Фотографии рабочего дня сотрудников: как проверить эффективность персонала

У каждой компании есть возможность для повышения эффективности работы – это трудовые ресурсы, анализ их использования и оптимизация труда. Но прежде необходимо определить отправную точку, то есть измерить текущую эффективность работников с помощью фотографирования рабочего дня.

Что такое фотографирование рабочего дня?

Фотографирование рабочего дня (ФРД) – это метод, с помощью которого можно понять, как конкретный работник распределяет время. Фотографирование включает создание фотоснимков в буквальном смысле слова. Оно представляет собой наблюдение, измерение и запись всех действий, которые совершает работник. В результате у наблюдателя появляется список операций, даже самых незначительных, которые выполняет сотрудник. Затем из этого перечня можно удалить те действия, которые менее важны для достижения цели компании, а также сгруппировать близкие по значению.

Метод ФРД позволяет получать интересные результаты в области управления персоналом. Вот на какие вопросы можно найти ответы с помощью ФРД:

• сколько времени тратит работник на выполнение конкретной операции;
• сколько времени тратят разные работники на выполнение одного действия;
• за счет чего можно повысить эффективность, производительность;
• можно ли упростить выполнение операций или передать их другим отделам;
• какие нормы производительности труда нужно установить.

Фотография и хронометраж: различия

В управлении персоналом есть и другой метод контроля работников – хронометраж. По сути, он похож на фотографирование. Однако путать эти методики не следует. Хронометраж используется самим сотрудником, то есть работник сам решает, куда и как записывать полученную информацию.

Фотографирование является более официальным мероприятием. Оно назначается руководителем, а затем проверяется с помощью отчетности. Вся информация, собранная в процессе исследования, вносится в бланк, утвержденный руководством.

Виды фотографирования

Менеджеры и управленцы могут применять разные виды фотографирования рабочего дня, если перед ними стоят разные задачи, а измерять нужно разные объекты.

Индивидуальное фотографирование применяется, когда нужно измерить эффективность работы отдельного специалиста. Наблюдение ведется на протяжении всего рабочего дня, в результате чего получается детализированный перечень действий.

Групповое фотографирование используется, если управленцу важно наблюдать сразу за несколькими сотрудниками, связанными между собой одним бизнес-процессом. Групповое фотографирование необходимо для более рационального распределения обязанностей между специалистами. По фотографиям можно определить, насколько загружен каждый сотрудник, одинакова ли степень загруженности. Наверняка в команде часть рабочего времени используется нерационально, то есть теряется. Благодаря фотографированию можно понять, почему происходит потеря.

Комплексное фотографирование показывает, насколько связаны между собой сотрудники, выполняющие разные бизнес-процессы. По фотографиям получается изучить производственный ритм работников, определить рациональность разделения труда. Для комплексного фотографирования необходима группа наблюдателей, потому что изучается работа всего цеха, отдела или компании. Фотографирование считается правильно выполненным, если наблюдателям удалось охватить все или большую часть производственных процессов.

Фотографирование может проводить и сам сотрудник по собственной инициативе, чтобы повысить свою продуктивность. Но если самофотографирование выполняется по приказу руководителя, то последний должен учитывать возможную необъективность результатов. Чтобы выглядеть лучше в глазах руководителя, работник может не зафиксировать в исследовании операции, которые не являются важными.

Особенности фотографирования

Чтобы получить от фотографирования ожидаемые результаты, необходимо учесть некоторые особенности процедуры. Во-первых, обязательно нужно определить цель наблюдения, прописать должностные обязанности для наблюдателя. Обычно для наблюдения за сотрудниками привлекается кадровик или менеджер по персоналу, за исключением случаев, когда проводится самофотографирование.

Во-вторых, при проведении исследования важно щепетильно подходить к фиксации действий и записывать каждое выполненное, в том числе те, которые длятся несколько минут и не влияют на эффективность работы значительно. Чем дольше будет проводиться исследование, тем точнее получатся результаты. Поэтому на фотографирование нужно выделить несколько дней или недель. Ведь если следить за работником только один день, то данные будут необъективны. Например, наблюдатель заметит, что работник много разговаривает по телефону на личные темы. Однако именно в этот день у него может случиться что-то экстраординарное, что потребует его внимания. А в другие дни он будет работать не отвлекаясь.

В-третьих, необходимо решить, стоит ли информировать работников о проводимом исследовании. Выбор зависит от цели. Например, если нужно проконтролировать эффективность сотрудников, чтобы выявить кандидатов на увольнение, то лучше проводить тайное фотографирование. Если необходимо определить методы оптимизации рабочих процессов, то допускается рассказать работникам о методе и целях исследования.

Зачем использовать ФРД

Метод фотографирования помогает:

• определить структуру рабочего времени. Руководитель отдела может выявить самые трудозатратные операции, виды работ;
• изучить опыт наиболее эффективных сотрудников и внедрить его в рабочий процесс других специалистов. Например, если один менеджер по продажам показывает лучшие результаты по обзвону клиентов, потому что ставит эту задачу на утренние часы, значит, и остальные продавцы должны действовать так же;
• установить нормы. Проанализировав всех сотрудников, можно выявить средние затраты времени на решение задачи. Потом, когда в штате появятся новички, именно на эту норму им можно будет ориентироваться. Также данные позволят проверять уже имеющихся сотрудников – если один тратит на задачу гораздо больше времени, чем его коллеги, значит, необходимо найти причины;
• выявить потери рабочего времени. Компания может производить и продавать больше, если удастся убрать потери рабочего времени. Однако прежде нужно выяснить, почему некоторые процессы отнимают больше времени, чем должны. Причиной могут быть как технические сложности, так и недобросовестность персонала;
• совершенствовать порядок организации труда. Даже если директоров устраивает производительность, всё равно можно оптимизировать процесс работы хотя бы ради снижения издержек;
• оценить отдельного сотрудника. Часто от личной производительности труда зависит зарплата работника.

Кому подойдет ФРД

Проводить фотографирование рабочего дня рекомендуется не всем компаниям. Метод следует использовать только в тех коллективах, где работники выполняют рутинные повторяющиеся действия. Например, можно оценить:

• менеджеров по продажам, ведь они выполняют однотипные действия – обзванивают клиентов, отправляют письма, составляют коммерческие предложения;
• работников отдела кадров;
• операторов call-центров;
• офисных сотрудников;
• работников производства;
• слесарей, швей и других сотрудников, которые выполняют механические действия с четким измеримым результатом.

Но есть профессии, которые невозможно оценить с помощью фотографирования. Например, производительность курьеров зависит от расстояния между точками А и Б, то есть от внешнего фактора, на который сам курьер не может повлиять. Также не получится проанализировать деятельность работников творческих профессий.

Как провести фотографирование

Технология проведения фотографирования состоит из нескольких этапов. Сперва выполняется подготовка к исследованию и постановка целей. В зависимости от них выбирается метод фотографирования и его вид.

Если целью является контроль за работниками (например, проверка, насколько точно они соблюдают правила внутреннего трудового распорядка), то фотографировать нужно рабочий процесс всех подчиненных. Для удобства можно сгруппировать работников либо по функциональным обязанностям, либо по структурному подразделению, в которое они входят. В таком случае нарушения правил распорядка станут заметны сразу: у отдельных сотрудников показатели будут отличаться от средних значений по группе.

Иногда целью является выявление потерь рабочего времени, поиск путей снижения издержек. Тогда нужно сфотографировать действия всех сотрудников, но проводить исследования лучше отдельно для каждого. Важно тщательно фиксировать операции, точки контакта с сотрудниками других отделов.

В рамках подготовительного этапа проводится инструктаж наблюдателей и формируются шаблоны бланков, в которые будут занесены результаты замеров. Подготовка бланков особенно важна, если исследование будут проводить одновременно несколько наблюдателей в разных подразделениях.

Фотографирование рабочего дня

Фотографии делаются одновременно с замерами времени начала, конца операции и длительности выполнения. Результаты заносятся в бланк. Удобнее всего составить бланк в виде таблицы. Тогда в ней будут содержаться такие данные:

• время начала;
• время окончания;
• длительность;
• название или описание выполняемого действия;
• оборудование, которое использует работник;
• примечания наблюдателя.

Столбец с обозначением оборудования необходим для того, чтобы соотнести скорость выполнения задачи с технической оснащенностью сотрудника. Например, у одного сотрудника операция выполняется долго по сравнению с его коллегами. Для выполнения задачи все они используют компьютеры. Возможно, проблема медленного работника кроется в неполадках с его техникой.

При правильном заполнении таблицы в ней окажется либо полный перечень сделанного, либо причины, из-за которых сотрудник не выполнил задачу. Время начала и конца операции, ее название и используемое оборудование фиксируются в таблице во время наблюдения. А столбцы длительности операции и примечания можно заполнить уже при обработке фотографий.

Обработка результатов

Третий и шестой столбцы таблицы заполняются на этапе обработки. Теперь наблюдателю или руководителю отдела нужно проанализировать, насколько рационально распределено время работы. Для этого все действия сотрудника разделяют на несколько групп:

• организация рабочего места, например: уборка рабочего стола во время смены, подготовка оборудования, документов для следующей операции;
• непосредственное выполнение рабочих задач;
• отдых и удовлетворение личных потребностей, которые разрешены руководством. Например, перерыв на обед;
• нарушения, например: прогулы, опоздания, самовольные перерывы, телефонные разговоры на личные темы.

Когда все действия будут распределены по группам, можно провести анализ трудовой деятельности. Необходимо визуализировать рабочий день сотрудника в виде диаграммы, чтобы рассчитать долю времени, которую отнимают действия каждой группы. Для этого все действия, попавшие в одну группу, суммируются. Например, сотрудник работает 8 часов в день. Каждый час он выходит на перекур и наливает кофе. На это у него уходит 5 минут за один перерыв и 40 минут в совокупности на протяжении всего дня. Еще в день проведения замеров работник отвлекся на личный телефонный звонок, потратив на него 15 минут, а вечером ушел на 15 минут раньше, так как закончил все дела. Всё это считается нарушением трудовой дисциплины. Нарушения занимают 70 минут и составляют почти 15 % всего времени.

Аналогично рассчитываются доли других групп относительно рабочего дня. Например:

• нарушения трудовой дисциплины составляет 15 % от рабочего дня;
• разрешенный отдых занял 12 % от рабочего дня;
• операционные действия заняли 65 % времени;
• подготовительные работы заняли оставшиеся 8 %.

Процент от рабочего дня становится коэффициентом, необходимым для анализа продуктивности трудовых ресурсов. Следует выработать норматив, чтобы сравнивать фактическую долю времени с положенной.

Например, разрешенный отдых предполагает один перерыв на обед и два небольших перерыва до и после обеда. Длительность перерывов установлена руководством, поэтому полученное значение в 12 % является нормальным.

Разработка решений для оптимизации работы

Когда проанализирован ФРД, можно сделать выводы и найти решения по оптимизации рабочего времени. Необходимо в первую очередь сравнить нормативную и фактическую долю рабочего времени, которое сотрудник тратит на свои прямые обязанности. Если наблюдается высокая степень соблюдения трудовой дисциплины, значит, радикальной перестройки рабочего процесса не требуется. Но можно оптимизировать работу, чтобы продуктивность стала еще выше.

Сокращение нарушений

Если страдает трудовая дисциплина, то сперва следует сокращать время, которое сотрудники тратят на несанкционированные перерывы, личные дела. Важно понять, что именно будет нарушением. Например, чаепития с коллегами можно считать нарушением, однако они необходимы для формирования дружеской атмосферы в коллективе. Если запретить их, то станет сложнее подружить коллег, следовательно, уменьшится эмоциональная привязанность сотрудников к компании.

Однако разрешать сотрудникам абсолютно всё ради нормальной атмосферы в коллективе нельзя. Все действия, которые будут считаться нарушениями, должны быть зафиксированы в письменном виде. Например, в трудовом договоре, в положении о трудовой дисциплине или в должностной инструкции. Затем правила внутреннего трудового распорядка следует согласовать с сотрудниками и профсоюзом.

Чтобы сократить время на запрещенные действия, необходимо внедрить систему штрафов, следить за длительностью отдыха.

Оптимизация дополнительных обязанностей

Если по результатам ФРД выяснилось, что работники слишком много времени тратят на дополнительные обязанности, необходимо оптимизировать их. К второстепенным обязанностям относятся:

• составление отчетов для руководителя;
• уборка на рабочем месте;
• отправка однотипных писем контрагентам.

Второстепенные задачи можно выделить даже в тех бизнес-процессах, которые являются основными. Например, у менеджера по продажам основная обязанность – продавать товары по телефону, уговаривать клиентов на личную встречу. Но пока он обзванивает их, то тратит время на набор номеров, ожидание ответа от клиента. Отказаться от этих обязанностей нельзя, поэтому их нужно делегировать. Например, в специальной программе можно автоматизировать обзвоны, установив в отделе продаж IP-телефонию. Программа будет набирать номера, а менеджер будет подключаться только к тем звонкам, где клиент поднял трубку.

Не все процессы можно автоматизировать. Например, уборку рабочего места нельзя поручить компьютерной программе. Но ее можно делегировать другим работникам: нанять в штат уборщицу или составить график дежурств.

Чтобы не раздувать штат и не добавлять новые должности, можно перераспределить обязанности между членами коллектива. Например, сотрудникам положено каждый день трижды отправлять отчет руководителю. Формирование отчетности можно передать одному работнику: он будет составлять отчеты для всех коллег и отправлять начальнику. Однако при таком подходе важно правильно выбрать ответственного человека. Делегировать задачу самому эффективному работнику не стоит. От него будет больше пользы, если он будет выполнять свои прямые обязанности. Зато формированием отчетности могут заняться новички или отстающие по основным показателям работники.

Если дополнительных обязанностей много, то будет рациональным решением наем отдельного работника. Например, в коллектив можно добавить оператора компьютерного набора, который будет:

• делать ксерокопии документов, сканировать их и сохранять на компьютере;
• отправлять и принимать электронную почту;
• архивировать документы;
• делать простые отчеты;
• составлять текстовые документы, например: однотипные коммерческие предложения, оповещения контрагентов, благодарственные письма посредникам, работникам.

Найти работника, который умеет делать всё это на компьютере, проще и дешевле, чем платить за те же функции специалистам узкого профиля.

Определение тяжести труда на основе фотографирования

С помощью метода фотографирования можно понять не только производительность сотрудника, но и условия, в которых он работает. Ведь условия являются фактором, который влияет на эффективность персонала и которым компания может управлять.

В рамках фотографирования проводится анализ тяжести деятельности. Для этого в состав команды наблюдателей необходимо включить не только работника отдела кадров, но и представителей комиссии по охране труда. Они проанализируют условия, в которых находится рабочее место сотрудника, оборудование, которым он пользуется. Если техника устарела, она будет тормозить работу и снижать эффективность труда.

Особенности группового фотографирования

Если необходимо проанализировать производительность труда нескольких работников одновременно, то можно применить групповое фотографирование. Наблюдения проводятся так же, как индивидуальные. Наблюдатель контролирует от 2 до 5 человек – за большим количеством сотрудников уследить сложнее. В таблицу он записывает только индексы видов затрат рабочего времени.

Чтобы групповое фотографирование прошло успешно, необходимо проконтролировать наличие всех нужных работников в день проверки. Если кто-то будет на больничном, в отпуске, то результаты получатся необъективными, ведь присутствующие специалисты возьмут на себя работу коллеги.

Как автоматизировать фотографирование

Проведение исследования – это трудозатратный процесс, ведь необходимо выделить на это специалистов, обучить их, подготовить образцы бланков. Кроме того, придется оплатить им рабочий день, во время которого они не занимались своими прямыми обязанностями, а наблюдали за другими.

К тому же при проведении исследования вручную можно упустить некоторые важные детали. Например, наблюдатель зафиксирует, что работник вел электронную переписку. Но нельзя будет проверить, что это за переписка – рабочая или личная. Аналогично невозможно проверить, что именно искал сотрудник в Интернете.

Поэтому в интересах руководителя автоматизировать исследование, внедрив современные инструменты. Но для этого нужно соблюсти некоторые условия:

• Большая часть бизнес-процессов должна быть уже автоматизирована, то есть происходить с помощью ПО. Тогда можно отследить, как именно работник выполняет тот или иной процесс.
• Информацию необходимо формировать в режиме онлайн. Это даст преимущество для наблюдателя или руководителя. Данные будут храниться в Интернете достаточно долго, при этом они останутся детализированными. То есть даже спустя время аналитик сможет восстановить рабочий день.
• Все рабочие процессы должны быть отлажены и четко прописаны. Желательно иметь KPI, по которым измеряется эффективность.
• Руководителю отдела нужно четко осознавать необходимость повышать эффективность или оптимизировать работу подчиненных. В этом ему потребуется поддержка высшего руководства, готовность выделить бюджет на внедрение специальных программ для ФРД.

Если эти условия соблюдены, то с помощью автоматизации исследования получится зафиксировать более детальные результаты. Например, на компьютер можно установить приложение, которое отслеживает, куда именно заходил работник, что он искал в Интернете. Вот какие преимущества есть у автоматизированного фотографирования:

• наблюдатель получит информацию обо всех запускаемых программах на компьютере сотрудника;
• появятся данные о длительности простоев работы и об объеме переработок;
• если работник нарушает трудовую дисциплину, например дольше положенного сидит на сторонних сайтах, решает по телефону личные вопросы, то программа оповещает об этом руководителя;
• так как ПО одинаково оценивает всех сотрудников, можно сделать объективные выводы об их продуктивности;
• некоторые программы не просто оповещают об открытых сайтах, но и делают скриншоты с заданной периодичностью. Таким образом можно следить за рабочим местом сотрудника;
• сотрудникам не нужно отвлекаться от работы, чтобы зафиксировать начало и конец определенной операции.

В итоге руководитель, с одной стороны, экономит время на проведения исследования, а с другой – получает более детальные и объективные данные.

Когда оправдано ручное фотографирование

Иногда невозможно собрать информацию о работе персонала с помощью специальных программ, тогда придется провести исследование вручную. В некоторых ситуациях рекомендуется предпочесть именно ручной метод. Например, он будет оправдан, если провести фотографирование захочет сам сотрудник.

Ручное исследование будет более полезным, если:

• бизнес-процессы полностью или частично проводятся без компьютера, то есть невозможно найти программу, которая охватила бы весь спектр выполняемых действий;
• для достижения цели не нужны детальные результаты исследования. Например, наблюдателю достаточно только общих описаний выполняемых действий.

Ручное фотографирование может быть частично автоматизировано. Традиционно для такого исследования к сотруднику прикрепляется наблюдатель, который фиксирует все его действия. Но можно делать фиксацию с помощью камеры видеонаблюдения, при условии, что работник не покидает рабочее место. Нужно установить в настройках видео время, чтобы оно отображалось поверх картинки.

Однако использование камеры видеонаблюдения всё равно требует привлечения наблюдателя. Ведь после окончания съемки необходимо перенести время и названия операций в бланк. У камеры есть и другой недостаток: некому будет уточнить у сотрудника, что именно он делает.

Заключение

Фотография рабочего времени – это инструмент контроля за работниками, который позволяет оптимизировать производство. Исследование проводится с помощью команды наблюдателей или специальных программ. На эффективность методики влияет правильность составления бланков, точная фиксация всех действий работников и анализ результатов в соответствии с целью. Если всё сделано правильно, то можно повысить эффективность персонала, улучшить систему контроля и расчета зарплаты, оценить условия труда. Проводить такие исследования нужно регулярно.