы дешевле. Однако выбирать его нужно внимательно и тщательно. Есть риск купить товар в плохом состоянии и потратиться на дорогой ремонт и обслуживание.

Отказ от необоснованных обновлений уместно не только в отношении материальных ресурсов, но и программного обеспечения. Если документооборот небольшой и мало клиентов, можно отказаться от CRM, большинство функций которой не используется. С бизнес-версий облачных технологий, почтовых клиентов и других программ иногда реально перейти на версии для частных пользователей. Многие пользуются базовыми программами Office, даже не зная о существовании бесплатных или дешевых аналогов Word и Excel. У юриста может быть дорогая подписка на базу нормативно-правовых актов, в то время как в работе он использует лишь несколько законов, последние версии которых доступны в Интернете.

Обучение

Оптимизация расходов на обучение – сложный вопрос. Здесь не следует действовать сгоряча, если кажется, что тренинги для персонала – пустая трата денег. Порой это ценная инвестиция. Но бывает и так, что обучение не преследует цель повысить квалификацию сотрудников, а выполняет, скорее, функцию тимбилдинга. Тренер зачитывает тезисы о повышении эффективности и тайм-менеджменте, о которых можно узнать из любой книги по саморазвитию, но дает упражнения и игры, участвуя в которых сотрудники взаимодействуют друг с другом и сплачиваются. Таким урокам всегда можно найти альтернативу в виде выездных сессий, спортивных соревнований, иногда даже обычных праздников.

Может быть и такая ситуация: организация постоянно тратит серьезные средства на оплату услуг сторонних компаний, проводящих курсы для сотрудников, вместо того чтобы нанять своего бизнес-тренера.

Можно также увеличить эффективность от посещения обучающих мероприятий, не отказываясь от них, с помощью нескольких методов:

1. Пробовать снизить стоимость за участие в обучении: можно переговорить с организаторами и добиться хорошей скидки или возможности посетить тренинг нескольким сотрудникам при регистрации только одного.
2. Занимать активную позицию, проявлять инициативу и таким образом стараться извлечь максимальную пользу из обучения. Такой вариант всегда предполагается, но нечасто используется в реальности – многие сотрудники посещают тренинги «для галочки».
3. Обязывать сотрудников по окончании мероприятия излагать все практические моменты, обсуждаемые на тренинге или конференции, в виде конкретных предложений по внедрению в компанию. Можно не ограничивать работника только его компетенцией или сферой деятельности его отдела, а выслушать также глобальные предложения, относящиеся к стратегии всей организации.

Внешние консультанты

Здесь, как и в случае с обучением сотрудников, необходимо взвешивать все за и против. Многое будет зависеть от того, сколько проблем у компании, находится ли она в кризисе или наоборот. Взгляд со стороны позволяет получить более объективную информацию. Использование консультантов и внешних экспертов дает большой импульс для развития бизнеса, особенно если нужно действовать быстро, но нестандартно.

Стоит понять, готова ли организация к тому, чтобы разработать план развития самостоятельно, оценив свои сильные и слабые стороны, имеющиеся возможности и угрозы. Если она уже давно работает с консультантом, занимающим действительно независимую позицию, не позволяющим себе лоббировать дополнительные затраты, в которых напрямую или косвенно может быть заинтересован, то от такого специалиста лучше не отказываться. В трудные времена подобные люди – ценный актив. Однако если руководитель недоволен консалтингом, видит его слабую эффективность, возможно, настало время самому проявить системное мышление и воспользоваться прогрессивными инструментами ведения бизнеса.

Непрофильные отделы

Обратная ситуация, когда компания пытается справиться своими силами, а могла бы без негативных последствий отдать часть работы на аутсорсинг. Такой вариант уместен для малого бизнеса, который часто пользуется услугами внешних юристов, бухгалтеров, дизайнеров, веб-программистов. Плюсы аутсорсинга:

• не нужно тратить средства на обучение и содержание непрофильных специалистов;
• сдельная оплата труда выгоднее постоянной в условиях периодической необходимости решения тех или иных задач. 

Среди минусов можно выделить:

• необходимость предоставления сведений о компании третьим лицам. В крупных организациях с подрядчиками подписывают договор о неразглашении, но в малом бизнесе это почти не работает;
• вероятность того, что подрядчик не знаком с ситуацией, в которой находится компания. Даже при обращении к одному партнёру исполнитель может меняться.

Дальние и заграничные командировки

Один из способов снижения затрат компании – сокращение расходов на командировки. Делать это имеет смысл, если они превратились в рутину и их эффективность уже давно не отслеживается. Однако часто это необходимость: вместо отправки тонны писем и часов телефонных переговоров бывает проще решить вопрос при личной встрече. Так что избавляться в этой ситуации стоит не от самих командировок, а от статей расходов по ним. Например, дорогой трансфер из аэропорта до гостиницы для топ-менеджера, включающий встречу с табличкой, предельно вежливое отношение, вайфай-точку в салоне, помощь с багажом до самого номера отеля, можно заменить на поездку на обычном такси. Стоит подумать и над необходимостью других элементов, подчеркивающих статус сотрудника, но требующих дополнительных затрат.

Командировочные расходы можно оптимизировать:

• отправляя в дальние поездки самых опытных сотрудников, которые умеют эффективно организовывать свою работу;
• осуществляя серьезную подготовку, включающую обзвон, составление гибкого графика встреч и т. д.;
• требуя подробную отчетность о результатах всех проведенных переговоров, стимулируя грамотное использование времени и средств;
• разрабатывая соответствующие стандарты, регламенты;
• воплощая в жизнь полученные во время командировок знания, сведения, опыт.

Связь

Необходимость больших расходов на связь в тех подразделениях, эффективность которых зависит от интенсивности коммуникаций, бесспорна. Речь идет прежде всего об отделах работы с клиентами и поставщиками, сбыта и снабжения. Но если внешние связи не входят в функционал подразделения, стоит подумать по поводу лимитов на телефонные разговоры и присмотреться, нет ли необоснованного перерасхода средств. Для увеличения эффективности стоит разработать стандарт по переговорам с понятным алгоритмом.

Содержание запасов

Возможно, когда-то на вашем предприятии была произведена большая партия товаров, но произошел просчет и спроса на него не возникло. С тех пор приходится хранить всё на складе, расходуя средства на поддержание благоприятных условий хранения и учет. В таком случае лучшим выходом станет продажа нерентабельных остатков по цене, немного превышающей их себестоимость. Можно сделать распродажу, одновременно привлекая новых клиентов и избавляясь от лишнего груза. В дальнейшем стоит уделить особое внимание анализу спроса и производить или закупать товары, которые будут востребованы у аудитории и не будут простаивать на складах.

Неработающая реклама

Совсем отказываться от рекламы не стоит. Но подумать об эффективности отдельных элементов маркетинга имеет смысл. Возможно, ваши старые рекламные инструменты больше не работают или работают гораздо хуже, чем раньше. Следует внимательно рассмотреть имеющиеся способы продвижения и изучить пока что неохваченные. Возможно, вы до сих пор пользуетесь рекламой только на телевидении или радио и пренебрегаете социальными сетями. Даже если вам кажется, что ваша аудитория консервативна, стоит протестировать новые направления. Обратите внимание на создание авторского контента, который способен повысить ваш статус в глазах как действующих, так и потенциальных клиентов.

Для оптимизации расходов в маркетинге можно объединиться, например, с соседями по торговому центру и организовывать совместные рекламные кампании. Подобные схемы бывают эффективны у организаций, работающих в смежных направлениях бизнеса.

Налоговая нагрузка

Один из распространенных способов снижения затрат на налоги – переход на специальный режим, например УСН, ЕНВД, патент, ЕСХН. Не стоит также забывать о налоговых льготах, которые предоставляются компаниям, развивающим свои инновационные технологии, предпринимателям без наемных сотрудников.

В последнее время государство довольно активно реагировало на экономические изменения сначала в связи с пандемией, затем благодаря международным санкциям, принимая нормативно-правовые акты, поддерживающие сферу бизнеса. Так, например, вводились кредитные каникулы, продлевались сроки по уплате авансовых налоговых платежей, для отдельных направлений предоставлялись нулевые ставки по налогам на прибыль и добавленную стоимость, отменялись повышенные пени на просрочку внесения платежей. Необходимо следить за изменениями в законодательстве и оперативно на них реагировать, чтобы не упустить возможности.

Прочие расходы

В каждой компании существует так называемые прочие расходы, которые не связаны с получением прибыли напрямую. К таковым относят закупку канцелярских товаров, затраты на питание сотрудников, организацию корпоративных праздников. Подумайте, можно ли уменьшить использование офисной бумаги, стоит ли содержать собственную столовую или лучше заказывать доставку еды. В малом бизнесе, пересмотрев непрофильные расходы, можно снизить траты на треть, что довольно существенно.

Бартер

Хороший вариант сотрудничества и сокращения расходов – использование товарообмена. Например, некоторые компании в период кризиса вместо оплаты используют услуги и различные продукты фирм, являющихся их клиентами. Это может быть ремонт офисного помещения, консалтинг, юридическое сопровождение, даже отпуска или билеты на концерт для сотрудников как альтернатива премиальным.

Общий список расходов, которые следует уменьшить

На чем можно сэкономить:

• аренда офисного помещения;
• обновление мебели, оборудования, программного обеспечения;
• обучение сотрудников и неэффективный консалтинг;
• содержание непрофильных отделов;
• командировочные;
• услуги связи;
• хранение нерентабельных остатков;
• неэффективная реклама;
• налоги;
• сопутствующие расходы.

Общий список расходов, которые следует увеличить

Для оптимизации порой применяются, казалось бы, парадоксальные способы, заключающиеся в увеличении трат на отдельные статьи, например:

• борьбу с явлениями, влекущими простои, недостачу, порчу и т. д.;
• восполнение упущенной выгоды и других альтернативных расходов компании;
• профессиональный антикризисный консалтинг;
• автоматизацию бизнес-процессов – возможно внедрять параллельно с сокращением расходов на отдельные виды программного обеспечения;
• аутсорсинг;
• повышение заработной платы и другие способы мотивации эффективных сотрудников, ценных специалистов.

В тяжелой ситуации выходом для компании может также оказаться перепрофилирование деятельности, что в свою очередь влечет пересмотр всего комплекса расходов. Бывает так, что основная деятельность организации позволяет открыть дополнительное направление внутри существующего. Например, оборудование и уровень квалификации работников мебельной мастерской дает возможность заняться также изготовлением музыкальных инструментов. Или деятельность компании, направленная на обслуживание своих сотрудников, может послужить в качестве основы для другой сферы бизнеса. Например, собственная столовая может заняться готовкой для доставки обедов другим учреждениям.

Чего делать не стоит

Оказавшись в трудных условиях, владельцы бизнеса и топ-менеджеры начинают прибегать к рискованным вариантам решения проблем. Однако стоит помнить, что не нужно вынуждать сотрудников увольняться по собственному желанию, находить повод для якобы обоснованного увольнения, исходя только лишь из интересов оптимизации, или переводить работников на договоры гражданско-правового характера вместо трудовых. Всё это рискует вызвать интерес трудовой инспекции. Проблемы могут возникнуть и при попытке урезать выплаты, положенные сотрудникам в соответствии с законом, или отправку их в неоплачиваемый отпуск.

Также следует избегать снижения цен относительно рыночных – демпинга. Его стоит использовать лишь в отдельных случаях, например при избавлении от нерентабельных остатков, банкротстве или использовании инструментов маркетинга для привлечения спроса.

О том, как можно снизить затраты производства, каждому руководителю в случае необходимости придется думать и принимать решения, исходя из особенностей своего бизнеса — универсальных способов здесь нет. Не стоит воспринимать оптимизацию расходов исключительно в ключе их сокращения — это процесс более широкий и глубокий. Для максимального эффекта анализ эффективности затрат должен быть поставлен на поток, иметь регулярный характер. В первую очередь важно провести многоуровневую аналитику финансовой деятельности компании, приняв во внимание разные виды классификации расходов и сделав акцент на крупных статьях бюджета. Находясь в условиях кризиса, испытывая необходимость в срочных изменениях, можно не погружаться во второстепенные детали. Однако наилучший результат принесёт всё же полный анализ и последующее взвешенное принятие решений.