Как применять метод декомпозиции в бизнесе

Декомпозиция – это разделение целого на части. Необходимо поставить цель, а затем разделить ее на несколько составляющих. Например, составить дерево целей, в котором будут обозначены основные направления работы. Потом каждую задачу следует раздробить на более мелкие действия. В результате та задача, которая, на первый взгляд, казалась сложной, воспринимается гораздо проще.

Где в бизнесе используется декомпозиция 

В бизнесе этот прием используется, прежде всего, при постановке целей. Причем можно расчленить как крупные цели, например, стратегические цели развития всей компании, так и более мелкие, которые ставит своему отделу, своему подчиненному руководитель. Вот почему декомпозиция целей популярна:

• выполнение задач становится понятнее и проще. Когда цель выглядит сложной, всегда есть желание отложить ее реализацию на потом. В итоге прокрастинация мешает приступить к работе и цель оказывается не достигнута вообще;
• становится понятно, не нужно ли корректировать цель. Иногда получается так, что в реальности цель не достижима с имеющимися ресурсами или сроками. Но как только она оказывается разделена на более мелкие части, можно увидеть слабые места;
• вместо абстрактной мечты появляется конкретный план действий.

Второй распространенный способ использования декомпозиции – тайм-менеджмент. В этом случае прием дробления на мелкие части помогает работнику выполнить сложное и трудоемкое дело, уложившись в сроки. Известный прием тайм-менеджмента – «съесть слона»: необходимо взять одно крупное дело, на которое работник никак не может себя мотивировать. Для упрощения этот «слон» делится на более мелкие кусочки. Затем в течение дня, недели или месяца работник планомерно выполняет мелкие дела в дополнение к своим рутинным задачам. В итоге сложное дело оказывается законченным.

Принципы декомпозиции

Существует несколько принципов декомпозиции, которые нужно учитывать предпринимателям:

• задач и подзадач должно быть достаточно для достижения цели. Если после выполнения всех действий цель все еще не будет достигнута, значит, декомпозиция выполнена неправильно;
• одну задачу важно уложить в 6–7 подзадач. Если их будет больше, то дерево целей будет восприниматься сложнее. Однако иногда уложиться в семь пунктов действительно сложно. Тогда следует выписать все подзадачи, сколько бы их ни было, а затем по какому-либо признаку сгруппировать в 2–3 группы.

Например, компания ставит цель – увеличить число клиентов с 10 до 30 тысяч. В процессе декомпозиции становится понятно, что нужно запускать новую рекламу или масштабировать имеющуюся. Предприниматель выписывает все каналы, на которых можно продвигаться – Instagram, Вконтакте, Telegram, контент-маркетинг, раздача листовок, Яндекс.Маркет и другие. Чтобы было легче воспринимать этот список, можно разделить его на две группы – онлайн- и офлайн-продвижение.

Еще одна особенность декомпозиции заключается в том, что в зависимости от цели будут отличаться подзадачи. Чаще всего подзадачей является какое-то мелкое действие. Но иногда это могут быть понятия, явления, процессы. А в бизнесе верхнего уровня подзадачей может быть и регион, проект, продукт из ассортимента. В таком случае используется декомпозиция по исполнителям – прописываются задачи для работников и группируются по ответственному лицу, по видам продукции или по рыночным сегментам.

Методы декомпозиции целей

Прежде чем начинать декомпозицию, необходимо сформулировать цель. Лучше всего использовать технику SMART. При постановке цели необходимо учитывать пять критериев, которым она должна соответствовать. Они заложены в названии-аббревиатуре:

• цель должна быть конкретной, а не абстрактной;
• цель должна быть измеримой с помощью каких-либо показателей;
• цель должна быть амбициозной, но при этом реально достижимой;
• цель должна быть значимой для человека или организации;
• время на достижение ограничено и цель имеет дедлайн.

После того как поставлена цель, можно использовать один из методов декомпозиции. Ниже представлены те, которые подходят в стандартных случаях, когда подзадачами являются какие-либо действия.

Деление на этапы

Такой способ подходит только в том случае, если достигнуть цель можно с помощью нескольких последовательных шагов. Например, менеджеру в отделе продаж дана задача составить коммерческое предложение для одного потенциального клиента. В итоге работа выполняется в такой последовательности:

1. Изучение информации о клиенте в Интернете.
2. Определение его возможных потребностей и болей.
3. Изучение ассортимента, чтобы определить, какие продукты можно предложить клиенту.
4. Расчет стоимости, определение нескольких тарифов на выбор.
5. Составление презентации продукта. 
6. Непосредственно написание коммерческого предложения.

Важно, что ни один пункт не может быть выполнен до тех пор, пока нет результатов по предыдущим пунктам. 

Такой метод подходит и для чуть более сложных целей. В таких случаях сначала определяются основные направления деятельности, а затем по каждому направлению прописываются последовательные действия. Также можно указать для каждого действия необходимые инструменты. 

Используя этот метод декомпозиции, важно учитывать следующие рекомендации:

• не надо детализировать этапы без необходимости. Если действие простое, его понимают те люди, которые будут заниматься им, то дополнительно ничего расписывать не нужно;
• иногда достаточно прописать только первые действия, а затем дополнить декомпозицию по мере необходимости. Например, предприниматель хочет составить бренд-бук. Работа над ним включает этап написания, а затем этап верстки и печати. Но пока книга не будет написана, нет смысла расписывать действия по ее печати. К этому можно вернуться позже;
• в списке задач можно пометить те, выполнения которых не привязано к определенному времени. Тогда их получится выполнить в любую свободную минуту;
• если некоторые действия все же привязаны ко времени, важно закладывать запас на случай непредвиденных ситуаций.

Декомпозиция измеримых показателей

У предыдущего способа есть разновидность, в рамках которой цель делится не на этапы-действия, а на этапы-показатели. Например, поставлена цель выхода на прибыль в размере 1 млн рублей в месяц и определен срок достижения этой цели – 1 января 2022 года. Тогда декомпозиция выглядит подобным образом:

• старт – прибыль в размере 700 тысяч;
• 1 марта – прибыль 750 тысяч;
• 1 июня – прибыль в размере 850 тысяч;
• 1 сентября прибыль должна быть уже 950 тысяч;
• 1 декабря необходимая прибыль должна быть достигнута.

Таким образом, получаются своеобразные рубежи. В зависимости от цели, можно на этом закончить декомпозицию или дописать ее. В примере с увеличением прибыли необходимо еще больше детализировать план действий. Ведь прибыль не растет сама по себе. Ее рост – это результат каких-то действий, связанных с рекламой, обслуживанием клиентов, ассортиментом.

Для тех, кто будет использовать этот метод, есть несколько советов:

• учитывать, что прогрессия может быть как арифметической, так и и геометрической. В примере с прибылью прогрессия арифметическая. К примеру, при наращивании числа подписчиков в соцсетях или на YouTube прогрессия может быть геометрической;
• лучше составлять два плана – минимум и максимум, которые отличались бы по достигнутым показателям или срокам достижения цели.

Дерево зависимостей

Третий метод декомпозиции подходит, если разделить достижение цели на последовательные шаги не получается. Например, чтобы усовершенствовать продукт, компании приходится одновременно работать по разным направлениям: проводить соцопросы потребителей, искать новых поставщиков, разрабатывать новые продукты, вносить изменения в процесс производства продукта, а затем вводить на рынок пробную партию и снова получать обратную связь от клиентов. 

Каждое направление работы можно раздробить на действия, но к выполнению некоторых из них можно приступить только после того, как будет достигнут какой-то определенный результат по другому направлению. Чтобы при таких условиях получить план действий, необходимо:

• ранжировать задачи по их эффективности и по степени влияния на результат. Тогда сначала надо выполнить то, что больше всего приблизит цель;
• тестировать разные комбинации действий, чтобы понять, какая комбинация быстрее приблизит к цели.

Декомпозиция на один уровень

Любой из предыдущих метод имеет один недостаток – если на план действий могут повлиять какие-либо случайности, то при их возникновении достижение цели приостанавливается. Например, перед компанией стоит цель по увеличению оборота. Собственник расписал шаги по привлечению новых клиентов, увеличению среднего чека. Но есть внешний фактор, который не учитывается – скачок валюты или внезапные кризисы. 

В условиях неопределенности следует применять декомпозицию только на один шаг вперед. Сначала нужно вычленить первоочередную задачу, решить ее. После ее решения ситуация меняется, поэтому нужно вновь делать декомпозицию. Процесс повторяется: вновь выделяется и выполняется одна задача.

Как визуализировать декомпозицию

Для удобства при использовании метода декомпозиции его визуализируют. Когда крупная задача разбита на более мелкие действия, их наглядно отображают. Наиболее простой способ это сделать – отобразить цели и задачи в виде майнд-карты. Допускается рисовать связанные между собой блоки вручную на бумаге, но гораздо быстрее сделать майнд-карту в одном из приложений:

• XMind, в которой есть бесплатная версия для компьютера или ноутбука;
• MindMeister, подходящая для работы в Интернете или для установки на смартфоны;
• MindManager, ориентированная на пользователей Windows или Mac. Кроме того, у этой программы есть фишка – составление мультикарт, когда одна карта встраивается в другую с помощью ссылки.

Удобно, когда в готовую майнд-карту есть возможность вносить изменения. Ведь любые планы периодически нуждаются в корректировке.