Финансовое планирование

Ни одно предприятие не способно грамотно и успешно реализовывать поставленные цели и задачи без финансового плана. В этом документе наглядно отражены денежные ресурсы компании, их поступление и расход. Финансовое планирование актуально на разных этапах бизнес-деятельности. Молодым, только открывающимся компаниям план помогает оценить все издержки, необходимые для реализации проекта. Успешным предприятиям документ помогает спланировать поступление денег и их последующее вложение в различные проекты, покрытие обязательных издержек за год, квартал и другой период.

Что такое финансовое планирование

Для предприятий финансовое планирование выступает инструментом, позволяющим формировать список целей на кратко- и долгосрочную перспективу. В нём отражаются конкретные действия, поток ресурсов компании, которые ей необходимы для реализации сформированных рабочих задач. Простыми словами финансовое планирование помогает бизнесу понять, чего он хочет достичь в будущем и как этого добиться.

Некоторые предприниматели ошибочно полагают, что финансовое планирование схоже с бухгалтерским учетом. На деле это два совершенно разных инструмента ведения бизнеса. В бухгалтерском учете отражаются хозяйственные операции, которые уже были проведены и имеют документальное подтверждение. К примеру, продажа готовых товаров и услуг дистрибьютору, выдача заработной платы работникам.

В финансовом плане отражаются возможные операции и действия, требующие выделения отдельной статьи бюджета. На практике они могут быть не реализованы или проведены в другом объеме, отличающемся от отраженного на бумаге. Планирование может охватывать квартал, год или более долгий период. В последнем случае план корректируется в соответствии с изменениями состояния компании.

В теории компании могут функционировать и расширять свою деятельность без финансового плана. Однако в этом случае у предприятия повышаются риски неудач.

Важность финансового планирования для бизнеса

Финансовое планирование необходимо малому, среднему и крупному бизнесу, поскольку именно оно позволяет решить ряд ключевых задач:

1. Прогноз финансово-экономических показателей

ЦФО (Центр финансовой ответственности) предприятия ежедневно составляет прогноз объемов выручки, прибыли, дохода и расходов. Это необходимо для последующего определения результатов, к которым компания может прийти спустя определенный промежуток времени (месяц/квартал/год). Это прогнозирование необходимо, чтобы предупредить сложные экономические ситуации, например кассовые разрывы – случаи, при которых компания должна выплатить определенную сумму, например выдать зарплату сотрудникам, но на ее счету недостаточно денег. Ежедневное прогнозирование позволяет центру отслеживать признаки возникновения таких ситуаций. Если же ЦФО обнаруживает подобное, то он предупреждает, инициирует совещание, согласует меры, позволяющие предотвратить наступление неблагоприятной ситуации.

2. Моделирование событий, оказывающих влияние на финансово-экономические метрики

ЦФО занимается прогнозированием показателей не только на основе документации. При работе с имеющимися показателями центр ответственности также моделирует события, связанные с отклонениями от утвержденного плана. При моделировании сотрудники ЦФО учитывают и рассматривают различные ситуации, которые могут возникнуть на предприятии, и изменить текущие планы.

3. Своевременное принятие грамотных решений управления еще на этапе исследования отклонений

Если в ходе исследования показателей обнаружен риск возникновения кассового разрыва, ЦФО вместе с топ-менеджерами находит оптимальные пути предотвращения таких ситуаций. Это могут быть настойчивые просьбы клиентов о погашении дебиторских задолженностей, договоры с кредиторами о возможности реструктуризации долга или получения отсрочки по платежам, оформление новых займов или получение налогового кредита в ИФНС, прочие управленческие решения.

4. Определение ответственных сотрудников за финансово-экономические результаты

Оргструктура компании должна строиться таким образом, чтобы в каждом отделе были руководящие и линейные сотрудники, которые бы несли ответственность за достигаемые показатели по выручке, маркетинговые расходы, издержки на закупку сырья и прочее.

5. Формирование системы отслеживания результатов финансово-экономической работы

Бессмысленным будет финансовое планирование, формируемое только ради плана. Готовый документ – «помощник» для компании, который способствует достижению поставленных целей. Поэтому при планировании финансов все отслеживаемые метрики и события подвергаются жесткому контролю.

6. Максимизация прибыли бизнеса

Вся деятельность бизнеса, работа его подразделений и сотрудников направлена на увеличение объемов получаемой прибыли. Финансовое планирование помогает сделать этот процесс бесконечным с постоянно улучшающейся динамикой.

Типы планирования финансов

Планирование финансов компании делится на виды исходя из разных критериев. Если рассматривать в виде параметра время, то можно выделить следующие типы финансового планирования:

1. Стратегическое – при этом типе планирования рассматривается долгосрочный период, от 5–7 до 10–15 лет. Это могут быть планы стратегического развития предприятия, планирование программ финансирования, которые будут направлены на инвестиционную деятельность.
2. Текущее, или краткосрочное, – такой вид финансового планирования составляется сроком на год. Часто используемый вариант плана. При его формировании используется документация компании, разработанная на долгосрочную перспективу: планы денежных поступлений и доходов на год, планы по прибыли и убыткам.
3. Оперативное – бюджетирование компании составляется на несколько ближайших месяцев. В него включены планы по предприятию в целом и по его отдельным объектам. Речь идет о плане реализации на месяц, квартальном календаре для закупки сырья и расходных материалов.

Все варианты финансового планирования связаны между собой и зависимы друг от друга. Другими словами, стратегический план имеет шанс на реализацию только в том случае, если компания успешно достигнет задач и целей, прописанных в оперативном бюджетировании.

Формирование финансового планирования

Определенный вид финансового планирования выбирается исходя из целей и задач компании. Порядок составления плана утверждается на основе его вида. Еще перед началом работы важно учесть, что готовый документ будет некой дорожной картой, программой для компании, которой нужно обязательно следовать.

В финансовом плане отражаются реальные данные, которые подтверждает статистика предприятия. В нём показано состояние компании, к которому нужно прийти за отведенный срок: месяц, квартал или год. В плане также отражены имеющиеся ресурсы, прописана необходимость привлечения сторонних специалистов, которые помогут фирме достичь желаемой цели.

Оптимальное решение – составлять финансовый план поэтапно.

Этап № 1. Постановка целей бизнеса

Основой любого плана будут цели компании. Если предприятие еще не определило их, то изначально прорабатывают целеполагание. На этом шаге определяют проекты, которые фирма должна завершить или, наоборот, начать в ближайшее время и в будущем.

Начать можно с внесения в один список всех целей. Это могут быть и реальные, и похожие на фантастику планы. После составления перечня все его пункты сравнивают с текущими возможностями фирмы. Таким образом будут отсеяны нерентабельные проекты.

К примеру, какая-то цель связана с высокотехнологичным оборудованием. Если компания не располагает специалистом по работе с ним, то приобретение дорогостоящего устройства будет пустой тратой денег. Подобную цель можно видоизменить, к примеру найти сотрудника, который займется работой на высокотехнологичном оборудовании, или обучить одного из имеющихся работников.

Рассмотрим ситуацию на примере. В небольшом офисе работает всего три человека. Из оборудования у них имеется один компьютер. Два сотрудника регулярно используют его для работы. Третий же – неуверенный пользователь ПК. Собственник этой фирмы может преследовать такие цели:

1. Направить силы и деньги на обучение третьего сотрудника пользованию ПК и программами, которые поспособствуют ускорению его работы.
2. Купить два дополнительных компьютера, которые ускорят работу всего офиса.

Однако если одного компьютера достаточно, чтобы справляться с объемом работы фирмы, то вторая цель будет нерентабельной. Для компании оптимально направить ресурсы на получение новых клиентов или организацию филиала. Для этого собственник бизнеса может поставить следующие цели:

1. На месяц – обучение третьего сотрудника навыкам пользования ПК и программами.
2. На квартал – покупка дополнительного компьютера.
3. На год – поиск и аренда офиса. Переход одного из компетентных сотрудников в новый филиал.
4. На три года – прием в штат трех новых специалистов, что поспособствует ускорению и повышению качества обслуживания клиентов.
5. На пять лет – обновить компьютеры, закупить в филиалы новое оборудование.

При правильной постановке цели в будущем компания достигнет лучших результатов. Если резюмировать приведенный пример – при выборе собственником покупки двух дополнительных компьютеров будет следующий результат: сотрудники продолжат работать на одном компьютере. Новая техника будет простаивать. Третий работник, не владеющий ПК, будет выполнять работу по старинке. Как итог – компания не смогла привлечь новых клиентов, впустую потратила деньги из бюджета.

Этап № 2. Прогнозирование прибыли и убытков

При финансовом планировании всегда учитывают, какую прибыль и какие убытки будет нести компания. Для этого реализуют этап прогнозирования, в ходе которого проводят подсчет доходов и расходов. Составление прогноза требует следующих данных:

1. Сумма, уплачиваемая за аренду офисного помещения.
2. Плата за коммунальные услуги.
3. Размер выручки компании.
4. Величина среднего чека.

Эти сведения вносят в финансовую модель, которая используется в качестве основы при прогнозировании развития предприятия.

На основе примера: собственник фирмы составил подробную финансовую модель, которая показала ему, что:

• отправка сотрудника на обучение будет возможной только через два месяца;
• покупка нового компьютера будет реализована только через четыре месяца;
• открытие нового филиала станет доступным только через 11 месяцев.

Кроме того, на основе финансовой модели было определено, что из-за обучения третьего сотрудника могут возникнуть трудности при обслуживании потребителей, что скажется на прибыли. Для достижения прежних результатов компании придется работать еще два дополнительных месяца. Однако все затраты на покупку техники и обучение сотрудника окупятся, принеся фирме больше прибыли.

При составлении прогноза и финансовом планировании рассчитывают, что экономическая ситуация будет стабильной. Иначе говоря, рынок будет в том же состоянии, что и на момент прогнозирования, без резких скачков и изменений. Однако сами риски всё же учитываются. К примеру, третий сотрудник может отказаться от прохождения обучения, компьютер может сломаться, а конкурирующие компании – переманить часть потребительской аудитории. Все эти ситуации могут негативно сказаться на финансовом состоянии компании. Для предотвращения таких последствий предприятие создает резерв. Это подушка безопасности, наличие которой также прописывается в документах финансового планирования.

Этап № 3. Формирование баланса доходов и расходов

После прогнозирования, учета рисков и подсчета будущей прибыли формируют баланс доходов и расходов. Это завершающая стадия финансового планирования. На этом этапе важно принять все необходимые меры, чтобы расходы на составление финансового плана были ниже, чем предполагаемая прибыль с него.

Под этим подразумевается, что формирование финансового планирования не должно занимать продолжительный отрезок времени. Кроме этого, привлечение специалистов со стороны будет окупаемым только в том случае, если финансовый план строится для большой компании. Если же штат фирмы состоит из руководителя и 2–3 сотрудников, то привлекать специалистов со стороны нецелесообразно. Всё это будет необоснованными и лишними тратами. Вносить корректировки в составленный финансовый план можно по мере его реализации.

Этап № 4. Анализ и внесение правок во внедренный финансовый план

Для понимания направления развития и работы компании в финансовый план вносят контрольные точки. Они используются для определения, происходит ли отклонение от намеченного пути.

Опытные руководители и управленцы рекомендуют каждый месяц запрашивать у подчиненных отчеты с текущими показателями выполнения финансового плана. На основе представленной документации проводят исследование, в ходе которого определяют правильные шаги и недочеты, допущенные по мере реализации финансового плана.

Именно своевременный анализ позволяет определить ошибки и исправить их, не допустив при этом непоправимых последствий. При этом корректировки вносятся не только в шаги и этапы достижения цели, но и в само финансовое планирование.

Если в ходе исследования выявили, что компания идет к намеченной цели в соответствии со сроками, прописанными в финансовом планировании, или опережает их, то в готовый план можно добавлять новые пункты. Дополнения вносятся осознанно. Перед нововведениями нужно определить, когда можно отойти от ранее намеченного плана, а когда стоит беспрекословно следовать его пунктам, соблюдая и последовательность действий, и утвержденные сроки.

Ошибки финансового планирования

Суть финансового планирования заключается в том, чтобы, следуя ему, компания достигла оперативных, текущих или стратегических целей. Задачи, включенные в план, могут меняться и корректироваться. При неграмотном подходе к нововведениям допускаются ошибки как в самом финансовом планировании, так и при его реализации. Распространенные недочеты составления и воплощения финансового плана:

1. Финансовое планирование без бюджета

Это подсчет всех имеющихся у предприятия доходов и расходов. Перед тем как приступить к формированию финансового плана, проводят детальное исследование текущих и возможных источников доходов и расходов. Кроме того, определяют, настолько часто средства поступают на счета фирмы.

Анализ бюджета компании помогает сэкономить время на финансовое планирование. При его исследовании нужно определить процентное соотношение расходуемых средств, частоту возникновения положительного сальдо и его постоянность. Помимо этого, определяют расходы, которые можно исключить при необходимости, бизнес-процессы и направления работы, подходящие для оптимизации, а также процент освобожденных после ее проведения средств.

Заранее стоит определить и те статьи бюджета, от которых компания может отказаться, если возникнут нештатные ситуации, разрешение которых потребует мобилизации всех ресурсов фирмы.

2. Финансовое планирование без обязательных целей

Цели подразумевают создание резервного фонда или финансовой подушки, откладывание части получаемого дохода. К примеру, часть средств из прибыли может направляться на формирование пенсионного фонда или покупку страховок. Без обязательных целей деятельность компании сопряжена с рисками, поскольку отсутствие запасного варианта, резерва, откуда можно высвободить деньги для нештатных ситуаций, сильно усложняет работу руководителя.

Без них финансовое планирование не будет полезным инструментом, поскольку не поможет предприятию обезопасить себя от возможных неприятностей. При наличии резерва предприниматель сможет выплатить сотрудникам заработную плату, направить капитал на организацию рабочих процессов, поддерживать деятельность фирмы, пока, например, ищет новых поставщиков и партнеров на замену тем, с которыми сотрудничество прекращено.

3. Финансовое планирование без учета инфляции

При составлении финансового плана, особенно в долгосрочной перспективе, нельзя игнорировать инфляцию. Увеличение прибыли компании должно происходить в соответствии и с растущими потребностями, и со скоростью/степенью обесценивания денежных средств. Иначе говоря, чтобы прибыль компании была аналогичной той, которую она получает на момент финансового планирования, в план закладываются суммы, в 3–4 раза превосходящие эти показатели.

4. Финансовое планирование без учета средств для содержания техники

Компьютерная техника, принтеры, автомобили, прочее оборудование и программное обеспечение, установленное на нём, требуют обновления и обслуживания. Это отдельная статья бюджета, которую нужно учитывать при финансовом планировании.

5. Финансовое планирование без обновления уже достигнутых целей

Большинство целей, особенно связанных с работой большой компании, неуникальные. Иначе говоря, предприятие повторяет их регулярно. Если отказаться от их повторной реализации, даже самые хорошие и продуманные финансовые планы будут безуспешными.

При финансовом планировании в долгосрочной перспективе в документе отражаются средства и на покупку новой техники, и на ее последующий ремонт/обслуживание, выдачу зарплаты сотрудникам, оплату коммунальных услуг. Всё это относится к повторяющимся целям, которые нужно постоянно выполнять.

6. Финансовое планирование без увеличения доходов

Рост доходов компании всегда планируют. Если отказаться от этого, то повышается риск финансовых потерь. Другими словами, предприниматель может оформить много кредитов, на выплату которых не будет средств, что приведет к невыполнению поставленной цели.

Для предотвращения такой ошибки на постоянной основе индексируют доходы, обучают и руководителей, и простых сотрудников предприятия. Помимо этого, регулярно отслеживают динамику увеличения расходов. Их объем даже в короткие промежутки времени не должен превышать получаемый доход. Если же расходы превышают доходы, то предприниматель работает в неправильном направлении. Ему следует найти другие источники дохода, умело работать с ними, чтобы принести пользу компании.

7. Финансовое планирование с неправильными инструментами и неверным их использованием

Речь идет о таких ситуациях, когда собственник предприятия решает инвестировать деньги в сторонний проект, не имея готового финансового плана. Либо же он вкладывает средства, не располагая информацией о порядке, сроке, выгоде от инвестирования.

При отсутствии достаточных знаний в сфере инвестирования каждый бизнесмен рискует допустить серьезные ошибки, которые могут привести к банкротству компании. Поэтому при финансовом планировании не только добавляют такую статью расходов, как «инвестирование», но и параллельно работают над улучшением собственных навыков и знаний в сфере денежных вложений.

Ошибки на этапе финансового планирования или реализации готового плана могут возникать и из-за отсутствия ответственных за выполнение запланированных целей лиц. Часто используют номинальную ответственность, которая распределяется между несколькими работниками. Это неверное решение. Оптимально – вводить и моральную, и материальную ответственность. Последняя подразумевает, что при невыполнении финансового плана к ответственному сотруднику будут приняты меры:

• система штрафов;
• отказ в выплате премии.

Одновременно с этим материальная ответственность подразумевает и мотивацию сотрудников. Другими словами, если ответственные лица достигают установленных показателей быстрее, чем указано в плане, они премируются.

Заключение

Финансовое планирование и для компании, и для ее собственника становится ориентиром для ведения деятельности. Грамотно сформированный план помогает обнаружить ошибки в работе, риски неудачи и негативных последствий, предупредить необдуманные решения, включая и бесперспективные инвестиции.