Кадровое планирование в компании

На работу предприятия влияют разные факторы, из-за которых приходится корректировать стратегию. Если меняется ситуация на рынке, экономическое положение региона, колеблется спрос, может возникнуть необходимость в дополнительных сотрудниках или, напротив, в сокращении штата. Важно избежать неожиданностей, связанных с персоналом. Для этого нужно осуществлять кадровое планирование.

Что такое кадровое планирование

Кадровое планирование является важным элементом системы управления. Эта деятельность предполагает следующее:

• прогнозирование потребности фирмы в работниках;
• систематизацию рабочих мест;
• анализ рынка труда;
• разработку программ по подбору и трудоустройству персонала;
• разработку и проведение мероприятий по развитию рабочего состава.

Кадровое планирование является деятельностью, которая осуществляется непрерывно. То есть сотрудники отдела кадров постоянно корректируют плановое количество должностей в соответствии с меняющимися условиями работы.

К тому же само планирование является сложной, многокомпонентной задачей. Учитываются новые изобретения, способные автоматизировать человеческий труд, и численность населения, спрос на товары и услуги, влияние государства на бизнес, конкуренция.

Поэтому в первую очередь, приступив к кадровому планированию, необходимо обозначить цель компании. Важно понять, какие задачи есть у бизнеса в плане ассортимента, методов производства, рынков сбыта. Например, сейчас в ассортименте представлено 5 позиций, которые производятся ручным способом и продаются только через соцсети. Но через полгода есть планы расширить ассортимент до 10 позиций, купить оборудование для повышения производительности и выйти на рынок оптовых покупателей. Значит, планировать кадры следует с учетом этих планов: в будущем потребуется меньше сотрудников, но они должны быть более квалифицированными, чтобы работать с оборудованием. В то же время придется задействовать больше менеджеров по продажам, дополнительно нанять маркетолога и специалиста по рекламе.

Правильно выполненное кадровое планирование отвечает на такие вопросы:

• сколько потребуется работников, какая квалификация у них должна быть;
• когда потребуется изменить численность штата;
• каким способом лучше привлекать новых работников, как оптимизировать использование персонала;
• как повысить эффективность персонала, чтобы сотрудники максимально раскрывали свой потенциал;
• как обеспечить условия для развития персонала;
• каких затрат потребуют мероприятия.

Планирование считается успешным, если соответствует требованиям:

• оно «эластичное», то есть позволяет приспособиться к переменам;
• в нём нет информационных пробелов, из-за которых возникают неопределенные ситуации;
• планирование принимает во внимание факторы, которые будут влиять на показатели производства;
• слабые места организации учтены.

Цели и задачи планирования

Главная задача кадрового планирования заключается в обеспечении компании квалифицированными сотрудниками. Эту задачу можно разделить на три промежуточных:

• подбор и удержание сотрудников. Недостаточно найти квалифицированного специалиста, нужно удержать его в компании;
• использование потенциала работников. У сотрудников нужно выявлять потенциал, смотреть на их предрасположенность, предпочтения и давать им ту работу, от выполнения которой они смогут получить удовольствие и реализовать свои способности;
• решение возникающих проблем. Со временем может появиться недостаток или избыток рабочей силы.

Кроме того, в процессе реализации кадровых мероприятий удается решить и другие задачи. Например, оптимизировать работу. Оптимизация включает:

• переквалификацию некоторых работников, переобучение на новые должности;
• перевод персонала на другие рабочие места или в другие отделы с сохранением функционала;
• расширение должностных обязанностей. Задачи одной штатной единицы можно распределить между несколькими работниками с небольшой доплатой каждому;
• оптимизацию бизнес-процессов таким образом, чтобы на выполнение одной задачи требовалось меньше сотрудников;
• изменение условий подбора персонала, чтобы в компанию сразу приходили специалисты с достаточной квалификацией.

Благодаря планированию удается сократить расходы на рабочую силу. Для оптимизации бюджета важно составлять план на долгосрочную перспективу. Он позволит ориентироваться на рынке труда. Компания будет оставаться конкурентоспособным работодателем и эффективно распоряжаться бюджетом на зарплаты.

Преимущества кадрового планирования

Когда в организации на регулярной основе осуществляется кадровое планирование, она получает некоторые преимущества по сравнению с другими игроками рынка. Например:

• компания лучше подготовлена к изменениям, которые происходят на рынке и в регионе;
• ей проще определить потребности в кадровых ресурсах, которые могут возникнуть. Если фирма понимает будущие потребности, она сможет найти варианты их удовлетворения самым экономичным способом;
• компания сможет избежать и дефицита работников, и избытка, ведь избыток ведет к повышению расходов на фонд оплаты труда;
• предприятие может создать систему обучения и использовать ее на протяжении нескольких лет, чтобы обеспечить преемственность руководства;
• менеджмент компании будет критически и объективно оценивать сотрудников. Руководители подразделений смогут анализировать потенциал каждого работника, сильные и слабые стороны персонала;
• координация и интеграция работников при выполнении задач улучшится. В компании не будет ситуаций, когда усилия работников дублируются.

Виды кадрового планирования

Планирование будет отличаться по срокам. Если прогноз делается на три года и больше, он считается долгосрочным. Если рассматриваются только ближайшие 1–3 года, то планирование является краткосрочным.

Долгосрочное планирование

В основе долгосрочного планирования лежит прогнозирование работы компании на 3–5 лет. Чтобы понять, какие сотрудники и в каком количестве потребуются, необходимо оценить:

• цели компании на этот период. Возможно, предприятие собирается обновить оборудование в пользу более автоматизированного и производительного. Или в будущем произойдет реорганизация, изменится ассортимент или объем выпускаемых товаров;
• как используются человеческие ресурсы сейчас. Например, какая текучесть кадров есть в компании, насколько много сверхурочной работы выполняется. Также стоит оценить размер оплаты труда сотрудников и сравнить его со средним уровнем зарплат в регионе;
• какая обстановка вовне – на рынке, в регионе. Например, в регионе могут быть сложности с подбором работников. В городе намечается тенденция на повышение среднего возраста, так как трудоспособного населения становится меньше. В то же время городские власти прилагают усилия, чтобы привлечь в регион молодых специалистов;
• какие потенциальные предложения на рынке труда есть. Например, может намечаться локальная иммиграция, то есть появляется больше людей, которых можно привлечь. Кроме того, если в регионе много людей, которые трудятся неполный рабочий день, их также можно привлекать к работе.

Когда рассмотрены все факторы, влияющие на кадровый потенциал, можно составить план кадровых ресурсов. Он должен отражать, сколько работников по количеству, уровню квалификации, выполняемым функциям потребуется на разных стадиях долгосрочного периода. Вот что еще должно быть отражено в плане:

• список должностей, которые в будущем могут появиться, упраздниться или измениться;
• возможности для перестановки или переподготовки имеющихся кадров, чтобы сократить количество новых людей, которых потребуется нанять и адаптировать;
• изменения, которые необходимо сделать на уровне руководителей среднего и высшего звена;
• потребности в профессиональном обучении тех сотрудников, которые остаются на своих должностях;
• программы по найму, сокращению персонала;
• перечень мер, которые можно применить в случае возникновения проблем с нехваткой или избытком рабочей силы.

Краткосрочное планирование

Планирование на короткий срок осуществляется на основании аналогичного плана рабочей силы, но составленного на короткий срок, то есть на год или меньше. На практике краткосрочный план оказывается более распространенным среди предпринимателей и работников отдела кадров, потому что многие изменения в долгосрочной перспективе невозможно предсказать.

Краткосрочный или оперативный план работы с персоналом должен быть детализирован по времени (например, он составляется на год, но разбивается на месяцы или кварталы), по объекту (если в компании несколько филиалов), по структурным единицам. По всем направлениям детализации должны быть прописаны конкретные мероприятия, а также приложены расчет по расходам.

Чтобы выполнить краткосрочное планирование, необходимо провести анкетирование. Вот какие данные нужно получить:

• сколько сотрудников работает на постоянной основе. Нужно иметь список их имен и фамилий, мест жительства, возраста, времени трудоустройства и стажа работы в компании;
• какая структура персонала наблюдается сейчас. Всех работников можно разделить по полу или возрастной категории, по уровню квалификации, образованию, стажу в компании;
• насколько велика текучесть кадров;
• сколько дней проводят сотрудники на больничных, сколько компания из-за этого теряет;
• какова продолжительность рабочего дня. Можно сегментировать работников по длительности их рабочего времени, ведь некоторые трудятся полный день, некоторые оформлены на частичную занятость, кто-то выходит на работу только в ночные смены или в дни сезонного повышения спроса;
• какова зарплата работников. Важно структурировать расходы на фонд оплаты труда. Нужно понять, сколько выплачивается в виде оклада, надбавок и т. д.;
• какие услуги социального характера предоставляются государством. Ведь за них компания также делает взносы.

Вся информация о персонале должна соответствовать требованиям. Во-первых, она должна быть простой, то есть содержать только те данные, которые необходимы для конкретного случая. Во-вторых, для легкости восприятия ее нужно оформить наглядно. Например, в виде таблиц, графиков и т. д.

Информация должна быть однозначной, чтобы любой сотрудник отдела кадров или руководитель компании одинаково ее трактовали. Для этого все количественные и качественные данные указывают в понятных единицах, которые можно сравнить, сопоставить с аналогичными объектами, находящимися внутри и вне организации. Благодаря понятной системе показателей информация о кадрах становится преемственной. То есть когда аналогичный прогноз будет составляться в следующий раз, в нём можно использовать те же показатели и метрики. Два прогноза можно сравнить и оценить, насколько изменилась ситуация в компании.

Как запланировать потребность в персонале

Самое сложное в кадровом планировании – понять, сколько сотрудников потребуется в будущем. Это понимание базируется на информации о том, как меняются рабочие места, какое штатное расписание принято в компании.

Также планирование ведется по разным видам работников. Существует четыре категории сотрудников:

• текущий персонал;
• новички;
• потенциальные сотрудники, то есть кандидаты, с которыми уже проводятся собеседования, а также возможные будущие работники из кадровой базы;
• ушедшие специалисты.

Работодатель должен взаимодействовать с каждой категорией работников по-разному. Например, в отношении текущего персонала важно:

• оценивать его производительность труда;
• распределять работников по должностям;
• обучать и развивать сотрудников;
• оплачивать их труд и дополнительно мотивировать их на повышение производительности, в том числе материально, например, с помощью премий, разовых выплат, подарков;
• обеспечить персонал возможностями для карьерного роста, то есть сформировать понятную систему повышения сотрудников до новых должностей.

При работе с новичками важно определить методы найма и сформировать эффективную процедуру отбора, чтобы в штат попадали самые квалифицированные и мотивированные специалисты. Затем их нужно ввести в должность и помочь им адаптироваться. Позже персонал придется обучать, то есть при работе с новичками необходимо продумать систему обучения.

Чтобы эффективно работать с потенциальными работниками, также необходима система найма. Но так как потенциальные сотрудники еще не являются действующими, при работе с ними важны внешние связи. Благодаря таким связям компании удается наращивать резервную базу кандидатов. Чтобы специалисты были заинтересованы в сотрудничестве с компанией, необходимо определить привлекательный уровень оплаты труда и систему бонусов.

При работе с ушедшими сотрудниками важно учитывать, сколько работников уволились по инициативе компании. Также важно просчитывать долю тех, кто ушел из фирмы в связи с выходом на пенсию.

Методы планирования персонала

При выполнении кадрового планирования используются методы двух видов – количественные и качественные.

Количественное планирование

Под количественным планированием понимается вычисление оптимальной численности работников. Желательно определить общую и дополнительную необходимость. Общая необходимость – это количество сотрудников, которое требуется компании в целом. Здесь не играет фактическая заполненность штата. Дополнительная необходимость – это число работников, которое нужно нанять.

Количественный метод разделяют на несколько разновидностей:

• Балансовый. Он основан на поиске взаимосвязи между кадровыми ресурсами и потребностями компании в них. Балансовый метод имеет такое название, потому что в процессе его применения составляется таблица, похожая на бухгалтерский баланс. В одной части таблицы перечисляются источники ресурсов. В случае с кадровым планированием источниками являются сами сотрудники, ведь они обеспечивают компанию знаниями, навыками для выполнения работы. Во второй части таблицы отображаются направления, по которым распределяются ресурсы.
• Нормативный. Чтобы запланировать, сколько работников потребуется компании, необходимо выработать нормы для выполнения каждой операции. Тогда в будущем можно составлять план в соответствии с операциями, которые предстоит выполнить, и количеством задействованного персонала.
• Статистический. В этом случае количество работников определяется исходя из статистических показателей или факторов.

Для количественного планирования используются такие данные:

• учет времени, которое требуется для выполнения производственных операций;
• трудоемкость процессов;
• нормативы численности персонала и нормы обслуживания;
• расширенная или экспертная оценка, выполненная специалистами фирмы или приглашенными экспертами;
• статистические оценки производственных показателей, влияющих на кадры. Например, объемы производства, нормы времени выполнения задач.

Качественное планирование

Качественное планирование необходимо для того, чтобы понимать, какие именно работники нужны предприятию. Благодаря качественному планированию можно определить нужду в персонале по категориям. Например, компания нуждается в определенном количестве высоко- или низкоквалифицированных работников. Чтобы провести качественное планирование, необходимо ориентироваться на организационную структуру.

Качественное планирование – это также целый комплекс методов. Чаще всего используются:

• экспертные оценки. В компанию привлекается эксперт, которые оценивает систему планирования. Он выявляет факторы, влияющие на количество персонала. Работникам отдела кадров остается сформировать цели планирования. Приглашенными экспертами могут быть или руководители других компаний, или специалисты в области планирования;
• групповые оценки. В планировании участвует множество сотрудников, например, представители каждого филиала или структурного подразделения. Их делят на группы, чтобы они (например, работники одного отдела) провели мозговой штурм. Каждый отдел определяет, сколько работников ему нужно, ведь сотрудники отдела зачастую лучше кадровиков знают специфику и трудность своей работы;
• метод Дельфи. Это комбинированный подход, который представляет симбиоз группового и экспертного метода. Сперва к планированию привлекаются сторонние эксперты, которые дают оценку той системе планирования, которая используется в фирме. Потом экспертные оценки анализируются в группах.

Чтобы выполнить качественное планирование, необходимо провести анализ производственно-технической документации, штатного расписания, должностных инструкций.

Этапы выполнения кадрового планирования

Кадровое планирование включает четыре этапа. На начальной ступени формируется стратегическая цель компании. Этим занимается руководитель фирмы. Его задача заключается не только в постановке целей, но и в их декомпозиции. Ко второму этапу можно переходить, когда будет готова стратегия достижения цели.

На втором этапе подключается HR-специалист. Он формирует HR-задачи, то есть определяет, какие сотрудники нужны компании, чтобы она достигла целей. Сейчас можно использовать качественные или количественные методы. Чтобы прогнозировать рабочую силу, необходимо:

1. Сформулировать проблемы.
2. Найти источники и ресурсы для решения проблем. Нужно проанализировать уже имеющиеся человеческие ресурсы, исследовать кадровый потенциал фирм-конкурентов (возможно, удастся кого-то переманить), а также оценить внутренние ресурсы, которые еще не используются. Например, можно кого-то переучить на должность, которая сейчас свободна.

Третий этап посвящен оценке кадровых ресурсов. Работник отдела кадров сопоставляет перечень имеющихся сотрудников с тем количеством, которое необходимо для достижения целей. Нужно определить число людей, которые заняты выполнением определенной обязанности. Важно, чтобы одна задача была закреплена за одним сотрудником. Если функционал будет дублироваться, то штат неоправданно раздуется.

Последний этап – это разработка планов и мероприятий по сокращению разрыва между необходимым и фактическим количеством работников.

Что такое управление планированием кадров

В разных компаниях различается потребность в рабочей силе. Например, крупные предприятия на стадии зрелости чаще всего более устойчивы на рынке. Это значит, что им проще выполнять долгосрочное планирование. В крупных фирмах уже есть эффективная организационная структура, которая не меняется годами. Поэтому и необходимость в дополнительных штатных единицах возникает редко.

В то же время есть компании, в которых постоянно происходят перемены. Например, бизнес находится на стадии зарождения или развития. Поэтому в нём периодически возникают новые подразделения. А владелец опытным путем формирует подходящую организационную структуру. Пока идет развитие,меняется численность штата, перераспределяются обязанности. Из-за этого долгосрочное планирование усложняется.

Однако даже в развивающихся компаниях необходимо анализировать динамику рабочей силы. Работники отдела кадров должны найти связь между численностью штата и спросом, выручкой. Увольнения, переводы работников из отдела в отдел, перестановки, открытие филиалов – всё это должно быть учтено. В этом заключается задача кадровой службы: отслеживать динамику рабочей силы и прогнозировать изменения в компании.

Проблемы кадрового планирования

Есть несколько факторов, из-за которых кадровое планирование в итоге не приносит ожидаемой выгоды:

• кадровое и стратегическое планирование не согласованы между собой. В итоге работа с персоналом не приближает компанию к цели;
• руководство фирмы не оказывает поддержку отделу кадров;
• будущее компании слишком неопределенное для того, чтобы можно было его планировать.

Сокращение персонала

В результате анализа имеющегося кадрового потенциала может обнаружиться, что в компании наблюдается избыток работников. Тогда предприятию следует сократить штат, чтобы не допустить убытков. Сокращение штата сложно провести, потому что важно не только учесть интересы компании, но и уволить сотрудников с учетом требований законодательства.

Эта проблема решается на разных уровнях:

• руководитель компании разрабатывает стратегию на основе целей компании и связанной с ней потребности в работниках;
• отдел кадров с помощью руководителей подразделений собирает данные о персонале. Важно на этом этапе привлекать руководителей отделов. Ведь именно они могут сказать, какие способности есть у каждого подчиненного. Тогда будет понятно, как можно использовать их потенциал с максимальной отдачей;
• руководители отделов прогнозируют нужду в персонале, которая может возникнуть в будущем. При этом учитываются разные сценарии развития предприятия. Ведь когда директор компании выполняет стратегическое планирование, он продумывает несколько прогнозов – оптимальный, идеальный и негативный;
• отдел кадров вместе с руководством фирмы анализирует тенденции, которые влияют на компанию;
• HR-специалист анализирует рынок труда и следит за соблюдением норм закона;
• руководители подразделений разрабатывают и применяют механизмы работы с коллективом, чтобы каждый член команды максимально реализовал потенциал.

Заключение

Организациям, в которых есть кадровое планирование, удается сэкономить значительные ресурсы. Ведь руководство компании грамотно подходит к обеспечению фирмы персоналам. Компания получает выгоду из двух источников. Во-первых, снижаются расходы на фонд оплаты труда. Упраздняются ненужные должности, оптимизируется наем сотрудников и адаптация новичков. Благодаря этому сокращается адаптационный период, когда новый персонал требует больше расходов, чем приносит прибыли.

Во-вторых, кадровое планирование позволяет более эффективно использовать потенциал каждого сотрудника. Обязанности работников подбираются в соответствии с их талантами, предпочтениями, амбициями. В результате специалист получает удовольствие от работы. Повышение удовлетворенности является одним из методов нематериальной мотивации. Производительность труда работника растет, а компания при этом не несет расходы.