Как повысить уровень работы

Несмотря на стремительное развитие технологий, центральным элементом в работе любой организации по-прежнему остаются люди. От того, насколько они мотивированы на результат, дисциплинированы, довольны текущими условиями труда и атмосферой в коллективе, зависит эффективность деятельности компании. Так что, задумываясь о том, как повысить уровень работы фирмы, нужно обращать взор прежде всего на сотрудников.

Критерии оценки уровня работы сотрудников

Когда руководитель ставит задачу повысить уровень работы сотрудников, он часто рисует перед собой эмоциональную картину процветающей компании, состоящей из энергичных и самоотверженных профессионалов, но не всегда понимает, что конкретно необходимо улучшать. Для начала необходимо оценить работу сотрудников по отдельным критериям, которые можно условно разделить на две группы:

• общие – относятся ко всем работникам без привязки к должности, объему обязанностей, квалификации и т. д.;
• специальные – применимы лишь к определенным видам деятельности, профессиям, должностям.

В зависимости от способа измерения результата говорят о группах:

• количественных критериев, по которым оценка ставится строго в зависимости от числовых показателей, например от количества продаж;
• качественных критериев, позволяющих сделать более глубокий анализ эффективности работы сотрудников.

Исходя из того, кто или что определяет уровень работы, выделяют группы:

• объективных критериев, привязывающих результат к определенным стандартам, обычно действующим внутри компании и разработанным в соответствии с ее стратегией;
• субъективных критериев, исходящих от экспертов, привлеченных для оценки.

По сложности выделяют группы:

• простых критериев, которые нельзя разделить на более мелкие;
• интегральных критериев, которые позволяют осуществлять анализ, руководствуясь несколькими разными параметрами одновременно.

Выделим критерии, которые имеют ведущее значение для грамотной оценки персонала.

Профессиональные знания и навыки

Профессиональные знания и навыки – это специальный и качественный критерий. Его всегда стараются ставить на первое место, и вполне обоснованно: именно на профессиональные качества стоит ориентироваться прежде всего в поисках кандидатов на ту или иную должность. Однако степень важности этого критерия может варьироваться в зависимости от того, как выстроено взаимодействие внутри коллектива. Порой в глазах нанимателя блестящие коммуникативные навыки или лидерские качества потенциального работника могут затмить профессионализм. Но совсем пренебречь последним не получится, если только руководитель не собирается взять на себя обучение специалиста с нуля.

Далеко не всегда наниматель способен самостоятельно оценить профессионализм работника в той или иной сфере. Как вариант, можно дать проверочное задание и сделать выводы по результатам его выполнения. Однако в этом случае есть риск не заметить скрытые ошибки. В некоторых случаях можно воспользоваться тестами, разработанными специалистами. Неплохо прибегнуть к разовой помощи приглашенного эксперта или поставить подобный консалтинг на поток. В любом случае перед проверкой управленцу не повредит хотя бы поверхностно ознакомиться с тонкостями профессии тестируемого работника.

Личностные качества

При оценке уровня работы сотрудников по критерию личностных качеств не помешает взгляд со стороны от лица опытного специалиста в данной области. Однако базовые качества, такие как коммуникабельность, интроверсия или экстраверсия, лидерство, каждый способен оценить самостоятельно: обычно достаточно тесно пообщаться и поработать с человеком в течение нескольких дней.

Свойства личности сотрудника проявляют себя на разных уровнях взаимодействия:

• общечеловеческом, на котором важно, как ведет себя работник вне профессионального контекста, насколько ему в принципе комфортно общаться с людьми, а людям – с ним;
• общем организационном уровне, где большую роль играют ценности компании, гласные и негласные корпоративные правила;
• уровне отдела, где нужно соответствовать специфическим качествам, ценящимся у сложившегося коллектива;
• уровне конкретной должности, где ключевыми будут качества, гармонирующие с определенными обязанностями.

То, какой уровень взаимодействия важнее, будет зависеть от внимания руководства, уделяемого каждому из них. Если миссия компании тесно связана с общечеловеческими ценностями (актуально в большей степени для общественных, благотворительных организаций), то определяющими будут личностные качества первого уровня. В организации, где тщательно проработаны стратегия и ценности, необходимо ориентироваться на второй уровень взаимодействия. В особых случаях, когда делается ставка на конкуренцию между отделами и солидарность внутри подразделений, важным будет третий уровень. И наконец, четвертый будет иметь наибольшее значение в тех компаниях, где упор делается на мотивацию конкретных профессионалов, а командная работа не столь важна. Это актуально, например, для удаленной работы.

Личностные качества всегда выступают как интегральный критерий, поскольку они не проявляют себе по отдельности, в отрыве от остальных, и являются элементом сложной психологической системы в коллективе.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

KPI – это не столько критерий оценки уровня работы конкретных сотрудников, сколько критерий результативности и эффективности производственных процессов в принципе. Он может быть общим или специальным, простым или интегральным.

При оценке по этому критерию выясняют, насколько тот или иной специалист, отдел или организация справляется с поставленной задачей. Изучение данных KPI позволяет скорректировать план, наладить бизнес-процессы, определить, из-за чего не удается достичь нужных показателей.

KPI может выражать такие показатели:

• прирост прибыли на работника;
• индекс потребительской лояльности, определяющий степень готовности клиентов к повторным покупкам;
• индекс узнаваемости компании;
• сроки обновления оборудования;
• количество новой продукции;
• число отчетов за год.

Лояльность

Лояльность – это общий, объективный и интегральный критерий. Может быть количественным или качественным, поскольку определяется как числовым методом, так и посредством отзывов, полученных в индивидуальной беседе. Он отчасти пересекается с критерием личностных качеств на организационном уровне и призван определить, насколько работник мотивирован работать в конкретной компании.

Пример оценки работы по этому критерию: определение сотрудника как лояльного компании, если он посоветовал вакансию своим друзьям, а те откликнулись на нее и успешно прошли испытательный срок.

С количественными критериями лояльности стоит обходиться осторожно: так, если сотрудник в отличие от своих коллег не привел никого из знакомых на открытую вакансию, это не означает, что он менее лоялен организации. Возможно, он не считает подобные действия обязательными или ведет замкнутый образ жизни.

Способность развиваться и учиться новому

Способность развиваться и учиться новому – это общий, качественный, объективный и интегральный критерий. Он может оказаться даже более важным, чем критерий профессиональных знаний и умений. Ведь это именно то, что определяет потенциал сотрудника. Профессионал, который уперся в своем развитии в потолок, даже если на конкретном этапе он является ценным активом компании, в долгосрочной перспективе менее ценен, чем новичок, с интересом осваивающий новое и мотивированный к стремительному росту. А в сочетании с лояльностью компании такой кадр становится на вес золота.

Способы повышения уровня работы

Повысить уровень работы может быть непросто. Здесь требуется комплексный подход, сочетающий различные направления. Из рассмотрения критериев оценки ясно, что одно неизбежно влечет за собой другое:

1. Ценные личностные качества на общем организационном уровне взаимодействия дают лояльность компании.
2. Лояльность компании позволяет конвертировать способность сотрудника учиться новому в его профессиональные навыки.
3. Профессиональные навыки позволяют повысить ключевые показатели эффективности.

Таким образом, любой способ повысить уровень работы представляет собой лишь определенное направление развития. В каких пропорциях распределять внимание для каждого – будет зависеть от специфики компании и ее стратегии.

Обучение сотрудников

Логично, что, если способность развиваться и осваивать новое – это значимый актив и важнейший критерий оценки уровня работы, одним из ведущих способов повысить последний должно стать обучение сотрудников.

Образовательные программы, курсы не должны быть обузой или повинностью для работников. Не нужно использовать законное время отдыха сотрудников для очередного тренинга. Лучше всего, когда обучение аккуратно и гармонично встроено в сам производственный процесс. Среди профессионалов, работающих в компании, лучше выбрать тех, кто способен грамотно и эффективно передавать свои знания, имеет к этому склонность, и предоставить им соответствующие должностные обязанности, не забывая о поощрении. Они должны стать частью непрерывной системы обучения персонала, которая неотделима от деятельности компании. Новички в этом случае будут постепенно погружаться в рабочий процесс и незаметно превращаться в таких же профессионалов, как и их учителя.

Впрочем, если речь идет о тимбилдинге, что в большей степени относится к мотивации и атмосфере в коллективе, то в рамках него вполне обосновано проводить отдельные мероприятия, в том числе и тренинги.

Мотивация

Управленцы, пытаясь понять, как повысить уровень работы подчиненных, стараются думать прежде всего о нематериальных способах повышения мотивации. Они будут эффективны, когда стратегия и ценности компании проработаны, сделаны усилия по формированию из разрозненных сотрудников и отделов слаженной команды. Но и в этом случае материальное подкрепление необходимо.

Разделите заработную плату на фиксированную и премиальную, создайте систему денежных поощрений. Ставьте четкие и выполнимые условия, выдавайте бонусы. Чем гибче будет эта система, чем лучше адаптирована под индивидуальность работников, тем большую пользу она принесет. Сотрудникам должно быть интересно добиваться успехов – и это уже психологическое подкрепление денежной мотивации. Такая связка работает намного эффективнее. Происходит так называемая геймификация рабочего процесса – можно сказать, встраивание в него игровых механик, соревновательного фактора.

Не забывайте лично беседовать с каждым работником, чтобы понимать его потребности и индивидуальные способы мотивации. Подтверждайте значимость сотрудника. Если кто-то потерял интерес к своей деятельности, постарайтесь узнать, какова причина. Покажите человеку, что он важен для компании.

Дисциплина

Даже самый мотивированный и профессиональный коллектив будет неэффективен без дисциплины. Насколько она должна быть жесткой, зависит от многих факторов, в том числе от индивидуальных качеств руководителя и сотрудников. Главное – не переусердствовать и не действовать слишком уж мягко. Перегиб в любую сторону будет вреден.

Правила, которым необходимо следовать сотрудникам, нужно четко проговорить и зафиксировать. А главное, каждый должен понимать, для чего конкретно введены те или иные правила. У работника в случае нарушения не должно складываться впечатление, что его наказали просто по прихоти начальства.

Эффективная постановка задач

Задачи, которые ставятся перед сотрудником, должны быть подчинены целям компании, а те, в свою очередь, – проработанной стратегии. Каждому нужно четко осознавать, на что именно направлены его усилия, иначе большая часть рабочего времени может уйти впустую.

Здесь действует расхожее, но эффективное правило SMART. Аббревиатура расшифровывается как:

• конкретика;
• измеримость;
• достижимость;
• ориентация на результат;
• ограниченность во времени.

Задача, не отвечающая хотя бы одному из этих параметров, рискует быть проваленной. Достаточно время от времени проверять указания, передаваемые сотрудникам, на предмет соответствия перечисленным пунктам.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация – это не просто способ повысить уровень работы. Скорее, это способ удержаться на плаву в мире бизнеса и не стать побежденным конкурентами. Без внедрения и постоянного обновления средств программного обеспечения трудно представить современное производство. Наличие CRM-системы, качественной IP-телефонии, корпоративного мессенджера и планировщика – обязательное условие для развития почти любой средней или крупной компании.

Атмосфера в коллективе

Атмосфера в коллективе – это составная часть другого способа повышения уровня работы, точнее, его нематериальной части – мотивации. На атмосферу в коллективе влияет несколько параметров, в том числе:

• групповая совместимость. Сотрудники должны «говорить на одном языке», разделять общие ценности, гармонично дополнять друг друга в эмоциональном плане;
• вид деятельности. У каждой должности в организации своя ответственность, свои стрессовые факторы, своя эмоциональная насыщенность;
• условия труда – комфортабельность рабочего места, оборудование, освещение, наличие отвлекающих факторов;
• стиль руководства, его совместимость с темпераментом каждого сотрудника;
• локальная микросреда – структура организации, возможность принимать участие в планировании, наличие или отсутствие функционально-ролевых противоречий.

Универсального рецепта, с помощью которого можно было бы наладить атмосферу в коллективе и вывести таким образом работу на новый уровень, не существует. В большей степени здесь будут играть роль психологические познания и навыки управленца. В любом случае стоит:

• знакомить участников коллектива с ценностями компании, которые должны реализовываться на практике, а не быть простой формальностью;
• четко распределять роли в команде;
• создавать для работников зону комфорта с помощью психологических и технических средств;
• поощрять взаимопомощь и дружеские отношения между сотрудниками.

Как повысить уровень работы удаленных сотрудников

Для удаленки в основном действуют все те же критерии оценки уровня работы и те же способы его повышения. Здесь всё еще актуальны обучение и развитие сотрудников, мотивация, дисциплина, правильная постановка задач, автоматизация бизнес-процессов. Актуальность последней, пожалуй, даже кратно возрастает. Ведь программы – это то, с чем имеет дело сотрудник, находясь на удаленном рабочем месте, прежде всего. В этом случае немного снижается важность создания атмосферы в коллективе – это можно заменить на создание благоприятной рабочей обстановки дома, что будет лежать на плечах самого сотрудника. А вот поддерживать командный дух и не допускать конфликтов по-прежнему необходимо.

С удаленными подчиненными управленцу придется быть гораздо внимательнее. Если недочеты в офисной работе становятся видны сразу, то на расстоянии можно не заметить критичных ошибок и пропустить важный момент для спасения ситуации. Нужно усилить мониторинг, тщательно анализировать отчетность, проводить детальные беседы с сотрудниками.

Итак, размышляя о том, как повысить уровень работы в организации, нужно думать прежде всего о людях – сотрудниках компании. Это значит, что придется иметь дело не с механическими процессами, а со своего рода живым организмом, в котором нужно отслеживать сразу несколько параметров. Среди последних важнейшее значение имеют профессиональные знания и умения, поскольку речь идет о конкретных функциональных обязанностях персонала. В конечном счете выход компании на новый уровень будет зависеть от грамотно спланированной и проведенной комплексной работы с сотрудниками.