Как прописать цели и задачи проекта

У менеджера проекта не получится довести его до успешного завершения, если он не сформулирует четкие цели и не обозначит задачи, которые нужно решить. Но не все менеджеры знают, как правильно составить цели и задачи.

Что относится к целям и задачам проекта

Цели проекта – это результат, к которому должна прийти команда после реализации проекта. Но в процессе руководитель и команда принимают решения по разным промежуточным вопросам. Какие именно решения примет руководитель, зависит от целей. Потому важно сформулировать их изначально, еще до старта проекта.

Есть несколько характеристик, по которым можно понять, что сформировал руководитель – цель или задачу. Вот что отличает цель:

• она является ориентиром, на который направлена вся работы проектной команды;
• она описывает конечный результат;
• она показывает, что и ради чего делает команда;
• она имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее достижения;
• она является мотивом, определяющим активность команды;
• она показывает, на каких направлениях нужно сконцентрировать силы.

Виды целей

У проектов могут различаться цели по источникам, по сложности, важности или срокам реализации. Если сегментировать цели по источникам, то можно будет выделить внешние и внутренние. Первая разновидность нацелена на массовость и глобальность. Например, внешняя цель будет стоять перед проектом, связанным с репутацией компании на рынке. А внутренняя связана с потребностями фирмы. Проект помогает удовлетворить их и упростить некоторые функции.

При запуске проекта ставятся цели, разные по содержанию и форме выражения. По первому признаку можно выделить такие:

• административные;
• экономические;
• производственные;
• маркетинговые;
• учебные.

По форме выражения цели могут быть связаны либо с качеством, либо с количеством. Всё зависит от того, к чему будет привязан результат. Например, проект по повышению продаж, внедрению ПО будет выражен количественным показателем: объемом сбыта, средним чеком, скоростью работы. Но есть такие, результатом которых становится качество. Например, можно запустить проект по тимбилдингу. Его результатом будет более сплоченная атмосфера в коллективе.

Задачи проекта

Даже если сформулирована краткосрочная цель, ее необходимо разделить на подцели и задачи. Задачами являются небольшие вопросы, с которыми сталкиваются работники в процессе реализации. Если им удается решить задачи, проект заканчивается и цели достигаются.

Задачи отличаются от целей. Если цель является тем, во имя чего запускается проект, то задача – это меньший по масштабам эффект, который можно достичь во время выполнения цели. И то и другое связано с ресурсами и временем. То есть у задачи, как и у цели, есть ресурсы, необходимые для ее решения, и сроки, за которые надо решить ее.

СМАРТ-методика

Одна из лучших методик по постановке целей – это SMART. Она используется для создания личных, профессиональных целей, но также ее можно адаптировать под цели проекта.

SMART – это аббревиатура, в которой зашифрованы следующие понятия:

• S – Specifice;
• M – Measurable;
• A – Achievement, Ambition;
• R – Resources, Relevant;
• T – Time-Bound.

Чтобы составить цель по этой технике, необходимо точно понимать, что значит каждый критерий.

Specific

Первый критерий правильно составленной цели является конкретность. Если цели довольно туманные, то работники не будут понимать, куда именно они стремятся. Из-за этого снизится их мотивация.

Например, руководитель проекта ставит цель – увеличить прибыль. Но работники не понимают, насколько надо ее увеличивать, сколько еще надо работать, чтобы увеличение считалось достаточным. Однако если целью проекта станет «увеличение прибыли на 20 % по сравнению с прошлым годом», то подчиненные будут точнее понимать, к чему им надо стремиться. Теперь им будет проще планировать стратегию по достижению цели.

Чтобы цель была конкретной, можно при ее формулировании ответить на несколько вопросов:

• чего хочет достичь менеджер проекта или руководитель компании;
• почему компании важно достичь этих результатов;
• кто будет участвовать в реализации проекта;
• где будет проходить проект;
• есть ли ограничения на достижение.

Measurable

Второй критерий правильной цели – измеримость. Измеримая цель больше мотивирует работников, ведь они четко понимают, к какому показателю надо стремиться. Измеримые цели выгодны и для руководителя проекта. Ведь благодаря точной метрике менеджер может проверить, на какую долю уже достигнута цель, сколько еще осталось сделать.

Чтобы цель считалась измеримой, она должна отвечать на вопросы:

• сколько нужно достигнуть;
• как я узнаю, что цель достигнута.

Attainable, Achievement, Ambition

У третьего критерия сразу несколько значений. Цель проекта должна быть достижимой. Иногда руководитель сознательно ставит перед сотрудниками недостижимые цели в надежде, что они будут больше работать ради их достижения. Руководитель понимает, что сотрудники не достигнут цели полностью, но рассчитывает, что она будет достигнута хотя бы частично и этого достаточно.

На деле эффект от недостижимых целей – противоположный. Работники понимают, что ожидаемых результатов не получится достичь, даже если очень стараться. В итоге они вообще не хотят прилагать усилия.

Потому лучше формулировать цель так, чтобы она была достижимой с учетом имеющихся ресурсов. В то же время цель должна быть амбициозной. То есть у компании есть ресурсы, чтобы проект был выполнен, но всё же для достижения нужных результатов команде придется приложить чуть больше усилий, чем обычно.

Если руководитель ставит сложные, но достижимые цели, то он определяет возможности и ресурсы, на которые раньше не обращал внимания.

Relevant, Resources

Цель проекта должна быть актуальной. То есть ее необходимо встроить в общую систему целей компании. Реализация и получение нужных результатов должно положительно повлиять на стратегическую цель, улучшить работу всей фирмы или принести ее дополнительную прибыль.

У четвертого критерия есть второе значение – ресурсность. Цель проекта должна определяться в соответствии с имеющимися ресурсами. Либо руководитель должен понимать, откуда он получит ресурсы в будущем, когда они потребуются.

Time-Bound

У эффективной цели есть четкий срок выполнения или окончания. Проекты, у которых нет фиксированного срока окончания, чаще всего не выполняются вовсе. Потому что у сотрудников нет мотивации быть сконцентрированными на проекте. Они отвлекаются на дополнительные обязанности.

Как поставить цель

На первый взгляд постановка целей кажется простым занятием. Однако эффективнее всего ставить цели с использованием многоуровневой системы. Начать следует с разработки общей концепции. Она является общим описанием проекта и содержит нереалистичные планы. При разработке общей концепции допускается использовать нереалистичные планы. Ведь это еще не конечная цель. У общей концепции другая задача – она должна вдохновлять сотрудников на работу.

Затем концепция сужается. На ее основе определяются общие цели. Они относятся к высшему уровню планирования. Обычно общие цели ставятся на длительный срок, а затем на их основе составляются более детальные цели на меньшие сроки.

Когда есть четкое понимание, к каким общим целям стремится компания, можно формировать цели для отдельного проекта.

Пример целей

В компании запускается проект, нацеленный на улучшение клиентского обслуживания. Сперва формируется концепция. Компания стремится к тому, чтобы обслуживание удовлетворяло всех клиентов, обратившихся в компанию. Руководство понимает, что удовлетворить всех клиентов невозможно, однако такая концепция имеет право на существование, потому что мотивирует сотрудников.

Важно понять, что именно приведет к удовлетворенности клиентов. Например, продажи совершаются в основном онлайн, покупатели взаимодействуют с отделом продаж через сайт. Больше всего жалоб исходит в отношении менеджеров, подтверждающих заказ. После того как покупатель добавил товар в корзину и решил его купить, он должен дождаться звонка менеджера. Сотрудник должен подтвердить заказ, и только после этого клиент получит ссылку на оплату заказа. Однако менеджеры подтверждают заказы слишком долго: от момента оформления до оплаты товара проходит почти двое суток.

То есть для увеличения удовлетворенности клиентов необходимо автоматизировать и ускорить прием заявок. Тогда общей целью будет внедрение ПО для обработки входящих заявок. Для такой цели можно выбрать показатель для измерения ее достижения. Так как цель связана с ростом удовлетворенности и сокращением времени на обслуживание одного клиента, то был выбран показатель для измерения результатов – время обработки заявки. Оно должно либо сократиться на 20 % относительно текущего, либо уменьшиться до 30 минут.

Теперь можно определить цель проекта. Ею станет подбор, тестирование, внедрение нового программного обеспечения, измерение нового времени обслуживания. У проекта есть срок реализации – два месяца.

Требования к формулировке задач

Чтобы задачи помогали реализовать проект, они должны обозначаться емкими и четкими описаниями действий. Есть задачи разных уровней:

• на первом уровне находится генеральная или глобальная цель;
• на втором – подцели или задачи. Каждая из них обеспечивает достижение цели. Поэтому она по формулировке не может дублировать цель;
• на третьем уровне планирования находятся методы и способы решения;
• на четвертом – обеспечение проекта ресурсами в достаточном объеме;
• на последнем уровне находятся критерии, по которым можно понять, что задача выполнена, и ограничения, из-за которых она может быть не выполнена.

Чем четче обозначены цели, подцели и задачи, тем проще становится проект. У сотрудников появляется конкретика, достижение цели кажется им более реальным.

Задачи проекта и бизнес-задачи

У каждой компании есть бизнес-задачи, но менеджеры проектов часто путают их со своими задачами. Проектные – это индикаторы эффективности отдельных проектов. Подцели рассматриваются только в контексте проекта, то есть если его внезапно закроют или отменят, то необходимость в решении задач пропадет. При этом формулировки должны быть достаточно точно прописаны, чтобы сотрудники понимали, что им нужно делать. Затем по формулировке задачи они оценят успех.

Бизнес-задачи есть в каждой компании, даже если там нет отдельных проектов. Они более масштабны, то есть от их выполнения зависит не только успех проекта, но и функционирование всех отделов компании. На основе бизнес-задач определяются цели компании на ближайшую перспективу. Потому они формулируются по той же СМАРТ-технике, что и обычные цели.

План проекта

Когда сформулированы задачи, необходимо составить план проекта. Это список всех ключевых элементов, которые проектная команда должна выполнить, чтобы цели и задачи были сделаны. В плане необходимо прописать и дополнительные данные, например, ожидаемые результаты, хронологию выполнения действий, заинтересованные стороны.

Важно формировать план после того, как будут подготовлены задачи. Потому что от этого будут зависеть другие элементы плана, например, ожидаемые результаты от каждой задачи.

Вехи проекта

В план проекта могут быть вписаны вехи. Они напоминают задачи, однако обладают меньшим масштабом по сравнению с ними. Вехой является контрольная точка, которая в плане символизирует конкретное достижение. Веха не заставляет работников что-то делать, но она отмечает уже сделанное. Например, целью был прирост продаж на 20 % в течение ближайших трех месяцев. За первый месяц продажи выросли на 10 %. Это отметка является вехой.

Ожидаемые результаты

Под результатами понимаются активы, которые должны появиться у компании по окончании проекта. Например, в отделе маркетинга был запущен проект по созданию сайта и запуску рекламы. Ожидаемых результатов будет два: если всё будет сделано верно, у компании появится сайт и рекламная кампания.

Ожидаемые результаты определяются задачами. Когда в плане проекта прописывается задача, важно указать не только результаты, но и их воздействие на компанию. Например, сайт или запущенная рекламная кампания несут предприятию пользу – привлекают клиентов, повышают число заявок, объем продаж. Но есть и последствия: возникла необходимость постоянно наполнять сайт контентом, оплачивать регулярно домен, вкладываться в рекламу и придумывать новые рекламные креативы.

Преимущества задач проекта

Когда руководитель проекта смог четко сформировать задачи, его подчиненные понимают, на что будет нацелена вся работа. Но если задачи вообще не сформулированы или определены неправильно, то и работникам, и менеджеру будет сложно определить, был ли проект успешным. Не получится понять, что можно улучшить для следующего.

Наличие задач помогает персоналу понять, каков их личный вклад в достижение цели. Когда люди не понимают, как их труд связан с более крупными целями предприятия, их мотивация падает. Есть исследования, показывающие, что меньше трети работников хорошо понимают связь между своими обязанностями и целями фирмы. Это значит, что большинство компаний не реализуют в полной мере свой кадровый потенциал.

Пять советов, как сформулировать цели и задачи

Есть несколько похожих нюансов в формулировании и целей, и задач. Во-первых, и то и другое надо подготовить еще до старта проекта. Тогда цели и задачи можно будет использовать как инструмент, влияющий на результаты работы.

Во-вторых, формулировать цели и задачи лучше с привлечением рядовых сотрудников, участников команды проекта. В таком подходе есть несколько преимуществ:

• когда работники вовлечены в описание целей и задач, они чувствуют свою значимость в проекте. Повышается их мотивация, а значит, и продуктивность;
• дополнительные люди могут предложить менеджеру свежие идеи, как можно достигнуть нужных результатов.

В-третьих, задачи и цели проекта должны быть сформулированы коротко, но четко. Когда руководитель впервые курирует проект и сталкивается с необходимостью сформулировать их, у него появляется соблазн включить в формулировку много мелких деталей. Например, в его понимании правильная задача звучит так: «Работнику Иванову разработать дизайн сайта в серо-голубых цветах с подразделами А, В и С и уложиться в бюджет Х рублей». На самом деле она должна быть короткой. Точные детали сайта, отдельные элементы его дизайна, бюджет, заинтересованные лица и исполнитель будут прописаны в плане проекта.

Еще один совет – составлять задачи и цели так, чтобы они были подконтрольными. Это можно сделать с помощью методики СМАРТ, то есть применять ее можно не только к целям, но и к задачам проекта. Чтобы все они оставались подконтрольными, в процессе их реализации надо сверяться с их формулировкой. Во многих проектах есть промежуточная отчетность, но она описывает только процесс достижения цели. Лучше включить в отчетность раздел, посвященный задачам. То есть в регулярном отчете будут прописаны все задачи и каждой присвоен статус: выполнено, в процессе, отстает от графика, находится под угрозой. Отчет, в котором есть раздел задач, лучше формировать часто. Чем чаще участники команды будут видеть процесс выполнения, тем более мотивированы и эффективны они будут.

Хорошие и плохие примеры задач

Правильно сформулировать задачу проекта непросто, потому при первых попытках лучше опираться на примеры. Например, если речь идет о бизнес-проекте по обновлению сайта, то подобная формулировка будет считаться неудачной. Если сотрудникам просто поставить задачу обновить сайт, они не поймут, что именно от них требуется, ведь в формулировке нет конкретики. Непонятно, когда сайт должен быть обновлен и как он должен выглядеть после внесения изменений.

Хорошая задача может звучать так: «Написать материалы и статьи для главной страницы сайта. Статьи должны представлять собой кейсы по четырем клиентам. Запустить новую страницу до конца этого месяца». Она конкретна, ведь сотрудники понимают, как именно надо обновлять сайт, они знают критерий, по которому можно оценить успешность выполнения. Кроме того, задача достижимая и ограниченная во времени.

Иногда в формулировке присутствуют измеримые показатели, но, несмотря на это, задача является неправильной. Например: «Повысить скорость производства одной единицы товара на 10 %». Формулировка более конкретная, чем в прошлом примере, однако сотрудники всё равно не поймут, как и за счет чего повысить скорость. Еще здесь не хватает ограниченности во времени. Отсутствие временных рамок, конкретики не позволяет понять, является ли эта задача достижимой. Вот как можно правильно сформулировать ее в таком случае: «Перенастроить оборудование, автоматизировать участок производства А за счет внедрения определенной программы за два месяца».

Заключение

У любого проекта – личного, коммерческого или некоммерческого – должны быть цели и задачи. Без них невозможно понять, насколько эффективно ведется работа. Однако сформулировать их непросто. Опытные руководители проектов рекомендуют использовать технику SMART, то есть составлять такую цель и задачу, которая была бы конкретна, измерима, достижима при имеющихся ресурсах и ограничена во времени. При использовании техники SMART может показаться, что итоговая формулировка недостаточно детальна. Но все дополнительные данные можно включить в план проекта, например, исполнителя, заинтересованных участников и др.