Как разработать и внедрить систему мотивации

Система мотивации – это набор инструментов, с помощью которых руководитель заинтересовывает подчиненных в исполнении должностных обязанностей, а также свод правил, где указаны конкретные условия получения бонусов. 

Зачем нужна система мотивации

Успех компании держится на командной работе всех членов коллектива и их вовлеченности в процесс. Важно создать для них такие условия, при которых они были бы заинтересованы вкладывать весь свой опыт и знания в работу. Для этого нужна система поощрений. Если в компании она есть, то появляются такие выгоды:

• растет эффективность труда без дополнительных затрат на оборудование или другое оснащение;
• растут продажи и качество обслуживания клиентов;
• за счет повышения выручки компания становится более привлекательной для партнеров и инвесторов;
• повышается лояльность работников к фирме. Они довольны местом работы и не уходят к конкурентам;
• повышается привлекательность компании на рынке труда. Ей удается привлекать больше высококвалифицированных кадров.

Кто разрабатывает и внедряет систему мотивации

За разработку отвечают сразу несколько сотрудников фирмы. Во-первых, это специалист отдела кадров. Но он привлекает к работе руководителей всех структурных подразделений, чтобы система мотивации базировалась на действиях, которые выполняют работники каждого отдела. 

Однако перед разработкой новой системы мотивации необходимо проанализировать уже внедренные инструменты, чтобы выявить сильные и слабые стороны. Важно проверить, насколько хорошо имеющаяся система решает следующие задачи:

• повышает эффективность труда всех сотрудников;
• снижает затраты на достижение целей или на рабочий процесс;
• формирует командный дух у коллектива, повышает сплоченность;
• формирует навыки в системе управления;
• создает базу и регламент, на основе которых можно будет проверить сотрудников и качество их работы.

Основные этапы внедрения системы

Новая система мотивация внедряется поэтапно. Сначала она разрабатывается, то есть определяются инструменты. Набор инструментов утверждается руководством. Вот каким принципам должна соответствовать система:

• доступность. Персонал должен понимать, в каких случаях они получат бонусы и что для этого нужно сделать;
• персонализация. Поощрения должны отличаться у разных должностей, так как отличается объем и характер работы;
• последовательность. Вознаграждение должно быть предсказуемым. То есть если однажды работник перевыполнил план и получил подарок, то и при повторном перевыполнении необходимо что-то презентовать;
• своевременность. Бонусы и наказания должны выдаваться сразу после того, как сотрудник отличился в хорошую или плохую сторону.

На втором этапе создается нормативная документация. В ней нужно указать полный перечень инструментов, а также условия их применения. Например, в числе возможных поощрений есть подарок путевки в санаторий и выписка благодарственного письма. Важно указать, что должен сделать сотрудник, чтобы получить то или другое. Наличие нормативных документов облегчает работу как руководителю подразделения, так и рядовым сотрудникам. Нынешний и будущие руководители понимают, как правильно распределять бонусы между подчиненными, а значит, являются справедливыми управленцами. Для работников прозрачная система поощрений тоже полезна, ведь так повышается доверие к работодателю.

В нормативной документации подробно описываются все принятые инструменты. Они группируются по виду поощрения: материальная, нематериальная и косвенная мотивация. 

Последний этап – тестирование новых инструментов. Сначала руководитель подразделений рассказывают про них подчиненным. Затем хотя бы 2–3 месяца они используются в работе. По окончании тестового периода следует проверить, как изменились результаты работы. Например, можно ориентироваться на ключевые показатели. Если они улучшились, значит, новая система мотивации подтвердила свою эффективность. Однако, кроме показателей, важно проверить, как изменились настроения в коллективе. Можно провести анонимный опрос и узнать, насколько комфортнее стало работать подчиненным.

Виды мотивации

Инструменты можно разделить на две группы: материальные и нематериальные способы стимулирования. В первую группу относятся выплаты премий или бонусов. Именно с изменения условий оплаты труда начинается разработка новой системы. 

Прежде чем начинать разработку, нужно провести мониторинг заработной платы у конкурентов. Важно не опускаться ниже среднерыночного уровня гонораров. Затем необходимо оценить эффективность работы сотрудников на момент начала разработки. Руководителю нужно найти то, что ему не нравится в работе персонала, или то, что не удовлетворяет запросы компании. 

Теперь можно формировать инструменты материальной мотивации. Нужно определить такой размер премий и бонусов, который удовлетворил бы и работников, и компанию, оставаясь при этом на среднерыночном уровне. 

Вся материальная мотивация состоит из четырех частей:

• оклад в фиксированном объеме;
• ежемесячные премии, размер которых зависит от качества работы;
• дополнительные бонусы за отличную работу, которые выплачиваются реже, чем раз в месяц;
• косвенные бонусы, которые доступны только сотрудникам на определенных должностях. Они не зависят от показателей.

Оклад

Оклад – это фиксированная выплата сотруднику, которую он получает даже в том случае, если компания ничего не произвела или не продала за месяц. По сути оклад является оплатой за выполнение тех действий, которые напрямую не связаны с производством или продажей. Например, менеджер отдела продаж мог бы весь день заниматься непосредственно переговорами с клиентами. Однако часть времени он вынужден тратить на планерки, на поддержание чистоты на рабочем месте, на формирование отчетности. Именно эти действия оплачиваются в виде оклада. 

Размер оклада может варьироваться в зависимости от должности, однако даже на самых низких позициях он не должен опускаться ниже прожиточного минимума или МРОТ. Чем выше должность и чем выше квалификация сотрудника, тем больший оклад он может получать. 

Премии и бонусы

Оставшаяся ежемесячная выплата должна приходиться на премии. Размер премий может быть равен среднерыночному уровню зарплат на этой должности за вычетом оклада или быть чуть выше, если требуется активнее стимулировать работников. Далее премия привязывается к выполнению планов и достижению показателей. Необходимо для каждой должности определить ключевые показатели эффективности в количестве 3–7 штук. KPI должны отражать деятельность работника и в то же время быть связаны со стратегической целью компании. Например, для менеджера по продажам коэффициентами эффективности могут стать выручка, количество продаж и средний чек, а также прирост клиентской базы. 

Выбранные коэффициенты ранжируются по важности при достижении стратегической цели. Чем важнее коэффициент, тем большая доля от общего размера премии может быть выплачена работнику. Например, в виде премии сотрудник может получить 30 тысяч рублей. Выплата распределена на три KPI:

• первый коэффициент имеет «вес» – 50 %. То есть если сотрудник выполнит или перевыполнит план по этой метрике, то получит половину премиального фонда, 15 тысяч рублей;
• второй коэффициент – 30 %. За него можно получить не более 9 тысяч рублей;
• третий коэффициент – 20 %. Премия за выполнение или перевыполнение плана может составлять до 6 тысяч рублей.

Однако работник может перевыполнить план или выполнить его частично. В этом случае ему тоже нужно заплатить премию, однако она будет больше или меньше стандартного размера. На этапе разработки системы нематериальной мотивации необходимо подсчитать, сколько может получить сотрудник при разном выполнении планов. Например, есть премия 1, которая максимально может составить 15 тысяч рублей. И есть четыре степени выполнения плана: невыполнение (до 80 % от установленного показателя), частичное выполнение (от 81 до 90 %), стандартное выполнение (от 91 до 100 %) и перевыполнение (от 101 % и выше). 

Полную сумму работник получит в том случае, если перевыполнит план. Дальше премия рассчитывается так:

• если выполнено от 91 до 100 %, то можно получить 80 % от премии. В примере это 0,8*15000=12 тысяч рублей;
• если выполнено от 81 до 90 %, то можно получить 60 % от премии, то есть 9 тысяч рублей;
• если план не выполнен, то премия за этот KPI не выплачивается совсем. Однако у работника остается шанс получить выплату за другие KPI. 

Бонусы следует выплачивать тем работникам, кто на протяжении длительного срока либо обходится без нарушений, либо перевыполняет планы. Так как бонус можно получить раз в несколько месяцев, по размеру он должен превышать стандартную премию, чтобы у работников сохранялась мотивация. 

Косвенные бонусы

Чтобы стимулировать сотрудников, работодатель тратит деньги на дополнительные поощрения. Например, медицинскую страховку, платные тренинги, отпуск. Все это может быть зафиксировано в трудовом договоре, тогда работодатель будет обязан предоставить все это. Однако можно поощрять сотрудников дополнительными «плюшками». Например, если работник хорошо проявил себя, можно расширить его медстраховку и включить туда членов его семьи. 

Нематериальная мотивация

Вторая разновидность инструментов мотивации – нематериальные. Они дополняют премиальную систему. Вот несколько способов стимулировать работников с помощью таких бонусов:

• запустить конкурс между сотрудниками или командами. Важно, чтобы он был ограничен во времени, доступен всем работникам и имел ценный приз;
• карьерный рост. Люди, которые регулярно выполняют поставленные планы и работают без нарушений, имеют право претендовать на более высокую должность. Чтобы реализовать этот инструмент и не раздуть штат, можно внедрить систему грейдов – это ступени внутри одной должности. Новый грейд может быть достигнут с помощью KPI. Чем выше грейд, тем выше оклад или премия;
• обучение. За качественное выполнение работы можно получить от работодателя путевку на обучение к стороннему бизнес-тренеру;
• подарки. Поощрить сотрудника можно с помощью подарков разной ценности – сертификаты, гаджеты, обед в ресторане для работника и его семьи;
• словесное поощрение. Похвалить подчиненного в присутствии коллег или повесить его портрет на стенде лучших работников – тоже эффективный способ подстегнуть рвение к работе;
• улучшение условий работы. Эффективным сотрудникам можно предоставить новое рабочее кресло, дополнительный выходной или увеличить временной интервал для обеденного перерыва.

Штрафы

Кроме положительных поощрений, необходимо разработать и систему наказаний за нарушения. Для этого могут использоваться как денежные штрафы, так и лишение работника нематериального бонуса. Однако использовать наказания необходимо дозированно. Прежде чем штрафовать работника, нужно понять, почему он не справился с обязанностями. Возможно, вместо штрафов нужно провести дополнительное обучение.

Зачем корректировать систему мотивации

Как минимум, раз в год необходимо пересматривать систему мотивации, потому что на нее влияет ситуация на рынке труда. Необходимо индексировать зарплаты – как окладную, так и премиальную часть, чтобы они оставались на рыночном уровне. Ведь если конкурент предлагает за ту же работу большую оплату, то работники уйдут из компании. Высокая текучка – один из косвенных признаков того, что пора пересматривать систему поощрений.