Грамотное построение отдела продаж – половина успеха бизнес-проекта

Для организации жизнеспособного бизнеса необходимы вложения. Не только финансовые, временные и физические, но и интеллектуальные. Знания помогут правильно настроить бизнес-проект, получить наиболее продуктивную отдачу. Один из главных этапов на пути к достойному результату – грамотное построение отдела продаж.

Что такое отдел продаж

Отделом продаж называют команду сотрудников, которая занимается процессом продаж. Данному структурному подразделению принадлежит приоритетная роль в организации. Его первоочередной задачей является:

• удовлетворение потребностей клиентов;
• повышение конкурентоспособности компании;
• формирование лояльности потребителей;
• получение прибыли.

Планирование – первый этап построения отдела продаж 

Хороший план – часть успеха, поэтому к его составлению следует подойти взвешенно и ответственно. Первым делом надо провести предварительный анализ:

• потребностей рынка и тенденции его развития;
• каналов сбыта;
• конкурирующих организаций;
• возможностей собственной компании;
• способов выживания в условиях экономического кризиса.

Беспроигрышным вариантом является проведение SWOT-анализа. Инструмент дает ясное представление о текущей ситуации, помогает максимально использовать возможности и минимизировать риски. Это достигается путем определения сильных и слабых сторон предприятия, благоприятных факторов и отрицательных воздействий извне.

С полученными данными можно приступать непосредственно к планированию по принципу SMART. Это позволит выработать четкую, достижимую цель, сделает ее маяком в дальнейшей деятельности компании.

Благодаря методу декомпозиции крупная цель разбивается на более мелкие. Например, годовой план уместно разделить на месячные, месячные – на недельные, недельные – на ежедневные. 

Обязательным условием запуска стартапа является разработка планов по среднему чеку, по числу позиций в чеке, по ожидаемой выручке.

Контроль – второй этап построения отдела продаж

Даже в самом ответственном и дисциплинированном коллективе контроль необходим. Он позволяет своевременно выявить и устранить проблемы и недочеты, возникающие в процессе деятельности.

 Контроль невозможен без правильно настроенной системы отчетности. Отчеты помогают увидеть достоверную картину работы каждого менеджера и всего отдела в целом, вовремя принять меры в случае необходимости.

Ключевые отчеты для отдела продаж

• Отчет по воронке продаж учитывает число клиентов, проходящих через определенный этап. Учет начинается с момента первого контакта и заканчивается стадией закрытия сделки.
• Обязательными составляющими ежедневной отчетности являются следующие: ежемесячные, еженедельные, за прошедший и текущий дни, факт оплат за сегодня.
• Отчет по активности сотрудников призван показать состояние дел каждого работника: количество звонков, перезвонов, встреч.
• Продвижение сделок легко проследить по Pipeline. Инструмент указывает на список сделок и на этапы, на которых они находятся. 
• Онлайн-дашборд – способ визуализации информации по работе каждого сотрудника. 

Неоценимую помощь оказывает автоматизация бизнес-процессов. CRM участвует не только в формировании отчетов, но и в управлении бизнесом. 

Функции CRM-системы

• Работа с базой клиентов: сбор контактных данных, упрощение процессов взаимодействия, история общения, виды связи, совершенные покупки.
• Управление продажами заключается в автоматизации и контроле как реальных, так и потенциальных сделок.
• Аналитические программы оценивают показатели бизнес-деятельности, конверсии, сделки, результативность рекламных мероприятий.
• Автоматизация позволяет ускорить бизнес-процессы, избавить менеджеров от части рутинной работы, держать под контролем клиентов.

Удачный выбор – интеграция CRM с IP-телефонией. Это способ прослушивания звонков, позволяющий сделать контроль еще эффективнее. Подобный результат можно получить при объединении CRM с корпоративным WhatsApp. Общение с клиентами прозрачно, имеется возможность сохранения переписки.

Контроль за времяпровождением менеджеров в течение рабочего дня позволяет осуществлять приложение aTimeLogger. Руководитель может провести хронометраж как в реальный момент, так и за любой прошедший период.

Инструмент Sipuni берет на себя ответственность по звонкам: слушает и сохраняет записи телефонных диалогов, составляет по ним отчеты.

Существенный помощник в деле контроля – инструмент Trello. По функционалу подобен канбан-доске: наглядно показывает успехи и неудачи каждого менеджера.

Можно воспользоваться такой услугой, как перевод телефонного разговора в текстовый формат. Надо всего лишь установить приложение Speech analytics. Инструмент умеет анализировать качество звонков и выставлять им оценку.

Мотивация менеджеров – третий этап построения отдела продаж

Мотивация – ключ к повышению эффективности бизнес-проекта. Грамотно подобранные методы поощрения поднимают заинтересованность сотрудников, побуждают их к более продуктивной работе.

Компания-новичок должна сделать минимальный, или твердый оклад не больше 30 % от полного дохода. Мягкий оклад зависит от процента выполнения плана. Размер выплат по KPI – 10 %, остальное менеджер заработает в виде бонусов.

Параметры для определения ключевых показателей обусловлены видом деятельности сотрудников, оговариваются заранее. Бонусы при выполнении плана до 80 % не выплачиваются; от 80 до 100 % положен дополнительный оклад; 100 % и выше поощряется двумя окладами.

Имеет вес и нематериальная мотивация. Здесь зачастую главная роль принадлежит эмоциональной составляющей. Этому способствуют наглядные методы отчетности, такие, как система Светофор на доске дашборд. В этом случае успехи и промахи работников отображены в цветовом исполнении: зеленый – передовики, желтый – на пути к успеху, красный – неудача.

В обыденную жизнь свежую струю вносит проведение конкурсов. Это верный способ повысить конкуренцию среди менеджеров. Призами могут быть денежные суммы, но лучше мотивируют необычные. Например, сертификаты в магазин, ужин в ресторане.

Создание оптимальной структуры подразделения – четвертый этап построения отдела продаж

Не существует единого рецепта, позволяющего построить оптимальную структуру отдела продаж. Все зависит от экономической ниши, в которой работает организация, от финансовых возможностей и личных предпочтений предпринимателя. Вместе с тем, хорошо зарекомендовали себя базовые, стандартные схемы организации отдела продаж.

Правильно организованная структура подразделения поможет избежать многих ошибок, сделает бизнес более эффективным.

Критерии грамотной структуры отдела продаж

• Если в штате компании более двух менеджеров, нужен руководитель отдела продаж. Собственнику отводится роль контролирующего органа.
• В подчинении у РОПа не должно быть более семи менеджеров.
• Соблюдение принципа Сталина: две команды эффективнее одной с одинаковой общей численностью сотрудников.
• Повышение конкуренции между менеджерами и между отделами, если их несколько.
• Разделение работников по функциям:
  • хантеры работают на привлечение новых клиентов;
  • клоузеры закрывают сделки;
  • фермеры занимаются текущей клиентской базой.
• Разделение менеджеров по каналам продаж. Одни работают с розницей, другие в b2b-сфере, третьи занимаются онлайн торговлей.
• Разделение сотрудников по продукту. Это целесообразно при наличии нескольких видов продукции, если они имеют разные каналы продаж и разную целевую аудиторию. 
• Разделение сотрудников по территориальному признаку. Если деятельность компании распространяется на несколько регионов, разделение поможет менеджерам лучше разобраться со спецификой работы на данной территории.
• Разделение менеджеров по целевой аудитории. Клиентов можно поделить по крупности, по отраслям, что позволит выработать особый подход к каждой группе. Применение разных техник продажи поможет увеличить конверсию в сделку. 

Набор менеджеров – пятый этап построения отдела продаж

До начала процесса подбора кадров необходимо создать книгу продаж. В ней должна быть собрана информация о продукции организации:

• свойства и качества;
• отличие от аналогичных товаров конкурентов;
• особенности ценообразования.

Там же следует указать сценарии и этапы продаж, расписать скрипты.

Подбор сотрудников логично начать с составления портрета кандидата. Учитываются следующие параметры:

• предлагаемая должность;
• будущие обязанности;
• требования к соискателю;
• другие условия: размер оклада, виды мотивации, KPI, вероятность командировок.

Эта информация пригодится и для написания объявления о вакансии. Объявление размещается на сайте компании, в социальных сетях, на сайтах поиска работы, в СМИ. Не возбраняется перевербовка квалифицированных сотрудников у конкурентов. Для ускорения поиска нужно самостоятельно знакомиться с размещенными на сайтах резюме соискателей.

Особое внимание следует уделить найму руководителя отдела продаж. РОП является ключевой фигурой, от него во многом зависит успешность работы подразделения. 

После объявления о вакансии время запускать воронку по подбору персонала. Из числа отозвавшихся отбираются наиболее перспективные, проводится их обзвон с приглашением на общее собеседование.

 Для прошедших первое испытание следующим этапом является индивидуальное собеседование, на котором и выносится окончательный вердикт.

Новобранцам необходим адаптационный период. Персонал обязан пройти процесс обучения по книге продаж, получить положительные оценки по результатам тестирования. 

Основные навыки компетентного менеджера: 

• налаживание контактов с потребителями;
• умение формировать уникальное коммерческое предложение;
• выявление потребностей клиента методом СПИН;
• отработка возражений более трех раз;
• проведение презентаций;
• знание техники продаж;
• закрытие сделок.

Отдел продаж – двигатель бизнеса. От его успешной работы зависит получение прибыли. Поэтому следует понимать, что грамотный подход к построению данного подразделения служит гарантом эффективности и долгосрочности компании.