Как быстро адаптировать бизнес

Вопрос, как быстро адаптировать бизнес, может возникнуть из-за внутренних или внешних факторов. Однако вне зависимости от обстоятельств важно комплексно или частично перестроить бизнес-процессы с сохранением или увеличением прежней эффективности. Для этого адаптацию бизнеса выстраивают в соответствии с пошаговым планом и принципами риск-менеджмента. Чтобы адаптировать бизнес, стоит учитывать его специфику и позицию компании в отрасли.

Когда требуется адаптация бизнеса

Изменения бизнес-процессов могут потребоваться на любом этапе развития бизнеса вследствие глобальных перемен или смены условий микро- или макросреды. Одним из показательных примеров, когда большинству предпринимателей пришлось адаптировать бизнес, был период пандемии. Так, даже успешные предприятия были вынуждены оперативно перестроить систему взаимодействия с клиентами для предотвращения банкротства. Выделяют несколько причин быстрой адаптации бизнес-процессов:

• глобальные перемены на рынке – ведут за собой изменение динамики потребительского спроса и покупательской способности целевой аудитории. Например, внешние политические и экономические санкции становятся причиной замены сырья, изменения формата сотрудничества с иностранными компаниями, полного вывода некоторых позиций и т. п. Положение компании в отрасли зависит и от других факторов: например, от взаимодействия с партнерами и контрагентами. Необратимые или временные изменения ведут к необходимости корректировки производства, закупки и реализации продукции;
• отмена государственной поддержки – для некоторых отраслей внезапная отмена субсидий и поддержки малого и среднего бизнеса может критически отразиться на деятельности отдельных предприятий. Так, например, компании в промышленном комплексе вынуждены скорректировать производственные масштабы и ассортимент продукции из-за проблем с поставками иностранного сырья;
• масштабирование бизнеса – неверно построенная стратегия развития компании может привести к вынужденному изменению бизнес-процессов из-за некорректных управленческих решений или недооценки рисков;
• производственные ошибки – проблемы с качеством товара или услуги ведут к необходимости срочной смены позиционирования продукта на рынке, методов его реализации или взаимодействия с потенциальными потребителями. Здесь большую роль играет человеческий фактор, который вынуждает оперативно скорректировать взаимодействие с клиентами в рамках локальной реализации;
• потеря репутации компании – глобальные недочеты или ошибки ведут к необратимой потере лояльности целевой аудитории и доверия к бренду. Здесь необходимость изменений становится следствием маркетингового анализа и выявления нецелесообразности вложений в возвращение репутации компании. В этом случае адаптация часто предполагает полный или частичный ребрендинг;
• смена собственника – влечет за собой обновление принципов и методик управления и контроля бизнеса, а следовательно, требует комплексных мер для адаптации процессов под текущие потребности руководящего состава.

В большинстве случаев предприятиям требуется именно адаптация бизнеса к изменившимся рыночным условиям, но в ее рамках следует продумать и влияние на микросреду организации, а также проанализировать возможные негативные последствия.

Типы адаптации

Глобально адаптацию бизнеса классифицируют на две категории – вынужденная и плановая. Однако вторая редко предполагает повышенную срочность, которая требуется только в случае просчетов в стратегии масштабирования или временных обстоятельств в микросреде. Кроме того, бизнес-процессы возможно адаптировать комплексно или частично: частичная адаптация затрагивает только проблемные подразделения и обычно касается локальных перемен. Одновременно экономисты вводят понятия пассивной и активной адаптации бизнеса. В первом случае предприниматель вынужденно подстраивается под перемены на рынке, в то время как активный тип актуален как для вынужденных, так и для плановых перемен. Активная адаптация предполагает самостоятельные действия компании для изменения условий работы на рынке, а в некоторых случаях предприятие прописывает условия и для остальных участников. Такая модель характерна для стратегии «голубого океана» – отраслей с критически низким уровнем конкуренции.

В зависимости от причин корректировать бизнес-процессы адаптация организации может содержать одну или несколько разновидностей:

• рыночная – продиктована изменившимися условиями рынка и зависит от распределения конкурентных сил, а также внешних условий: например, уровня инфляции, стоимости закупки сырья, величины потребительского спроса и т. п.;
• административная – становится следствием региональных или федеральных государственных решений. Например, введения санкций на иностранное сырье или ограничения патентного права и получения лицензии на продукцию;
• социальная – обычно взаимосвязана с рыночной, поскольку завязана на уровень потребительского спроса и покупательской способности в связи со сменой критериев целевой аудитории и невозможностью взаимодействовать с потенциальными и текущими потребителями на прежних условиях;
• технологическая – бывает как вынужденной, так и плановой. В первую очередь такой тип затрагивает отрасли с высокой долей автоматизации и возможностью модернизации продукта. Например, производство бытовой или строительной техники и т. п. В большинстве случаев технологически адаптировать производство приходится при выявлении модернизации продукции конкурентов или планов внедрить новый товар или услугу;
• структурная – предполагает изменение организационной структуры предприятия в случае вынужденного перераспределения обязанностей персонала или масштабирования бизнеса. Например, открытие нового регионального филиала или введение экспортной торговли требует перемен для контроля соответствующих подразделений и новых каналов сбыта.

Кроме того, адаптировать бизнес в отрасли можно как индивидуально, так и массово. Глобальная адаптация актуальна для масштабных необратимых изменений на рынке: часто такой тип сопровождается государственным контролем.

Цели адаптации

В широком смысле основной целью адаптации бизнеса является его развитие или подстройка под изменившиеся условия внешней среды для сохранения привычного объема деятельности. При составлении плана адаптации говорят об адаптивной реакции и непосредственных изменениях в соответствии с актуальным типом. Так, например, вынужденная пассивная адаптация часто остается в стадии адаптивной реакции и не переходит к активным действиям для продвижения на рынке. В случае активного типа или плановых изменений одновременно с приоритетной целью выбирают и второстепенные:

• предотвращение банкротства – актуально для поддержания деятельности в кризисных ситуациях. Часто без внедрения изменений компания останется банкротом или будет вынуждена потерять ключевых клиентов. Так, в рамках адаптивной стратегии прописывают возможные пути выхода из кризиса с учетом угроз и рисков;
• внедрение новых технологий – необходимо для поддержания конкурентоспособности предприятия, а также для расширения целевой аудитории и привлечения новых покупателей. Так, например, вводят программы автоматизации и цифровизации бизнеса, которые упрощают не только внутренние, но и внешние бизнес-процессы и контроль работы сотрудников;
• модернизация продукта – поскольку основа продвижения компании на рынке заключается в качестве товара или услуги и соответствии потребностям целевой аудитории, техническая или товарная адаптация – наиболее популярные плановые типы;
• оптимизация корпоративной структуры – в случае товарного, производственного или географического масштабирования необходимо пересмотреть организационную структуру предприятия и адаптировать бизнес-процессы с учетом найма дополнительных сотрудников, открытия новых подразделений, выхода на дополнительные рынки и т. д.

Стоит учитывать и дополнительные внешние и внутренние обстоятельства, которые влияют на цели адаптации бизнес-процессов. Например, модные тренды в отрасли, культурные и социальные события, глобальные катаклизмы и т. п. Стоит также учитывать и жизненные циклы бизнеса, когда перемены становятся закономерным следствием снижения экономической активности бренда.

Стратегии и методы изменений

На основе актуального типа адаптации выстраивают стратегию изменений и выбирают подходящие методики и инструменты. Здесь важно ориентироваться на срок вынужденных или плановых изменений: так, в случае частичной временной адаптации необходимо продумать не только корректировку бизнес-процессов, но и последующий возврат к привычной схеме деятельности. При этом разработка стратегии становится комплексной мерой в рамках риск-менеджмента и включает в себя превентивные или корректирующие мероприятия. Так, для старта системы приспособления компании к изменившимся внешним или внутренним условиям необходимо провести комплексный анализ текущих условий и спрогнозировать последующие перемены. В этом случае актуальны методики риск-менеджмента:

• систематический анализ рынка – проводят для отслеживания тенденций и прогнозирования динамики покупательской способности и потребительского спроса с учетом экономических, политических, социальных и технологических тенденций. Для этого устанавливают отчетные периоды для PEST-анализа с учетом специфики отрасли и зависимости реализации от глобальных факторов;
• исследование конкурентной среды – периодичность конкурентного анализа должна соотноситься со средним периодом выхода новинок в отрасли. Так, оценка конкурентной ситуации позволяет своевременно модернизировать продукт и предотвратить отток покупателей к конкурентам;
• оптимизация продукции – вне зависимости от внешних факторов в рамках долгосрочных целей руководящий состав должен утверждать оптимизацию качества товара или услуги. Это обеспечит не только преимущество перед конкурентами, но и повысит лояльность клиентов. Так, даже в ситуации вынужденной адаптации компания снизит риски за счет высокого доверия к бренду и большой базы постоянных клиентов.

В соответствии с выбранным типом изменений выбирают конкретные инструменты, которые в большинстве случаев используют комплексно.

Финансовая политика

Перестройка бизнес-процессов первично влияет на финансовую стратегию компании и затрагивает распределение бюджета, корректировку ценовой политики бренда и вложения в продвижение компании на рынке. Особенно актуально это в случае планового масштабирования компании и необходимости увеличить финансирование отдельных подразделений или направлений бизнеса.

Маркетинговая стратегия

Маркетинг компании сопровождает планирование объема продаж и достижение плановых финансовых и экономических показателей. Так, в зависимости от объема корректировок изменения включают коммуникационную политику бренда, способы и каналы взаимодействия с потенциальными покупателями, методы расширения целевой аудитории и привлечения новых клиентов, а также позиционирование бренда на рынке в целом.

Организационная структура

Один из ключевых инструментов оптимизации организационной структуры предприятия – внедрение системы мотивации персонала, которая предполагает установление материальных и нематериальных поощрений при условии достижения показателей эффективности. Кроме того, в рамках модернизации оргструктуры следует также оценить работу персонала и выявить эффективные методы контроля внутри отдельных подразделений, а также перераспределить функционал для упрощения корпоративного взаимодействия.

Автоматизация бизнеса

Внедрение систем автоматизации бухгалтерского учета, взаимодействия с клиентами, сквозной аналитики и маркетингового планирования ускоряет внутренние бизнес-процессы и позволяет выстроить взаимодействие с целевой аудиторией для роста лояльности потребителей и повышения объема продаж. В рамках плановой адаптации к масштабированию автоматизация включает и корпоративные процессы, что упрощает контроль сотрудников и предоставление управленческой отчетности для руководящего состава компании.

Возможные сложности

На основе причин внедренных изменений руководство компании может столкнуться со сложностями при принятии решения адаптировать бизнес. Причем нюансы внедрения не всегда зависят от квалификации сотрудников: в большинстве случаев адаптацию тормозят другие факторы:

• недостаток бюджета – становится существенным ограничением для оптимизации бизнес-процессов в рамках антикризисного планирования. Так, часто мероприятия по сохранению прежнего объема продаж и возврату интереса к продукции конкретного бренда требуют дополнительных инвестиций в производство или маркетинг. Однако в действительности многие предприниматели пренебрегают полноценным риск-менеджментом и недооценивают внешние угрозы;
• длительность применения инструментов – например, автоматизация или цифровизация требуют дополнительных временных затрат. Поэтому при составлении стратегии важно учитывать временные рамки и возможные кассовые разрывы и проседания финансовых и экономических показателей из-за технических сбоев и административных аспектов;
• цикл реализации продукта – наиболее характерный нюанс для производственных предприятий, где срочность корректировки бизнес-процессов завязана на стандартные сроки производства и сбыта продукции. Здесь также стоит учитывать ширину и глубину существующих каналов реализации;
• субъективность – для принятия решения адаптировать бизнес необходимо формировать фокус-группу: в ином случае повышается вероятность человеческого фактора и некорректной оценки необходимых изменений.

Еще один нюанс внедрения необходимых изменений – увеличение срока адаптивной реакции и поздний переход к активным действиям. Причиной может быть как внутренние тормозящие факторы, так и неверно выстроенная иерархия, что приводит к сложностям принятия управленческих решений.

Алгоритм адаптации бизнеса

Для эффективного изменения бизнес-процессов следует придерживаться пошагового алгоритма: он структурирует изменения и упрощает промежуточный анализ на каждом этапе, что особенно актуально для оптимизации бизнеса в условиях нестабильной внешней среды.

Оценка текущего положения

Любое локальное или глобальное изменение внутренних процессов должно стартовать с комплексного исследования положения в микро- и макросреде. При этом экономисты и маркетологи используют классическую методику SWOT-анализа, который определяет преимущества и недостатки компании, а также возможные угрозы и потенциальные точки роста. Внешнюю среду исследуют в рамках количественного и качественного анализа с учетом действий конкурентов и распределения сил на рынке.

Анализ угроз и рисков

При сильном риск-менеджменте варианты антикризисного планирования и адаптации бизнеса под глобальные перемены прописаны заранее, но в рамках разработки стратегии необходимо вторично оценивать текущие угрозы и риски. Это особенно актуально для вариативности действий при выявлении необходимости срочно адаптировать бизнес-процессы. Так, оценка рисков позволит выявить наиболее эффективный вариант продвижения предприятия.

Построение стратегии

На основе полученных данных и прогнозов разрабатывают стратегию адаптации и внедрения конкретных инструментов для комплексной или частичной корректировки деятельности предприятия. Вне зависимости от объема изменений стратегия должна включать финансовые, маркетинговые и производственные аспекты, а также оптимизацию организационной структуры предприятия в случае глобальных изменений, затрагивающих распределение обязанностей или величину штата сотрудников.

Утверждение отчетного периода

Заключительный этап адаптации бизнеса к рыночным условиям или плановой модернизации – определение отчетного периода для первичного и промежуточного анализа, а также назначение ответственных лиц. В большинстве случаев за внедрение и контроль перемен отвечают специалисты, которые входили в фокус-группу для разработки стратегии, но в небольших компаниях ответственность за адаптацию ложится на руководителя предприятия.

Анализ эффективности

Внедрение изменений нецелесообразно без последующего анализа перемен. При этом периодичность исследования зависит от масштаба адаптации бизнес-процессов. Так, например, для локальных изменений результативность возможно отследить сразу же после корректировки бизнес-процессов. Глобальные перемены чаще требуют пролонгации отчетного периода. По его истечению проводят комплексный анализ финансовых и маркетинговых показателей для конкретного направления деятельности или предприятия в целом. Здесь важно отслеживать ключевые критерии эффективности:

• динамика объема продаж;
• рентабельность;
• снижение себестоимости;
• рост лояльности потребителей;
• повышение доли рынка;
• позиционирование в отрасли и взаимодействие с ключевыми конкурентами;
• динамика маржинальности отдельных продуктов;
• объем кредиторской и дебиторской задолженности и т. д.

На эффективность перемен указывает ускорение внутренних бизнес-процессов и повышение взаимодействия с окружающей средой. При необходимости адаптировать бизнес изменения на микроуровне всегда ведут к переменам позиции предприятия в макросреде. При этом повышается конкурентоспособность и доверие целевой аудитории. Однако при анализе эффективности следует учитывать соответствие периодичности изменений. Например, при запуске нового продукта нет смысла ежедневно отслеживать результаты обновленной деятельности: необходимо опираться также на специфику товара или услуги, их сезонность, текущую заинтересованность в отрасли, соотношение спроса и предложения и другие факторы.

Возможные ошибки

Создание фокус-группы и пошаговое следование алгоритму запуска стратегии адаптации не всегда гарантируют отсутствие ошибок и недочетов в корректировке бизнес-процессов. Особенно важно учитывать на старте глобальных перемен, которые полностью изменяют рабочие процессы компании и усложняют позиционирование в отрасли. Причем при разработке системы, как адаптировать бизнес, ошибки совершают как начинающие, так и опытные предприниматели:

• ориентация на краткосрочные задачи – начинающие предприниматели часто принимают поспешные решения о глобальном изменении бизнес-процессов, опираясь на локальные проблемы и нежелание искать дополнительные варианты выхода из кризиса. Так, например, критика продукции может стать причиной ребрендинга и необходимости не просто восстанавливать репутацию, а создавать доверие к бренду с нуля;
• недостаточная квалификация специалистов – для малого и среднего бизнеса в кризисные периоды важно привлекать сторонних экспертов для объективной оценки положения компании. В ином случае повышается риск принятия неверных решений из-за отсутствия достаточных экономических знаний у персонала;
• пренебрежение риск-менеджментом – может привести к повторной необходимости адаптировать бизнес-процессы, поскольку запущенные инструменты не приведут к плановым показателям или деятельность будут тормозить дополнительные внешние угрозы;
• отсутствие анализа – внедрение изменений само по себе не говорит об успешной адаптации деятельности: необходимо подкрепить результат аналитическими расчетами, качественными и количественными показателями эффективности.

Снизить вероятность ошибок возможно в случае комплексной проработки стратегии изменений в условиях систематического согласования с ситуацией в микро- и макромире. Кроме того, анализ в режиме реального времени в рамках антикризисного планирования помогает своевременно принять корректные управленческие решения и выбрать актуальные инструменты, чтобы адаптировать бизнес с учетом его масштаба и специфики деятельности.

Адаптация бизнеса – сложный и длительный процесс, который важно выполнять в соответствии с пошаговыми этапами даже при необходимости срочных перемен. Так, проведение полноценного анализа и формирование фокус-группы с приглашенным экспертом снижают вероятность человеческого фактора и ошибок планирования. В каждом случае адаптировать бизнес следует индивидуально, опираясь на специфику отрасли и причины требуемых перемен, а также уровень влияния внешних факторов на ключевые бизнес-процессы. При этом как полная, так и частичная адаптация должны сопровождаться анализом эффективности и оценивать финансовые и экономические показатели.