Как сократить дебиторскую задолженность

В любой компании, независимо от направления ее деятельности, возникает кредиторская и дебиторская задолженности. Последняя образуется за счет временного промежутка между платежами от клиентов и передачи им готовой продукции.

Классификация задолженности

Дебиторская задолженность формируется тогда, когда товары или услуги фирмы продаются с отсрочкой оплаты. Например, стоимость товаров высока и ее дробят на несколько взносов. Когда с покупателем подписывается договор купли-продажи, компания передает ему в собственность товар или оказывает услугу. Она теряет деньги, потраченные на создание продукта, но не получает компенсацию от клиента в полном размере. В результате выручка с продажи формально есть, но на счетах предприятия этих денег нет. Следовательно, невозможно пустить их в оборот. 

Но, кроме задолженностей от клиентов, к дебиторке относится следующее:

• переплаты по социальным взносам или налогам. «Излишки» компания может вернуть;
• предоплата поставщикам. В этом случае задолженностью считается сырье, за которое уже заплачено, но которое еще не поступило на склад;
• задолженности работников. Например, если работники за свой счет покупают через работодателя униформу или компенсируют материальный ущерб.

Дебиторскую задолженность можно разделить на обычную и просроченную. Обычная возникает в тех случаях, когда компания уже предоставила клиенту услугу, отгрузила товар и продукция уже перешла в право собственности покупателя. При этом срок оплаты еще не наступил. Но если срок уже идет, а клиент не перечисляет компании деньги, то задолженность переходит в разряд просроченной. 

Она также классифицируется на две группы. В налоговом законодательстве РФ есть понятие сомнительного долга – любой задолженности перед налогоплательщиком (фирмой), которая не погашена и не обеспечена залогом. Такие ДЗ возникают из-за проблем с дебиторами. У контрагента может не хватать денег на оплату. Но также просрочки возникают из-за нечестности покупателей, которые сознательно отказываются платить.

Если предприятие уже требует от клиента деньги через суд р сроки исковой давности истекли, то задолженность считается безнадежной. 

Как управлять дебиторской задолженностью

Следить за дебиторской задолженностью необходимо, так как это один из активов предприятия. Чем медленнее деньги поступают в фирму, тем меньше ее реальный оборот, следовательно, меньше благонадежность для кредиторов, инвесторов и потенциальных партнеров.

Важно сравнивать в объеме дебиторскую и кредиторскую задолженности, чтобы объективно оценивать свою платежеспособность. В рамках управления задолженностью необходимо делать две вещи:

• контролировать состояние расчетов;
• контролировать исполнение клиентами своих обязанностей по оплате покупок.

Чтобы анализировать дебиторскую задолженность, используется коэффициент оборачиваемости. Он вычисляется и сравнивается с аналогичным показателем по кредиторской задолженности. То есть для анализа нужно знать две формулы:

• коэффициент оборачиваемости ДЗ представляет собой отношение выручки к усредненной задолженности. Она вычисляется через общий размер клиентских долгов и число клиентов. Коэффициент показывает, сколько раз за расчетный период компания трансформировала свой продукт в деньги;
• коэффициент оборачиваемости КЗ рассчитывается аналогично. В формуле используется усредненный размер долга перед кредитором и выручка. Метрика показывает, сколько раз за период компании удалось погасить долг.

Для обоих метрик не существует нормативов. Однако на основе полученных значений можно сделать вывод, что компании выгодно, когда коэффициент оборачиваемости КЗ выше, чем аналогичная метрика по ДЗ. Это значит, что фирма более финансово устойчива.

Снижение задолженности

Идеальный вариант – работа по полной предоплате. В таком случае дебиторская задолженность сводится к нулю и у предприятия появляется больше свободных средств. Однако многие продукты можно продавать только в рассрочку или с разбиением платежей на этапы. В таком случае руководителю фирмы необходимо знать, что могут сделать его работники, чтобы быстрее получить от клиентов оплату.

Важно планирования мероприятия по снижению задолженности. Благодаря плану можно добиться таких целей:

• установить целевые показатели для всего предприятия, для подразделения или конкретного сотрудника. Благодаря метрикам и планам получение денег будет более предсказуемым. Компании будет легче планировать очередные инвестиции;
• планировать баланс активов и пассивов, которые зависят от размера ДЗ;
• формировать перечень мероприятий, которые могут улучшить финансовое состояние фирмы;
• составлять кассовый план.

Мотивация персонала отдела продаж

Один из эффективных способов снизить задолженность – поставить план перед отделом продаж. Менеджеры будут заинтересованы в том, чтобы напомнить покупателям о необходимости оплаты, если от этого будет зависеть их гонорар. 

Зарплата должна складываться из фиксированного оклада и бонусов за выполнение плана. Один из коэффициентов, на основе которого будет начисляться премия, должен быть связан с дебиторской задолженностью. Например, установить лимит общей суммы задолженности от всех клиентов менеджера на конец месяца. Если сотрудник уложился в лимит (то есть добился от части клиентов оплаты), ему начисляется премия. Если дебиторская задолженность превышена, премии не будет. 

Аналогичная мотивация может использоваться и для руководителя отдела продаж. Его премия будет зависеть не от его клиентов, а от всех покупателей его подчиненных. 

Выделенный сотрудник

Если клиентская база очень большая, менеджеры могут не успевать уделить задолженности достаточно внимания. Тогда для контроля за платежами разумно выделить в штате отдельную должность. Зарплата этого работника будет зависеть только от объема денежных средств, которые он вернул. 

Спецпредложение для клиентов

Покупателей тоже можно заинтересовать в погашении долга, если предложить им выгоду. Например, можно разработать специальную цену на продукт для тех, кто готов внести предоплату в полном размере. За счет скидки компания теряет часть прибыли, однако повышает объем средств, доступных к обороту.

Юридические гарантии

Если в компании есть просроченные задолженности, то необходимо напоминать клиентам о себе не только с помощью менеджеров, но и через юристов. Вот что по закону может сделать предприятие:

• привлечь факторинговую компанию или банк в качестве посредника в сделке. Сторонняя фирма выплачивает продавцу всю сумму, а затем самостоятельно взыскивает деньги с покупателя;
• направить иск в суд и насильно обязать клиента выплатить долг. Необходимо собрать документацию, подтверждающую наличие долга. Также в суде придется доказать, что уже были испробованы «мирные» методы взыскания и они не сработали. 

Кроме того, предприятие имеет право списать дебиторскую задолженность благодаря резерву сомнительных долгов. Долг закрывается за счет других доходов компании. Однако если клиент не выплачивает положенную сумму, у предприятия не сходится бухгалтерский баланс. Долг еще пять лет отражается в отчетности, и за это время компания ищет способы взыскать его у дебитора. 

Принципы работы с контрагентами

Если у предприятия есть цель – обезопасить себя от возможных сомнительных или безнадежных долгов, ему нужно перестроить весь процесс взаимодействия с клиентами. Работа должна вестись в несколько этапов.

Сбор информации о потенциальном клиенте

Когда речь идет о подготовке к общению с потенциальным покупателем, менеджеры по продажам ищут данные о его потребностях, истории покупок. Однако еще до обсуждения условий сделки необходимо убедиться в финансовой состоятельности клиента. Если компания работает с корпоративными заказчиками, следует посмотреть на их показатели ликвидности или рентабельности, проверить, нет ли признаков банкротства. 

Вот какие метрики ликвидности должны интересовать:

• абсолютная ликвидность. Этот коэффициент покажет, сможет ли клиент оплатить покупку за счет имеющихся наличных денег;
• быстрая ликвидность. Она характеризует возможность клиента погашать свои задолженности с помощью оборотных средств;
• текущая ликвидность. Показывает соотношение активов клиента и его обязательств.

Заключение договора 

Предотвратить неуплату можно еще на стадии заключения договора купли-продажи. Ведь там прописаны условия оплаты. Вот что важно отразить в документе:

• размер и точные сроки оплат, а также требования к авансу;
• санкции для клиента на случай срыва сроков оплаты. Например, неустойка, которая прибавляется к сумме задолженности. Но в некоторых случаях исполнитель услуг может приостановить свою работу до тех пор, пока покупатель не внесет положенную часть оплаты;
• порядок урегулирования спорных вопросов;
• перечень обстоятельств непреодолимой силы, из-за которых клиент не может внести оплату вовремя, но при этом ему не начисляются пени.

Контроль за выполнением обязательств 

После того как подписан договор, нельзя прерывать общение с клиентом. Ведь взаимодействие – одна из форм контроля за своевременными платежами. Вот что может делать менеджер по продажам:

• контролировать своевременность выставления счетов на оплату;
• ежедневно мониторить список клиентов с задолженностью;
• напоминать им о необходимости внести деньги.

Для удобства можно создать отчет-таблицу, где будут указаны имя контрагента, уже уплаченная сумма, остаток к оплате, сумма на ближайший платеж, дата следующего платежа. Желательно ранжировать список покупателей по дате платежа, чтобы вовремя напоминать им о нем. Но особое внимание следует уделять клиентам с большой задолженностью. 

Если работа с задолженностью будет вестись еще до заключения сделки, то потом не придется проводить много мероприятий для получения денег.