Как автоматизировать магазин

Без качественной автоматизации магазин будет неконкурентоспособен. Темпы его работы снизятся в несколько раз, по сравнению с другими торговыми точками, бумажная работа возрастет. Да и клиентам будет неудобно взаимодействовать с продавцом. 

Цели автоматизации

Автоматизация показана всем, вне зависимости от товаров, которые они продают – и крупным сетевым гипермаркетам, и небольшим магазинам в формате «у дома». Вот чего можно достичь, если внедрить в работу некоторые ПО:

• учет товаров будет проходить быстрее, да и результаты после инвентаризации будут прозрачнее;
• снизится воровство и мошенничество со стороны работников;
• процессы станут легче и понятнее как для сотрудников, так и для собственника;
• уменьшается число ошибок во время продаж, которые вызваны человеческим фактором. Например, если продавец считает сумму за несколько товаров вручную, он может ошибиться, нажать на неправильную кнопку на калькуляторе. В автоматизированных продажах такие риски сводятся на «нет»;
• клиенты будут довольны качеством обслуживания и вернутся в магазин за новой покупкой.

Эффект от оптимизации любой магазин заметит уже в первую неделю. Но особенно явно будет выражена польза в тех магазинах, которые находятся в проходных местах. Там много клиентов, часто образуются очереди, поступают запросы на товары, которые могут закончиться на полках. Без автоматизации именно такие торговые точки сталкиваются с наибольшим количеством ошибок в процессе продажи. 

Также автоматизация полезна частным мастерам, которые в своем магазине выступают и как собственники, и как продавцы-кассиры, и как товароведы. Автоматизация упростит процессы, ведь часто предприниматель не имеет достаточных знаний по каждому из направлений работы.

Автоматизация может значительно отличаться по глубине, то есть по числу и типу нововведений. Глубина зависит от величины ассортимента, разнообразия рабочих процессов и проходимости в торговой точке. Например, небольшой магазин с бакалеей в спальном районе может обойтись онлайн-кассой. С ее помощью можно будет просматривать выручку за день или за смену, подсчитывать средний чек и оценивать таким образом эффективность каждого продавца. 

Оборудование для автоматизации

Чем больше магазин, тем больше оборудования ему может потребоваться. Вот какое оборудование обычно выбирают владельцы торговых точек:

• терминал для эквайринга. Это устройство, которое позволяет клиентам расплачиваться по безналичному расчету. Уже сейчас большая часть потребителей предпочитает использовать пластиковые карты или специальные приложения на смартфонах. По прогнозам экспертов, в дальнейшем доля безналичных покупок будет только увеличиваться;
• электронные весы для тех магазинов, где итоговая стоимость продукта зависит от веса. Это оборудование сразу показывает стоимость товара, что не позволяет мошенничать ни клиентам, ни продавцам;
• сканер штрих-кодов для продажи штучных изделий. Рекомендуется применять тем магазинам, которые торгуют сравнительно небольшим ассортиментом продукции;
• считыватель магнитных карт. Он пригодится, если в магазине есть дисконтная программа для постоянных клиентов.

К перечисленном оборудованию обязательно необходим ноутбук или компьютер. 

ПО для автоматизации

Оборудование не будет работать так, как надо, если на компьютер или ноутбук не будет установлено соответствующее программное обеспечение. С его помощью можно добиться автоматизации и кассового обслуживания, и учета движения товара, и системы безопасности. 

ПО для складского учета

В первую очередь, необходимо автоматизировать склад и движение товара. Если проигнорировать эту часть работы магазина, то владелец столкнется с недостачами или переизбытком товара после инвентаризации. Следовательно, владельцу будет сложнее списывать товар, оформлять заявки на новые поставки. 

Программа для автоматизации складского учета будет выполнять такие функции:

• импорт данных из электронных таблиц;
• определение среднего чека, маржинальности и прибыльности товаров; 
• отправка товароведу уведомлений о том, что пора заказать новую партию, пора оплатить задолженность поставщику.

Кассовое программное обеспечение

Установить кассовое ПО проще всего. Большинство программ адаптированы для синхронизации со всеми распространенными моделями онлайн-касс. Благодаря ПО продавцам-кассирам будет легче регистрировать каждую сделку, а также оформлять возвраты. Вот что еще должно уметь ПО:

• предоставлять возможность удаленно обслуживать кассовые процессы, например, чтобы клиенты могли купить товар через Интернет;
• быть простым и понятным в использовании;
• регистрировать приходные и расходные операции.

Программное обеспечение для учета клиентов

Даже небольшому магазину полезно собирать текущих клиентов в базу. Имея базу клиентов и историю их взаимодействия с магазином, ему будет проще предсказать частоту и объем следующих покупок, а значит, вовремя сформировать заказ на товар. К тому же даже небольшую базу клиентов можно прогревать через рассылку, индивидуальные предложения. Для ведения базы устанавливается программное обеспечение. Важно, чтобы оно соответствовало некоторым требованиям:

• имело встроенные инструменты для анализа поведения отдельного клиента или всех вместе;
• имело функционал для добавления в базу индивидуальных скидок.

Программное обеспечение для аналитики продаж

Чтобы повышать выручку и прибыль, необходимо регулярно анализировать продажи. Установив специальные программы, владелец магазина получит:

• отчеты по месячной выручке, по прибыли, по среднему чеку и числу чеков;
• отчеты по эффективности каждого отдельного продавца;
• отчеты по финансам;
• отчеты по спросу на разные позиции из ассортимента.

CRM-система

Владелец магазина может выбрать какое-то одно ПО для решения одной необходимой задачи. Но наиболее эффективный подход заключается в установке более универсальной программы, подходящей и для ведения базы клиентов, и для аналитики продаж, и для прочих задач. Такой программой станет CRM-система, созданная специально для повышения качества обслуживания клиентов. 

Большинство CRM являются платными, что вынуждает предпринимателей более тщательно подходить к ее выбору. Вот на какие критерии можно ориентироваться:

• система подходит именно для розничных магазинов;
• программа подходит для работы с имеющимся оборудованием;
• есть возможность добавить новый функционал, после того как в магазине вырастет выручка за счет автоматизации;
• есть техподдержка, если вдруг у пользователей возникнут сложности.

Как внедрить новые технологии

Если предприниматель решил внедрять какие-то новые технологии, он может делать это по алгоритму из пяти шагов. Все шаги нацелены на перевод магазина в режим самообслуживания, когда сотрудничество продавца с покупателем становится более эффективным. Клиент сам подбирает себе товар, а уже после принятия решения о покупке подходит к кассиру. Важно понимать, что это не исключает работы продавцов-консультантов, которые будут повышать продажи за счет помощи в подборе продуктов.

Вот что нужно делать владельцу магазина для оптимизации работы:

1. Определить причины перехода на самообслуживание и цели, которые нужно достичь с помощью автоматизации. Как правило, необходимость во внедрении ПО осознается, когда в работе магазина обнаруживается «узкое место». Но также старт для автоматизации дается при наличии внешних угроз – усиление конкуренции.
2. Разработка способов реализации. На этом этапе предприниматель определяет, что ему нужно – одна программа для решения конкретной задачи или комплексная CRM-система. Также на втором этапе делается выбор между разработчиками ПО и производителями оборудования.
3. Закупка необходимой техники. Многие ПО предлагают бесплатный тестовый период, после окончания которого предприниматель платит полную стоимость программы. Например, абонентская плата за CRM-систему зависит от количества «подключенных» продавцов и объема данных, которые будут храниться в облаке.
4. Установка оборудования. Этот этап иногда сопровождается доработкой системы безопасности в магазине, например, установкой видеонаблюдения, ворот с датчиком для подсчета посетителей.
5. Обучение персонала. Последний этап традиционно является наиболее сложным, ведь от качества проведенного обучения зависит вся эффективность внедренных ПО и оборудования. Обучать персонал следует в несколько этапов. Сначала можно провести тренинг и показать видеоурок по использованию оборудования. Затем дать работникам для изучения методичку. Первое время после автоматизации администратор или владелец магазина должен контролировать правильность работы продавцов. Чтобы стимулировать их пользоваться нововведениями, можно временно привязать денежную мотивацию к новым системам. Тогда чем правильнее и аккуратнее продавцы будут пользоваться ПО и техникой, тем больше будет размер премии. 

В целом процесс автоматизации требует значительных финансовых и временных затрат, особенно если автоматизация полная, а не частичная. Однако такие вложения в перспективе увеличивают продажи, минимум, на треть. Ведь у работников освобождается время на общение с клиентами, на консультации и помощь в выборе товара. Сами клиенты получают больше возможностей для оплаты, так что в целом повышается их уровень удовлетворенности обслуживанием.