Как правильно декомпозировать цели

Для постановки цели недостаточно понимать, чего и к какому сроку вы хотите добиться. Важно правильно выполнить декомпозицию – разделить одну большую и, на первый взгляд, сложную цель на множество более мелких и легких задач. В этом случае сделать запланированное станет проще.

Что дает декомпозиция

Метод широко используется в личном и корпоративном планировании благодаря ряду функций.

• Облегчение достижения целей. Психология человека такова, что большие цели кажутся нам недостижимыми. Отсюда вытекает прокрастинация – попытка отдалить начало выполнения задачи, например, отложить на завтра. Сложно снять фильм с хронометражем 180 минут, а вот снимать по одной сцене фильма раз в два дня кажется куда более реальной задачей. 
• Оценка реалистичности целей. Затруднительно сразу определить, какое время нужно на выполнение поставленной задачи, и реально ли ее сделать за обозначенный срок. Часто бывает так, что ставится цель увеличить прибыль компании на 30 % за два месяца, а во время декомпозиции на отдельные задачи становится понятно, что на это нужен минимум год. 
• Формирование четкого плана. Без ясного понимания, какое действие и после какого делать, достигать сложно даже относительно простых целей. В процессе декомпозиции вы не просто делите задачу на подзадачи, но и выстраиваете правильную последовательность их выполнения. Вот так абстрактное желание превращается в конкретный и поэтапный план. 
• Оценка имеющихся ресурсов. Разделяя цель на отдельные задачи, вы начинаете лучше понимать, какие ресурсы и в каких количествах вам требуются для их выполнения. Это важно, ведь, как и с оценкой реалистичности, сложно в рамках большой цели точно подсчитать время, деньги, материалы, интеллектуальные и трудовые ресурсы для работы.

Декомпозиция – естественный для человеческого мозга процесс, и этим инструментом мы часто пользуемся неосознанно. Пример – принимая решение выполнить какую-либо задачу, человек сперва определяет, какое действие сделать первым. Ваша задача – сделать этот процесс вполне осознанным, что позволит вам работать над постановкой и достижением целей более эффективно. 

Принцип декомпозиции

Независимо от конкретного критерия, по которому декомпозируется цель, работа выполняется на основе иерархической структуры – так называемого «дерева целей». Суть проста – на бумаге или в электронном виде, например, с помощью интеллект-карт, вы строите структуру, в центре которой находится ваша цель. От нее отходят ветви – подзадачи – от которых также отходят их подзадачи. 

Декомпозиция выполняется в четыре шага: 

1. Сформулируйте цель или задачу, которую вы хотите разделить на подзадачи. 
2. Подумайте, какие действия нужно совершить, чтобы достигнуть этой цели. 
3. Запишите получившиеся подзадачи и задайте к ним аналогичный вопрос.
4. Повторяйте шаги 2 и 3 до тех пор, пока не достигните нужной детализации. 

Количество подзадач, на которые разбивается цель, зависит от ее сложности и длительности, а значит, определяется индивидуально. Если это ежедневный план, достаточно разбить его на действия, выполнение которых требует 25–30 минут. Если же это большая корпоративная цель, задач может быть десятки. С опытом начнете понимать, какая детализация будет достаточной.

Декомпозиция показателей

Отдельно стоит поговорить о разделении цели по количественным показателям – прибыли, количеству клиентов и другим параметрам, которые можно измерить в числах. Это частный случай декомпозиции, только вместо действий – цифры. Самый простой пример такой декомпозиции:

1. Определите текущий показатель. Например, у вас есть база из 50 клиентов.
2. Определите конечную цель – через два месяца увеличить базу до 150 клиентов. 
3. Запишите действия, которые нужно выполнить для привлечения еще 100 клиентов.
4. К каждому этапу укажите примерный прирост клиентов, которого можно достигнуть.

Прогрессия может быть арифметической и геометрической, причем работать может не только на увеличение, но и на уменьшение – в зависимости от поставленной цели. При использовании этого метода помните о том, что могут возникнуть трудности или, напротив, обстоятельства сложатся так, что вы перевыполните задачу. Поэтому рекомендуется иметь два плана – минимум и максимум.

Декомпозиция в один шаг

Поэтапная и другие виды декомпозиции, когда цель сразу раскладывается на мельчайшие задачи, имеет большой недостаток – такие планы могут разваливаться под действием внешних факторов. В лучшем случае придется дописать или вычеркнуть какую-либо из подзадач, но зачастую в такой ситуации приходится переделывать немалую часть плана. Выход – одношаговая декомпозиция. 

Суть метода очень простая – вы просчитываете первый шаг, выполняете его, возвращаетесь к описанию цели и продумываете следующий шаг. Действие за действием вы постепенно идете к цели, и даже если на пути возникнут препятствия, вам нужно будет скорректировать только один шаг вместо всего плана. Это отличный метод на случай работы в постоянно меняющихся условиях. 

Одноэтапная декомпозиция постоянно держит в некотором напряжении, так как часто заставляет задумываться над следующим действием. Поначалу это кажется недостатком, но это главный плюс метода. Каждый шаг продумывается здесь и сейчас, с максимальной концентрацией и с учетом текущих обстоятельств, тогда как в готовом плане шаги со временем могут терять актуальность. 

Работая с одношаговым разделением, главное, не забыть перейти к разработке следующего этапа. Для этого применяйте принцип PDCA: планируй, действуй, проверяй, исправляй. Заведите привычку регулярно проверять список выполненных шагов и корректировать их в соответствии текущей ситуации. 

Советы по декомпозиции

В ходе работы над декомпозицией своих целей придерживайтесь важных правил и советов.

• Количества и описания подзадач должно быть достаточно для выполнения задачи, стоящей выше в рамках дерева целей. Убедиться в этом просто – оцените список подзадач и спросите себя, если выполнить эти действия, будет ли выполнена задача верхнего уровня? 
• В одной задаче должно быть не более 7–9 задач. Известно, что сознание человека может длительное время держать в памяти не более 5–9 объектов. Если количество шагов будет превышать это значение, у вас возникнут сложности с восприятием расписанных действий.
• Распределяйте действия по рангам. Для каждого шага укажите, насколько он, по вашему мнению, важен для выполнения задачи верхнего уровня и достижения цели в общем. Выполняйте сначала эффективные, затем менее ценные действия (если они не по порядку). 
• Не увлекайтесь детализацией без необходимости. Нередко хватает конкретизировать только первые этапы. До начала следующих действий могут уйти недели и даже месяцы, поэтому лучше сформулировать их непосредственно перед тем, как вы приступите к ним. 
• Выделите цветом задачи, выполнение которых возможно в любой момент. Это может быть заказ нового оборудования, отправка электронных писем и другие действия, которые не потребуют от вас долгих приготовлений и больших временных затрат. Делайте их сразу. 
• Оставляйте запас по времени. Если при декомпозиции целей к каждому действию вы устанавливаете временное ограничение, не делайте его «впритык». Иначе первая же задержка приведет к тому, что весь план развалится. Закладывайте небольшой резерв. 
• Учитывайте, что многие задачи можно выполнять параллельно – от этого достижение цели может значительно ускориться. Например, расширение клиентской базы связано с увеличением прибыли, а отделочные работы внутри дома – с установкой электрической проводки. Подумайте об этом заранее.

Популярные вопросы 

Рассмотрим популярные вопросы про метод декомпозиции цели и дадим на них ответы: 

• Когда можно обойтись без декомпозиции? В первую очередь, в случаях, когда цель простая и очевидная. Также метод не подходит в ситуации, когда вы располагаете очень скудной информацией касательно цели. Тогда лучше определить первый шаг и просто начать;
• Есть ли у декомпозиции целей недостатки? Да, в ряде случаев она только усиливает лень и прокрастинацию. В такой ситуации человек постоянно планирует, но не приступает к реальным действиям. Стоит сначала сделать первый шаг, а потом уже корректировать план;
• Как быть, если составленный план сорвался? Достаточно снова провести разделение цели и скорректировать планы. Это частая ситуация и в этом нет ничего плохого. Регулярный пересмотр декомпозированных целей даже полезен с целью актуализации своих задач;
• Что делать, если провалены сроки по плану? Зависит от того, единичная просрочка или регулярная. В первом случае достаточно немного сдвинуть сроки вперед, Во втором – лучше пересмотреть план – вероятно, при его составлении вы неправильно рассчитали силы. 

Многие также задаются вопросом о том, как декомпозировать долгие и монотонные задачи, которые не получится поделить на этапы. Например, проверку тридцати отчетов о работе отдела или заполнение корпоративной базы данных. В этом случае вместо деления на задачи разделите работу на временные отрезки. Хороший вариант – техника Pomodoro с ее интервалами в 25 минут. 

Заключение 

Используйте декомпозицию даже в отношении, на первый взгляд, понятных целей, кроме совсем банальных бытовых задач. Независимо от характера, масштаба и сроков задачи разделение ее на подзадачи сэкономит вам много ресурсов. Этим методом пользуются многие люди и компании.