Как автоматизировать сайт: пошаговое руководство

Автоматизация сайта или интернет-магазина – один из ключевых факторов, влияющих на успешность онлайн-бизнеса. Для автоматизации необходимы специальные сервисы и программные комплексы.

Для чего автоматизировать сайт

Процесс взаимодействия с клиентом на большинстве сайтов до сих пор выглядит так: потенциальный покупатель пишет в онлайн-чат, но ответа приходится ждать некоторое время. Когда оператор заметит непрочитанное сообщение, то ответит на него. Если клиенту нужно уточнить наличие или характеристику товара, то менеджер тратит еще некоторое время на поиск данных в Excel или сторонних программах. Когда клиент все-таки выбрал товар для покупки, продавцу надо предложить ему что-то дополнительное. Но он плохо знает ассортимент и не умеет делать допродажи. Вот с какими еще проблемами будет сталкиваться компания:

• продавцы путаются при сортировке товаров;
• данные на сайте и реальное количество единиц на складе не совпадают;
• непонятно, какие товары имеют более высокий спрос и как он колеблется.

Но если покупательская активность все же растет, то работникам еще сложнее справляться с повышенной нагрузкой. Из-за такого низкого качества обслуживания фирма теряет и прибыль, и клиентов.

Если интернет-площадка будет работать автономно, то компании удастся всех этих проблем. Бизнес будет организован более эффективно, потому что:

• собирать и обрабатывать данные будет легче;
• у аналитиков появится возможность быстро собрать нужные показатели и оценить их;
• учет товаров на складе будет более точный, то есть у работников не останется возможностей украсть продукцию;
• можно будет разработать и внедрить программу по повышению лояльности потребителей;
• за счет показателей получится оценить эффективность каждого менеджера.

Процессы автоматизации

В работе интернет-магазина есть несколько процессов, которые можно упростить и оптимизировать. 

Парсинг

Парсинг – это сбор информации с других сайтов. Например, поиск данных о целевой аудитории через форумы и соцсети. Без автоматизации работник будет изучать все сайты вручную, но можно установить парсеры и значительно ускорить процесс. Программа, помимо прочего, будет изучать и оформлять карточки товаров, а также своевременно обновлять прайс.

Документооборот

Каждая операция магазина сопровождается документами. Работники должны оформлять накладные, квитанции, договора купли-продажи. Можно использовать специальные программы, которые сэкономят время работников и снизят вероятность ошибок из-за человеческого фактора. 

Однако если нужно оформить документ, который по содержанию отличается от типовых документов, придется создавать его вручную.

Товарооборот

Необходимо, чтобы специальная программа фиксировала все заявки с разных источников. Например, интернет-магазин позволяет сделать заказ непосредственно на сайте, на Яндекс.Маркете, Озоне или Wildberries, а также по электронной почте. С помощью программы создается единая информационная база, в которой отражается движение товаров, остаток на складе, отгрузки и имена ответственных лиц. 

Контроль финансов

Кроме движения товаров, важно контролировать и движение денег. Если владельцы небольших магазинов могут подсчитывать выручку вручную, то для крупного бизнеса необходимы специальные приложения. Они будут фиксировать поступления от покупателей, выплаты работникам, поставщикам. А также напомнят о дате, когда клиент должен внести платеж. 

Взаимодействие с клиентами

Автоматизация позволит выстроить с покупателями долгосрочные отношения, которые приведут к повторным заказам. Например, можно настроить систему сбора контактов, чтобы посетители сайта оставляли адреса электронной почты и подписывались на рассылку. У многих программ для автоматизации есть функция рассылки СМС-сообщений, автоматический звонок бота или сбор отзывов. 

Ценообразование

Для лояльности клиентов важно, чтобы цены в каталоге всегда были актуальными. Если ассортимент большой, то вручную менять стоимость каждой позиции сложно. Но можно использовать программы, которые вовремя меняют цену с учетом выставленных параметров, например, наценки или распродажи. 

Программы для автоматизации сайта

Чтобы интернет-площадка работала автоматизировано, необходимо подобрать несколько программ для оптимизации разных процессов.

CMS

CMS – компьютерную программу, с помощью которой можно будет организовать совместный процесс хранения и редактирования данных на сайте. У программы есть ряд полезных для торговли через интернет функций:

• имеет инструменты, чтобы создавать контент и предоставлять доступ нескольким работникам для редактирования;
• в CMS можно хранить, контролировать разные версии контента, управлять потоком документов;
• публикация содержимого по заданному расписанию;
• создание навигации, чтобы найти нужную информацию на сайте быстро.

При этом в системе данных могут находиться не только карточки товаров, но и номера телефонов, фотографии, видеоролики, документы. Следовательно, CMS-система будет полезна не только интернет-магазинам, но и маркетплейсам, площадкам с рекламой услуг. 

Есть несколько популярных программ, которые выбирают владельцы сайтов:

• WooCommerce имеет все инструменты, чтобы быстро запустить интернет-магазин с каталогом. Там можно будет искать товары в поиске, настраивать фильтры, оплачивать покупки с помощью разных платежных систем. У программы есть ряд платных и бесплатных инструментов, если имеющегося функционала недостаточно;
• OpenCart подходит для пользователь-новичков, ведь в программе есть ряд базовых функций. Помимо создания и запуска сайта, у пользователя будет возможность собирать статистику. Дополнительные возможности можно приобрести за деньги. Например, есть виджеты, относящиеся к оплате, заказу доставки или редактированию цен;
• Magneto подходит для создания средних и крупных интернет-магазинов. Программа имеет базовую и расширенную версию. Есть конструктор страниц, SEO-оптимизация для продвижения.

CRM

Кроме CMS, следует установить CRM-систему. Если CMS нужна для корректной работы сайта, то CRM обеспечивает логичное и эффективное взаимодействие с покупателями. Для каждого покупателя в системе создается карточка, в которую заносятся данные об этом клиенте. Когда он заполняет свой профиль для оформления заказа, то указывает там имя, пол, дату рождения, регион. Информация автоматически попадает в CRM. 

Также каждой карточке присваивается статус – положение клиента в воронке продаж. Исходя из этапа воронки, строится взаимодействие с покупателем. Система напомнит менеджеру, что нужно перезвонить клиенту, отправить прайс-лист или заключить договор. Благодаря своевременным напоминаниям ни один клиент не потеряется из воронки. 

Так как в карточке клиента есть не только данные о нем, но и история покупок, обилие информации позволяет выстроить с ним более индивидуализированное общение. Например, поздравить с Днем рождения, рассказать о скидках на интересующие его товары или о поступлении новинок. 

Учет товаров

Есть несколько программ для учета товаров. Например, «ЕКАМ», «Мой склад», «Большая птица». Функционал и возможности примерно одинаковы у каждого подобного софта. Программа отслеживает данные о товарах на складе: общее количество единиц каждого SKU, число товаров, готовых к отправке, объем ближайших поставок и их даты. 

Можно синхронизировать работу товарных программ с онлайн-кассами. Тогда в системе будет меняться количество остатков сразу после пробития чека. 

Такая подробная информация позволяет поддерживать на складе оптимальный запас в соответствии со спросом. Когда количество остатков приблизится к критическому минимуму, программа автоматически формирует заявку на заказ.

Кол-трекинг

Если онлайн-продажи предполагают входящие звонки от клиентов, то необходимо интегрировать в CRM-систему кол-трекинг. Главная задача этого приложения заключается в отслеживании источника, с которого звонит покупатель. Например, клиент увидел рекламу и набрал номер телефона. Благодаря кол-трекингу получится узнать, какое объявление приносит больше всего входящих лидов. 

Все входящие звонки анализируются, распределяются по рекламным источникам, регионам и даже устройствам, с которых был сделан звонок. Все это дает возможность лучше узнать свою целевую аудиторию и предложить им подходящую продукцию. 

Сквозная аналитика

Без анализа показателей не получится развивать онлайн-площадку. Функционал аналитики тоже предназначен для изучения рекламных каналов. Однако возможности программы гораздо шире, чем у кол-трекинга. Значит, благодаря сквозной аналитике можно получить больше полезной информации. Вот что можно узнать:

• стоимость привлечения клиента;
• окупаемость инвестиций в рекламу;
• слабые места рекламных кампаний. 

Электронная рассылка

Отправлять электронные письма и сообщения по СМС, в мессенджерах гораздо удобнее с помощью программ. Сообщения помогут вернуть клиентов, ушедших без покупки, и стимулировать постоянных покупателей на повторную продажу. 

Программы позволяют сегментировать потребителей на группы в зависимости от заинтересовавших товаров, мотивов покупки. Каждому сегменту можно будет отправить отдельное письмо. 

Этапы автоматизации 

Внедрять приложения необходимо постепенно. Сначала необходимо поставить цель, то есть найти узкое место в процессе онлайн-продаж и подобрать программу для улучшения бизнес-процесса. Важно вместе с целью определить показатели, по которым можно будет оценить эффективность автоматизации.

Затем выделяются ресурсы. Нужно приобрести программное обеспечение, поставить сроки внедрения софта и сформировать группу сотрудников, которые будут тестировать работу программы. 

Следующий этап – непосредственно внедрение программы. Подбирается разработчик или тариф, оформляются правила пользования софтом. Фокусная группа из сотрудников начинает работу с программой, предварительно пройдя обучение. На протяжении тестового периода они фиксируют свои впечатления и делают выводы, насколько софт удобен в работе. В конце периода измеряются выбранные показатели. Если они улучшились, значит, программа работает правильно. Можно обучать остальных работников и внедрять работу с программой на постоянную основу.