Как проводится план-фактный анализ продаж

Чтобы оценить эффективность деятельности за определенный период проводится аналитическое исследование. В процессе сравниваются запланированные и действительные показатели за одно время и в одних аналитических отрезках. 

Менеджеры предприятия сами определяют разрезы для сравнения. В основном сверяют:

• статьи бюджета;
• управленческий баланс;
• продуктовый портфель, отрасли бизнеса;
• ответственность экономических центров;
• договоры или заказы.

Это инструмент высшего порядка, который помогает топ менеджерам визуально представить и оценить ситуацию в компании. Это база данных, помогающая руководителю принимать грамотные и актуальные решения. Будет неразумно создавать систему бюджетирования, и игнорировать возможность проведения анализа. 

Для чего проводится

Бывает, что на предприятиях контролю полученных результатов не уделяется должного внимания. Есть система планирования бюджета, работает полностью укомплектованный экономический отдела, но при этом, при подведении итогов в конце года никто, не знает ответа:

• по каким причинам не выполнен план;
• какие сегменты работали эффективно, а какие показали результат ниже запланированного;
• что нужно подкорректировать в плане на следующий период, увеличить, уменьшить и почему.

В таких предприятиях бюджеты и планы просто утверждаются и никак не используются. Просто хранятся на полках. А их составление занимает несколько месяцев работы целого отдела экономистов, финансистов и руководителей подразделений. И все их усилия оказываются потраченными зря. 

Введение анализа и контроля плановых и фактических данных сильно влияет на ситуацию, позволяя следить за деятельностью предприятия и своевременно вносить изменения в форс-мажорных обстоятельствах. 

С помощью такого инструмента финансовый директор получает возможность отслеживать динамику работы компании. По результатам сверки принимаются меры для улучшения деятельности. 

Подготовка к анализу

Если в компании уже организован аналитический учет и применяются бюджеты, то остается просто свести данные факта и планов в формы. Информация по каждому отчетному периоду формируется в два столбца. Главная задача анализа заключается в сравнении этих показателей и поиске причин, почему возникли отклонения. 

Детальное сопоставление запланированных и действительных показателей принято производить раз в квартал. Можно и чаще, но тогда сложно найти систематические разбеги и оценить эффективность работы. 

Прежде чем переходить к анализу, нужно разделить все статьи на две группы:

1. Те, от которых зависит будущее поступление средств и дальнейшие результаты. То есть заносятся отклонения, важные для конкретного этапа.
2. Во вторую группу заносятся данные, которые уже не могут повлиять.

Разумеется, анализировать надо обе группы, но вторую уже больше для внутренних целей, выявление недочетов, которые впредь важно не допускать. 

Как проводится анализ

Для начала выгружают две группы показателей: запланированные данные и полученные по факту. И выискивают абсолютные и относительные отклонения. Затем выделяется коридор их предельных значений. Каждая компания берет за основу свой коридор. Для абсолютных отклонений – это суммы в валюте баланса. Может быть и 100 тыс. руб. и 10 млн. руб. Для относительных отклонений коридор зависит от соотношения выгоды и затрат. 

Все существенные положительные изменения выделяются зеленым, отрицательные – красным. Условное форматирование ячеек можно делать прямо в программе, где ведется учет. Если расчеты выполняются в Excel, то подсвечивание нужно настраивать. Благодаря цветному выделению план-фактный анализ становится нагляднее. По цветам сразу можно определить, какие статьи требуют повышенного внимания. 

На следующем этапе аналитическую структуру план-факт нужно сделать факторной. В идеале стоит выбрать для бюджетирования программное обеспечение, которое позволяет расшифровывать выделенную статью глубже, по аналитикам. 

Углубляться нужно, чтобы сделать выводы по каждому отклонению, по какой причине оно произошло:

• в результате фактического увеличения/снижения;
• как следствие переброски прибылей/затрат между периодами;
• или изначально был неверный план.

На основании анализа делается заключение, как фактически отработали период и что нужно предпринять, чтобы план был сделан. 

Анализ план-факт строится на расчетах. Результаты проверки оформляются либо в программе 1С, где сводится бюджет, либо в таблице Excel.

На что обратить внимание

Для сравнения данных важно, чтобы показатели сводились с одинаковой периодичностью и равными отрезками. По результатам сравнения плана и факта легко сделать вывод об эффективности работы отдельных структур или всей компании. Если расчеты показывают значительные разбежности, то планы и бюджеты пересматриваются. Результаты план-факт исследования также берут за основу в расчетах бюджетов на следующие периоды. 

Основная задача анализа состоит в том, чтобы выявить отклонения и именно на них нужно обращать внимание. Показатели разделяются на отдельные позиции, чтобы проведенное исследование можно было использовать практически. 

Выделяются следующие группы:

1. Первая точка 5–10 % – это незначительное отклонение. Стоит обратить внимание, но нет необходимости что-то корректировать и как-то действовать. Избежать шума при коммерческом движении практически невозможно, разбежности всегда будут.
2. 20–30 % – умеренная разбежность, но уже требующая проверки, по какой причине возникло отклонение. Также следует принимать меры, чтобы избежать возможных сложностей.
3. 30–50 % – значительное отклонение, требующее корректировок стратегии и поиска утечек.
4. Более 50 % – критический показатель. При таком разбеге между планом и фактом необходимо срочно принимать меры не только для поиска ошибок, но и для нивелирования последствий и предупреждения развития таких ситуаций в будущем. 

Результаты анализа помогают в будущем более точно планировать расходы и прибыль, что укрепляет финансовое положение компании. Эффективность достигается за счет параллельного выяснения причин отклонений и разработки стратегии для исправления ситуации. 

При оценке показателей важно понять, когда отклонение считается благоприятным и повышает прибыль. Незначительные изменения также не являются причиной для тщательной проверки, так как небольшой минус может компенсироваться плюсами по другим статьям. Но когда отклонения кроются в постоянных факторах, нужно принять меры для сохранения эффективности работы. В ином случае сумма потерь будет постоянно расти. 

Программы для проверки

Для проведения план-фактного анализа разумнее и удобнее использовать автоматизированную систему. Это позволит упростить и оптимизировать процессы. С помощью специальных программ можно не только сопоставлять данные, но и вести учет, контролировать бизнес процессы. 

1. БИТ. ФИНАНС – программное обеспечение, разработанное для широкого пользования. Программа предназначена для ведения бюджетных статей. Функционал позволяет формировать статьи, проводить анализ и устанавливать допустимые пределы. Помогает составить отчетность и вести учет в условиях одного комплекса. Создается платформа, через которую проходят все расчеты, фиксируются все данные, ведется планирование. В программе вся информационная база объединена в ядро, что значительно упрощает проверку, даже без автоматизации процесса. Формула для расчета процента отклонений факта от плана содержится в утилите по умолчанию, причем в массе вариаций. Здесь можно решать и другие отчетные задачи.
2. Navision – программа быстро интегрируется в общую структуру бухучета предприятия. Именно на бухгалтерских показателях строится анализ, поэтому с помощью программы можно провести план-фактный анализ. Система быстро внедряется, ее легко применять и поддерживать. При необходимости можно дополнять и вносить изменения.
3. Контур – программа создавалась для компаний широкого профиля, предприятий и холдингов с большим числом филиалов. Узкоспециализированные компании также могут ею пользоваться, но это будет не рационально. С помощью ПО можно планировать финансовую деятельность, вести учет, контроль и проводить анализ план – факта.
4. SAP R/3 – масштабное обеспечение, включающее множество коробочных решений. И одна из возможностей программы – аналитика и сверка. Использовать комплект из 22 направлений только для анализа показателей не лучший вариант, но для комплексного ведения деятельности SAP R/3 подходит идеально.
5. Галактика – программа для высшего звена. С ее помощью руководители могут легко планировать и сверять ресурсы компании. Этот инструмент позволяет просчитывать и оценивать эффективность действий, проводить анализ плана и факта, налаживать управление себестоимостью и т.д. Одной из особенностей системы является возможность детальной настройки под требования конкретного предприятия.

Если доверить процессы отслеживания специальным программам, то контролировать работу предприятия станет гораздо проще. Важно помнить, что в анализе нужно сначала учесть значимые статьи – позиции, которые отражаются на ситуации конкретно сейчас. Это позволит оперативно вносить правки при выявлении проблемы. А сегменты, которые не оказывают особого воздействия на текущее положение дел, можно оставить на потом. Например, нет необходимости срочно анализировать сезонный товар по окончанию этого самого сезона, когда поток уже перекрыт.