Как повысить производительность труда

Производительность труда – это количество продукта, создаваемого работником за единицу времени. Можно измерить показатель у отдельного сотрудника, подразделения, предприятия, целой отрасли или сектора мировой экономики.

Зачем повышать производительность труда:

• вы получаете больше продукта за то же время;
• экономите на зарплатах (если оклады не сдельные);
• экономите на других расходах – аренда, коммунальные платежи и пр., ведь раньше за, условно, 100 пар обуви вы платили два месяца аренду, а теперь укладываетесь в один.
• растет ваша прибыль, т. к. менеджеры по продажам работают интенсивнее, соответственно, продают и закрывают сделки чаще. 

Как повысить производительность труда: семь способов

Основные и очевидные варианты для увеличения конечного продукта вашего персонала:

1. Разработка эффективной системы материальной мотивации.
2. Стабильная и постоянная система контроля. 
3. Современный менеджмент. 
4. Комфортная среда для работы, нематериальное стимулирование.
5. Увеличение лояльности персонала.
6. Автоматизация. 
7. Функциональное разделение обязанностей, проработка индивидуальных должностных инструкций. 

Мотивация

Откажитесь от оклада с процентом за конечный продукт (продажи в случае отдела продаж) и переходите на систему мягкого оклада. Она формируется из зарплаты, которую вы готовы платить сотруднику при выполнении плана более чем на 80 %. Если вы готовы платить за это 50 тысяч руб., то эта сумма и будет вашей отправной точкой. 

Что входит в мягкий оклад менеджера по продажам:

• фиксированная часть – около 30 %, которые сотрудник получает в любом случае, т. е. от 15 тыс. до 45 тыс. руб. (зависит от региона);
• мягкая часть – прибавки за выполнение KPI, промежуточных задач на пути к основной цели – выполнение плана; могут составлять около 10 % оклада, т. е. 5 тыс. руб., например, можно установить KPI – 200 холодных звонков в день и платить за это 3 тыс. руб. и заполнение карточек CRM – еще 2 тыс. руб.;
• бонусы – составляют до 60 % оклада и выплачиваются при выполнении планов по объему продаж, среднему чеку и т.д., закрытии особенно выгодных сделок, привлечении крупных клиентов и другие заслуги, обязательно предусмотрите повышающий коэффициенты 1,1 и 1,2 при выполнении плана более чем на 100 % (110 % и более 120 %).

Точно так же систему мягкого оклада можно применять к маркетологам, административному персоналу и пр., добиваясь с помощью мотивации выполнения сотрудниками тех задач, которые вам нужны для достижения общих целей компании. Привяжите оклады всех сотрудников организации к выручке, и тогда весь штат у вас будет работать качественнее и активнее. 

Контроль

Разработайте систему отчетов, которые руководитель каждого подразделения должен требовать от подчиненных. Что касается отдела продаж, то РОПу должны сдавать:

• отчеты за день – до обеденного перерыва, в 10–11 утра, чтобы успеть обговорить возможные проблемы в работе сотрудников, и, примерно в 16.00, чтобы подкорректировать действия того или иного менеджера, чтобы он успел до конца дня закрыть еще несколько клиентов;
• отчеты по итогам дня, по итогам недели, месяца и т. д.;
• обновления таблицы активности отдела продаж – т. н. динамическая воронка продаж, по которой РОП может отследить, кто и сколько сделал, где у менеджера проблема, «узкое место» воронки, выяснять причины и помогать решить ее;
• планы на день, на неделю.

Весьма показательна и эффективна такая форма отчета, как доска достижений. Она может быть на обычной доске в виде таблицы, где будут прописываться количество звонков, сделок по факту и в процентах каждого менеджера. Также можно подключить интерактивную доску, например, Дашборд. 

Используйте принцип «светофора» – закрашивать зеленым цветом результаты сотрудников, которыми РОП доволен, и красным – тех, кто отстает. Это повышает производительность труда не только по причине контроля, но и в силу мощнейшей нематериальной мотивации и духа соревнования в коллективе.

Менеджмент

Используйте разные стили управления, в зависимости от того, чего хотите от сотрудников и на какой стадии занятости они находятся (новичок, любитель, профессионал):

• императивный;
• либеральный;
• демократический;
• комбинированный.

С новыми сотрудниками рекомендуется работать по квадрантам управления – от первого, когда новичок находится под строгим и жестким контролем, и до четвертого, когда ему предоставляется свобода, ответственность за свои действия и он становится самодостаточным работником благодаря такой системе накопления профессиональных знаний. 

Также применяйте следующие принципы менеджмента:

• управляемость – под руководством одного человека должно быть не более семи людей;
• разделение функций;
• оптимальная оргструктура;
• конкуренция – между сотрудниками одной функциональной группы обеспечить здоровое соревнование;
• специализация по каналам работы. 

Комфортная среда

Опирайтесь на теорию потребностей Абрахама Маслоу. Первые потребности любого человека – физиологические и чувство безопасности. Создайте комфортные условия работы – место и время для отдыха (выходные, отпуск, перекуры в течение рабочего дня, корпоративные мероприятия), стабильные выплаты зарплаты.

Известно, что в компаниях, где есть теплая атмосфера, дружелюбие, развиты корпоративная культура, взаимовыручка, соответственно, выше производительность труда. А частые конфликты, негатив в отношениях, задержки заработной платы дестабилизируют и снижают активность персонала. 

Дополнительные условия, как общепит (столовая), место для разогрева еды, приготовления горячих напитков, разграничение рабочих мест, зоны отдыха, приятная эстетика офиса, санузлы и пр. также влияют на скорость и качество работы людей, их энергичность и энтузиазм. Посмотрите, как обустроены офисы мировых гигантов Google, Apple – комфорт вовсе не разнежил их сотрудников, напротив, эти компании продолжают развиваться быстрыми темпами и завоевывать новые рынки. 

Дополнительным фактором комфортной работы являются юмор и шутки, трудовые традиции, конкурсы и соревнования, ролевые игры, праздники в честь значимых для компании событий и другие способы поддерживать в коллективе корпоративный дух и верность миссии вашего бизнеса – нести обществу благо или др. 

Лояльность сотрудников

Вовлекайте персонал в обсуждение производственных процессов, слушайте их пожелания и рекомендации, проявляйте уважение к их высказываниям. 

К этому же способу относится установление теплых отношений между руководителем и подчиненными – уместны связки работник-наставник, работник-советник, у подчиненного должна быть возможность прийти к наставнику и посоветоваться, пожаловаться, получить поддержку и ресурс для дальнейшей работы. 

Обязательны личные встречи с работниками, даже если они длятся несколько минут, для уточнения того, как у него идут дела, есть ли вопросы и проблемы. Также необходимы общие совещания со всем коллективом подразделения и совместное обсуждение проблем того или иного сотрудника. Положительной встряской и вдохновением являются мозговые штурмы, когда коллектив созывается для предложения новых идей и решения крупных задач. 

Автоматизация

Постройте бизнес-процесс таким образом, чтобы упростить, ускорить и облегчить те задачи, которые может выполнять техника, и избегать простоев, связанных с человеческим фактором. 

В отделе продаж автоматизация подразумевает подключение CRM, интеграцию каналов продаж с различными сервисами или использование готовых сервисов и маркетплейсов. 

К автоматизации относятся и камеры видеонаблюдения, прослушка, которые улучшают качество контроля и анализ данных. На сегодняшний день с помощью автоматизации менеджер может мгновенно получить всю накопленную информацию о клиенте и даже рекомендации, что ему можно предложить для покупок исходя из его прошлых заказов. 

Разделение на функции

Разделение труда – это один из фундаментальных способов повышения производительности труда: когда сотрудник сосредоточен на выполнении своей части общего процесса, он работает качественнее, быстрее и глубже. 

В отделе продаж классическое разделение продавцов производится по конечному продукту:

• фермеры – занимаются допродажами; в розничной сети их функцию выполняют маркетологи, занимающиеся программами лояльности;
• хантеры – «охотятся» на новых клиентов и иногда закрывают сделки (чаще передают клиентов клоузерам);
• клоузеры – закрывают сделки;
• пресейлы – занимаются предварительными продажами, т. е. разработкой продукта под конкретного клиента и т. д., также ищут новых клиентов;
• менеджеры по работе с ключевыми клиентами – ищут ключевых клиентов, ведут их, закрывают и сопровождают.

Дополнительно можно делить менеджеров по каналам продаж (розница, опт, онлайн, тендеры, дистрибьютеры и пр.), регионам, целевой аудитории и т. п. 

Необходимо, чтобы у каждого сотрудника была должностная инструкция с отчетливо прописанным кругом обязанностей и задач, ответственностью, чтобы он знал, что должен делать, что на него возложить не могут, за что он отвечает и за что ответственность не несет (полезно при возникновении спорных ситуаций). Это уменьшает простои – работники не ждут решения сверху, они знают, чем должны заниматься, и повышает уверенность – сотрудник уверен в том, что делает.

Как повысить производительность труда – неочевидные способы

Дополнить мероприятия по увеличению КПД помогут следующие открытия:

• Люди, которые счастливы и гармоничны, работают эффективнее на 15–20 %, чем остальные. 
• Работа с двумя мониторами вместо одного может увеличить производительность на 30 %, т. к. человек одновременно обрабатывает больше информации.
• Наличие юмора и здорового общения в коллективе также увеличивают эффективность труда. 
• Желтый и черный цвета способствуют интенсивной деятельности и энергичности, а серый и голубой, напротив, успокаивают, вызывают сонливость и грусть. 
• Использование мессенджеров экономит время работников для обмена информацией, получения новых распоряжений, решения срочных задач. 
• Просмотр денежных знаков, согласно американскому исследованию, ускоряет работу людей и улучшает климат в компании. 

В любом случае учитывайте, что производительность труда – величина не постоянная, на нее влияет множество факторов, которые не всегда зависят от вас и ваших сотрудников. Поэтому не ждите бурного роста после введения новшеств, но и не отказывайтесь от них, ведь изменения всегда ведут к развитию.