Как повысить эффективность менеджера по продажам
Эффективность – это достижение финансовых результатов с минимальными затратами времени и сил. Эффективный менеджер совершает больше сделок и получает больше прибыли за рабочий день. Мы расскажем, как измерить свою эффективность и улучшить достигнутые результаты.
Как измерить эффективность
Для измерения эффективности работы нужно составить личную воронку продаж. Воронка состоит из этапов:
- первый контакт;
- выявление потребностей;
- обсуждение коммерческого предложения;
- согласование договора;
- выставление счета;
- получение оплаты.
Составьте воронку за рабочий месяц. Посчитайте, сколько клиентов у вас было на каждом этапе. Примите число первых контактов за 100 % и переведите остальные цифры в проценты. Чем выше процент клиентов, оплативших счет, тем выше ваша эффективность.
Посмотрите, на каких этапах воронки продаж теряется больше всего клиентов. Подумайте, чем это может быть вызвано, и что вы можете сделать, чтобы их удержать. Так вы определите точки роста для повышения эффективности.
Фотография рабочего дня
Записывайте, на что вы тратите свое время в течение рабочего дня. Чтобы фотография дня была точной, отмечайте выполненные дела каждые 5 минут. Любой менеджер по продажам выполняет рутинные дела:
- обработка почты;
- работа с договорами;
- телефонные звонки;
- встречи;
- срочные и важные задачи.
Если вы будете хаотично чередовать задачи, ваша эффективность будет низкой. Если вы сначала позвоните клиенту, потом напишите другому клиенту, потом составите договор для третьего… то за день успеете меньше, чем при распределении дел по группам: звонки, письма, документация, встречи.
Примерный план рабочего дня менеджера может выглядеть так:
9:00–9:30 обработка почты
9:30–11:00 исходящие звонки
11:00–11:30 срочные и важные задачи
11:30–14:00 встречи и переговоры
14:00–16:00 работа с почтой и договорами
16:00–18:00 срочные и важные задачи
Итоги рабочего дня
В конце каждого дня сравните изначальный план и фотографию дня, количество продаж по плану и по факту. Для измерения ежедневной эффективности используйте следующую таблицу:
| За месяц | ||
| Факт продаж | План продаж | Процент выполнения плана |
| 500 000 | 1 000 000 | 50% |
| На сегодня | ||
| Факт продаж | План продаж | Процент выполнения плана |
| 500 000 | 500 000 | 100% |
На основе данных из таблицы можно составить план-прогноз работы. Заполняя эту таблицу ежедневно, вы научитесь видеть, какие результаты получите через неделю (месяц, год) при работе в прежнем темпе.
Например, если вы закрываете до 10 сделок в день и работаете 20 дней в месяц, то за месяц можно совершить максимум 200 продаж. Чтобы закрыть 300 или 500 сделок за месяц, нужно изменить стратегию работы.
Управление временными ресурсами
Для повышения личной эффективности нужно научиться управлять временными ресурсами. Для контроля времени используйте схему тайм-менеджмента 4П. Она состоит из четырех элементов:
- Планы. Это список ваших целей на день, неделю, месяц.
- Приоритеты. Самые важные цели из списка. Если у вас нет времени на какую-то цель, она не входит в ваш список приоритетов.
- Пожиратели. Это дела, которые вам нравятся, но ухудшают вашу эффективность.
- Правила. Это ваши принципы использования времени.
Тайм-менеджмент 4П подходит для организации рабочего времени и личной жизни. Запомните, что если вам не хватает времени на выполнение задачи, то вы подсознательно не хотите этим заниматься. Чтобы повысить мотивацию, награждайте себя за выполнение подобных задач.
Цикл Деминга PDCA
При планировании начните с анализа результатов прошлого календарного года. Напишите, чего вы достигли за этот год. Перечитайте этот список и поставьте цели на следующий год (на 365 дней с момента составления списка).
Во время анализа и выяснения, почему что-то у вас не получилось, используйте технологию по достижению целей – цикл Деминга. Это поможет понять, что нужно поменять, если вы не достигли цели в прошлом году, чтобы достичь ее в этом.
Суть техники: запланировать, сделать, проверить, поменять, если что-то идет не так. И повторять, пока цель не будет достигнута.
Расшифруем подробнее.
- Plan. Планируйте. Составляйте планы по продажам на день, неделю, месяц. Запланируйте число звонков и писем клиентам на каждый день.
- Do. Действуйте. Работайте, чтобы достичь поставленных целей. Во время рабочего дня не отвлекайтесь на посторонние задачи.
- Check. Проверяйте. Сравните запланированные и фактические показатели. Найдите ваши точки роста и улучшайте ежедневные показатели работы.
- Act. Меняйте. Если некоторые ваши действия не приносят результата, измените стратегию переговоров с клиентами или график рабочего дня. Если вы достигли цели, то составьте новый, более амбициозный план.
Подробное описание цикла Деминга PDCA вы найдете в книге Анжелы Бэрон «Управление результативностью». Советуем прочитать эту книгу, чтобы научиться работать на результат.
SWOT-анализ
Используйте метод SWOT-анализа для оценки своих сильный и слабых сторон, а также внешних факторов. Принцип SWOT представлен в таблице:
| Strengths (сильные стороны). Знания, навыки, опыт, знакомства. | Weaknesses (слабые стороны). Стресс, лень, прокрастинация | Внутренние факторы |
| Opportunities (возможности). Инвестиции, программы поддержки бизнеса | Threats (угрозы). Кризис, пандемия, самоизоляция, закрытие границ | Внешние факторы |
Проанализируйте по этой схеме достигнутые вами результаты за прошлый год, а также цели на будущий год. Определите, как каждый фактор влияет на достижение ваших целей. Подумайте, как вы будете преодолевать возможные угрозы и работать над слабыми сторонами, чтобы ваша цель была достигнута.
Например, вы менеджер по туризму, и вы поставили цель заработать миллион долларов за этот год. Но эта цель не будет достигнута из-за внешних угроз (пандемия, закрытие границ). Вам нужно составить новый план, учитывая изменение обстоятельств. Использовать свои сильные стороны: знания, навыки, знакомства. Искать новые возможности, например, политические и экономические программы для поддержки бизнеса.
Матрица Эйзенхауэра
По матрице Эйзенхауэра можно разделить все цели на важные и неважные, несрочные и срочные. Важными считаются цели, которые приносят деньги. Любую поставленную цель можно записать в один из квадратов таблицы:
| не срочно | срочно | |
| важно | B | A |
| не важно | D | C |
Примеры задач:
- А. Срочные и важные. Неотложные проблемы. Проекты на грани срыва. Срочные встречи и важные отчеты, отложенные на последний день.
- В. Несрочные и важные. Это цели, связанные с развитием бизнеса. Проектная работа. Запланированные мероприятия и встречи. Важные телефонные переговоры.
- С. Срочные и не важные. Не путайте срочность с важностью. Если не выполнить дела из этой категории вовремя, они перейдут в пункт А и будут мешать выполнению важных дел.
- D. Несрочные и не важные. Проверка новостей в социальных сетях. Личные телефонные звонки. Перекуры и чаепития. Исключите эти дела из рабочего времени.
Цели из квадрата А сделайте приоритетом. Выделите время на их выполнение в первую очередь. Закончив с этими делами, переходите к квадрату В, пока цели из этого пункта не стали срочными. Дела из квадрата С можно выполнить в третью очередь или делегировать. От целей из квадрата D лучше отказаться. Они занимают ваше время, но не приводят к увеличению дохода.
Нужно организовать работу так, чтобы каждый день выполнять не больше двух срочных и важных дел. В ситуации нехватки времени легко допустить ошибку. Есть большая вероятность, что работу придется переделывать. Это приведет к еще большим затратам времени.
Дела из квадрата В называются «золотыми». Именно они приводят к успеху. Планируйте 60 % дел, а 40 % оставляйте в резерве. Но не увлекайтесь и не тратьте все время на выполнение этих целей. Распишите каждую цель из квадрата В в формате Smart.
Закон Парето
Правило Парето формулируется так: 20 % усилий дают 80 % результата. Как применяется закон Парето в работе отдела продаж:
- выполнение 20 % задач дает 80 % дохода. Определите эти задачи и уделяйте им внимание в первую очередь;
- 20 % клиентов дают 80 % выручки. Проанализируйте статистику по продажам найдите этих клиентов и работайте с ними в первую очередь;
- 80 % продаж делают 20 % менеджеров. Если вы руководитель отдела продаж, выделите этих сотрудников и назначьте им бонусы, чтобы мотивировать остальных;
- 20 % документов содержит 80 % информации. При работе с документацией просмотрите все документы и прочитайте только важные пункты.
Правило 60/40
Составляя план рабочего дня, держите 40 % времени в резерве. У вас неизбежно будут возникать незапланированные дела. Например, ответы на звонки и решение других вопросов. Заложите в графике время на рутинные дела и неожиданные проблемы. Так вы уменьшите влияние внешних факторов на достижение целей. Жесткое планирование должно охватывать толко 60 % времени.
Недельное планирование
Перед началом рабочей недели составьте план по дням:
- Определите задачи, которые нужно выполнить на неделе (выберите из To Do List).
- Распределите задачи по дням недели и назначьте время выполнения.
- Прочие задачи расположите вокруг ключевых дел в неопределенное время.
- Оставьте 40 % свободного времени в рабочем расписании.
Изучите собственные биоритмы и найдите время, когда вы максимально эффективны. Это важно понимать, чтобы планировать важные дела на время пика собственной активности. Планирование недели и дня особенно важно для удаленных работников и для людей, работающих на себя.
Эффект пилы
Эффект пилы заключается в чередовании пиков и спадов активности. Исследования показывают, что примерно каждые 7 минут работы возникают прерывающие факторы: входящие звонки от клиентов, разговоры с коллегами, сообщения в социальных сетях. После этого для восстановления внимания нужно 2–5 минут.
Чтобы снизить количество прерываний, отключите телефон на время рабочей смены. Для личных звонков и сообщений выделите небольшой перерыв в середине дня. Если вы работаете из дома, объясните членам семьи, в какое время вас нельзя отвлекать.
Контроль времени
Когда вы составляете план дня, оставляйте время на переключение внимания. Например, если для подготовки КП требуется 25 минут, добавьте еще 5 минут. Внесите в план 30 минут для работы над КП. Дополнительное время нужно для восстановления концентрации при переходе к новому пункту плана.
Контролируйте время, которое вы проводите в дороге. Учитывайте пробки при расчете времени на поездку к клиенту. Всегда прибавляйте 10 % к рассчитанному времени, чтобы точно приходить на встречи за 5 минут до начала. Опоздание может привести к потере доверия клиента. Также не теряйте время в пробках: слушайте аудиокниги, делайте звонки клиентам, проверяйте почту, составляйте планы на день и неделю.
Формула экономии 10 часов
Вы можете сэкономить 10 часов в неделю, если будете следовать этим правилам:
- тратьте на анализ результатов не более 5 минут в день;
- выделите 2 минуты, чтобы обозначить приоритетные цели на завтра (квадрат А);
- выделите 3 минуты, чтобы делегировать не приоритетные задачи (квадрат С).
Эта простая техника позволит вам избежать лишней траты времени, сфокусироваться на главных задачах и уделить больше времени продажам.
Заключение
Используйте описанные техники, чтобы работать над собой, планировать время и улучшать свои финансовые результаты. Но не стремитесь делать все дела идеально. Перфекционизм приводит к снижению мотивации. Старайтесь каждый день быть лучше, чем вчера, даже на 1 %, и вы достигните успеха.
