Как организовать вебинар: техническая сторона

Традиционно под подготовкой вебинара понимается определение темы, подготовка речи, привлечение и прогрев аудитории. Многие забывают о технической стороне вопроса. Но если будет неверно выбрана вебинарная площадка, не подготовлено оборудование, то трансляция вообще не состоится.

Выбор вебинарной площадки

Чтобы вебинар прошел успешно, необходимо выбрать площадку. Вот какие требования нужно учесть:

• площадка должна работать стабильно. Если во время вебинара у оратора или зрителей будет постоянно отваливаться связь, пропадать звук, то люди просто выйдут из вебинарной комнаты;
• наличие техподдержки на случай, если возникнут такие проблемы, которые не получается решить самостоятельно;
• соответствие заложенному бюджету. Использование площадок для вебинаров не бесплатное. Важно проверить, есть ли у площадки подходящий тариф;
• наличие всего необходимого функционала. В зависимости от темы вебинара, спикеру может потребоваться видеозапись с экрана, модерация, показ расписания на экране, переключение на трансляцию рабочего стола и прочие функции.

Обзор популярных площадок

Есть несколько популярных площадок для проведения вебинаров. Желательно протестировать каждую из них, прежде чем выбирать основную. 

My Own Conference

Этот русскоязычный сервис предлагает как платные, так и бесплатные тарифы. Пробная версия действует месяц. Единственное ограничение, которое получает пользователь на бесплатном тарифе – длительность вебинара. Можно записывать только 20 минут. Если этого недостаточно, можно купить один из стандартных тарифов. Чем больше участников на вебинаре планируется, тем больше придется заплатить. Вот какие опции доступны:

• показ вебинара в записи;
• возможность подключить нескольких спикеров;
• демонстрация экрана, на котором спикер выделяет важные моменты виртуальной указкой;
• отслеживание статистики;
• наличие мобильных версий;
• чат для зрителей. 

Etutorium

Еще одна полностью русскоязычная площадка – Etutorium. Тарифных планов всего три:

• бесплатная версия сроком на 14 дней подходит для проведения небольших вебинаров, где будет не более десяти зрителей;
• тариф от 100 зрителей с абонентской платой за месяц;
• тариф от 300 зрителей с абонентской платой также за месяц.

Преимущество этой площадки заключается в возможности получить индивидуальный тариф. В специальное поле можно ввести срок, на который нужно арендовать вебинарную комнату, и количество планируемых зрителей. Система сама рассчитает стоимость. Другие плюсы этой площадки:

• есть чат для зрителей;
• можно создать опросы и тесты;
• можно показать то, что находится на экране спикера.

Webinar.tw

Этот сервис является интернациональным. Здесь возможно по платному тарифу провести вебинар с самым большим количеством зрителей – до 1000 человек. Вот какие еще достоинствах есть у сервиса:

• можно показать экран;
• можно записать вебинар и предоставить к нему доступ;
• можно выводить на экран документы и медиаконтент.

Оборудование для вебинара

Вебинарная площадка обеспечит спикеру трансляцию. Но в каком качестве будет показывается видео, насколько хороший будет звук, зависит от оборудования. Вот что нужно иметь спикеру, вне зависимости от сервиса трансляции и провайдера:

• веб-камера. Для редких выходов в эфир подойдет камера на ноутбуке или смартфоне. Но они не смогут обеспечить высококачественную картинку. Если важно изображение, необходимо купить отдельную веб-камеру. В более сложных случаях спикеры обращаются к профессиональным видеооператорам. При выборе веб-камеры необходимо ориентироваться на матрицу (CCD-матрицы для качественной картинки или CMOS для экономии бюджета), разрешение (минимум 640х480 пикселей), автофокус и встроенный микрофон;
• микрофон. Даже если он есть в камере, потребуется отдельный для хорошего звука. Стационарный микрофон должен иметь USB-подключение, микропроцессор для оцифровки звука, шумоподавление, чувствительность (этот параметр особенно важен для спикеров со слабым тембром голоса);
• наушники или гарнитура. Этот гаджет нужен тем, кто работает в эфире без помощника и проводит вебинар через ноутбук. Благодаря наушникам спикеру не будут мешать посторонние шумы.

Место проведения вебинара

К месту проведения нет жестких требований. При желании спикер может выступать даже на улице. Однако есть общие рекомендации:

• место должно быть тихим, чтобы зрители не слышали посторонние шумы;
• если спикер выступает из дома, то интерьер за спиной нужен светлый и однотонный;
• если у спикера есть собственная студия, уместным будет логотип компании или бренда, который представляет спикер;
• на улице стоит выбирать нешумные, светлые помещения, но без ярких солнечных лучей. Иначе яркий свет будет деформировать картинку.

Порядок проведения вебинара

Чтобы окончательно разобраться в проведении вебинаров и в технической стороне этого вопроса, можно рассмотреть весь процесс создания вебинара на одной из крупных русскоязычных площадок – Webinar.ru.

Сначала необходимо зарегистрироваться на платформе: без регистрации проведение онлайн-встречи невозможно. После регистрации новый пользователь получает демо-аккаунт. Время действия демо-аккаунта не ограничено. Однако функционал на этом этапе неполный. Если пользователю будет мало тех функций, которые доступны, он может оплатить любой платный тариф. Вторая часть регистрации – подтверждение электронной почты.

На этом сайте, как и на многих подобных, есть обучающее видео. Дополнительно работает встроенный бот, который при необходимости подсказывает неопытному пользователю, что нужно делать. После того как пользователь просмотрит обучающее видео, он попадает в меню вебинаров. Вот что полезного есть в этом блоке:

• кнопка для создания вебинара. Сейчас пользователю важно просто запланировать онлайн-мероприятие;
• детальная информация о мероприятии. Необходимо придумать название встречи, указать дату и время начала. Важно уже на этом этапе знать, сколько будет длиться вебинар. Ведь большинство платных тарифов на любых площадках привязаны не только к числу зрителей, но и к суммарной длительности эфиров за месяц;
• в настройках часто есть возможность поменять аватар вебинара. Это необязательно, но если у спикера есть собственный логотип, он может установить его;
• в свободном поле необходимо написать несколько слов о содержании вебинара. Это описание потребуется для зрителей, которые получили ссылку на комнату, зашли туда еще до начала трансляции;
• есть отдельно поле, где нужно указать имя ведущего и вставить его фото. Если у спикера есть какие-то громкие достижения, регалии, в этом же поле можно упомянуть их. На большинстве вебинарных площадок можно в пару к ведущему хотя бы одного модератора.

После того как все данные о трансляции будут указаны, необходимо загрузить все медиа-материалы, которые спикер планирует показать. Это могут быть презентации, фото, видео, текстовый документ. Когда начнется трансляции, все загруженные файлы будут под рукой, в выпадающем меню.

Важно определить заранее, как пользователи будут попадать в комнату. Доступ может быть ограничен, например, зрители посмотрят видео только в том случае, если получат от спикера ссылку. Если доступ открыт, важно указать хэштеги, по которым зрители смогут найти запись. 

Чтобы задать настройки входа, есть отдельный блок. Вот какие варианты есть у спикера:

• свободный вход. Участнику достаточно получить ссылку на вебинарную комнату. Обычно ссылка отправляется в электронном письме;
• форма регистрации. Для перехода на трансляцию зрителю необходимо заполнить форму регистрации. Такой способ входа подойдет тем экспертам, которые собирают контакты потенциальных клиентов для дальнейшего прогрева.

Все участники, которые заранее зарегистрировались на встречу, получают напоминания. Их параметры эксперт тоже может задать самостоятельно. Большинство площадок дают возможность автоматически отправить участникам, как минимум, пять писем-напоминаний: за сутки, за два часа, за 15 минут до начала трансляции, спустя 10–15 минут после начала и на следующий день с записью встречи.

Вот что еще доступно эксперту:

• возможность изменять ссылку на трансляцию. Вместо рандомного цифро-буквенного адреса можно прописать нужные фразы на латинице;
• настройка приглашений. Спикер может вручную разослать письма по всем собранным адресам, импортировать файл с адресами на платформу.

Когда на странице трансляции спикер изменил все необходимые параметры, он может запустить предпросмотр готовой страницы и увидеть, как она будет выглядеть для зрителя. 

Тестирование оборудования

Незадолго до начала трансляции спикер должен подключить оборудование и протестировать его. Тестирование нужно проводить с того устройства, с которого планируется выход в эфир. Важно убедиться, что на «правильном» устройстве установлены все нужные программы, есть плагины. Если выяснится, что есть какие-то сложности, у спикера будет время для решения проблемы или замены устройства. 

Тестирование лучше провести дважды – за сутки до трансляции и за пару часов до ее начала. Если оба раза будут проблемы с подключением, которые эксперт не может решить самостоятельно, он успеет обратиться в техподдержку: она доступна на всех вебинарных платформах.

Что еще предусмотреть

Бывают случаи, когда уже во время вебинара спикер сталкивается с проблемами. Может произойти неполадка с сетью, выйти из строя оборудование или отключиться электричество. Всех ситуаций не получится предусмотреть, но все же стоит иметь при себе какое-то запасное устройство или источник интернет-сети. Важно в случае проблем переходить на новое устройство и подключаться к мобильному Интернету быстро. Ведь каким бы интересным не было видео, зрители не будут долго ждать в случае технического сбоя.