Как сократить дебиторскую задолженность

Работа с дебиторской задолженностью – важный элемент в укреплении финансового положении компании и повышении ее независимости. Когда компания получит от клиентов оплату за уже отгруженные товары, у нее будет больше возможностей для погашения кредитов, инвестиций в новые проекты. Иначе говоря, развитие бизнеса ускорится и прибыль вырастет.

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность – это денежные обязательства всех контрагентов перед компанией. Например, она продала товары в кредит, рассрочку или с отложенной оплатой, то есть клиент уже получил свою покупку в полном объеме, но оплатил покупку частично. Или компания уже оплатила сырье, но оно еще не доставлено поставщиком. В финансах, активах возникает дефицит: расходов больше, чем доходов. Часть активов или денег оказывается выведена из оборота, значит, она не может быть использована для наращивания активов, выполнения различных платежей.

Задолженность возникает под влиянием внутренних и внешних факторов. Внутренние факторы – это:

• неграмотное управление дебиторской задолженностью. Из-за неверно составленного регламента работы с дебиторкой она растет до того уровня, когда в компании начинает явно ощущаться нехватка средств;
• нерациональное распоряжение финансовыми средствами;
• неправильный выбор контрагентов для сотрудничества. Иногда компании работают с поставщиками или клиентами, изначально являющимися ненадежными и неплатежеспособными. Задолженности с их стороны – вопрос времени;
• большая разница в датах выполнения обязательств по договору. Например, первый платеж клиент должен внести через два месяца после получения товара, а следующий – через полгода после первого. Тогда покупатель может просто забыть о необходимости внести оплату;
• отсутствие контроля за дебиторкой со стороны продавца или специалистов по закупке.

Есть и внешние факторы, которые не поддаются влиянию предпринимателя, но из-за них растет дебиторская задолженность. К таким факторам относятся нестабильная обстановка в регионе, изменение курса валют, сложности в логистике у поставщиков или банкротство клиента.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторку можно классифицировать по нескольким критериям:

• общий срок погашения, когда задолженность со стороны контрагента будет полностью погашена. Задолженности могут быть кратко- и долгосрочными. Краткосрочными считаются все сделки, оплата по которым должна быть получена в течение года с момента подписания договора;
• срок погашения обязательств. Оценивается плановый срок внесения платежа от контрагента. Например, онлайн-школа продала клиенту свой образовательный курс в рассрочку на три месяца. Первый платеж должен быть на счету компании на момент 30-го дня после сделки, второй – на 60-ый день, третий – на 90-ый день. Наступил момент первого платежа, но от клиента не поступили деньги. Эта задолженность считается просроченной. А второй и третий платежи, хоть и тоже еще не поступили на счет онлайн-школы, просрочкой не являются, так как по договору у клиента еще есть время для этих оплат. Такая дебиторская задолженность считается нормальной;
• основания возникновения. Дебиторка классифицируется по типу контрагентам-должникам. Чаще всего это покупатели, но могут быть и поставщики, работники (иногда работодатели выдают сотрудникам займы на более выгодных условиях, нежели банки), государство или учредители (если они обязаны регулярно пополнять уставной капитал);
• вероятность погашения. Чтобы классифицировать задолженность, нужно оценить надежность контрагента. Например, клиент задолжал оплату, но с этим покупателем компания сотрудничает уже много лет и доверяет ему. Так как сотрудничество является ценным и для постоянного клиента, можно быть уверенным, что вскоре он погасит задолженность.

Почему возникают проблемы с дебиторкой?

Риски для компании возникают, когда задолженность переходит в статус просроченной. Тогда дебиторская задолженность становится частью кассового разрыва. Например, продаются товары в рассрочку или с отложенным платежом. Сперва компания тратит деньги на производство продукта, потом она продает его клиенту, но денег не получает. Компании нужно производить новую партию товаров. На их производство требуются деньги, которые компания, не имея оплаты от покупателя, берет с расчетного счета. Если вдруг продажи упадут из-за кризиса, то у компании не хватит денег на оплату текущих расходов, например на зарплаты работникам, на аренду помещений или на маркетинг.

Кроме того, слишком высокая дебиторская задолженность приводит к сокращению ликвидности компании. Чем больше просрочка, тем больше денег требуется предприятию на обслуживание заемного капитала. Это влечет за собой сокращение выручки, снижение рентабельности и ликвидности оборотных средств. Компания становится менее устойчивой. Ей сложнее получить кредит в банке.

Проблемы с дебиторкой возникают из-за неправильной работы с ней. Сотрудники не контролируют размер задолженности, не напоминают о ней контрагентам. В итоге в просрочку уходят даже те оплаты, которые могли бы быть внесены вовремя, если бы о сроке напомнили контрагентам заранее.

Особенности работы с дебиторской задолженностью

Никто не даст компании гарантий, что у нее не возникнет дебиторская задолженность. Поэтому важно знать, как работать с дебиторкой. Во-первых, необходимо регулярно анализировать стратегию управления задолженностью. Для оценки нужно рассчитать следующие финансовые показатели:

• оборачиваемость дебиторской задолженности, то есть период, в течение которого контрагенты гасят долги. Чтобы рассчитать показатель, необходимо временной период разделить на выручку, а потом на среднюю дебиторскую задолженность за этот период. Конкретного значения этой метрики не существует. В идеале ее следует удерживать на уровне нуля, то есть полностью отменить рассрочку для клиентов и предоплату для поставщиков. Но это не всегда возможно;
• соотношение дебиторской задолженности и суммы выручки и активов. Метрика измеряется ежемесячно и оценивается в динамике. В идеале с каждым новым месяцем соотношение должно становиться всё меньше;
• соотношение дебиторской и кредиторской задолженности, то есть обязательства компании перед поставщиками и банками. В идеале долгов от клиентов должно быть немного больше, чем кредитных задолженностей компании. Кроме того, оба вида долгов должны быть погашены примерно в одно и то же время. Тогда долги кредиторам компания в любой момент сможет погасить за счет активов, полученных от контрагентов.

Инструменты для работы с дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность является нормой для любого бизнеса. Но даже если просрочек нет, необходимо работать с дебиторкой. Есть несколько инструментов, чтобы сократить задолженность и предупредить просрочки.

Мотивация персонала

Чтобы не доводить до исковой дебиторской задолженности, необходимо заставить работников следить за своевременным поступлением оплат. Эффективнее всего наладить контроль за дебиторкой с помощью системы мотивации для персонала. Например, в списке обязанностей менеджера по продажам появляется новый пункт: контроль за задолженностью, напоминание клиентам о том, что пора внести очередной платеж. Выполнение этой обязанности влияет на зарплату менеджеров. Например, за каждую отработанную задолженность сотрудник получает небольшую премию. Условия поощрения можно уточнить:

• если по итогам периода остается непогашенной задолженность более 5 %, то менеджер не получит бонус;
• если задолженность меньше 5 %, то сотруднику полагается премия, но она прибавляется к его окладу только после того, как клиент внесет платеж.

Для руководителя отдела продаж может использоваться аналогичная мотивация. Размер премии для РОПа зависит от суммы дебиторской задолженности или ее доли от общего объема продаж.

Продуманная мотивация может привести к уменьшению дебиторской задолженности почти на четверть спустя несколько месяцев после введения системы премий.

Привлечение юристов

Крайний метод взыскания дебиторской задолженности – привлечь юристов и получить деньги с контрагента в судебном порядке. Юрист соберет доказательства невыполнения контрагентом своих обязанностей, подготовит документы и направит иск в суд.

Но сперва необходимо направить должнику письменную претензию и дать ему 30 суток на погашение задолженности. В претензии должна быть прописана сумма долга, основания, на которых он возник. Кроме того, к документу нужно приложить реквизиты, по которым контрагент может перевести платеж.

Отправку претензий можно автоматизировать:

• создать шаблон письма;
• сформировать базу данных с контактами всех контрагентов, чтобы при составлении претензии быстро вставить в письмо данные должника;
• интегрировать в CRM-систему сервис для рассылки писем, чтобы претензии автоматически отправлялись адресатам, когда с даты последнего платежа пройдет определенное время;
• интегрировать сервис «Почты России», чтобы массово отправлять бумажные письма.

Затем юрист проверяет первичную документацию, которая подтверждает факт сделки. Необходимо найти договор, в котором прописаны условия получения товара или покупки сырья, сумма сделки и сроки погашения задолженности. Если его нет, то суду можно предоставить другие документы. Например, факт сделки может подтверждаться электронными письмами, факсами, отправленными файлами. Если компания предоставляет услугу клиентам, то для подтверждения можно использовать акты выполненных работ.

Чтобы обратиться в суд, юрист удостоверяется, что просроченную дебиторскую задолженность можно взыскать. Уточняется ряд нюансов:

• не был ли должник ликвидирован. Если контрагент является юридическим лицом, то при ликвидации его данные должны заноситься в единый реестр юрлиц. Когда компания-контрагент уже ликвидирована, получить от него деньги невозможно. Но если он находится на любой стадии банкротства, то получить деньги через суд можно. Главное, действовать по порядку, установленному в федеральных законах. Если контрагент является индивидуальным предпринимателем, то подавать иск можно, даже если предпринимательская деятельность завершена;
• не вышел ли срок давности. Начиная с момента установления платежа у компании есть три года для того, чтобы взыскать долг через суд. Однако если в договоре срок исполнения не был прописан, то обращаться в суд можно только с того момента, как компания напомнила контрагенту о задолженности и потребовала исполнять свои обязательства.

Юрист компании выбирает суд, в который подаст иск. Согласно законодательству, это должен быть суд по месту нахождения контрагента. В зависимости от юридического статуса контрагента есть нюансы:

• если должник является индивидуальным предпринимателем, то место его нахождения совпадает с адресом его госрегистрации;
• если должник – физическое лицо, то подается иск в суд по месту прописки.

Затем юрист готовит исковое заявление. Подготовка состоит из двух этапов: составление заявления и подача заявления по всем требованиям закона. В исковом заявлении должна быть указана такая информация:

• название суда, в которое заявление отправится;
• название контрагента, если это юрлицо, или имя, если должник является физлицом;
• адрес контрагента, другие идентифицирующие сведения;
• требования компании, подтвержденные законами. Суд может удовлетворить только те требования, которые прописаны в исковом заявлении, поэтому важно правильно их формулировать;
• сущность спора и доказательства, подтверждающие неуплату долга;
• выписки из единого реестра юрлиц или ИП, чтобы установить текущий статус должника;
• сумма, которую компания хочет взыскать.

Исковое заявление юрист направляет в суд, а его копию – должнику. После судебного разбирательства получение оплаты от контрагента ускоряется.

Страхование задолженности

Иногда время очередной оплаты еще не пришло, а у сотрудников уже есть подозрение, что контрагент не внесет платеж. Тогда можно застраховать дебиторскую задолженность. Чаще всего этот инструмент используют в компаниях, продающих товары в рассрочку или с оплатой после реализации (например, производитель продает посреднику свои товары, а тот оплачивает их только после того, как продаст товары конечному потребителю). Чтобы застраховать задолженность, необходимо обратиться в страховую компанию. Если контрагент вовремя не платит или его признают банкротом, то компания получит компенсацию в страховой.

Есть два вида страхования:

• по полису. На каждую отгрузку товаров с отложенным платежом страховая компания выписывает полис, в котором указывает дату поставки товара клиенту, номер договора или накладной, сумму к оплате и лимит по кредиту;
• по генеральной схеме. Отдельные полисы для работы с каждой отгрузкой не нужны. Между компаний и страховой организацией заключается один договор, куда вписываются все клиенты, оформившие рассрочку.

После страховки организация передает работу по ней страховой компании. Агенты проверяют дебиторку и берут на себя юридическое взыскание долгов.

Продажа задолженности

Еще один способ сократить дебиторку – продать ее другим организациям вместо самостоятельного взыскания долгов. Важно понимать, что продажа не компенсирует долг полностью. Например, у компании есть дебиторка в размере 100 тысяч рублей. Она продает ее и получает от продажи 80 тысяч рублей. Оставшиеся 20 тысяч всё равно придется фиксировать в бухгалтерской отчетности в виде убытков. Однако, продав задолженность, компания избавляет себя от необходимости общаться с должниками в досудебном порядке, формировать исковые заявления и участвовать в судах.

Оформить продажу задолженности можно несколькими способами:

• заключить договор уступки требование-цессия. Другими словами, заключается соглашение, и кредитор передает свои права и обязанности кому-то другому. Можно также оформить переуступку и включить в договор третью сторону;
• факторинг. Через него нужно продавать долг, если компании срочно нужны деньги, а контрагенту требуется еще немного времени для оплаты. Тогда с помощью факторинга контрагент получает дополнительную отсрочку по платежу, а посредник кредитует компанию на нужную сумму. Позже контрагент возвращает долг факторинговой компании;
• вексель. Контрагент вместо оплаты передает компании вексель. Компания сможет в любой момент продать ценную бумагу, а вырученные с продажи деньги забрать себе в счет долга.

Как внедрить систему учета для работы с долгами

Система учета долгов состоит из анализа задолженности и использования подходящего метода ее сокращения. Анализ начинается с определения общей суммы долга, после чего определяется долг в разрезе контрагентов – клиентов, поставщиков и отдельных лиц.

Данные по дебиторке заносятся в отчет, поделенный на две части:

• soft-collection – это просрочки небольших сумм на короткий срок, менее 60 дней;
• hard-collection – крупные задолженности на 60 дней и более.

Чем меньше срок просрочки, тем лучше для компании. Иначе говоря, при оценке дебиторской задолженности необходимо учитывать, какие суммы входят в soft- и в hard-collection. С точки зрения финансовой независимости выгоднее иметь наибольшую долю задолженности с коротким сроком погашения.

Дополнительно можно разделить отчет по продуктам, сотрудникам, клиентам или поставщикам. Если у компании много отгрузок одним и тем же клиентам, можно сегментировать задолженность внутри каждого покупателя по договорам. Например, по клиенту N у компании есть задолженность в размере 10 тысяч рублей. Из них 3 тысячи он задолжал по сделке А, еще 2 тысячи – по сделке В, и еще 5 тысяч по сделке С. Вот еще несколько идей, как можно делателизировать отчет по дебиторке:

• если компания реализует разноплановые товары, можно группировать задолженность по товарным группам;
• если продукция поставляется на разные территориальные рынки, можно объединять в группу клиентов-должников из одного региона. Возможно, массовая неуплата от всех покупателей из одного и того же города связана с экономическим кризисом или катаклизмами в этом регионе;
• можно сегментировать дебиторку по менеджерам, чтобы найти работников, небрежно относящихся к контролю оплат.

Чем детальнее будет отчет, тем проще будет выявить самых недобросовестных контрагентов. Чтобы в будущем не было новых просрочек с их стороны, можно сократить кредит для них. Например, клиенту впредь можно не выдавать большие кредиты, требовать более высокую предоплату или обеспечение. А у поставщиков можно меньше заказывать.

При дальнейшем анализе долга необходимо определить предельную и допустимую сумму задолженности, чтобы не превышать ее.

Система работы с контрагентами

Управлять дебиторской задолженностью нужно еще до того, как она появилась. Чтобы вовремя получать активы от поставщиков и покупателей, необходимо на этапе заключения сделок проверять платежеспособность контрагентов аналогично тому, как банки проверяют заемщиков. При работе с корпоративными клиентами и поставщиками-юрлицами рекомендуется запрашивать баланс и смотреть в отчетности на такие показатели:

• коэффициент быстрой ликвидности, равный соотношению дебиторки и краткосрочных обязательств;
• коэффициент текущей ликвидности, который отличается от предыдущего учетом запасов контрагента вместе с дебиторкой и деньгами.

Коэффициенты проверяются на соответствие отраслевым нормам.

Затем необходимо определить, на каких условиях и в каком размере контрагенту можно дать отсрочку. Например, величина отсрочки может быть взаимосвязана с длительностью успешного сотрудничества. Если клиент исправно платил последний год, можно взять предоплату в размере половины стоимости. Если с клиентом работа идет только полгода, то отсрочка вообще не дается и товар продается только по полной предоплате.

Работа с должниками

Учет дебиторской задолженности поручается менеджерам, которые работали с контрагентом. Но руководитель отдела составляет алгоритм работы с теми, кто уже просрочил очередную оплату. Например, алгоритм может быть таким:

1. Спустя несколько дней после даты внесения платежа позвонить клиенту и напомнить о задолженности.
2. Отправить напоминание по электронной почте.
3. Дать клиенту еще некоторое время на оплату, но если она не поступит, то нужно направить предарбитражное письмо.
4. Подать иск в суд.

Последние пункты может выполнять не менеджер, а штатный юрист. Но в небольших компаниях обычно нет такого сотрудника. Поэтому компания может обратиться к наемному юристу или поручить обращение в суд руководителю бизнеса или главному бухгалтеру.

Списание долгов

Иногда компания вынуждена делать списание дебиторской задолженности, если не получается заставить контрагента платить ее. Списывать рекомендуется небольшие суммы. Но чтобы дебиторку можно было списать, должно выполняться одно из условий:

• срок исковой давности истек. Этот срок равен трем годам, но процесс можно ускорить, если должник признает долг;
• должник признан банкротом;
• судебный пристав постановил, что долг безнадежный.

В таких случаях задолженность записывается в бухгалтерскую отчетность как затраты, но тогда на эквивалентную сумму уменьшается прибыль.

Автоматизация работы с долгами

Чтобы контролировать задолженность, можно внедрить в работу отдела продаж, закупок или бухгалтерии программы. Например, программа «1С БИТ:Управление задолженностью» собирает в одной базе всех должников, суммы их долга, сроки оплаты. В системе можно настроить голосовые обзвоны со встроенными скриптами переговоров, рассылку по электронной почте. Если должник не внесет оплату, то система автоматически начнет формировать иск в суд.

Заключение

Большая часть малых и крупных предприятий выдает кредиты своим покупателям, а иногда и сотрудникам, поставщикам. Наличие задолженностей и кассовые разрывы становятся нормой, но если не контролировать сумму долгов, то можно потерять финансовую независимость и часть выручки. Работа по сокращению дебиторской задолженности включает в себя инвентаризацию, анализ долговых обязательств, привлечение персонала и юристов для общения с контрагентами. В крайнем случае можно застраховать или продать задолженность.